So verhindern Sie, dass Ihre Vorstandssitzung in ein Rattenloch gerät
Veröffentlicht: 2019-04-14Definieren Sie das Ziel Ihres Meetings
Erstellen Sie eine Tagesordnung mit sehr spezifischen Punkten und Zeiten, die damit verbunden sind
Lernen Sie, die Charaktere zu identifizieren, die Sie in das Rattenloch führen
Wir haben alle schon einmal an Meetings teilgenommen, die aus der Bahn geworfen wurden – immer wieder in das sprichwörtliche „Rattenloch“ versinken, aus dem sich eine Rettung unmöglich anfühlt. Wie passiert es? Und wie kann man es vermeiden?
In meinem letzten Beitrag habe ich über die Vorbereitung des Vorstands vor der Sitzung geschrieben, und ehrlich gesagt kann dies auf jede Art von Sitzung angewendet werden. Einfach ausgedrückt:
- Definieren Sie das Ziel Ihres Meetings
- Erstellen Sie eine Tagesordnung mit sehr spezifischen Punkten und Zeiten, die damit verbunden sind
- Erstellen Sie einen „Pre-Read“, der mindestens 72 Stunden vor dem Meeting verteilt wird (finanzielle, strategische Analyse, Formulierung wichtiger Entscheidungen, die Sie treffen möchten)
- Und führen Sie vor allem kurze „Vorgespräche“ mit jedem Vorstandsmitglied, um ihm Ihre Gedanken zu erläutern, und fragen Sie, ob er oder sie irgendetwas sehr Kritisches denkt, das Sie nicht zu behandeln beabsichtigen
Eine gute Board-Hygiene besteht darin, dass Sie an jedem Sitzplatz eine gedruckte Agenda mit Zeiten für jedes Thema austeilen sollten. Sie dürfen abweichen, aber wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass es sich um eine bewusste Entscheidung handelt.
Wenn Sie all diese Dinge im Voraus tun, haben Sie die Wahrscheinlichkeit, in ein Rattenloch zu geraten, bereits erheblich verringert. Aber es passiert immer noch. Hier sind die Charaktere, die Sie dorthin bringen:
„Der Detailkaufmann“
Manche Leute sind einfach so verdrahtet, dass sie 55 Fragen stellen und jedes kleinste Detail verstehen wollen. Sie haben kein starkes Gefühl der „Öffnung“ ihrer Verantwortlichkeiten. Wenn sie darüber nachdachten, würden sie erkennen, dass das Stellen von 55 Fragen die Zeit jedes Vorstandsmitglieds verschwendet, und sie haben wahrscheinlich nicht vor, dies zu tun – es liegt einfach in ihrer Natur.
Eine gute Möglichkeit, mit dem „Detailhändler“ umzugehen, ist zu sagen: „Das sind großartige Fragen, wie wäre es, wenn ich eine Stecknadel hineinstecke und Sie und ich uns nach dem Meeting zusammenkauern und ich Sie durch die Details führen kann. Das sind großartige Fragen. Ich mache mir nur Sorgen, dass wir die Tagesordnung nicht durchbekommen.“ Die meisten gutmütigen Menschen verstehen den superhöflichen Hinweis – besonders, wenn Sie den Ruf haben, tatsächlich nachzufassen.
„Die negative Nelly“
Das sind Leute, die nicht anders können, als alles, was Sie präsentieren, zu bemängeln. Sie haben vielleicht 5 wirklich positive Anzeichen, aber sein oder ihr Verstand ist darauf eingestellt, die eine Sache zu finden, die nicht gut gelaufen ist. Wenn dieses Ding wirklich wichtiger ist als andere – fair genug. Aber wenn es Sie nur erwischt, damit sich die negative Nelly gut anfühlt, ist es Ihre Aufgabe als CEO, dies zu stoppen.
„Der abgelenkte Senior“
Wir alle waren schon einmal in Aufsichtsgremien mit Super-Senior-Investoren oder Führungskräften von Unternehmen, die die Materialien nicht im Voraus lesen oder telefonieren, sodass sie den Tenor des Gesprächs verpassen. Sie stellen 101 Fragen, die im Stapel waren, oder sie fragen nach Themen, die Sie bereits behandelt haben.
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Hören Sie, es passiert. Als Vorstandskollege versuche ich, mich nicht zu sehr aufzuregen. Aber was mich verrückt macht, ist, wenn der CEO auf dieses schlechte Verhalten eingeht, indem er wertvolle Zeit damit verbringt, bereits verfügbare Informationen durchzugehen. Es ist respektlos gegenüber der Zeit der Leute, die das Pre-Read und Pre-Call durchgeführt haben.
Wenn jemand nicht aufpasst, würde ich die Frage wahrscheinlich zunächst aus Höflichkeit neu beantworten. Wenn es fortbesteht, würde ich darauf zurückkommen: „Wir haben diesen Punkt etwas früher behandelt. Wenn es für Sie in Ordnung ist, würde ich wirklich gerne weitermachen, aber ich mache mir eine Notiz, am Ende des Meetings darauf zurückzukommen und sicherzustellen, dass Sie das beantwortet bekommen.“ (und es tatsächlich aufschreiben, damit sie es sehen)
Der ADD-Direktor
Das liegt mir sehr am Herzen, denn das bin, nun ja, ich! Ich kann mir nicht helfen. Manchmal bin ich von dem, worüber Sie sprechen, abgelenkt und möchte Ihnen wirklich eine Frage zu etwas stellen, das nicht auf der Tagesordnung steht. Ich habe nicht vor, es zu tun, und wenn ich eine sanfte Antwort bekomme, werde ich gerne sagen: „Oh, ja, du hast recht. Es tut mir Leid.
Lass uns das später behandeln.“ Das Problem mit dem ADD Director ist, dass wir uns buchstäblich nicht davon abhalten können, zu fragen, was wir wollen. Die Definition von jemandem mit ADS ist jemand, der Probleme mit der „Impulskontrolle“ hat. Rette uns vor uns selbst. Beantworten Sie alle einzeiligen Fragen höflich, aber lassen Sie sich nicht von uns abbringen.
Der Verbündete
Das brauchen Sie am meisten. Sie brauchen einen Verbündeten. Sie brauchen ein nicht geschäftsführendes Vorstandsmitglied, das Ihre Kontaktperson ist, um zu helfen, das Meeting auf Kurs zu halten. Dies ist die Person, die sich verstärkt, wenn Sie es nicht können. Haben Sie ein Codewort, damit sie wissen, wann sie helfen müssen.
Das ist die Person, die sagt: „Steve. Ihre Fragen sind großartig und ich habe auch einige ähnliche Fragen. Ich sehe, dass Mary versucht, auf der Agenda zu bleiben, und ich denke, das ist die Agenda, auf die wir uns alle geeinigt haben. Würde es Ihnen etwas ausmachen, wenn wir dieses Thema einfach notieren und versuchen, am Ende des Meetings darauf zurückzukommen? Es tut mir wirklich leid, aber ich habe einfach keine Zeit zum Überholen und ich mache mir Sorgen, dass uns das aus der Bahn wirft.“ Ich bin dieser Typ.
Ich mache das ungefragt. Mein ADS ist so vorverdrahtet, dass es super genervt ist, wenn Meetings meine Zeit verschwenden. Ich fange an, mental darum zu kämpfen, aufmerksam zu sein, weil ich von der Tatsache abgelenkt werde, dass wir über etwas völlig Unstrategisches und Außerplanmäßiges sprechen.
Offensichtlich, wenn es eine großartige Frage und eine würdige Debatte ist und behandelt werden muss – ich bin dabei. Aber meistens ist es nur das Lieblingsinteresse von jemandem, darüber zu reden und zu reden und zu SPRECHEN, und es ist kein Thema. Ein guter CEO findet Verbündete und erhält Hilfe, damit Meetings nicht in Rattenlöchern versinken.
Kurzgesagt
Der Grund, warum die meisten Meetings, die in Rattenlöchern verlaufen, dort enden, ist, dass Sie einen der oben genannten Archetypen haben, der ein Meeting aus der Bahn wirft. Oft tun sie es mit guten Absichten und sind bereit, sich zu benehmen, wenn sie dazu aufgefordert werden. Zu viele CEOs sehen es als ihre Verantwortung an, jede gestellte Frage zu beantworten, egal ob sie für die Tagesordnung relevant ist oder nicht.
Das Problem dabei ist, dass es sowohl die Zeit jedes anderen Vorstandsmitglieds missachtet als auch die Zeit verkürzt, die ein Vorstand hat, um als Gruppe produktiv zu funktionieren. Und das Problem ist, dass sich die meisten Vorstände lieber auf die Lippen beißen, als sich gegen den Zeitfresser auszusprechen
[Dieser Beitrag von Mark Suster erschien zuerst auf beiden Seiten des Tisches und wurde mit Genehmigung reproduziert.]