Wie schreibt man einen überzeugenden Business Case? | #35 Einstieg ins Projektmanagement

Die Geschäftsbegründung oder der Business Case ist eines der Schlüsseldokumente, die von einem Projektmanager erstellt werden. Schließlich wird es die Stakeholder überzeugen und letztendlich darüber entscheiden, ob das Projekt Unterstützung, Finanzierung und Umsetzung erhält. Wie schreibt man dann einen so überzeugenden Business Case?

Wie schreibt man einen überzeugenden Business Case? - Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Warum dieses Projekt weiterverfolgen? Definieren Sie den geschäftlichen Bedarf klar
3. Was werden wir tun? Beschreiben Sie den Umfang des Projekts
4. Wie werden wir arbeiten? Skizzieren Sie den Zeitplan
5. Wie viel wird es kosten? Erstellen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse
6. Ist das Ziel die Mühe wert? Tragen Sie die gewünschten Ergebnisse ein
7. Zusammenfassung

Einführung

Die Definition eines Business Case im neuesten PMBOK ist sehr weit gefasst. Es lautet wie folgt:

„Ein Business Case ist ein Wertversprechen für ein vorgeschlagenes Projekt, das finanzielle und nicht finanzielle Vorteile beinhalten kann.“

Aus einer so kurzen Erklärung lässt sich nur schwer ableiten, wie man ein Dokument erstellt, das die Interessengruppen überzeugt. Welche Art von Business Case soll man also für das geplante Projekt schreiben?

Der Business Case erfordert höchste Klarheit. Daher ist es eine gute Idee, zu Beginn zu versuchen, es so zu erklären, als ob Sie mit einem Kind – real oder imaginär – darüber sprechen würden, worum es bei unserem Unternehmen gehen wird. Warum wollen wir das Projekt machen und was wollen wir tun? Wie werden wir es erreichen und wer ist unser Ziel?

Warum lohnt es sich, dieses Projekt weiterzuverfolgen? Definieren Sie den geschäftlichen Bedarf klar

Der erste Schritt zu einem guten Business Case besteht darin, den Bedarf, den der Zweck des Projekts anspricht, und den geschäftlichen Nutzen für die Organisation klar zu definieren. Mit anderen Worten, es ist eine Antwort auf die Frage, warum das Projekt umgesetzt werden soll.

Um sie zu beantworten, müssen wir Folgendes vorbereiten:

• vorläufige Geschäftsanforderungen,
• detaillierte Informationen zu Zielen und Zwecken,
• ein Überblick über den zukünftigen Zustand der Organisation, die von der Erreichung des Ziels profitiert hat.

Der Projektmanager wird nach der anfänglichen Zustimmung der Interessengruppen und der Entscheidung, das Projekt in die Planungsphase zu verschieben, Einzelheiten des Geschäftsbedarfs in den Projektauftrag eintragen.

Was werden wir tun? Beschreiben Sie den Umfang des Projekts

Der nächste Schritt besteht darin, den Umfang des Projekts darzustellen. Die Begründung dafür muss die geplanten Aufgaben verständlich mit der geschäftlichen Notwendigkeit verknüpfen. Auf diese Weise erklärt es, warum es sich lohnt, das Projekt weiterzuverfolgen. Sie müssen die Interessengruppen davon überzeugen, dass die geschäftlichen Anforderungen die Investition wert und dringend sind, so dass sie zu diesem Zeitpunkt angesprochen werden.

Erwähnenswert sind auch die technischen Lösungen und Innovationen, die wir einsetzen wollen. Wenn wir fortschrittliche Lösungen und spezialisierte Geräte oder Software verwenden, wird unsere Begründung klarer, wenn wir die grundlegenden Konzepte erklären und Fachjargon vermeiden.

Wie werden wir arbeiten? Skizzieren Sie den Zeitplan

Jetzt ist es an der Zeit, den Arbeitsplan des Projekts zu skizzieren. Hier müssen Meilensteine ​​genannt werden, die in ein, zwei Sätzen die erwarteten Ergebnisse beschreiben. Auf diese Weise können die Beteiligten nicht nur den Umfang verstehen, sondern auch, wie das Projekt umgesetzt wird. Es gibt auch eine sofortige Vorstellung von der Größe des Teams und der Zeit, die benötigt wird, um die ersten Ergebnisse unseres Projekts zu erzielen.

Wie viel wird es kosten? Erstellen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse

Die Bereitstellung einer Kostenanalyse ermöglicht es den Beteiligten, eine Entscheidung über die Projektfinanzierung zu treffen. Es sollte so genau wie möglich darstellen:

• den Gesamtbetrag – basierend auf einer fundierten Analyse der mit dem Projekt verbundenen Kosten und erforderlichen Ressourcen,
• Teilbeträge nach Meilensteinen oder Jahren bei der Umsetzung eines langfristigen Projekts.

Obwohl der Business Case nur allgemeine Beträge erfordert, benötigen Sie in späteren Phasen des Projektlebenszyklus detaillierte Finanzdaten und Analysen. Daher lohnt es sich, ganz am Anfang Kostenvoranschläge zu erstellen, damit die Beteiligten wissen, dass der Projektmanager mit den Kosten für die Umsetzung des Projekts vertraut ist.

Ist das Ziel den Aufwand wert? Tragen Sie die gewünschten Ergebnisse ein

Der letzte Schritt besteht darin, die gewünschten Ergebnisse des Projekts festzuhalten. Dies ist eine prägnante Vision des zukünftigen Zustands, die den Nutzen für jede Interessengruppe klar beschreibt. Sie sollten es behalten:

• prägnant,
• ohne Fachjargon,
• mit Visualisierungen, die Daten und gewünschte Ergebnisse enthalten,
• realistisch.

Berücksichtigen Sie die Implikationen bezüglich des letzten Punktes, da die Aktivitäten des Projektteams während der Implementierung einer genauen Prüfung unterzogen und mit den festgelegten gewünschten Ergebnissen des Projekts verglichen werden. Wenn sie ehrgeizig, aber vorsichtig genug sind, werden Sie sie sicher erfüllen und das Projekt wird den Anforderungen entsprechen und die beabsichtigten Ergebnisse erzielen.

Zusammenfassung

Ein überzeugender Business Case sollte Folgendes umfassen: einen klar definierten Geschäftsbedarf, Projektumfang, Zeitplan, Kosten-Nutzen-Analyse und gewünschtes Ergebnis.

Durch die Präsentation eines Business Case wird den Stakeholdern der Wert des Projekts effektiv vermittelt. Wie das PMBOK feststellt, „sollten die gewünschten Ergebnisse während des gesamten Projekts klar beschrieben, iterativ bewertet und aktualisiert werden.“ Daher sollten Projektmanager das Projekt während des gesamten Projekts regelmäßig aus der Perspektive eines Business Case bewerten. Auf diese Weise können sie am einfachsten sicherstellen, dass es an den Bedürfnissen ausgerichtet bleibt und sich auf das mit den Interessengruppen vereinbarte Ziel zubewegt.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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