Wie schreibt man klare und effektive Standardarbeitsanweisungen; Der Praxisleitfaden mit Vorlagen

Jede Organisation braucht eine Reihe von Regeln, um ihre Mitglieder zu leiten. Dazu werden Standard Operating Procedures (SOPs) etabliert. SOPs sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens und notwendig, um die Qualität und Konsistenz der organisatorischen Abläufe inmitten der Hektik der täglichen Arbeit sicherzustellen.

Dieser Beitrag wird Ihnen helfen, die eigenen Standardarbeitsanweisungen Ihrer Organisation effektiv zu schreiben und sie zu einem Teil Ihres täglichen Managementansatzes zu machen. Es erklärt und beinhaltet,

• Was sind SOPs
• Verschiedene SOP-Formate
• Wie man SOPs und Best Practices schreibt
• Bearbeitbare SOP-Vorlagen

Was sind Standardarbeitsanweisungen

Standardarbeitsanweisungen sind eine Reihe schriftlicher Anleitungen zur genauen Durchführung wichtiger, routinemäßiger oder sich wiederholender Aktivitäten oder Prozesse in einer Organisation.

Sie erklären, wie Aktivitäten durchgeführt werden sollten, um die Einhaltung der technischen und Qualitätssystemanforderungen zu erleichtern und die Datenqualität zu unterstützen.

SOPs sind in der Regel spezifisch für die Organisation, für die sie geschrieben wurden, und unterstützen sie bei der Aufrechterhaltung ihrer Qualitätssicherungs- und Qualitätskontrollprozesse. Sie helfen Organisationen auch sicherzustellen, dass sie sich an staatliche Vorschriften halten und die Qualität und Integrität der von ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen konsistent halten.

SOPs,

• Sind funktionsübergreifende Dokumente
• Stellen Sie den funktionsübergreifenden Workflow dar
• Werden durch eine Prozesslandkarte initiiert
• Beantworten Sie die Frage „Wer macht was?“.
• Sind im Aktiv geschrieben

Anstelle von Standardarbeitsanweisungen werden auch Begriffe wie Protokolle, Arbeitsblätter, Arbeitsanweisungen und Laborarbeitsanweisungen verwendet.

Bedeutung von Standardarbeitsanweisungen

Fast jede Aktivität, von der Reinigung einer Produktionsmaschine bis zur Durchführung eines kritischen Prozesses, kann durch Standardarbeitsanweisungen dokumentiert werden. Sie helfen,

• Verbessern Sie die Geschäftsleistung, indem Sie Schutz-, Gesundheits-, Umwelt- und Betriebsinformationen bereitstellen, die für die erfolgreiche Durchführung einzelner Geschäftsprozesse erforderlich sind
• Gewährleistung der Sicherheit und Qualität von Produkten und Dienstleistungen
• Stellen Sie die Einhaltung relevanter Normen, Vorschriften und Richtlinien sicher
• Beseitigen Sie Variationen in Verfahren und Prozessen, die von verschiedenen Mitarbeitern an verschiedenen Standorten oder Fabriken ausgeführt werden, und tragen Sie so zur Wahrung der Konsistenz bei
• Als solide Grundlage für die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter dienen
• Ermöglichen Sie die Steuerung von Prozessen und ermöglichen Sie wiederum Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung
• Ermöglichen Sie eine verbesserte Kommunikation
• Dienen als Checklisten, um Inspektoren bei Auditverfahren zu unterstützen
• Rekonstruieren Sie Betriebssysteme in neuen Umgebungen

Arten von SOP | Standardformate für Arbeitsanweisungen

Während Organisationen ein bevorzugtes oder ein benutzerdefiniertes Format verwenden können, um ihre Standardarbeitsanweisungen zu schreiben, gibt es einige Arten von SOP-Formaten, die von Organisationen weit verbreitet sind.

Checklistenformat

Dies geschieht in Form einer To-Do-Liste, in der die verschiedenen Aufgaben aufgeführt sind, die erledigt werden müssen. Dies eignet sich für kleinere Teams oder Einzelpersonen, die keine detaillierten Anweisungen benötigen.

Schritt-für-Schritt-Format

Dieses Format verwendet Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen, um die SOP-Richtlinien darzustellen. Dieses Format eignet sich am besten für Verfahren oder Prozesse, die routinemäßig, unkompliziert und leicht zu befolgen sind.

Hierarchisches Format

Ähnlich wie beim Schritt-für-Schritt-Format erklärt auch das hierarchische Format die Vorgehensweise Schritt für Schritt. In diesem Format werden jedoch Unterschritte unter jedem primären Schritt als Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen hinzugefügt, um die erforderlichen zusätzlichen Informationen hervorzuheben. Dieses Format eignet sich am besten für komplexe Verfahren mit vielen Informationen.

Flussdiagrammformat

Flussdiagramme helfen bei der Vereinfachung komplexer Standardbetriebsabläufe mit vielen möglichen Ergebnissen, die durch Visualisierung nicht vorhersehbar sind. Dieses Format hebt auch hervor, wie die einzelnen Schritte des Prozesses miteinander verbunden sind, und skizziert somit den Ablauf zum leichteren Verständnis klar.

So schreiben Sie Standardarbeitsanweisungen und Best Practices

Schritt 1: Identifizieren Sie die zu dokumentierenden Verfahren

Der erste Schritt besteht darin, die Aktivitäten, Prozesse oder Arbeitsabläufe zu identifizieren, für die Sie Richtlinien schreiben müssen.

Sprechen Sie mit einem Experten über die Prozesse oder einzelne Mitarbeiter, um herauszufinden, welche Aktivitäten sie täglich, wöchentlich oder monatlich auf fast die gleiche Weise ausführen. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die notwendigen Informationen über eine Umfrage zu erheben, falls sich die Ansprache als schwierig erweist.

Mit dieser Liste in der Hand können Sie dann die Prozesse auswählen, die standardisiert werden müssen.

Wenn es erforderlich ist, eine bestehende SOP zu aktualisieren, überprüfen und verbessern Sie sie mit Hilfe einer Person, die über eine angemessene Ausbildung und Erfahrung in der Durchführung des entsprechenden Prozesses verfügt.

Schritt 2: Definieren Sie das Ziel

Identifizieren Sie als Nächstes das Ziel der Erstellung des SOP-Dokuments. Sollen die Prozesse an den geschäftlichen Prioritäten ausgerichtet werden? Oder dafür sorgen, dass Prozesse gut funktionieren? Wenn Sie den Grund für das Schreiben der SOPs ermitteln, können Sie sie effektiver strukturieren.

Identifizieren Sie im Falle einer bestehenden SOP die Schmerzpunkte oder Hindernisse in Ihren Prozessen, die Verzögerungen und Fehler verursachen, und bestimmen Sie, welche Änderungen vorgenommen werden sollten, um sie zu verbessern.

Schritt 3: Wählen Sie ein Format aus

Es gibt eine Vielzahl von SOP-Formaten, die den unterschiedlichen Geschäftsanforderungen und den beteiligten Prozessen gerecht werden. Wie oben erörtert, umfassen diese SOP-Formate Checklisten, Schritt-für-Schritt-Formate, hierarchische Formate und das Flussdiagrammformat. Eines dieser Formate kann basierend auf der Art der Informationen, die Sie teilen möchten, ausgewählt werden.

Schritt 4: Identifizieren Sie die Urheber und Beteiligten

SOPs sollten von Fachexperten geschrieben werden, die tatsächlich an der Durchführung oder Anwendung des Prozesses beteiligt sind.

Ziehen Sie beim Schreiben von Standardarbeitsanweisungen für Multitasking-Prozesse einen Teamansatz in Betracht, bei dem die Erfahrungen mehrerer beteiligter Personen genutzt werden können.

Darüber hinaus können auch C-Level-Führungskräfte und Managementleiter einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die SOPs eingehalten werden

• An den übergeordneten Geschäftsprioritäten ausrichten
• Verfügt über die erforderlichen Ressourcen und die zu implementierende Ausrüstung
• Sind hinsichtlich Ressourcenverbrauch und Logistik plausibel

Tipp: Unabhängig davon, ob Sie sich auf den Aufgabenverantwortlichen oder einen internen Redakteur verlassen, um die Standardarbeitsanweisungen zu dokumentieren, stellen Sie sicher, dass diese über die erforderlichen technischen Schreibfähigkeiten und fundierte Kenntnisse der relevanten organisatorischen Prozesse verfügen.

Schritt 5: Bestimmen Sie das Publikum

Es ist wichtig zu wissen, wer sich auf die SOPs bezieht, um sie effektiv zu schreiben.

SOPs sollten so detailliert geschrieben werden, dass Mitarbeiter, selbst Personen mit begrenzten Kenntnissen und Erfahrungen mit dem Prozess, das Verfahren ohne Aufsicht reproduzieren können.

Um den Detaillierungsgrad zu bestimmen, der in einer SOP enthalten sein sollte, müssen Sie zunächst verstehen, für wen Sie sie schreiben. Das kann ein neuer Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse sein oder jemand, der die Tätigkeiten mehrfach durchgeführt hat. Wenn Sie ihre Bedürfnisse kennen, können Sie die SOP an ihr Verständnis anpassen

• Volle Konzentration auf ihre Aufgaben
• Verwenden der richtigen Sprache und Terminologie, die ihnen vertraut ist, und Erklärungen der Terminologie, die ihnen neu sind

Tipp: Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, die letztendlich für die Durchführung der Prozesse verantwortlich sind, und informieren Sie sich über die Herausforderungen, vor denen sie stehen, und hören Sie sich ihre Vorschläge an. Mit einem visuellen Arbeitsbereich wie Creately können Sie alle auf dieselbe Leinwand bringen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, während Sie die Standardarbeitsanweisungen visualisieren, bearbeiten und überprüfen.

Schritt 6: Erstellen Sie eine Gliederung der SOP

Sobald alles abgeschlossen ist – der Prozess, die Ersteller, das Publikum und das Format – beginnen Sie mit der Planung des Dokuments. Im Folgenden sind die typischen Komponenten aufgeführt, die im SOP-Dokument enthalten sind.

Die Elemente eines SOP-Dokuments

• Titelseite – dies ist reserviert, um die relevanten Informationen über das Dokument aufzunehmen, einschließlich des SOP-Namens, des Erstellungsdatums, der eindeutigen Identifikationsnummer, der Namen der Verfasser des Dokuments und der Abteilung oder der Bezeichnung der Personen, die das implementieren werden SOP.
• Inhaltsverzeichnis – Fügen Sie bei Bedarf ein Inhaltsverzeichnis hinzu, um jedem die Navigation durch das Dokument zu erleichtern. Dieses Element ist nützlich bei SOP-Dokumenten, die mehrere Seiten umfassen.
• Vorbereitende Informationen – dazu gehören vorläufige Informationen wie der Zweck der SOP, Rollen und Verantwortlichkeiten, benötigte Ressourcen, Materialien und Ausrüstung sowie Sicherheitsvorkehrungen.
• Methodik und Verfahren – In diesem Abschnitt werden die Verfahren unter Verwendung des gewählten SOP-Formats erläutert.
• Qualitätskontrolle und -sicherung – hier werden die Rubriken oder andere Mittel zur Messung der Mitarbeiterleistung in Bezug auf die SOPs skizziert.
• Referenz und Glossar – Dieser Abschnitt ist reserviert, um die externen Quellen aufzulisten, die Sie innerhalb des Dokuments zitiert haben, und um die Begriffe, auf die Sie sich bezogen haben, ausführlicher zu erläutern.

Tipp: Begleiten Sie komplexe Details mit vereinfachten Diagrammen wie Flussdiagrammen, Prozesslandkarten oder Arbeitsablaufdiagrammen und Illustrationen, um dem Leser zu helfen, sie besser zu verstehen.

Verwenden Sie einen einheitlichen Schreibstil

SOPs sollten leicht verständlich, prägnant und präzise sein, um sicherzustellen, dass jeder sie versteht und richtig befolgt, wodurch Qualitäts- und Sicherheitsrisiken und -abweichungen vermieden werden. Stellen Sie zu diesem Zweck sicher, dass die Standardarbeitsanweisungen,

• Sind in einem leicht verständlichen Schritt-für-Schritt-Format geschrieben
• Sind eindeutig und nicht sehr komplex
• Werden im Aktiv und im Präsens geschrieben. Vermeiden Sie es, den Begriff „Sie“ zu verwenden, aber implizieren Sie ihn
• Sind nicht langwierig und überflüssig
• Halten Sie sich an die von der Organisation verwendeten Stilrichtlinien (dh Schriftart, Schriftgröße und verwendete Farben).
• Verwenden Sie Flussdiagramme, um die erklärten Prozesse zu visualisieren

Schritt 7: Überprüfen und genehmigen Sie die SOPs

Die schriftlichen SOPs sollten von einer oder mehreren Personen überprüft werden, die über angemessene Kenntnisse, Schulungen und Erfahrung mit dem Prozess verfügen. Prüfer sollten alle Probleme oder Bedenken, auf die sie beim Prüfen des Dokuments stoßen, notieren und mitteilen. Diese können dann vor der Freigabe korrigiert werden.

Tipp: Lassen Sie die entworfenen SOPs von der Person testen, die letztendlich für die Durchführung des Prozesses verantwortlich ist, bevor Sie sie finalisieren.

Um wirksam zu sein, müssen SOPs aktuell bleiben. Dies bedeutet, dass sie regelmäßig überprüft, aktualisiert und neu genehmigt werden, wenn sich Verfahren ändern.

Diese SOPs sollten auch alle 1-2 Jahre systematisch überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie relevant sind. Erwähnen Sie als Best Practice immer das Überprüfungsdatum der SOPs, die überprüft wurden. Falls ein bestimmter Prozess nicht mehr eingehalten wird, entfernen Sie ihn aus der Datei und archivieren Sie ihn.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass die SOP-Dokumente entweder in Papierform oder digital verfügbar sind, insbesondere für diejenigen, die direkt an der Durchführung der Aktivitäten beteiligt sind. Erstellen Sie eine SOP-Bibliothek mit Creately; Zentralisieren Sie alle erforderlichen Dokumente, Ressourcen, Links und Grafiken im Zusammenhang mit Ihrer SOP-Dokumentation in einem einzigen verbundenen Arbeitsbereich, in dem Sie in Echtzeit über Videokonferenzen und synchrone Bearbeitung zusammenarbeiten können.

Sind Sie bereit, Ihre eigenen Standardarbeitsanweisungen zu schreiben?

SOPs ermöglichen es Ihnen, die besten Arbeitsmethoden in einem Unternehmen zu nutzen und ein einfaches Dokument mit Best Practices zu erstellen, das es jedem ermöglicht, bei dem, was er tut, sein Bestes zu geben. In diesem Beitrag haben wir alles behandelt, vom Schreiben effektiver Standardarbeitsanweisungen bis hin zu Vorlagen, die Sie sofort verwenden können. Befolgen Sie die Schritte, um erfolgreich eine zu erstellen.

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