Wurden Sie mit der Verwaltung der HubSpot-Instanz Ihres Unternehmens beauftragt? Das ist eine große Aufgabe. Und es beginnt damit, Ihr Portal zu organisieren und zu optimieren.

Die Sauberkeit Ihres HubSpot-Kontos ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen HubSpot-Management.

Wenn Sie ein bestehendes Konto geerbt haben, kann es schwierig sein zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Bei so viel Interkonnektivität zwischen Zielseiten, CTAs, Links, Bildern und mehr kann das Ziehen eines Threads vor dem anderen zu fehlerhaften Links und schlechten Benutzererlebnissen führen.

In diesem Artikel erörtern wir, warum eine klare Organisationsstrategie für ein skalierbares Wachstum mit HubSpot und die richtige Reihenfolge zur Bereinigung Ihrer HubSpot-Assets entscheidend ist.

Weitere Informationen zur idealen Reihenfolge und den genauen Schritten finden Sie weiter unten. Oder springen Sie jetzt zu diesem Abschnitt.

Warum muss ich meine HubSpot-Assets sauber halten?

Wenn Sie diesen Beitrag lesen, haben Sie wahrscheinlich bereits ein bisschen Chaos in Ihrer HubSpot-Instanz. Ganz gleich, ob es sich um mehr als 50 Kopien Ihres Logos in HubSpot-Dateien oder Dutzende von geklonten Zielseitenvorlagen in Ihrem Design-Manager handelt, ein chaotisches, unorganisiertes Portal verursacht Kopfschmerzen.

Warum ein unordentliches Portal das HubSpot-Management erschwert:

• Branding-Probleme – Wenn Ihre Mitarbeiter alte Vorlagen für E-Mails, Zielseiten und mehr auswählen, verursachen Sie möglicherweise Marken- oder Compliance-Albträume für Ihr Unternehmen.
• Skalierungsprobleme – Wenn Sie nur eine Kopie Ihres Logos haben, ist es einfach genug, diese Datei überall dort zu ersetzen, wo sie existiert, wenn Sie ein Redesign durchlaufen. Wenn Sie andererseits Hunderte von Logos in verschiedenen Größen, Variationen und Positionen haben, verbringen Sie möglicherweise Stunden um Stunden damit, Inhalte zu ersetzen, deren Ersetzung 15 Sekunden gedauert hätte. Dies gilt auch für andere globale Bereiche wie Kopfzeilen, Fußzeilen, Seitenmenüs, Standardmodule und mehr.
• Verschwendete Zeit, Geld und Aufwand – Das Sortieren von Hunderten von Dateien, Vorlagen und Modulen ist – wie Sie wissen – keine strategische Nutzung Ihrer Zeit. Wenn Sie nicht sofort finden, wonach Sie suchen, müssen Sie möglicherweise auslagern oder ein neues entwerfen.

Was ist die größte Herausforderung bei der Organisation Ihres HubSpot Marketing-Portals?

Alles in Ihrem HubSpot-Portal ist verbunden. Das ist einer der Gründe, warum die Verwendung von HubSpot so wichtig ist, um den Kreis der Marketingstrategie Ihres Unternehmens zu schließen.

Aber es kann auch die Bereinigung von Assets sehr schwierig machen.

Sobald ein Kontakt hochgeladen ist, kann er über soziale Medien, E-Mail, Blog-Posts und verschiedene Webseiten gepflegt werden. Das Logo, das Sie in den Website-Einstellungen hochladen, ist das Logo, das sie auf Ihrer Website und in allen E-Mails sehen, die Sie von HubSpot senden. Die auf Ihrer Homepage Global Group verwendete Fußzeile kann auf über 50 anderen Seiten erscheinen.

Das bedeutet, dass Sie sich nicht einfach anmelden und mit dem Löschen von Inhalten beginnen können. Vor allem, wenn Ihr Portal seit mehr als zwei Jahren aktiv ist oder mehrere Mitarbeiter bei HubSpot arbeiten.

Durch das Löschen eines Logos könnten alle auf der Website verwendeten Logos gelöscht werden. Genauso wie das Löschen eines Kontakts den gesamten Verlauf in Ihrem integrierten CRM löschen kann.

So halten Sie Ihr Marketing-Portal organisiert

Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, eine Namenskonvention für Ihre Inhalte festzulegen. Namenskonventionen machen Ihre Inhalte durchsuchbar und einfacher zu organisieren.

So entwickeln Sie eine Benennungskonvention für HubSpot-Inhalte

Hier sind einige Beispiele für Richtlinien für Namenskonventionen, die Sie für Ihre Marketinginhalte in HubSpot verwenden können.

Inhaltstyp	Vorgeschlagene Namenskonvention	Beispiel
Kampagnen	Kampagnenname – Startdatum der Kampagne	Manufacturing Leads-Kampagne – Q1 2020
Landing Pages, Arbeitsabläufe pflegen	Kampagnenname – Inhaltsname – Veröffentlichungsjahr	Manufacturing Leads Campaign – Die ultimative Checkliste für die Effizienz der Montagelinie – 2020
Pflegen Sie E-Mails	Name der Nurture-Kampagne (oder des Workflows) – E-Mail-Nummer in Folge	Pflege kalter Leads – E-Mail Nr. 2
Listen, interne Workflows, einmalige Marketing-E-Mails	Aussagekräftiger Name – Erwägen Sie das Hinzufügen eines Datums	Fertigungs-Newsletter – Mai 2021
Vorlagen, Module und Ordner im Design-Manager	Seitenname - Jahr	Startseite - 2020
Globale, regionale oder Sprachstandards	Ländercode - Sprachanzeige - Name des Inhalts	US – EN – Manufacturing Leads Campaign – Q3 2020

Diese Namenskonvention wurde speziell entwickelt, um eine einfache Suche in jedem Tool zu ermöglichen. Das schnellere Finden Ihrer Vermögenswerte macht Ihr Leben in 6-12 Monaten viel einfacher.

Best Practices für das Hochladen und Benennen von Dateien in HubSpot

Beim Hochladen von Bildern, Dateien, PDFs, Videos usw. in HubSpot ist es am besten, Ihrer Datei einen aussagekräftigen Namen zu geben. Wenn Ihre Bilddatei so aussieht: GettyImage291830 – Sie sollten sich ein paar zusätzliche Minuten Zeit nehmen, um diese Datei umzubenennen.

In sechs Monaten suchen Sie vielleicht nach diesem fantastischen Bild einer jungen Frau, die auf ihrem Handy SMS schreibt – aber Sie werden es nie finden, wenn es etwas völlig Unabhängiges heißt.

Außerdem ist es möglicherweise nicht ratsam, Ihren Dateinamen ein Jahr hinzuzufügen – insbesondere für Inhalte, die immergrün sein sollen.

Nehmen wir an, Sie filmen 2020 ein wirklich großartiges Webinar, das für die kommenden Jahre relevant sein wird. Wenn „2020“ im Dateinamen erscheint, erscheint es sofort veraltet, wenn jemand das Video im Jahr 2022 herunterlädt.

PROFITIPP : Wir empfehlen dringend, einen HubSpot-Standardleitfaden zu erstellen, der klar umreißt, was Ihre Organisationsstandards sind. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder im Unternehmen weiß, wie das Portal organisiert wird.

Verwenden Sie HubSpot-Ordner für die Inhaltsverwaltung

Ordner sind für mehrere Schlüsselbereiche von HubSpot verfügbar, darunter Website-Seiten, Zielseiten, E-Mails, Workflows und mehr. Ordner können Ihnen dabei helfen:

• Organisieren Sie Ihre Inhalte nach Wichtigkeit oder nach Schlüsselprozessen: Beispielsweise möchten Sie möglicherweise alle Ihre kritischen automatisierten Back-End-Workflows in einem Ordner aufbewahren. Möglicherweise möchten Sie auch alle Ihre automatisierten internen Benachrichtigungen in einem Ordner.
• Organisieren Sie Ihre Inhalte nach Kampagnen: So können Sie alles, was Sie für ein bestimmtes Angebot oder eine bestimmte Kampagne haben, an einem Ort live sehen
• Organisieren Sie Ihre Inhalte nach Land, Region oder Eigentum: So können Sie in Sekundenschnelle Schlüsselberechtigungen für bestimmte Inhaltssegmente festlegen.

PROFITIPP: Das Archivieren von Inhalten ist eine großartige Möglichkeit, Inhalte, die Sie nicht verwenden – die Sie aber noch nicht löschen möchten – aus Ihren Hauptinhaltsbereichen zu verschieben. Wir empfehlen jedoch dringend, die Namenskonvention [ARCHIVIERT] am Anfang Ihres internen Inhaltsnamens hinzuzufügen.

Wieso den? Später, wenn Sie Dateien, Module usw. löschen, können Sie sehen, ob sie in Live- oder archivierten Inhalten erscheinen, indem Sie den Begriff „archiviert“ in Ihrem Inhaltsnamen haben.

Der beste Weg, Ihr HubSpot-Portal zu verwalten

Wenn Sie mit der Reorganisation des HubSpot-Portals Ihres Unternehmens beauftragt wurden, geraten Sie nicht in Panik. Wir haben die ideale Reihenfolge, um Ihre Bereinigung und Ihr langfristiges Management anzugehen. Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht eine ganze Kampagne über den Haufen werfen, indem Sie einfach eine E-Mail archivieren.

So überprüfen und bereinigen Sie Ihre HubSpot-Marketing-Assets

1. Wenden Sie sich an die Datenbankverwaltung

Wir empfehlen, mit einer Bereinigung der Kontaktdatenbank zu beginnen, da die meisten HubSpot-Kunden abgerechnet werden, wie viele Kontakte in ihrem System verfügbar sind.

Sie sollten regelmäßig Kontakte entfernen, die Folgendes haben:

• Von allen E-Mail-Inhalten abgemeldet (oder Sie als Spam markiert)
• Hard Bounce von Ihrem Portal (oder Global Bounce – was bedeutet, dass sie vom Portal eines anderen HubSpot-Benutzers Hard Bounce erhalten haben)

Sie können auch erwägen, regelmäßig Kontakte zu entfernen, die:

• Sie waren nicht 2-3x länger aktiv als Ihr längster Verkaufszyklus. Diese Kontakte sind sehr uninteressiert und werden sich wahrscheinlich nicht wieder engagieren. Hier ist ein großartiger Artikel über die Bedeutung des Herausfilterns grauer E-Mails in HubSpot.
• Passen nicht zu Ihrer(n) Zielgruppe(n) – zum Beispiel, wenn ihre Unternehmensgröße zu klein ist, wenn sie ein Verkäufer ist oder versucht hat, Ihnen etwas zu verkaufen, wenn sie nach einem Job gesucht hat usw.

Berücksichtigen Sie vor dem Löschen von Kontakten die folgenden Auswirkungen auf Datenverlust:

• Formularübermittlungsdaten
• Informationen zum Website-Besuch
• Listenmitgliedschaftsdaten (z. B. Informationen darüber, dass sie Teil statischer Listen sind)
• Daten aus Integrationen (z. B. Salesforce, Wistia, GoToWebinar, SurveyMonkey)
• Daten zum Übergang in die Lebenszyklusphase
• Informationen zum Abschluss von benutzerdefinierten Ereignissen

Allerdings ist das Pflegen von Kontakten, an die Sie nicht vermarkten können ( zum größten Teil), eine Platzverschwendung in Ihrem Portal. Sofern Sie keine erweiterte Lead-Scoring-KI verwenden und geschlossene und verlorene Kontakte für Berichtszwecke aufbewahren müssen, empfehlen wir, Ihr Portal in regelmäßigen Abständen von "unbrauchbaren" Kontakten zu bereinigen.

Das Deduplizieren von Kontakten und Unternehmen ist eine großartige Möglichkeit, Speicherplatz zu sparen und sicherzustellen, dass Sie über eine starke Datenintegrität verfügen. Hier finden Sie eine Anleitung zum Prüfen und Deduplizieren von Kontakten.

Wichtiger Hinweis, bevor Sie mit Schritt 2 fortfahren: Während die Bereinigung Ihrer Kontakteigenschaften technisch gesehen Schritt Nr. 9 in diesem Artikel ist, empfehlen wir dringend, Ihre Eigenschaften zu überprüfen, bevor Sie fortfahren. Identifizieren Sie Duplikate von Eigenschaften, Eigenschaften, die nicht mehr verwendet werden, und diejenigen, die in Formularen, Workflows und Integrationen verwendet werden sollten und nicht verwendet werden sollten. Verfolgen Sie diese in einer Tabelle oder einem separaten Dokument. So stellen Sie sicher, dass Sie in den folgenden Schritten für den Erfolg gerüstet sind. Und es wird das Löschen von Eigenschaften bei Schritt 9 viel einfacher machen.

2. Überprüfen Sie Ihre HubSpot-Integrationen

Jetzt, da Ihre Kontaktdatenbank bereinigt ist und Sie eine genaue Vorstellung davon haben, welche Eigenschaften bleiben und gehen, nehmen Sie sich unbedingt die Zeit, Ihre Integrationen zu überprüfen. Verbringen Sie Zeit mit der Überprüfung:

• Welche Integrationen sind derzeit aktiv?
• Wie fließen Daten zwischen Systemen?
• Ist das was du willst? Was kann ausgeschaltet oder entfernt werden?
• Haben Sie ein Konto bei Zapier? Welche Zaps sind live?

Wenn Sie die HubSpot > Salesforce-Integration verwenden, sollten Sie Folgendes überprüfen:

• Ihre Salesforce-Einschlussliste
• Ihre Salesforce- oder CRM-Synchronisierungseinstellungen

3. Bereinigen Sie Ihre Landing- und Website-Seiten von HubSpot

Es ist wirklich wichtig, dass Sie damit beginnen, Ihre größeren Marketingressourcen zu bereinigen, bevor Sie zu kleineren wie Formularen und Follow-up-E-Mails übergehen. Sie möchten nie, dass jemand mit kaputten Assets auf eine Seite kommt. Der beste Weg, dies zu verhindern, besteht darin, von oben zu beginnen und sich nach unten zu arbeiten.

Löschen (oder archivieren) Sie Inhalte, die Ihrem Unternehmen keinen Mehrwert mehr bieten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Leistung Ihrer Seite bewerten, damit Sie strategische Entscheidungen darüber treffen können, was beibehalten und was entfernt werden soll.

Wichtiger Hinweis: Wie oben erwähnt, versuchen Sie beim Archivieren Ihrer Inhalte, die Namenskonvention [ARCHIVED] am Anfang Ihres internen Inhaltsnamens hinzuzufügen. Das spart Ihnen später viel Zeit und Mühe.

Im Allgemeinen empfehlen wir, archivierte/gelöschte Inhalte als Fallback auf eine Seite mit hoher Relevanz umzuleiten. Vor allem, wenn Sie die Seite stark in den sozialen Medien oder in E-Mails beworben haben oder wenn Sie CTAs haben, die auf den Inhalt verweisen.

Überlegen Sie, wo Ihre Angebote auf Ihrer Website und in anderen Live-Inhalten erscheinen.

Möglicherweise müssen Sie Verweise auf Ihre Zielseite entfernen von:

• Das Ressourcenzentrum Ihrer Website
• Ihre Menünavigation oder Fußzeile
• Ihre Blog-Seitenleiste
• Ihre Pflegekampagnen oder E-Mails
• Ihre Pillar-Seite(n)

PROFITIPP: Während Sie Zielseiten archivieren oder löschen, können Sie auch die Follow-up-E-Mail löschen oder archivieren, die direkt zum Zielseiten-Editor hinzugefügt wurde. Dadurch sparen Sie Zeit in Schritt 7, der E-Mail-Bereinigung.

4. Konsolidieren Sie Ihre HubSpot-CTAs

Als nächstes ist das Bereinigen von CTAs von entscheidender Bedeutung, da Sie Ihre Besucher nicht auf Inhalte verweisen möchten, die nicht mehr live sind. Wenn Sie schon früh eine Namenskonvention verwendet haben, ist es einfach, CTAs zu identifizieren, die auf Ihre Inhalte verweisen.

Auf Ihrem CTA-Dashboard zeigt die Spalte „Standorte“ an, an wie vielen Orten Ihr CTA erscheint und wo.

Im Beispiel unten erscheint unser CTA an 56 Stellen. Wir können diesen CTA entweder löschen (wodurch er aus allen Inhalten gezogen wird). Das kann riskant sein, wenn Sie Text verwendet haben, um den CTA aufzurufen. Wenn Sie einen ähnlichen Inhalt haben, können wir den bestehenden CTA neu gestalten und die URL aktualisieren. Dadurch wird es an allen 56 Orten aktualisiert.

Alternativ können Sie für die genaueste Benutzererfahrung zu allen 56 Orten navigieren und die CTAs vollständig entfernen/ersetzen.

5. Bereinigen Sie Ihre HubSpot-Formulare

Da Sie nun wissen, welche Inhalte live bleiben und welche archiviert werden, können Sie Ihre Formulare bereinigen. Entfernen Sie Formulare, die nicht in Live-Inhalten angezeigt werden. Sie können sehen, ob sie aufgrund der Namenskonvention, die Sie in Schritt 3 hinzugefügt haben, nur in archivierten Inhalten erscheinen.

Um Ihre Überprüfung zu optimieren, versuchen Sie, Ihr Formular-Dashboard danach zu organisieren, auf wie vielen Seiten das Formular angezeigt wird:

HINWEIS: Diese Ansicht zeigt Ihnen nicht, ob das Formular auf externen Seiten (Nicht-HubSpot-Seiten) eingebettet wurde.

PROFITIPP: Während Sie Formulare prüfen, möchten Sie vielleicht auch nach Möglichkeiten suchen, um eine gute Formularstrategie zu implementieren – wie das Hinzufügen von progressivem Profiling, das Hinzufügen von DSGVO-Einwilligungen, das Zuordnen Ihrer Feldanfragen zum Wert des Angebots und vieles mehr.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihre „Pop-up“-Formulare überprüfen und alle Formulare, die Inhalte bewerben, die Sie nicht mehr anbieten, aus Ihrer Landingpage-Bereinigung entfernen.

6. Optimieren Sie Ihre HubSpot-Workflows

Workflows sollten vor E-Mails bereinigt werden, damit Sie wissen, welche Pflegeinhalte Sie nicht mehr behalten. Dies erleichtert das Entfernen von E-Mails im nächsten Schritt.

Um Ihre HubSpot-Workflows zu bereinigen, empfehlen wir, Ihr Workflow-Dashboard wie folgt zu organisieren:

• Aktiv registriert – dies zeigt Ihnen, welche Workflows derzeit Kontakte durchlaufen.
• Datum der letzten Aktualisierung – Dies zeigt Ihnen, wann jemand in Ihrem Team zuletzt eine Änderung am Workflow vorgenommen hat – beachten Sie, dass die Änderung groß oder klein sein kann, sodass jeder Workflow dennoch überprüft werden sollte
• Erstellungsdatum – um zu sehen, wann der ursprüngliche Workflow erstellt wurde.

Verwenden Sie diese Filter, um Ihre Bewertung zu priorisieren. Wenn derzeit 1.000 Kontakte in einem Workflow registriert sind, der 2014 erstellt wurde, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Inhalt extrem veraltet ist. Erwägen Sie, wirklich alte Nurture-Flows zu pausieren, bis Sie den Inhalt überprüfen und sicherstellen können, dass sie funktionieren.

Überprüfen, deaktivieren oder löschen Sie systematisch Lead-Generierung oder pflegen Sie Workflows, die Ihrer Marketingstrategie nicht mehr dienen.

PROFITIPP : Sie können auch die E-Mails archivieren oder löschen, die mit den von Ihnen entfernten Workflows verbunden sind, um den nächsten Schritt viel einfacher zu machen.

Beim Bereinigen anderer Workflows – wie automatisierter Benachrichtigungen, Back-End-Setups, Workarounds und mehr – ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, die Interkonnektivität von allem zu verstehen. Manchmal hilft es, Ihre Arbeitsabläufe auf Papier oder auf einem Whiteboard abzubilden.

Versuchen Sie im Zweifelsfall zu verstehen, was Sie erreichen müssen, und vereinfachen Sie von dort aus.

In einigen Fällen empfehlen wir auch, komplett von vorne zu beginnen.

Die Zusammenarbeit mit einem zertifizierten HubSpot-Trainer kann Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie komplexe Workflows rationalisieren und vereinfachen können. Wenn Ihr Bauch Ihnen sagt, dass es einfacher sein sollte – wahrscheinlich ist es möglich!

7. Bereinigen Sie Ihre HubSpot-E-Mails

Nachdem Sie Ihre Angebote, CTAs und Workflows bereinigt haben, können Sie einziehen und anfangen, Unkraut in Ihrem E-Mail-Tool zu jäten.

Filtern Sie zuerst Ihr E-Mail-Tool nach E-Mail-Typ = Automatisiert. Dies zeigt Ihnen alle E-Mails, die derzeit im Hintergrund abgefeuert werden.

Versuchen Sie dann, Ihre Ansicht nach dem Datum der letzten Aktualisierung zu organisieren

Dies sollte Ihnen eine ziemlich gute Vorstellung von E-Mails geben, die seit einiger Zeit nicht mehr bearbeitet wurden, aber noch irgendwo live sind. Beginnen Sie mit dem Löschen oder Archivieren von E-Mails, die nicht mehr mit Live-Inhalten verbunden sind.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um alle „Follow-up“-E-Mails – die E-Mails, die nach der Übermittlung eines Landingpage-Formulars gesendet werden – auf E-Mails zu überprüfen, die Sie möglicherweise bei Ihrer Landingpage-Bereinigung übersehen haben.

Wir empfehlen außerdem dringend, E-Mails in Ihrem Entwurfsordner zu überprüfen:

Wenn Sie Entwürfe haben, die vor Wochen (oder sogar Jahren) begonnen wurden – löschen Sie alle diese!

Möglicherweise möchten Sie Ihre Batch- und regulären E-Mails unverändert lassen. Sie enthalten E-Mail-Engagement-Aktivitäten, die für Ihre zukünftige Berichterstattung wichtig sein können.

8. Organisieren Sie Ihren Dateimanager und Designmanager

Nachdem Sie nun entschieden haben, welche Inhalte bleiben und welche gelöscht werden, ist es an der Zeit, Ihre ungenutzten Dateien und Vorlagen zu bereinigen.

Abhängig von der Menge an Inhalten, die Sie in diesen beiden Bereichen haben, könnte dies der zeitintensivste Aspekt Ihrer Bereinigung sein. Vor allem, wenn Ihre Bilder und Module nicht gut benannt wurden. Sie könnten erwägen, diese Bereinigung auszulagern. Aber wir empfehlen dringend:

• Entfernen von Dateien und Vorlagen, die nicht mehr verwendet werden
• Umbenennen vorhandener Dateien und Vorlagen gemäß Ihrer Namenskonvention
• Verschieben Sie Ihre Dateien und Vorlagen in strategische Ordner, die Ihnen helfen, Inhalte schnell zu finden
• Alte, veraltete Dateien durch neue ersetzen, wo sie live erscheinen

8. Bereinigung von HubSpot-Eigenschaften

Jetzt, da Ihr Marketing in einem besseren Zustand ist, ist es an der Zeit, einige Ihrer Backend-Materialien zu überprüfen. Nachdem Ihre Formulare bereinigt wurden, ist es einfacher zu erkennen, welche Eigenschaften aktiv verwendet werden.

Bevor Sie beginnen, empfiehlt es sich, Ihren gesamten Immobilienverlauf zu exportieren und zur sicheren Aufbewahrung in Ihren Dateimanager zu importieren. Dies gewährleistet die Datenintegrität für den Fall, dass Sie etwas löschen, das sich später als kritisch herausstellt. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist:

1. Erstellen Sie eine Liste aller Kontakte
2. Zum Exportieren auswählen
3. Wählen Sie alle Eigenschaften aus
4. Als CSV exportieren
5. Zur sicheren Aufbewahrung zu HubSpot-Dateien hinzufügen

Sobald Sie Ihren Export haben, ist es an der Zeit, Ihre ungenutzten Eigenschaften zu entfernen. Führen Sie dann stark verwandte Eigenschaften zusammen, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Datenbank zu ziehen.

HINWEIS: Sie können die standardmäßigen HubSpot-Eigenschaften derzeit nicht entfernen. Sie können sie jedoch in Formularen nicht verfügbar machen. Mehr dazu weiter unten.

Wir empfehlen dringend, sich diese Zeit zu nehmen, um festzulegen, welche Eigenschaften in Formularen verfügbar sein sollten und welche nicht. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie benutzerdefinierte Felder haben, die Ihr Team anstelle der HubSpot-Standardfelder verwenden soll. Um Verwirrung beim Erstellen von Formularen zu vermeiden, können Sie entscheiden, was in Formularen sichtbar ist und was nicht.

Bearbeiten Sie einfach die Eigenschaft und aktivieren/deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, das angibt, ob das Feld in Formularen und Bots verfügbar sein soll:

Achten Sie darauf, Felder zu priorisieren, die in Ihren Integrationen verwendet werden – wie in Salesforce oder über andere Integrationen und APIs.

10. Andere regelmäßig zu überprüfende HubSpot-Assets

Es gibt andere Bereiche von HubSpot, die regelmäßig verwaltet werden müssen. Diese beinhalten:

• Kampagnen
• Berichte und Berichterstellungs-Dashboards
• Lead-Bewertung
• HubSpot-Benutzer und -Berechtigungen
• Ihr soziales Setup und Reporting
• Blog-Inhalt und Cruft-Management
• URL-Weiterleitungen
• DSGVO-Einstellungen

Hier sind einige Tipps zur Bereinigung des Portals, die Sie beachten sollten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Inhalte löschen oder archivieren, die in Live-Inhalten auf Ihrer Website verwendet werden. HubSpot macht es einfach zu sehen, wo Inhalte verwendet werden. In den meisten Fällen erhalten Sie eine „Warnung“, bevor Sie Inhalte löschen, die woanders verwendet werden. Aber es ist immer am besten zu überprüfen. Verwenden Sie diese Ressourcen, um herauszufinden, wo Sie Co-Abhängigkeiten in HubSpot finden können:

• So erkennen Sie, ob eine Datei aus dem Dateimanager woanders verwendet wird
• So erkennen Sie, ob ein Formular auf einer Zielseite verwendet wird

2. Dieser Vorgang nimmt viel Zeit in Anspruch. Ob Sie diese Bereinigung selbst in Angriff nehmen oder sich von einem Team helfen lassen, seien Sie sich bewusst, dass dieser Prozess viel Zeit in Anspruch nimmt. Planen Sie für jeden Bereich von HubSpot, den Sie bereinigen, mindestens acht Stunden Arbeit ein. Sie werden feststellen, dass sich diese Zahl verdreifacht oder vervierfacht, je nachdem, wie viel Inhalt Sie in Ihrem Portal haben und wie vertraut Sie mit der Software sind.

3. Verfolgen Sie, was Sie tun. Führen Sie eine Liste mit Aufzählungszeichen von dem, was Sie erledigen. Diese Liste wird Ihnen helfen, sich an die Bereiche zu erinnern, die Sie bereits angegangen sind, kann aber auch verwendet werden, um Ihrem Marketingteam oder Manager über die erzielten Fortschritte Bericht zu erstatten.

Erwägen Sie die Verwendung eines kostenlosen Tools wie Trello , um diese Bemühungen zu organisieren.

4. Es ist in Ordnung zu archivieren. Wenn Sie nervös sind, bei Ihren Inhalten auf „Löschen“ zu klicken, könnte es einen guten Grund dafür geben. Das Entfernen von Inhalten aus HubSpot – einschließlich Kontakten, E-Mails oder Listen – ist dauerhaft. Und das technische Support-Team von HubSpot kann Ihnen wahrscheinlich nicht helfen, Ihre verlorenen Daten wiederherzustellen. Heben Sie im Zweifelsfall einfach die Veröffentlichung auf und archivieren Sie Ihre Inhalte. Auf diese Weise können Sie historische Analysedaten aufbewahren und erneut veröffentlichen, falls Sie in Zukunft darauf zugreifen müssen.

Die Verwaltung Ihres Archivbehälters kann jedoch auch umständlich werden. Erwägen Sie, Ihren Archivordner nach 6-12 Monaten Nichtbenutzung massenweise zu löschen.

5. Exportieren Sie Ihren Kontaktverlauf, bevor Sie beginnen. Wenn Sie mit dem Entfernen von Kontakten aus Ihrer Datenbank beauftragt sind, empfiehlt es sich, Ihre gesamte Datenbank zu exportieren, bevor Sie auf die große rote Schaltfläche „Löschen“ klicken. Befolgen Sie diese Schritte und importieren Sie dann Ihre .csv-Datei in Ihren HubSpot-Dateimanager mit einer Namenskonvention wie: HubSpot-Kontaktdatenbank – Alle Daten / Alle Zeiten – Datum. Auf diese Weise können Sie auf Ihre rohen Kontaktinformationen zugreifen, falls Sie in Zukunft darauf zugreifen müssen.

Im Laufe der Jahre haben wir bei mehr HubSpot-Bereinigungen geholfen, als wir zählen können. Wenn Sie eine Frage oder einen besonderen Umstand haben, bei dem wir Ihnen helfen können, schreiben Sie uns eine Zeile in die Kommentare.

Müssen Sie zusätzliche Ressourcen für die Durchführung einer HubSpot-Bereinigung bereitstellen? Wir bieten unseren Kunden verschiedene HubSpot-Marketing- und Management-Services an – wenden Sie sich gerne an unser Team und fragen Sie, wie wir helfen können!