Der einfache Leitfaden zur Entwicklung eines effektiven Aktionsplans

Planen Sie, Ihre Vision Wirklichkeit werden zu lassen? Und wie vermeiden Sie Herausforderungen und Probleme auf dieser Reise am besten? Ein solider Aktionsplan.

Wir haben 6 Schritte skizziert, die erklären, wie man einen Aktionsplan schreibt. Sobald Sie sich mit ihnen vertraut gemacht haben, können Sie die bearbeitbaren Vorlagen unten verwenden, um sofort mit der Planung zu beginnen.

Was ist ein Aktionsplan

Ein Aktionsplan ist eine Checkliste für die Schritte oder Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Es ist ein wesentlicher Bestandteil des strategischen Planungsprozesses und hilft bei der Verbesserung der Teamarbeitsplanung. Nicht nur im Projektmanagement, Aktionspläne können auch von Einzelpersonen verwendet werden, um eine Strategie zur Erreichung ihrer eigenen persönlichen Ziele vorzubereiten.

Zu den Bestandteilen eines Aktionsplans gehören

• Eine gut definierte Beschreibung des zu erreichenden Ziels
• Aufgaben/ Schritte, die durchgeführt werden müssen, um das Ziel zu erreichen
• Personen, die für die Ausführung jeder Aufgabe verantwortlich sind
• Wann werden diese Aufgaben abgeschlossen sein (Fristen und Meilensteine)
• Ressourcen, die zum Abschließen der Aufgaben benötigt werden
• Maßnahmen zur Fortschrittsbewertung

Das Tolle daran, alles an einem Ort aufgelistet zu haben, ist, dass es einfacher ist, den Fortschritt zu verfolgen und Dinge effektiv zu planen.

Ein Aktionsplan ist nichts in Stein gemeißeltes. Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich die Rahmenbedingungen ändern, müssen Sie es erneut überprüfen und Anpassungen vornehmen, um die neuesten Anforderungen zu erfüllen.

Warum Sie einen Aktionsplan brauchen

Manchmal verbringen Unternehmen nicht viel Zeit mit der Entwicklung eines Aktionsplans vor einer Initiative, was in den meisten Fällen zum Scheitern führt. Falls Sie es noch nicht gehört haben: „Wenn Sie nicht planen, planen Sie, zu scheitern“, soll Benjamin Franklin einmal gesagt haben.

Die Planung hilft Ihnen, sich auf die bevorstehenden Hindernisse vorzubereiten und Sie auf Kurs zu halten. Und mit einem effektiven Aktionsplan können Sie Ihre Produktivität steigern und konzentriert bleiben.

Hier sind einige Vorteile eines Aktionsplans, die Sie kennen sollten;

• Es gibt dir eine klare Richtung. Da ein Aktionsplan genau aufzeigt, welche Schritte zu unternehmen sind und wann sie abgeschlossen sein sollten, wissen Sie genau, was Sie tun müssen.
• Wenn Sie Ihre Ziele niedergeschrieben und schrittweise geplant haben, haben Sie einen Grund, während des gesamten Projekts motiviert und engagiert zu bleiben.
• Mit einem Aktionsplan können Sie Ihren Fortschritt in Richtung Ihres Ziels verfolgen.
• Da Sie alle Schritte auflisten, die Sie in Ihrem Aktionsplan ausführen müssen, hilft Ihnen dies, Ihre Aufgaben nach Aufwand und Wirkung zu priorisieren.

So schreiben Sie einen Aktionsplan | Empfohlene Vorgehensweise

So wie es aussieht, scheint das Erstellen eines Aktionsplans ziemlich einfach zu sein. Es gibt jedoch einige wichtige Schritte, die Sie mit Vorsicht befolgen müssen, um das Beste daraus zu machen. So schreiben Sie einen Aktionsplan in 6 einfachen Schritten.

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Endziel

Wenn Sie sich nicht darüber im Klaren sind, was Sie tun und was Sie erreichen wollen, bereiten Sie sich auf ein Scheitern vor.

Planen Sie eine neue Initiative? Beginnen Sie damit, zu definieren, wo Sie sind und wo Sie sein möchten.

Ein Problem lösen? Analysieren Sie die Situation und erkunden Sie mögliche Lösungen, bevor Sie sie priorisieren.

Dann schreibe dein Ziel auf. Und bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen, prüfen Sie Ihr Ziel anhand der SMART-Kriterien. Oder mit anderen Worten, stellen Sie sicher, dass dies der Fall ist

• Spezifisch – wohldefiniert und klar
• Messbar – Fügen Sie messbare Indikatoren hinzu, um den Fortschritt zu verfolgen
• Erreichbar – realistisch und erreichbar innerhalb der Ressourcen, Zeit, Geld, Erfahrung usw., die Sie haben
• Relevant – an Ihren anderen Zielen ausrichten
• Rechtzeitig – hat ein Enddatum

Verwenden Sie dieses Arbeitsblatt für SMART-Ziele, um diesen Prozess zu vereinfachen. Teilen Sie es mit anderen, um auch deren Input zu erhalten.

Und lesen Sie unseren einfachen Leitfaden zum Zielsetzungsprozess, um mehr über das Setzen und Planen Ihrer Ziele zu erfahren.

Schritt 2: Listen Sie die Schritte auf, die befolgt werden müssen

Das Ziel ist klar. Was genau sollten Sie tun, um es zu realisieren?

Erstellen Sie eine grobe Vorlage, um alle auszuführenden Aufgaben, Fälligkeiten und Verantwortlichen aufzulisten.

Es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass das gesamte Team an diesem Prozess beteiligt ist und Zugriff auf das Dokument hat. Auf diese Weise sind sich alle ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt bewusst.

Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe klar definiert und erreichbar ist. Wenn Sie auf größere und komplexere Aufgaben stoßen, unterteilen Sie sie in kleinere Aufgaben, die einfacher auszuführen und zu verwalten sind.

Tipps: Verwenden Sie eine RACI-Matrix-Vorlage, um Projektrollen und Verantwortlichkeiten zu klären und Projekte zu planen

Schritt 3: Priorisieren Sie Aufgaben und fügen Sie Fristen hinzu

Es ist an der Zeit, die Liste neu zu organisieren, indem Sie die Aufgaben priorisieren. Einige Schritte müssen Sie möglicherweise priorisieren, da sie andere Unterschritte blockieren können.

Fügen Sie Fristen hinzu und stellen Sie sicher, dass sie realistisch sind. Wenden Sie sich an die für die Durchführung verantwortliche Person, um deren Kapazität zu verstehen, bevor Sie Fristen festlegen.

Schritt 4: Meilensteine ​​setzen

Meilensteine ​​können als Miniziele betrachtet werden, die am Ende zum Hauptziel führen. Der Vorteil des Hinzufügens von Meilensteinen besteht darin, dass sie den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, sich auf etwas zu freuen, und ihnen helfen, motiviert zu bleiben, auch wenn das endgültige Fälligkeitsdatum noch weit entfernt ist.

Beginnen Sie mit dem Endziel und arbeiten Sie sich zurück, während Sie Meilensteine ​​setzen. Denken Sie daran, nicht zu wenig oder zu viel Zeit zwischen den gesetzten Meilensteinen zu lassen. Es hat sich bewährt, Meilensteine ​​im Abstand von zwei Wochen festzulegen.

Schritt 5: Identifizieren Sie die benötigten Ressourcen

Bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung haben, um die Aufgaben zu erledigen. Und wenn sie derzeit nicht verfügbar sind, müssen Sie zuerst einen Plan erstellen, um sie zu erwerben.

Dies sollte auch Ihr Budget beinhalten. Sie können eine Spalte Ihres Aktionsplans zuweisen, um die Kosten jeder Aufgabe zu markieren, falls vorhanden.

Schritt 6: Visualisieren Sie Ihren Aktionsplan

Der Sinn dieses Schrittes besteht darin, etwas zu schaffen, das jeder auf einen Blick verstehen und mit allen teilen kann.

Unabhängig davon, ob Ihr Aktionsplan die Form eines Flussdiagramms, eines Gantt-Diagramms oder einer Tabelle hat, stellen Sie sicher, dass er die bisher identifizierten Elemente – Aufgaben, Aufgabenverantwortliche, Fristen, Ressourcen usw. – klar kommuniziert.

Dieses Dokument sollte für jeden leicht zugänglich und editierbar sein.

Schritt 7: Überwachen, auswerten und aktualisieren

Planen Sie etwas Zeit ein, um die Fortschritte zu bewerten, die Sie mit Ihrem Team gemacht haben.

Sie können abgeschlossene Aufgaben in diesem abschließenden Aktionsplan als erledigt markieren und so die Aufmerksamkeit darauf lenken, wie Sie das Ziel erreicht haben.

Dadurch werden auch die anstehenden oder verzögerten Aufgaben angezeigt, in diesem Fall müssen Sie herausfinden, warum und geeignete Lösungen finden. Und aktualisieren Sie dann den Aktionsplan entsprechend.

Vorlagen für Aktionspläne

Business-Aktionsplan

Der einfache Leitfaden zur Erstellung eines Businessplans für Präsentationen

Marketing-Aktionsplan

Strategischer Aktionsplan

Vorlage für einen Korrekturmaßnahmenplan

Finden Sie weitere Vorlagen für Korrekturmaßnahmenpläne

Der einfache Leitfaden zum Erstellen eines Business-Notfallplans

Aktionsplan Vorlage

Weitere Tipps zum Erstellen eines Aktionsplans?

Ein Aktionsplan soll Ihnen den Weg zum Erreichen Ihrer Ziele weisen. Es verwandelt Ihre Vision in umsetzbare Ziele und Schritte. Und es hilft Ihnen, konzentriert und motiviert zu bleiben.

Von einem einzelnen Mitarbeiter in einer Organisation bis hin zu größeren Abteilungen können Aktionspläne genutzt werden, um ihre Ziele zu erreichen.

Vielleicht sind Sie gerade dabei, Ihren allerersten Aktionsplan zu erstellen, oder Sie sind bereits ein Profi im Schreiben. Wie auch immer, wir würden gerne Ihre Meinung dazu hören, wie man einen Aktionsplan schreibt. Teilen Sie sie uns im Kommentarbereich unten mit.