Im Allgemeinen gilt ein Meeting als erfolgreich, wenn es greifbare Ergebnisse erzielt. Ist es an der Zeit, sich nicht mehr auf das Ergebnis und mehr auf die tatsächlichen Teilnehmer zu konzentrieren?

Neuere Forschungen deuten darauf hin, dass dies der Fall sein könnte. Ein zielgerichtetes Meeting ist eines, das Herz und Verstand bereichert und die Teilnehmer auf eine neue Ebene hebt.

Was Menschen erleben, verändert nach verhaltenswissenschaftlichen Erkenntnissen tatsächlich das physische Hirngewebe. Menschen trainieren ihr Gehirn durch Gespräche, von denen mehr als zwei Drittel sozial sind. Stellen Sie sich vor, wie schädlich es für das Gehirn ist, ein traditionelles Meeting mit Rednern und PowerPoint-Präsentationen zu überstehen!

Raus mit dem Konventionellen, rein mit dem Kreativen

Viele Manager wenden die traditionelle ökonomische Logik an und betrachten die Mitglieder einer Organisation als eigennützige Agenten. Sie schaffen eine entsprechende Unternehmenskultur, die sich nicht auszahlt.

Dann kommen sie an eine Weggabelung: Erzwingen Sie eine strengere Kontrolle, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, oder seien Sie kreativ und gestalten Sie Meetings gemäß einem authentischen höheren Zweck, der hilft, Entscheidungen zu leiten und sich mit den Anforderungen des Unternehmens überschneidet. Wenn sie sich für die zweite Option entscheiden, werden sie Leute finden, die neue Dinge ausprobieren, Risiken eingehen und auf allen Ebenen der Organisation von oben nach unten zum Deep Learning übergehen.

Wie kann ein Facilitator dabei helfen, diesen höheren Zweck zu finden?

Fragt man Manager nach dem Zweck ihres Unternehmens, antworten viele mit „Wirtschaftswachstum“, „mehr Gewinn“ oder etwas Ähnlichem. Das ist nur natürlich, weil es mit der Managementstrategie übereinstimmt, die sie in der Business School gelernt haben und was sie danach gelernt haben. Arbeit ist grundsätzlich ergebnisorientiert und Gewinn ist das Ziel eines jeden Unternehmens. Einige Organisationen haben Dokumente, die ihre Mission, ihren Zweck und ihre Werte beschreiben. Das ist zwar ein Schritt in die richtige Richtung, aber werden diese Werte in Meetings integriert und reflektiert?

Ideen für Management-Meetings – Eine effektive Checkliste für Meetings

In den Management Meetings werden die wichtigsten Entscheidungen getroffen. Durch die Pflege sozialer Verbindungen können Organisatoren diese zielgerichteter gestalten. Das Zugehörigkeitsgefühl hat erheblichen Einfluss auf die Entscheidungsfindung und das Verhalten.

Verwenden Sie Storytelling

Um Ihre Botschaften aussagekräftiger zu machen, erzählen Sie eine Geschichte und untermauern Sie die Fakten mit Daten. Ein Moderator kann Ihnen dabei helfen, die Fakten abzuwägen, damit die Besprechungsteilnehmer nicht überfordert werden. Das Gehirn eines Menschen kann keine unbegrenzte Menge an Informationen speichern. Moderatoren planen Managementmeetings, um eine übermäßige Fokussierung auf Daten zu vermeiden und sich stattdessen auf die Erschließung des menschlichen Potenzials zu konzentrieren.

Tippen Sie auf Menschliches Potenzial

Es lässt sich nicht leugnen, dass Technologie bei Meetings sehr hilfreich ist. Im Mittelpunkt stehen jedoch die Menschen. Jede Organisation verfügt über einen unerschlossenen Pool an energetisierenden Change Agents – Menschen, die zielstrebig, reif und sehr positiv sind. Sie sind eine natürliche Inspiration für andere. Sie sind immer bereit, die Initiative zu ergreifen, und können bei jedem Schritt des Prozesses zur Zielfindung helfen.

Um das menschliche Potenzial auszuschöpfen, denken Sie darüber nach, wann die Teilnehmer ihren Fokus eingrenzen und wann sie ihre Aufmerksamkeit erweitern sollten. Nutzen Sie Licht und Ton, um Energie im Raum zu erzeugen oder ein Gefühl der Ruhe hervorzurufen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, kleinere Stationen zu erstellen, bei denen die Teilnehmer wählen können, wie sie sich engagieren möchten. Dies sind kleinere Fokusgruppensitzungen mit oder ohne Sprecher, die oft erfahrungsbezogene Lerntechniken beinhalten, die Ihr Moderator Ihnen vermitteln kann.

Stress bewältigen

Erinnern Sie Ihre Teilnehmer daran, vor dem Meeting etwas zu schlafen und sich zu bewegen, damit sie gut ausgeruht und bereit sind, ihren Beitrag zu leisten. Achtsamkeitselemente können Managern dabei helfen, sich energiegeladener zu fühlen und ihren Stresspegel zu bewältigen.
Die einfachste Idee ist es, während des Meetings in regelmäßigen Abständen anzuhalten, um die Teilnehmer daran zu erinnern, tief durchzuatmen. In den Pausen könnten Sie die Sinne anregen, indem Sie natürliches Licht oder frisch gebackene Kekse bereitstellen, deren Geruch ausreicht, um die Menschen zu beleben. Natürliche Elemente wie diese helfen Managern, klarer zu denken.

Bestimmen Sie, wie viele Personen tatsächlich an der Besprechung teilnehmen müssen, und vermeiden Sie es, sie zu stressen, indem Sie erwarten, dass sie stundenlang still sitzen und Daten aufnehmen. Idealerweise werden Daten in kleinere, „verdaulichere“ Teile zerlegt, die in 40 passen -minütige Sitzungen.

Denken Sie darüber nach, wie sich die Teilnehmer nach dem Meeting fühlen sollen, und überlegen Sie dann, was geändert oder hinzugefügt werden kann, um dies zu erreichen. Dies wird als „Schichtung“ von Gefühlen bezeichnet. Schließen Sie immer eine Nachbereitung des Meetings ein, indem Sie beispielsweise eine Zusammenfassung des Meetings und das Protokoll per E-Mail senden, sofern dies möglich und erforderlich ist.

Garantieren Sie eine positive Wirkung

Wie stellen Sie ein positives Meeting-Ergebnis sicher? Das beginnt mit der Definition eines positiven Ergebnisses. Was auch immer das sein mag – ein Problem lösen, eine Entscheidung treffen usw. – beinhaltet Aktivitäten, um neue Ebenen der Konnektivität und Bedeutung voranzutreiben.

Wenn Menschen engagiert sind, sind ihre Erfahrungen reichhaltiger, befriedigender und zielgerichteter. Ein erfahrener Meeting-Moderator stellt sicher, dass alle Teilnehmer des Meetings aktiv sind und einen Beitrag leisten. Die Bedürfnisse der Teilnehmer müssen berücksichtigt werden; Nur dann können Sie eine positive Wirkung sowie ein echtes und authentisches Erlebnis garantieren.

Meeting-Moderatoren können einzigartige, reale Erfahrungen schaffen, die die Menschen teilen möchten. Dies beginnt damit, den Teilnehmern die Wahl zu lassen. Laut aktuellen IACC-Daten umfassen 4 von 5 Jobs von Tagungsplanern die Erlebnisgestaltung in einem viel größeren Umfang als noch vor zwei Jahren. Management-Meetings verwandeln sich in Erfahrungen, indem sie geeignete Strategien aufzeigen, die Moderatoren bei der Definition und Umsetzung unterstützen können.

Das Geheimnis eines zielgerichteten Meetings: Experience Design

Laut Meeting- und Event-Messeleiter IMEX wird das Thema „zielgerichtete Meetings“ die Branche in den kommenden Jahren beherrschen. Zielgerichtete Meetings beinhalten Innovation, tiefere Bedeutung und Einsicht.

Nutzen und Zweck eines Meetings werden komplex angegangen. Für Moderatoren bedeutet dies, über das herkömmliche Meeting-Design hinauszugehen und Elemente aus Gesundheit, Wohlbefinden, Verhaltenswissenschaft und Technologie einzuführen. Vor allem aber bedeutet es, allen Wahlmöglichkeiten zu geben, die in den Rahmen des Themas zielgerichtete Meetings fallen.

Ein höheres Ziel bei Ihrem nächsten Meeting

Obwohl ein höheres Ziel, wie Zufriedenheit und die Wahrnehmung der eigenen Arbeit als sinnvoll, nicht unbedingt eine sofortige Auswirkung auf das Endergebnis garantiert, haben viele Unternehmen dennoch beeindruckende Ergebnisse vorzuweisen.

Eine Gartenberg-Studie mit einer halben Million Menschen in 429 Unternehmen, die über fünf Jahre (2006 bis 2011) durchgeführt wurde, zeigte eine positive Wirkung auf zukunftsgerichtete Leistungskennzahlen und die Kapitalrendite, wenn der Zweck klar kommuniziert wurde.

Zweck ist also mehr als eine Chimäre. Die Wettbewerbsfähigkeit und finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens können davon abhängen.

Sylvia Peters ist Mitarbeiterin von Find A Facilitator und Mutter von zwei Kindern. Sie ist auch eine Expertin darin, jedem Meeting, an dem sie teilnimmt, die glaubwürdigste, erfahrenste und sympathischste Moderation zu verleihen. In ihrer Freizeit meditiert sie und macht ihren Lieblingssalat.