Schreiben eines erfolgreichen Krisenmanagementplans: 9 wesentliche Schritte, die befolgt werden müssen

In der Unternehmenswelt kann das Wort „Krise“ eine Reihe von Bildern in Ihrem Kopf hervorrufen; ein Massenausbruch einer Pandemie, heftiges Wetter, ein Brand im Lagerhaus oder sogar ein ungeheuerlicher öffentlicher Skandal.

Viele Unternehmen haben einen Prozess eingerichtet, um mit solchen Situationen umzugehen, entweder indem sie versuchen, den Vorfall von vornherein zu verhindern, oder indem sie die Auswirkungen der Krise abmildern oder minimieren, wenn sie eintritt. Das nennt man Krisenmanagement.

Krisenmanagement sollte ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation sein, da keine von ihnen gegen solche Vorfälle gefeit ist, die ihren Betrieb gefährden und sie schließlich aus dem Geschäft bringen können.

In diesem Beitrag werden wir Schritt für Schritt untersuchen, wie Sie einen Krisenmanagementplan richtig erstellen. Wir haben auch eine Vorlage für einen Aktionsplan zum Krisenmanagement bereitgestellt, die Sie sofort verwenden können, um loszulegen.

So schreiben Sie einen Krisenmanagementplan

Die Essenz der Krisenmanagementplanung umfasst die Bildung des Krisenmanagementteams und die Erstellung des Krisenmanagementplans.

Was ist ein Krisenmanagementplan?

Es ist ein Dokument, das die Maßnahmen beschreibt, die das Krisenmanagementteam ergreifen sollte, wenn eine Organisation von einer Krise heimgesucht wird. Es sollte darauf abzielen, den zugefügten Schaden zu beseitigen oder zu verringern und der Organisation dabei zu helfen, ihre Geschäftstätigkeit so schnell wie möglich nach einer Krise wieder aufzunehmen.

Ein Krisenmanagementplan sollte

• Sich nicht auf eine oder zwei Arten von Krisen beschränken. Da eine Organisation mehr als einer Art von Krise ausgesetzt sein kann, sollte sie gut analysierte und antizipierte Krisenszenarien enthalten, die alle Aspekte der Organisation abdecken. Der Plan sollte viele Maßnahmen umfassen, die für diese identifizierten Krisenszenarien umgesetzt werden können.
• Unter Beteiligung der Mitglieder des Krisenmanagementteams (CMT) entwickelt werden. Ihre Beteiligung trägt dazu bei, ihr Engagement für den Plan sicherzustellen.

Bedeutung eines Krisenmanagementplans:

Ein CMP schafft die Kultur und das richtige System, das eine Organisation braucht, um besser gerüstet zu sein, um effektiv auf eine Krise zu reagieren.

• Im Falle einer Krise kann ein ordnungsgemäß dokumentierter Plan das beteiligte Team dabei unterstützen, kohärente Entscheidungen zu treffen und schnell die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um negative Auswirkungen zu mildern.
• Es hilft auch, die Mitarbeiter zu beruhigen und ihre Ängste und Zweifel zu bekämpfen, während sie gleichzeitig hilft, sich auf die obersten Prioritäten der Organisation zu konzentrieren.
• Der Prozess der Erstellung des Krisenmanagementplans hilft dabei, potenzielle Bedrohungen für Ihr Unternehmen zu identifizieren, Maßnahmen zu entwickeln, um die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens zu minimieren, und proaktive Maßnahmen zu entwickeln, um darauf zu reagieren.
• Ein Krisenmanagementplan trägt auch dazu bei, den Ruf des Unternehmens nicht zu schädigen und rechtliche Probleme zu vermeiden, Betriebsausfälle zu minimieren und die Produktivität der Mitarbeiter zu erhalten.

Nachfolgend sind die Schritte aufgeführt, die Sie unternehmen müssen, wenn Sie einen Krisenmanagementplan erstellen.

Bauen Sie Ihr Krisenmanagement-Team auf

Das Krisenmanagementteam ist für die Erstellung des Krisenmanagementplans und die Umsetzung der Reaktion im Falle einer tatsächlichen Krise verantwortlich.

Sie sind verantwortlich für die Beratung mit anderen Stakeholdern des Unternehmens (dh Rechts- und Risikomanagementabteilungen, Betriebspersonal und leitende Angestellte), um einen soliden Plan zu erstellen und die Befugnis zu haben, während einer Krise Entscheidungen zu treffen.

Das Team besteht aus einem Leiter und Untermitgliedern, die für jeden Bereich der Krisenplanung und -bewältigung (dh Logistik, Planung usw.) verantwortlich sind. Die Mitglieder sollten Personen mit Erfahrung in den Bereichen Finanzen, Kommunikation, Betrieb und Verwaltung sein und umfassen in der Regel Abteilungsleiter, leitende Manager, Personalleiter, Standortleiter sowie Marketing- oder Vertriebsleiter.

Gehen Sie die Mission und die Werte des Unternehmens durch

Die erste Verantwortung des Krisenmanagementteams besteht darin, die Mission und die Werte des Unternehmens zu überprüfen und sicherzustellen, dass die in den Plan aufgenommenen Antworten diese widerspiegeln.

Bestimmen Sie, welche Krise Ihr Unternehmen treffen kann

Der nächste Schritt bei der Erstellung eines Krisenmanagementplans besteht darin, zu ermitteln, mit welchen Arten von Krisen Ihr Unternehmen möglicherweise konfrontiert sein könnte. Durch die Durchführung einer Risikoanalyse können Sie effektiv die wahrscheinlichsten Arten von Krisen identifizieren, die Ihr Unternehmen bedrohen könnten.

Zu den häufigsten Arten von Krisen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, gehören rechtliche Probleme, Naturkatastrophen, Reputationsschäden, Cyberangriffe, Probleme mit der Produktsicherheit, Arbeitsunfälle, Gewalt am Arbeitsplatz, Erpressungsversuche und Firmenboykotte. Obwohl Sie nicht alle Bedrohungen für Ihr Unternehmen einbeziehen müssen, decken Sie die potenziellsten ab.

Während die Arten von Risiken, die Ihr Unternehmen treffen können, je nach Art Ihres Unternehmens und seiner Umgebung variieren, sind hier einige Möglichkeiten, wie Sie Risiken identifizieren können, die Sie betreffen könnten.

• Analysieren Sie die Arten von Krisen, mit denen andere Organisationen in der Branche konfrontiert waren, um ein Verständnis zu erlangen.
• Sehen Sie sich eine umfassende Liste von Krisen an und identifizieren Sie die relevanten Bedrohungen für Ihr Unternehmen.
• Untersuchen Sie die Prozesse, Systeme und Strukturen in Ihrem Unternehmen nacheinander, um Schwachstellen darin zu erkennen, die möglicherweise zu einer Krise führen könnten.
• Wenden Sie sich an einen Experten (z. B. Finanzberater oder Buchhalter) oder holen Sie Feedback von Mitarbeitern ein, die möglicherweise einen Einblick in die Risiken haben, denen sie täglich begegnen.
• Sehen Sie sich die Kundenbeschwerden an, um herauszufinden, worüber sie am unzufriedensten oder unzufriedensten sind.

Analysieren Sie die von Ihnen identifizierten Bedrohungen

Sobald Sie Ihre Liste der Krisen erstellt haben, die Sie möglicherweise betreffen könnten, analysieren Sie sie nacheinander und ordnen Sie sie nach Schweregrad und Wahrscheinlichkeit.

Sie können eine Risikomanagementmatrix verwenden, um die identifizierten Risiken basierend auf der Eintrittswahrscheinlichkeit und den Auswirkungen zu bewerten, um sie für die Minderung zu priorisieren

Ihr Plan sollte Reaktionen auf die so ermittelten wahrscheinlichsten Krisen beinhalten.

Identifizieren Sie die Warnzeichen

Gehen Sie jede der identifizierten Krisen durch und versuchen Sie, die damit verbundenen Warnzeichen zu bestimmen. Wenn Sie diese kennen, können Sie das Auftreten einer Krise frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, um deren Auswirkungen zu verhindern oder abzumildern.

Einige Warnzeichen, wie die Wettervorhersage, sind deutlicher, während die Symptome einer Verkaufs- oder Finanzkrise unbestimmter sein können und sich im Laufe der Zeit herauskristallisieren. Sie zu erkennen und zu interpretieren erfordert möglicherweise die Erfahrung und das Fachwissen Ihres Krisenmanagementteams.

Führen Sie eine Business-Impact-Analyse durch

Diese Bewertung hilft bei der Analyse der potenziellen Auswirkungen einer Krise auf Ihren Geschäftsbetrieb. Es wird Ihnen helfen, die Auswirkungen der Krise auf Ihr Unternehmen im Detail zu erfahren; wie es die Produktion stört, Prozesse blockiert, finanzielle Verluste verursacht, den Ruf schädigt usw.

Normalerweise wird eine Business-Impact-Analyse unter Berücksichtigung der Worst-Case-Szenarien durchgeführt und bildet daher die Grundlage für die Organisation, systematischere und logischere Reaktionspläne zu erstellen.

Bereiten Sie einen Reaktions- und Notfallplan vor

Nachdem Sie die potenziellen Krisen und die Auswirkungen, die sie auf Ihr Unternehmen haben können, identifiziert und eingestuft haben, besteht der nächste Schritt darin, zu entscheiden, wie auf sie reagiert werden soll, falls sie wahrscheinlich auftreten.

Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass eine Krise genau so eintritt, wie Sie es geplant haben, ist es wichtig, flexible Antworten zu finden, die auf mehrere Umstände angewendet werden können. Beispielsweise können bestimmte Reaktionen, die Sie während einer Überschwemmung anwenden können, auch während einer Feuerexplosion angewendet werden (z. B. Evakuierung, Einrichtungsabsperrung, Isolierung).

Wenn Sie die Maßnahmen identifizieren, die während jeder Krise umgesetzt werden sollen, ist es auch wichtig, Einzelpersonen oder Teams zuzuweisen, die für die Durchführung verantwortlich sind. Gleichzeitig sollten Sie die Details zu den Tools und Ressourcen angeben, die Sie benötigen würden, um die Reaktion zu implementieren, sowie einen Zeitplan für die auszuführenden Schritte.

Der andere wichtige Teil der Notfallplanung ist die Zuweisung eines Sprechers oder Kommunikationsbeauftragten für jede der Krisen. In der Regel ist die spezialisierteste Person im betroffenen Bereich ideal für diese Position.

Bilden und trainieren Sie das Team

Teilen Sie den fertigen Krisenmanagementplan mit dem Rest des Teams und den wichtigsten Stakeholdern der Organisation. Stellen Sie sicher, dass sie ihre Verantwortlichkeiten kennen und damit vertraut sind, wie sie ihre Aufgaben während einer Krise erfüllen; Bei Bedarf können Sie ihnen die erforderlichen Schulungen zukommen lassen, damit sie ihre Aufgaben besser erfüllen können.

Überprüfen Sie den Plan regelmäßig

Gehen Sie den Inhalt Ihres Krisenmanagementplans durch und aktualisieren Sie ihn bei Bedarf, um sicherzustellen, dass er aktuell und gültig ist. Überprüfen Sie nach einer Krise, was funktioniert hat und was nicht, und aktualisieren Sie den Plan auf der Grundlage der neuen Erkenntnisse.

Sind Sie bereit, Ihren Krisenmanagementplan zu schreiben?

Eine Krise ist ihrer Natur nach unvorhersehbar und hat eine geringe Eintrittswahrscheinlichkeit. Es kann jedoch einen hohen Schaden verursachen. Der beste Weg, um auf eine mögliche Krise vorbereitet zu sein, besteht darin, sie zu planen. Befolgen Sie die obigen Schritte, um Ihren eigenen Krisenmanagementplan zu erstellen, und teilen Sie uns Ihre Erfahrungen im Kommentarbereich unten mit.