So schreiben Sie einen Geschäftsprojektvorschlag, der genehmigt wird

Das Schreiben eines Geschäftsprojektvorschlags erfordert definitiv Zeit und sorgfältige Überlegung, aber es wird sich auszahlen, wenn Sie es geschafft haben, Ihre Investoren zu beeindrucken.

Die Genehmigung oder Finanzierung Ihres Projekts kann davon abhängen, wie effektiv Ihr Projektvorschlag ist, daher ist es unerlässlich, diese zusätzlichen Anstrengungen in die Perfektionierung zu investieren.

Es gibt Schritte, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Ihr Geschäftsvorschlag einen großen Einfluss auf die Entscheidungsträger Ihres Unternehmens hat, und in diesem Beitrag werden wir Sie durch sie führen und Ihnen Schritt für Schritt erklären, wie Sie einen Projektvorschlag schreiben. Außerdem werden Vorlagen bereitgestellt, die Sie verwenden können, um einen erfolgreichen Projektvorschlag zu schreiben.

Was ist ein Projektvorschlag

Beginnen wir mit den Grundlagen.

Was ist ein Projektvorschlag? Es ist ein Dokument, das alle Aspekte eines Projekts auflistet; Hintergrund, Vision, Ziele, Aufgaben, Anforderungen, Eigentümer, damit verbundene Risiken usw. Es erklärt also im Wesentlichen, was Ihr Projekt ist, was Sie damit erreichen möchten und wie Sie es ausführen möchten.

Es ist einer der vielen entscheidenden Teile der Planungsphase des Projekts. Es beschreibt jeden einzelnen Schritt des Projekts, sodass jeder verstehen kann, was von ihm verlangt wird, welche Prioritäten er hat und auf welches gemeinsame Ziel er hinarbeiten soll.

Der Zweck des Projektvorschlags besteht darin, allen Beteiligten den Wert Ihres Projekts zu vermitteln. Kunden, Arbeitgeber, Investoren und überzeugen Sie sie vom Wert des Projekts.

Vorteile eines gut strukturierten Projektvorschlags

• Klärt die Erwartungen an das Projekt – Projektanforderungen und den Aktionsplan
• Hilft, die Durchführbarkeit des Projekts zu erhöhen
• Bietet einen großen Überblick über das Projekt, sodass Sie Probleme leicht erkennen können
• Vereinfacht die Projektumsetzung

Verschiedene Arten von Projektvorschlägen umfassen

• Formal angefordert – ein Vorschlag, der als Antwort auf eine offizielle Angebotsanfrage (RFP) gemacht wird. Das RFP-Dokument umreißt normalerweise die Anforderungen der Interessengruppen und enthält manchmal sogar Anweisungen zur Vorbereitung des Vorschlags.
• Formlos eingeholt – diese Art von Angebot erfordert keine RFP, was bedeutet, dass es kein offizielles Dokument gibt, das die Anforderungen des Kunden oder des Interessenvertreters umreißt, und daher nicht aus den spezifischen Details besteht, die ein formelles normalerweise hat.
• Unaufgefordert – diese Art von Vorschlägen wird von der Person, die sie erstellt, erdacht und von niemandem erwartet oder angefordert, aber sie können für den Stakeholder von großem Wert sein.
• Fortsetzung – Dies erfordert grundsätzlich, dass Sie einen laufenden oder bereits genehmigten Vorschlag aktualisieren oder die Beteiligten daran erinnern. Sie müssen sich mit den Stakeholdern austauschen und den Fortschritt besprechen.
• Erneuerung – dies wird zur Unterstützung der Erneuerung eines Projekts geschrieben, das beendet wurde oder seinen Nutzen überschritten hat.
• Ergänzend – Wenn Sie mehr Ressourcen benötigen, als ursprünglich einem Projekt zugewiesen wurden, können Sie einen ergänzenden Projektvorschlag schreiben. Sein Zweck besteht darin, den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen zu rechtfertigen und den Projektumfang und die Zeitachse neu einzuschätzen.

So schreiben Sie einen Projektantrag

Sobald Sie die Art des Projektvorschlags identifiziert haben, der Ihren Anforderungen entspricht, können Sie mit dem Schreiben Ihres Geschäftsprojektvorschlags beginnen.

Bevor Sie mit der eigentlichen Niederschrift des Projektantrags beginnen, sind einige Vorarbeiten zu erledigen. Diese sind:

• Identifizieren Sie, wer Ihre Stakeholder sind. Sie sollten zwar darauf abzielen, mit Ihrem Vorschlag die Aufmerksamkeit und das Interesse Ihrer Stakeholder zu gewinnen, aber der beste Weg, dies zu tun, ist, wie sie zu denken. Verstehen Sie, wer sie sind, was sie bereits wissen und was sie in Bezug auf Ihre Idee bevorzugen. Je nachdem, wer sie sind, können Sie die von Ihnen aufgenommenen Informationen und die von Ihnen verwendete Sprache ändern.
• Sammeln Sie Informationen über das Problem, das das Projekt lösen soll, insbesondere im Hinblick darauf, wie es Ihre Stakeholder und deren Interessen beeinflusst.
• Recherchieren Sie den aktuellen Stand des Problems und mögliche Lösungen, die bereits von Personen außerhalb Ihres Unternehmens oder von Ihrem eigenen Team entdeckt wurden. Dies hilft Ihnen, Ihre eigene Lösung anzupassen, um ein solideres Argument zu generieren, oder festzustellen, ob es sich lohnt, sie weiterzuverfolgen (insbesondere, wenn die von anderen gefundenen Lösungen bereits getestet wurden und fehlgeschlagen sind).
• Bestimmen Sie die Auswirkungen des Projekts auf den Erfolg Ihres Unternehmens oder wie es Ihren Stakeholdern zugute kommt. Gestalten Sie die Erfolgsmetriken für den Vorschlag und präsentieren Sie die Ergebnisse, und wenn Sie damit verbundene Risiken finden, scheuen Sie sich nicht, diese ebenfalls ans Licht zu bringen; Wenn Sie sie kennen, können Sie auf jeden Fall Ihren Aktionsplan ändern, um ihnen standzuhalten.
• Geben Sie einen Zeitplan und die Ressourcen an, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Überprüfen Sie, ob die für die Durchführung der Projektaufgaben erforderlichen Teams, Geräte und Materialien verfügbar sind und die Ziele zeitnah erreicht werden können. Berücksichtigen Sie die anderen Projekte, an denen Ihr Team arbeiten wird, die Ausrüstung oder das Material, das derzeit nicht verfügbar ist, und alle zusätzlichen Kosten für Ressourcen, die Sie tragen müssen, um das vorgeschlagene Projekt durchzuführen.
• Erstellen Sie anhand der gesammelten Informationen eine Gliederung Ihres Projektvorschlags. Schreiben Sie die Kernelemente auf; Die grundlegenden Elemente sollten mehr oder weniger eine Einführung, ein Problem, eine Lösung, den Aktionsplan, einen Zeitplan und Ressourcen sowie eine Schlussfolgerung umfassen.

Wenn Sie die oben genannten ersten Schritte ausführen, haben Sie einen guten Vorsprung beim Schreiben Ihres Geschäftsprojektvorschlags. Ihr nächster Schritt besteht darin, Ihre Recherchen in einem kohärenten Dokument zu organisieren – einem tatsächlichen Vorschlag. So schreiben Sie einen Vorschlag für ein Projekt von Grund auf neu;

1. Schreiben Sie die Zusammenfassung

Die Executive Summary bietet einen schnellen Überblick über den folgenden Vorschlag. Es ist nicht nur das erste, was der Leser sieht, sondern manchmal auch das einzige, was ein Stakeholder liest, bevor er eine Entscheidung über die vorgeschlagene Idee trifft. Daher sollte die Zusammenfassung für jemanden sinnvoll sein, der sie nicht gelesen hat; Zu diesem Zweck sollte es aus einer Zusammenfassung aller Abschnitte des Dokuments bestehen.

• Eine Problemanalyse
• Die Schlussfolgerungen, zu denen Sie gekommen sind
• Der empfohlene Aktionsplan

Versuchen Sie, die Zusammenfassung faszinierend und überzeugend zu halten; Nutzen Sie bemerkenswerte Statistiken in den ersten beiden Sätzen, um das Interesse des Lesers zu wecken.

2. Definieren Sie das Problem

Beschreiben Sie kurz das Problem, das Ihr Projekt lösen soll.

Unter Bezugnahme auf die von Ihnen zuvor durchgeführten Recherchen können Sie die aktuelle Situation des Problems im Hinblick darauf erklären, was sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Organisation dagegen unternommen wird und warum Ihre Stakeholder darüber besorgt sein sollten.

Während Sie mit Ihrer Erklärung unkompliziert sein müssen, denken Sie daran, die Sprache und die Konzepte zu verwenden, die bei Ihren Stakeholdern am besten ankommen.

03. Stellen Sie Ihre Lösung vor

Nachdem die Beteiligten nun wissen, wo das Problem liegt, ist es an der Zeit zu erklären, wie Ihr Projekt oder Ihre Lösung ins Spiel kommt. Dieser Abschnitt ist normalerweise der detaillierteste Teil des Projektvorschlags, und um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu erhalten, können Sie mit der Verwendung von Bildmaterial herumspielen.

Dieser Abschnitt sollte Ihre Lösung zusammen mit der geplanten Ausführung erläutern. Es sollte die Tatsache bekräftigen, dass Ihre Entscheidung durch ordnungsgemäße und gründliche Recherche gestützt wird. Klären,

• Der Projektansatz ; wie das Team zusammengestellt wird, welche Werkzeuge und Geräte verwendet werden und wie Sie mit den Änderungen während der Ausführung umgehen.

• Projektzeitplan ; Listen Sie die Projektaufgaben zusammen mit Zeitschätzungen für jede von ihnen auf. Die Aufgabenaufschlüsselung ermöglicht es Ihnen, Ihr Team richtig zuzuweisen, und Sie können ein Gantt-Diagramm in diesem Abschnitt verwenden, um die Ressourcen, Aufgaben und den Zeitplan klar zu umreißen.

• Projektleistungen ; Liefergegenstände sind die Ergebnisse eines abgeschlossenen Projekts (dh ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein detaillierter Bericht). Erwähnen Sie Ihre Projektleistungen zusammen mit den Lieferterminen. Verwenden Sie hier einen Projektstrukturplan, um den Beteiligten zu helfen, sich ein klareres Bild zu machen.

Bei Bedarf können Sie auch zusätzliche Informationen wie erwartete Risiken und Schritte zu ihrer Überwindung, einen Kommunikationsplan und Meilensteine ​​zur Verfolgung des Fortschritts hinzufügen.

Um diesen Abschnitt leserfreundlicher zu gestalten, können Sie all diese Informationen mithilfe eines Aktionsplans präsentieren.

04. Skizzieren Sie die Projektkosten

Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die geschätzten Kosten des vorgeschlagenen Projekts. Es sollte ein detailliertes Budget für das Projekt enthalten.

Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, den Investoren zu helfen, sich ein Bild davon zu machen, ob die Projektkosten in ihr eigenes Budget passen. Stellen Sie daher sicher, dass die Berechnungen so genau wie möglich sind.

05. Schließen Sie Ihren Vorschlag ab

Geben Sie einen kurzen Überblick über alle wichtigen Punkte, die im gesamten Vorschlag erörtert wurden. Da dies der letzte Abschnitt ist, ist es auch die letzte Chance, Ihre Stakeholder zu überzeugen; Bekräftigen Sie daher Ihre Lösung und erklären Sie, warum sich Ihre Stakeholder darum kümmern sollten, und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Ihre vorgeschlagene Methode im besten Interesse der Organisation ist.

06. Fügen Sie einen Anhang hinzu

Dieser Abschnitt ist den Referenzdokumenten, Diagrammen, Grafiken usw. vorbehalten, auf die beim Verfassen des Projektvorschlags Bezug genommen wurde.

07. Überarbeiten und verfeinern

Um Ihre Professionalität zu untermauern und Ihre Stakeholder zu überzeugen, müssen Sie einen fehlerfreien Projektantrag stellen.

Überprüfen Sie Ihren Vorschlag auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Oft hilft ein frisches Augenpaar, Fehler leicht zu erkennen; Lassen Sie das Dokument entweder von einem Kollegen überprüfen oder warten Sie 1-2 Tage und überprüfen Sie es erneut.

Vorlagen für Projektvorschläge

Ein detaillierter, gut strukturierter Projektvorschlag hilft Ihnen dabei, konzentriert und auf Kurs zu bleiben, indem er Ihnen während des gesamten Projekts die notwendigen Anweisungen bietet, was sicherlich besser ist, als Dinge aus Ihrem Gedächtnis oder aus Gesprächen herauszusuchen, die Sie während dieses Meetings mit Ihrem Team geführt haben Wochen zurück.

Um es allen leicht zu machen, können Sie eine Standardvorlage für Projektvorschläge haben, auf die sie sich bei der Dokumentation ihrer Projektidee beziehen können.

Im Folgenden finden Sie einige Vorlagen für Projektvorschläge, die Sie mit dem Team teilen können.

Einseitiger Geschäftsprojektvorschlag

Sie können diese Vorlage online bearbeiten und den Link mit Ihrem Team oder den Stakeholdern online teilen, damit sie ebenfalls daran mitarbeiten können. Verbinden Sie sich mit ihnen über Creately In-App-Videokonferenzen und führen Sie sie durch jeden Abschnitt des Vorschlags. Alternativ können sie auch über Inline-Kommentare ihr Feedback zum Vorschlag hinterlassen.

Vorlage für Projektvorschläge

Wie ist Ihr Prozess zum Schreiben eines Geschäftsprojektvorschlags?

Das Erstellen eines Projektvorschlags kann manchmal ein Miniprojekt für sich sein. Die Verwendung einer geeigneten Prozess-Checkliste oder einer Standardvorlage kann Ihnen helfen, die Dinge zu beschleunigen. Bevor Sie Ihren Projektantrag schreiben, führen Sie zunächst die oben genannten vorbereitenden Schritte durch. Behalten Sie Ihre Zielgruppen im Hinterkopf und überzeugen Sie Ihren Vorschlag.

Möchten Sie Ihre Gedanken darüber teilen, wie man einen Vorschlag für ein Projekt schreibt? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.