So stellen Sie angesichts des Coronavirus-Ausbruchs auf Remote-Arbeit um
Veröffentlicht: 2020-03-14Remote Work 101: Unser Aktionsplan zur reibungslosen Umstellung auf Remote Work
Prozesse funktionieren nur, wenn Menschen einander vertrauen – aus der Ferne oder auf andere Weise
Bereiten Sie sich auf eine produktive Remote-Arbeitsumgebung vor, die Ihnen hilft, sich zu konzentrieren
Die Umstellung auf Telearbeit kann für Unternehmen, die keine Telearbeitsrichtlinie haben, störend sein. Angesichts von COVID-19 wenden sich Unternehmen auf der ganzen Welt der Fernarbeit zu, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Wenn Sie Remote-Arbeit in Betracht ziehen, machen Sie sich möglicherweise Sorgen um Kommunikation, Produktivität und Arbeitsabläufe, zumal Ihre Teams nicht daran gewöhnt sind, ortsunabhängig zu sein.
Bei Fynd haben wir einen Aktionsplan erstellt, um einen reibungslosen Übergang zur Telearbeit zu gewährleisten und die Sicherheit unserer Mitarbeiter zu gewährleisten.
Wenn die Arbeit von zu Hause aus ein neues Konzept für Ihre Teams ist, hilft Ihnen Remote Work 101 dabei, Ihre Mitarbeiter zu befähigen, das Beste aus der Arbeit herauszuholen, wenn das Zuhause zum „Hauptbüro“ wird.
Schritt 1. Bleiben Sie in erster Linie gesund und befolgen Sie die vorbeugenden Maßnahmen, um sicher zu sein
Schritt 2. Nehmen Sie tägliche persönliche Praktiken an, um die Dynamik aufrechtzuerhalten
Prozesse funktionieren nur, wenn Menschen einander vertrauen – aus der Ferne oder auf andere Weise. Helfen Sie Ihren Teams mit diesen Praktiken dabei, eine positive Einstellung zu entwickeln:
- Menschen wertschätzen – Behandeln Sie Menschen mit Respekt und schätzen Sie ihre Zeit. Befähigen Sie Menschen, indem Sie ihnen das Gefühl geben, verantwortlich und inspiriert zu sein, ihre beste Arbeit zu leisten, ohne die Ablenkungen durch kontinuierliches Tracking. Beginnen Sie damit, indem Sie klare Erwartungen formulieren, transparentes Feedback geben und kontinuierlich kommunizieren.
- Priorisieren Sie Aufgaben – Jede Aufgabe fühlt sich wie die wichtigste an, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Anstatt in den Modus „alles ist dringend“ zu geraten und alle Aufgaben endgültig abzuwerfen, versuchen Sie, rückwärts zu arbeiten. Identifizieren Sie Aufgaben, die keine Priorität haben, und beseitigen Sie sie. Sie haben weniger Dinge zu beachten und mehr Zeit, Dinge zu erledigen.
- Kommunikation – Klare, transparente Kommunikation ist die Grundlage für erfolgreiches Remote-Work. Vermeiden Sie Fachjargon, Akronyme und verwenden Sie eine klare Sprache. Ermutigen Sie die Teammitglieder, konsistent zu kommunizieren und wenig mehr Informationen als nötig zu geben, um eine Aufgabe so klar wie möglich zu machen.
- Nehmen Sie positive Absichten an – In Remote-Teams ist es sehr leicht, negativen Vorurteilen zum Opfer zu fallen, weil Sie nicht persönlich sprechen. Versuchen Sie, nicht zwischen den Zeilen zu lesen und kommunizieren Sie immer positiv.
- Halten Sie die Work-Life-Balance aufrecht – Es ist leicht, bei der Arbeit mitgerissen zu werden, wenn es keine klare Trennung zwischen Arbeit und Leben gibt. Es mag kurzfristig großartig erscheinen, aber Sie riskieren schließlich ein Burnout. Lassen Sie die Leute wissen, dass sie nicht immer eingeschaltet sein müssen, sondern sich auf die Produktivität konzentrieren müssen. Halten Sie ein Gleichgewicht, legen Sie einen Zeitplan fest und halten Sie sich daran.
Hier ist die Liste der Tools, die wir verwenden, um bei der Arbeit effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, wo immer das auch sein mag. Beeilen Sie sich nicht, neue Tools zu implementieren, verwenden Sie die Apps, die Sie jeden Tag verwenden.
Schritt 3. Befolgen Sie den persönlichen Produktivitätsplan
Bereiten Sie sich auf eine produktive Remote-Arbeitsumgebung vor, die Ihnen hilft, sich zu konzentrieren.
Homeoffice einrichten
Richten Sie eine Arbeitsumgebung ein, die nur Ihr Arbeitsplatz ist, fern von ständigen Unterbrechungen. Finden Sie einen Raum mit einer Tür, einem Tisch, einem Stuhl, einem Laptop und schon kann es losgehen. Aber denken Sie daran, nicht vom Bett aus zu arbeiten, es ist sehr einfach einzuschlafen und, was noch wichtiger ist, all das Herumhängen ist wirklich schlecht für Ihren Rücken. Wenn Sie Ausrüstung anfordern müssen, die Sie zum Arbeiten benötigen, planen und bestellen Sie im Voraus.
Grundsolides Internet
Der wichtigste Enabler in der heutigen Zeit ist die Technologie. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen, mit der Sie in Ruhe arbeiten, an Besprechungen teilnehmen und erfolgreich kommunizieren können.
Benutzerdefinierter Status auf Slack oder anderen Messaging-Tools
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Teilen Sie Ihre Arbeitszeiten und aktualisieren Sie den Status, wenn Sie bei der Arbeit, in Besprechungen, außerhalb der Tastatur (AFK) oder im Urlaub verfügbar sind. Dadurch wissen Ihre Teammitglieder, dass Sie verfügbar sind, sich in einer Besprechung befinden oder nur langsam antworten werden.
Kalender aktualisieren
Halten Sie die Kalender auf dem neuesten Stand, um zu vermeiden, dass Sie bei der Planung von Besprechungen hin und her gehen müssen. Senden Sie Kalendereinladungen mit Meeting-Links für Google Hangout, WebEx oder was Sie sonst noch verwenden. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen vorhanden sind, damit die Teammitglieder leicht an der Besprechung teilnehmen und produktiv sein können.
Dokumentiere, dann dokumentiere noch mehr
Machen Sie sich Notizen zu allem, was Sie tun. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, ist es leicht, das Stammeswissen, das Sie gesammelt haben, zu verlieren. Bewahren Sie es sicher auf, dieses Wissen kann für andere nützlich sein – es kann Probleme lösen, anderen helfen, dieselben Fehler zu vermeiden, und im Allgemeinen hilfreich sein.
Schritt 4. Erstellen Sie einen strategischen Plan für die Teamproduktivität
Bereiten Sie sich auf eine kooperative Teamarbeitsumgebung vor.
Setzen Sie sich klare Ziele
Formulieren Sie klare Ziele und definieren Sie Erwartungen von Anfang an. Bei Fynd durchlaufen wir einen umfangreichen Prozess, um umfassendere Unternehmensziele zu erstellen, die dann in teambezogene Ziele heruntergebrochen werden. Diese werden OKRs genannt. Durch diese Übung verstehen wir, dass wir alle in die gleiche Richtung gehen, und das ist ein wichtiger Harmonisierer, der uns motiviert hält.
Ziele sollten Erwartungen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder definieren:
- Erstellen Sie ein klares Ziel für Ihre Teams.
- Notieren Sie sich die wichtigsten Ergebnisse, die Sie sehen möchten.
- Fügen Sie die Metrik hinzu, die der Standard zum Messen der Ergebnisse sein wird.
- Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu.
- Verfolgen Sie den Fortschritt und die Ausgabe.
Treffen
Halten Sie regelmäßige Meetings ab – Stand-up, Huddle, Wöchentlich, treffen Sie Ihre Wahl. Meetings sind wichtig, um Vertrauen und Transparenz aufzubauen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, dass alle Teammitglieder regelmäßige Updates in irgendeiner Form bereitstellen. Es ist gut, die „Arbeit“ zu verlinken, um Fortschritte zu zeigen und Diskussionen über Probleme oder Aufgaben zu führen, bei denen sie Hilfe benötigen.
- Vermeiden Sie spontane Besprechungen und richten Sie eine Kalendereinladung mit Besprechungslinks ein, an denen Personen während des Anrufs teilnehmen können. Markieren Sie erforderliche und optionale Teammitglieder.
- Legen Sie vor dem Meeting eine klare Agenda fest und erstellen Sie während des Meetings Aktionspunkte, weisen Sie Verantwortliche und Fristen zu.
- Stellen Sie explizite Fragen wie „Gibt es etwas Relevantes, das wir vermissen?“.
- Überlassen Sie Entscheidungen nicht der letzten Minute. Wenn Sie Feedback oder Beiträge von Teammitgliedern benötigen, besprechen Sie diese in Ihren Meetings und richten Sie ein Aktionselement ein. Projektteams können eine Aufgabenliste für eine effektive Zusammenarbeit erstellen.
- Verbringen Sie einige Zeit damit, über arbeitsfremde Themen zu sprechen. Ihre Teams sind es gewohnt, sich jeden Tag zu treffen. Planen Sie am Ende des Meetings etwas Zeit für soziale Interaktion ein, um die Stimmung aufzuhellen und das Gespräch am Laufen zu halten.
Regelmäßige Updates
Fernarbeit bedeutet nicht, dass Sie die Dynamik verlieren, die Sie aufgebaut haben, als Ihre Teams im Büro zusammengearbeitet haben. Überprüfen Sie Ihre OKRs regelmäßig und behalten Sie den Überblick. Kommunizieren Sie Blocker so schnell wie möglich, um zu vermeiden, wertvolle Zeit und Mühe zu verschwenden.
Ergebnisse kommunizieren und Erfolge feiern
Teilen Sie die Ergebnisse den Teammitgliedern mit, damit jeder weiß, woran Sie arbeiten, den Aufgabenfortschritt und Verbesserungsbereiche. Teilen Sie Produktaktualisierungen, Fehler und andere Details in Ihrem Kommunikationstool. Wir verwenden Slack. Die Daumen-hoch-Emoji-Reaktion ist für uns ein sofortiger Moralschub. Erkennen Sie hervorragende Arbeit an und finden Sie Wege, gemeinsam zu feiern.
Um die Gespräche am Laufen zu halten und gemeinsam Spaß zu haben, haben wir uns ein paar Ideen ausgedacht, um die Arbeit in den kommenden Wochen aufzupeppen:
- Meme-Challenge . Teammitglieder posten ein Meme auf unserem sozialen Kanal auf Slack, #socialappa .
- Blog-Herausforderung . Eine unterhaltsame Art zu teilen und zu inspirieren. Die Leute können sich jedes Thema einfallen lassen, das mit Fynd zu tun hat. Die besten Blogs werden auf Building Fynd veröffentlicht.
- Homeoffice-Fotos , die zeigen, wie wir zu Hause „wirklich“ arbeiten. Erforderlich, um im Bild zu sein: Workstation. Gut zu haben: Katzen, Bücher und Babys.
- Unternehmensweites Verzeichnis : Eine Möglichkeit, Teammitglieder direkt mit Personen und anderen notwendigen Informationen zu verbinden, die sie benötigen.
Schritt #5. Bewerten Sie die Remote-Arbeitserfahrung
Das Arbeiten aus der Ferne ist möglicherweise nicht für alle selbstverständlich. Beginnen Sie ein Gespräch darüber, wie Ihre Teammitglieder über die Arbeit aus der Ferne denken. Stellen Sie aussagekräftige Fragen, die Ihnen helfen, ihre Erfahrungen zu verstehen.
- Arbeiten Sie bequem von zu Hause aus?
- Wie kann ich Sie unterstützen?
- Haben Sie das Gefühl, dass sich die Produktivität verändert hat?
Schließlich sind Sie es, der Ihr Team am besten kennt. Verlassen Sie sich auf Ihr Verständnis Ihrer Kultur, um sich in den Aktionsplan einzuarbeiten. Einige Maßnahmen sind einfach umzusetzen, andere erfordern mehr Aufwand und Zeit, tragen aber dazu bei, stärkere, widerstandsfähigere Teams aufzubauen, die zusammenarbeiten und vorankommen – wo immer sie sich befinden.
[Dieser Beitrag erschien zuerst auf Medium und wurde mit Genehmigung reproduziert.]