So starten Sie eine ERG: Was wir dabei gelernt haben und was HR-Leute wissen müssen

Die Gründung einer Mitarbeiterressourcengruppe (ERG) ist ebenso lohnend wie komplex, insbesondere wenn man bei Null anfängt. Sie wären nicht der Einzige, der sich von der Reise eingeschüchtert fühlt, aber ehrlich gesagt ist der Beginn einer ERG nicht so schwer, wie es scheint. Während die Planung und Organisation auf Seiten der Personalabteilung erforderlich ist, werden ERGs von Natur aus von den Mitarbeitern geleitet und geleitet. Als HR-Experte müssen Sie lediglich die Grundlagen schaffen, Prozesse etablieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, und organisatorische Unterstützung anbieten.

Wir waren an Ihrer Stelle und haben uns mit der Komplexität von ERGs auseinandergesetzt. Dies ist ein Bericht aus erster Hand darüber, wie man eine ERG startet – eine praktische Roadmap, die auf unseren realen Erfahrungen aus der ersten Etage der Erstellung der ERGs von Submittable basiert.

ERGs sind Gemeinschaften innerhalb eines Unternehmens, die von und für Mitarbeiter mit gemeinsamen Hintergründen, Interessen oder Erfahrungen geschaffen werden. Diese Gruppen ermöglichen es Einzelpersonen, in einem speziellen sicheren Raum mit anderen in Kontakt zu treten und Perspektiven frei auszutauschen. ERGs verstärken auch die Stimmen von Mitarbeitern aus unterrepräsentierten Gruppen und geben ihnen die Möglichkeit, sich für Bewusstsein und Veränderungen auf Organisationsebene einzusetzen.

Wenn Sie Ihrem Team ERGs vorstellen möchten, sind Sie nicht allein. Ungefähr 90 % der Fortune-500-Unternehmen haben ERGs als Teil ihrer Organisationskultur, aber Organisationen jeder Größe können von solchen Räumen profitieren.

Wir dachten, wir würden einen Schritt zurücktreten und über Submittables Reise bei der Implementierung und Durchführung von ERGs nachdenken. Unsere ERGs sind von Mitarbeitern geführte, mitarbeiterorientierte Gruppen, die als Mikrogemeinschaften innerhalb unseres größeren Arbeitsbereichs agieren. Basierend auf unserer Erfahrung haben wir einige Schritte identifiziert, die Sie befolgen können, um ein effektives ERG-Programm zu starten:

1. Messen Sie das Interesse der Mitarbeiter
2. Sichere Übernahme durch die Führung
3. Definieren Sie den Zweck Ihres ERG
4. Ermöglichen Sie Mitarbeitern den Beitritt zu Ihren ERGs
5. ERG-Leiter etablieren
6. Schaffen Sie sichere Räume für Diskussionen
7. Bieten Sie fortlaufende Unterstützung

Voraussetzung: ERGs müssen von Mitarbeitern geleitet werden

Der Schlüssel zur Schaffung effektiver ERGs liegt bereits im Namen: Ihre Mitarbeiter. ERGs sind am erfolgreichsten, wenn die Mitarbeiter in einem Umfeld, das auf Vertrauen und Zugehörigkeit basiert, authentisch teilnehmen können. Zu diesem Zweck sollten Sie Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, diese Gruppen eigenständig zu leiten und zu leiten, ohne dass die Aufsicht des Unternehmens auf sie beschränkt bleibt.

Die wichtigste Eigenschaft jeder ERG ist ihre Fähigkeit, die Gemeinschaft zu fördern und es den Menschen zu ermöglichen, als sie selbst aufzutreten und ihre Erfolge oder Herausforderungen in einem Raum für Gleichgesinnte zu äußern. Um diese Gemeinschaft aufzubauen, überlassen Sie Ihren Mitarbeitern die Führung.

Die Leiter und Teilnehmer der ERGs von Submittable können entscheiden, wie ihr Raum aussehen soll. Es ist wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter ihre Meinung äußern, sich an Diskussionen beteiligen und sich aktiv an transformativen Initiativen beteiligen, wenn sie innerhalb der Gruppe über mehr Eigenverantwortung und Entscheidungsfreiheit verfügen. Noch wichtiger ist, dass die von Mitarbeitern geführten ERGs durch einen Basisansatz auf die Bedürfnisse ihrer Mitglieder eingehen und sich an den tatsächlichen Problemen ihrer Gemeinschaften orientieren.

1. Messen Sie das Interesse der Mitarbeiter

Mitarbeiter nehmen nicht an einer Gruppe teil, die ihnen nicht authentisch dient. Die Schaffung von ERGs sollte keine Top-Down-Initiative sein, bei der das Unternehmen entscheidet, welche Gruppen es unterstützt. Und Sie sollten ERGs nicht nur erstellen, um einen Punkt auf Ihrer DEI-Checkliste zu vervollständigen, sonst laufen Sie Gefahr, den Tokenismus aufrechtzuerhalten.

Beginnen Sie damit, das Interesse der Mitarbeiter an der Gründung eines ERG-Programms zu ermitteln. Fragen Sie, welche Themen für sie am relevantesten wären. Sie können sich auch auf die demografischen Daten der Mitarbeiter stützen, um festzustellen, welche Zielgruppe möglicherweise genügend Mitarbeiter hat, die an einer Teilnahme interessiert sind.

Wir empfehlen, eine unternehmensweite Mitarbeiter-Pulsbefragung durchzuführen oder ERGs als Tagesordnungspunkt während eines All-Hands-Meetings zur Sprache zu bringen. Basierend auf dem Interesse der Mitarbeiter unterstützt Submittable derzeit vier von der Basis geführte ERGs:

1. Berufstätige Eltern und Betreuer ERG
2. Interessenvertretung für psychische Gesundheit ERG
3. DEI ERG
4. Remote-Mitarbeiter ERG.

Haley Catton, Personalmanagerin bei Submittable, erklärt, dass die Nachfrage der Mitarbeiter zur Schaffung der ersten ERGs von Submittable geführt hat.

„ERGs sollten wirklich dazu beitragen, eine Gemeinschaft aufzubauen, unterschiedliche Interessen und Bevölkerungsgruppen zu feiern und die Isolation zu verringern“, sagte Catton. „Deshalb haben wir unsere ERGs ins Leben gerufen, denn nach der COVID-19-Krise, als so viele Menschen abgelegen lebten, gab es aufgrund von Isolation und Isolation einen Ruf nach Gemeinschaft.“

Sie benötigen keine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern, die bereit sind, einer ERG beizutreten, Sie müssen jedoch sicherstellen, dass ein erkennbares Interesse der Mitarbeiter besteht. Dieses Interesse könnte sich in der Form zeigen, dass Mitarbeiter ERGs organisch ansprechen, oder in Form positiver Antworten aus Pulsbefragungen. Andernfalls kann eine ERG ohne echtes Interesse unter einer geringen Beteiligung leiden und daher weniger effektiv auf die Bedürfnisse ihrer Zielgruppe eingehen.

2. Sichern Sie sich die Unterstützung und das Budget der Führung

Sobald Sie festgestellt haben, dass die Mitarbeiter teilnehmen möchten, können Sie dafür plädieren, dass die Führung die Personalabteilung bei der Einrichtung von ERGs mit einem Budget unterstützt. Die finanzielle Unterstützung durch die Organisation zeigt das Engagement und die Unterstützung der Führung und ermöglicht es den ERGs, sinnvolle Aktivitäten wie Veranstaltungen oder Schulungen durchzuführen. Ohne finanzielle Unterstützung sind Reichweite und Wirkung von ERGs möglicherweise begrenzt.

Sie können nachweisen, dass Bedarf an ERGs besteht, indem Sie auf Daten aus Mitarbeiterbefragungen und demografischen Informationen verweisen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen mehr für DEI tun könnte, ist die Schaffung von ERGs eine klare Möglichkeit, Ihr Engagement für den Aufbau eines integrativeren Arbeitsplatzes zu demonstrieren.

Erläutern Sie im Gespräch mit Führungskräften, wie Ihre ERGs von den Mitarbeitern geleitet werden und welche Art von Unterstützung das Unternehmen bereitstellen muss.

Ihr Ziel ist es, ein Budget für Ihre ERGs bereitzustellen, um Aktivitäten durchzuführen oder Unternehmensspenden für Zwecke zu tätigen, die ihren Interessen entsprechen. Sie können die Führungskräfte auch bitten, als Executive Sponsors von ERGs zu fungieren, um eine direkte Kommunikations- und Unterstützungslinie bereitzustellen.

ERGs können sich dafür entscheiden, ihr Budget dafür zu verwenden, auf Unternehmensebene das Bewusstsein für Themen oder Anliegen zu schärfen, die sie für wichtig halten. Unternehmensweite Veranstaltungen oder Programme können unterrepräsentierten Gruppen eine Plattform bieten und das kulturelle Verständnis steigern.

Beispielsweise hat unsere Mental Health Advocacy ERG Ivy Watts eingeladen, mit allen Submittable-Mitarbeitern über die Bedeutung der psychischen Gesundheit und den Umgang mit Angstzuständen zu sprechen. Unsere ERG für berufstätige Eltern und Betreuer führte eine Spendenaktion für Schulmaterial durch, um allen Mitarbeitern mit Kindern zu helfen, die Hilfe benötigen. Der Großteil der Spenden ging an eine örtliche Schule in Missoula.

3. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter den Zweck jeder ERG definieren und dokumentieren

Jede ERG sollte einen klaren Zweck haben, der in wenigen Sätzen zusammengefasst ist und erklärt, warum sie existiert und wem sie dient. Hier ist zum Beispiel die Zweckerklärung für unser Mental Health ERG:

Die Submittable Mental Health ERG ist eine von Mitarbeitern geführte Community, die einen Bildungsraum fördert, in dem psychische Störungen und Gesundheitspraktiken auf stigmatisierungsfreie und psychologisch sichere Weise diskutiert werden können.

Diese Zweckerklärung stellt das Engagement jeder ERG gegenüber ihren Mitgliedern dar und sorgt dafür, dass sich die Teilnehmer auf das große Ganze konzentrieren.

Einige Gruppen begrüßen möglicherweise Verbündete, während andere es aus Sicherheitsgründen vorziehen, eine ERG auf Mitglieder dieser Gruppe zu beschränken. Wie immer: Anstatt eine Top-Down-Entscheidung zu treffen, lassen Sie die Mitarbeiter, die jeder ERG angehören, selbst entscheiden.

4. Machen Sie Ihre ERGs durch häufige Ankündigungen sichtbar

Mitarbeiter können einer ERG nicht beitreten, wenn sie nicht wissen, dass sie existiert. Wenn es um den Erfolg Ihrer ERGs geht, besteht eine Ihrer Hauptaufgaben als Personalabteilung darin, Ihren Teil dazu beizutragen, das Bewusstsein dafür zu schärfen.

Bewerben Sie kommende ERGs über alle verfügbaren internen Kanäle, einschließlich All-Hands-Meetings, interne Newsletter, Slack-Kanäle und Werbetafeln in Pausenräumen der Mitarbeiter. Wenden Sie sich an Mitarbeiter, die konkret Interesse an bestimmten Themen oder am Beitritt zu einer ERG bekundet haben. Bitten Sie die ERG-Teilnehmer, die Nachricht zu verbreiten.

Bewusstsein endet nicht nur damit, Ihre ERGs in Gang zu bringen. Sobald Ihre ERGs etabliert sind, müssen Sie sie weiterhin sichtbar machen. Wir informieren neue Submittable-Mitarbeiter während des Onboardings über unsere ERGs und stellen Ressourcen zum Beitritt zu unseren ERGs an zugänglichen, gut sichtbaren Orten bereit, wie zum Beispiel in unserem Unternehmens-Wiki (wir verwenden derzeit Confluence).

Es reicht nicht aus, ERGs auf dem Papier zu bewerben – Sie müssen Ihren Mitarbeitern auch tatsächlich die Teilnahme ermöglichen. Laut Great Place to Work denken zwar 100 % der leitenden Sponsoren von ERGs, dass Führung die Teilnahme an ERGs fördert, doch 52 % der ERG-Führungskräfte glauben, dass dies wahr ist. Intern ergab eine aktuelle Mitarbeiterumfrage, dass 56 % der Submittable-Mitarbeiter angaben, dass „keine Zeit“ das größte Hindernis für die Teilnahme an ERGs sei.

Aus diesem Grund haben wir Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Raum und die Zeit haben, an ERG-Meetings und -Veranstaltungen teilzunehmen. Aus HR- und Managementsicht befürworten wir ERGs als eine wesentliche Nutzung der Mitarbeiterzeit und ermutigen unsere Teammitglieder, ERGs als Wellness-Vorteil zu nutzen. Wir arbeiten auch mit ERGs zusammen, um unternehmensweite Veranstaltungen für mehr Sichtbarkeit zu sponsern.

5. Richten Sie ERG-Leiter ein und erwägen Sie die Verwendung eines Co-Leiter-Modells

Jede ERG braucht einen Leiter, der ihre Gemeinschaft vertritt und sich für sie einsetzt. Führungskräfte fungieren als Verbindung zwischen ihren ERGs und der Personalabteilung, sorgen für Sichtbarkeit der Aktivitäten ihrer Gruppe und schützen gleichzeitig die Privatsphäre ihrer Gruppe.

Sie sollten keinen ERG-Leiter ernennen. Sie können niemanden zwingen, die zusätzliche Verantwortung zu übernehmen, wenn er das nicht möchte. Ein starker ERG-Leiter sollte sich leidenschaftlich für den Aufbau einer integrativen Gemeinschaft einsetzen und anderen dabei helfen wollen, dasselbe zu tun.

Um die Belastung durch die Leitung einer ERG zu kompensieren, haben wir ein Co-Leiter-Modell implementiert. Jede ERG hat zwei Leiter, und als Anreiz bieten wir jedem Co-Leiter 500 US-Dollar an, die er an eine Wohltätigkeitsorganisation seiner Wahl spenden kann. Wir bitten Führungskräfte, sich für mindestens ein Jahr auf die Position zu verpflichten. Danach können sie den Staffelstab weitergeben oder weiterführen.

ERG-Co-Leiter sorgen für die Organisation von Meetings und stellen sicher, dass jeder in seiner Gruppe die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äußern. Wir bitten die ERG-Co-Leiter bei Submittable, für jedes Treffen eine Tagesordnung festzulegen, um den Mitgliedern Sichtbarkeit zu bieten und die Teilnahme zu fördern.

Obwohl es Co-Leiter gibt, die die Diskussionen leiten, ist es für eine ERG wichtig, ein demokratisierter Raum zu sein, um mitarbeiterorientiert und gemeinschaftsorientiert zu bleiben.

Sam Ellsworth, Produktmarketingmanager bei Submittable, ist Co-Leiter unserer Mental Health Advocacy ERG.

„Nur weil es eine Führungskraft gibt, heißt das nicht, dass sie das Thema besser kennt als jemand anderes“, sagt Ellsworth. „Die Art und Weise, wie jeder von uns sein Thema, wie zum Beispiel die psychische Gesundheit, definiert und damit umgeht, könnte völlig unterschiedlich sein. Wir haben zum Beispiel ein Budget, aber ich bin nicht der Einzige, der entscheidet, wohin das Budget geht – wir haben Besprechungen, um zu entscheiden: „Was wollen wir ?“ Als Führungskraft geht es darum, alle zusammenzubringen und dafür zu sorgen, dass die Leute wissen, wann und wo etwas passiert, anstatt zu sagen, dass die eigene Meinung besser ist als die anderer.“

6. Ermöglichen Sie den ERGs, sichere Räume für Diskussionen zu schaffen

Eine ERG muss den Mitarbeitern einen sicheren Ort bieten, an dem sie sich frei über ihre Erfahrungen, einschließlich arbeitsbezogener Herausforderungen, austauschen und Kontakte zu anderen knüpfen können. Dieser sichere Raum erfordert ein hohes Maß an Privatsphäre und Autonomie.

Bei Submittable entscheiden ERG-Leiter und -Mitglieder, wie sie ihre Räume nutzen möchten. Während jede ERG monatliche Treffen zu bestimmten Themen abhält (z. B. wie die Gruppe ihr Budget verwenden möchte), sind die Mitglieder nicht zur Teilnahme gezwungen. Wir bieten auch Slack-Kanäle an, in denen Mitglieder ungezwungener miteinander chatten können.

Laut Ellsworth liegt der Schlüssel zur Bereitstellung eines sicheren Raums für ERG-Mitglieder darin, sicherzustellen, dass sie sich in jeder Funktion, in der sie auftreten, akzeptiert und empfangen fühlen.

„Unabhängig vom Thema bietet eine ERG den Menschen eine Gemeinschaft, in der sie sich für etwas begeistern können, einen Resonanzboden haben und die Möglichkeit haben, mit Menschen in Kontakt zu treten, die Ähnliches erleben wie sie“, sagte Ellsworth. „Egal, ob Sie ein aktiver Teilnehmer sein möchten oder nur eine Fliege an der Wand – ob Sie sprechen oder nicht – ein ERG bietet Ihnen die Plattform, nicht allein zu sein.“

Als allgemeine Regel sollten Mitglieder zustimmen, dass alles, was in privaten Kanälen oder Meetings gesagt wird, nicht außerhalb ihrer ERG geteilt werden darf. Als HR-Mitarbeiter können Sie die psychologische Sicherheit fördern, indem Sie ERG-Slack-Kanäle nur auf Einladung zugänglich machen und erklären, dass ERG-Gespräche weder von der Personalabteilung noch von der Führung überwacht werden und werden.

7. Bieten Sie fortlaufende Unterstützung

Effektive ERGs werden von Mitarbeitern geleitet, aber durch die Ressourcen ihres Unternehmens unterstützt. Um dauerhafte, positive Veränderungen herbeizuführen, ist es wichtig, Ihre ERGs zu unterstützen – und sich auf Ihre ERGs als wertvolle Bildungsquelle zu stützen. Das könnte so aussehen:

Regelmäßige Check-ins bei Ihren ERG-Leitern

Bei Submittable führen wir vierteljährlich eine Synchronisierung zwischen unseren ERG-Leitern, HR-Managern und unserem CEO durch. Bei diesen Check-ins informieren Führungskräfte über die Leistung ihrer ERGs, überprüfen ihre Ziele und bringen Themen oder Bedenken zur Sprache, die das Unternehmen ihrer Meinung nach berücksichtigen sollte. Diese Treffen stellen eine direkte Kommunikationslinie zwischen unseren ERGs und der Personalabteilung und dem CEO dar und ermöglichen unseren ERGs gleichzeitig, ihre Privatsphäre zu schützen und ihre Autonomie zu wahren.

Schaffen Sie Raum für ERG-Veranstaltungen oder -Aktivitäten

ERGs können ihr zugewiesenes Budget oder ihre Unternehmenszeit für Veranstaltungen oder Aktivitäten verwenden, die zur Förderung der Gemeinschaft oder zur Schaffung positiver Veränderungen beitragen können.

ERG-Veranstaltungen wie Workshops, Seminare oder Feiern können die Sichtbarkeit erhöhen und das Bewusstsein auf organisatorischer Ebene für relevante Themen stärken. Sie können auch die Vielfalt hervorheben, das Verständnis fördern und die Inklusion in Ihrem Arbeitsumfeld stärken.

Beispielsweise veranstalten unsere beiden Bürostandorte nach jedem persönlichen Meeting eine Happy Hour zur Nachbesprechung und zum geselligen Beisammensein. Unsere Remote-Mitarbeiter ERG setzten sich erfolgreich für eine virtuelle Post-All-Hands-Happy-Hour ein, die dazu beigetragen hat, unsere virtuelle Gemeinschaft zu stärken und unsere Remote-Mitarbeiter in eine sinnvolle Teambuilding-Aktivität einzubeziehen.

Lernen Sie von Ihren ERGs

ERGs bieten unschätzbare Erkenntnisse darüber, wie sich Mitarbeiter aus marginalisierten Gemeinschaften in Ihrem Unternehmen wirklich fühlen. Nehmen Sie beispielsweise an einer Mitarbeiterbefragung teil und fragen Sie die Mitarbeiter, wie gut das Unternehmen in Bezug auf DEI-Initiativen abschneidet. Die allgemeine Meinung mag sein, dass es Ihnen gut geht, aber wenn die Mitglieder Ihrer ERGs anderer Meinung sind, könnten diese Meinungen die wahre Geschichte erzählen. Diese Personen würden die negativen Auswirkungen des Ausschlusses stärker spüren als Arbeitnehmer, bei denen weniger auf dem Spiel steht.

Sie können sich sogar auf ERGs stützen, um Feedback und Orientierungshilfe bei Unternehmensentscheidungen zu erhalten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bei der Einführung eines neuen Produkts oder einer Marketingkampagne alle Identitäten respektiert werden, lassen Sie zuerst Ihre ERGs mitdenken. Wie Patricia Toothman, Social Impact Manager bei Splunk, sagte, kann die Behandlung Ihrer ERGs als Fachexperten Ihrem Unternehmen ermöglichen, intelligentere und integrativere Entscheidungen zu treffen.

„Wir haben unsere behinderten und echten ERG-Mitarbeiter bei der Neugestaltung unserer Splunk-Produkte unterstützen lassen, damit Menschen mit Sehbehinderungen besser auf das Produkt zugreifen können“, sagte Toothman.

Sie können die ERGs auch bitten, Ihnen Anweisungen zu Ihrer CSR-Strategie zu geben und anzugeben, welche Programme das Unternehmen ihrer Meinung nach verfolgen sollte.

„Mit unseren Mitarbeiterressourcengruppen unterstützen wir sie und die Anliegen, die ihnen am wichtigsten sind, uneingeschränkt“, sagte Toothman. „Und ich denke, ein Bereich, auf den ich wirklich stolz bin, ist die Frage: Wie können wir unsere Ressourcen – unsere ehrenamtliche Freizeit, unser passendes Geschenkprogramm – nutzen, um die Anliegen, die sie feiern und unterstützen, wirklich hervorzuheben?“

Das größte Problem für die meisten ERGs besteht darin, die Mitarbeiterbeteiligung zu erhöhen

Der Beginn einer ERG ist nur der erste Schritt. ERGs sind von Natur aus völlig freiwillig. Mitarbeiter müssen einer ERG beitreten wollen und dann aktiv zu Besprechungen und Gesprächen erscheinen. Und darin liegt die eigentliche Herausforderung.

Derzeit nehmen nur etwa 8,6 % unserer gesamten Belegschaft an einer ERG teil, mit durchschnittlich vier Teilnehmern pro ERG-Treffen. Dennoch genießen die Mitglieder, die an unseren ERGs teilnehmen, Teil ihrer Gemeinschaften zu sein und die Verbindungen mit anderen zu stärken – und für unser Team ist das ein Beweis dafür, dass unsere ERGs effektiv sind.

„Wie bei jedem Programm – insbesondere bei einem relativ neuen – wird es Zeit und Arbeit erfordern, es zu entwickeln, aber ich bin so froh, dass wir ERGs hier haben“, sagte Catton. Wir fangen selbst gerade erst an, aber wir haben dabei schon viel gelernt.

Eine letzte Lektion, die wir gelernt haben, ist, dass die richtigen Prozesse und Tools Ihnen dabei helfen können, die Mitarbeiterbeteiligung an ERGs zu messen und zu verbessern. Mit „Volunteer and Give“ von Submittable können ERG-Leiter ihre eigenen Initiativen erstellen und verwalten – perfekt für ERGs, die sich engagieren und in ihren Gemeinden etwas bewirken möchten.