HubSpot Sales: 6 zeitsparende Tools für die Vertriebsproduktivität, ohne die Sie nicht leben können

Ihr Vertriebsteam ist ein entscheidender Teil Ihres Umsatzmotors. Sie bringen die Dollars in die Tür, also müssen Sie sicherstellen, dass sie über die Tools und Prozesse verfügen, um sie so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten. Laut SEC Solutions ist die Zeit, die Vertriebsmitarbeiter für nicht verkaufsbezogene Aktivitäten (Verwaltung usw.) aufwenden, gegenüber vor fünf Jahren um 21 Prozent gestiegen!

Es ist leicht zu erkennen, welche Auswirkungen es hat, den administrativen Teil des Verkaufs zu rationalisieren und so viel davon wie möglich zu automatisieren. Produktivere Vertriebsmitarbeiter können dazu führen, dass Sie mehr Zeit für den strategischen Teil des Vertriebs haben und mit größerer Wahrscheinlichkeit Geschäfte abschließen. Das CRM von HubSpot ist ein kostenloses Tool, mit dem Sie Ihre Kontakte und Beziehungen verwalten können. Aber fügen Sie HubSpot Sales hinzu und Sie haben wertvolle zeitsparende Tools, die die Produktivität Ihres Vertriebsteams steigern und Sie auf den Weg bringen, Ihre Ziele zu erreichen.

1. Vorlagen

Als Verkäufer schreibe ich oft immer wieder dieselben E-Mails. Beispielsweise bieten wir jedem qualifizierten Interessenten an, eine Website-Bewertung durchzuführen und ihm per E-Mail die Anweisungen zu schicken, wie er uns zu Google Analytics und HubSpot hinzufügen kann.

Bevor ich anfing, HubSpot als unser CRM zu verwenden, ging ich entweder zu einem Dokument, in dem ich die Anweisungen gespeichert hatte, oder suchte in meiner E-Mail nach dem letzten Mal, an dem ich die Informationen an jemanden gesendet hatte. Dann würde ich den Text kopieren, in eine neue E-Mail einfügen, Anpassungen vornehmen und dann senden. Mit HubSpot konnte ich diese Informationen als E-Mail-Vorlage speichern.

Jetzt öffne ich in dem Moment, in dem ich einen Anruf mit einem potenziellen Kunden beende, meine E-Mail, wähle eine Vorlage aus meiner Vorlagenliste aus und voila! Es füllt die E-Mail aus, personalisiert den Inhalt (Vorname, Firma, meine Unterschrift – beliebig viele Möglichkeiten, wie Sie es anpassen möchten) und ermöglicht es mir, schnell alles für diesen bestimmten Interessenten hinzuzufügen oder anzupassen. Das Versenden dieser E-Mails dauerte von 3-5 Minuten auf 30 Sekunden. Multiplizieren Sie diese Zeit mit all den E-Mails, die Sie immer wieder versenden, und das ist eine Menge Zeitersparnis!

Vielleicht gibt es E-Mails, die Sie nicht oft versenden, aber sie erklären einen besonders komplizierten Aspekt Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung. Dies wäre auch eine großartige Vorlage, da Sie sich nicht an die Details erinnern müssen oder wie Sie es beim letzten Mal formuliert haben. Richten Sie es als Vorlage ein, und Sie sind fertig!

Denken Sie an... die E-Mails, die Sie senden, um eine Anfrage nachzuverfolgen, nach einer Demo, wenn Sie ein Angebot senden usw. Richten Sie Vorlagen ein und sparen Sie Zeit im Alltag.

Verkäufer verbringen 21 Prozent ihres Tages damit, E-Mails zu schreiben, und nur ein Drittel ihres Tages, um tatsächlich mit potenziellen Kunden zu sprechen.

2. Ausschnitte

Wie wir oben besprochen haben, können Sie mit Vorlagen E-Mails speichern, die Sie regelmäßig senden, aber es kann Aussagen geben, die Sie häufig machen, oder Fragen, die Sie häufig beantworten, die auf unterschiedliche Weise und zu unterschiedlichen Zeiten in Ihre E-Mails aufgenommen werden. Diese Klappentexte sollten als Snippets erfasst werden.

Ich werde ehrlich sein ... ursprünglich habe ich Schnipsel gepooh-pooh. Aber dann schickte ich eines Tages mehrere verschiedene Verkaufs-E-Mails hintereinander, die alle dieselbe letzte Zeile hatten: „Wenn Sie Zeit planen möchten, gibt es einen Link zu meinem Kalender in meiner Signatur. Schauen Sie ihn sich gerne an und wählen Sie einen aus Zeit, die für Sie passt. Oder, wenn es einfacher ist und Sie mir offene Zeiten in Ihren Kalender schicken möchten, kann ich eine Einladung senden."

Als ich es das dritte Mal eintippte, dachte ich: "Das ist ein Ausschnitt." Also habe ich #time erstellt, und wenn ich jetzt E-Mails sende, tippe ich einfach #time in meine E-Mail ein und das Snippet erscheint!

Snippets können bis zu 500 Zeichen lang sein, sie können mit geordneten und ungeordneten Listen, Fettdruck, Textfarbe, Hervorhebungen, Ausrichtung, Schriftgröße, Schriftart, Kursivschrift und Unterstreichungen formatiert werden. Und Snippets können sogar einen Link enthalten.

Denken Sie darüber nach , welche Grüße Sie verwenden, häufig gestellte Fragen, die Sie beantworten, wie Sie Ihre E-Mail schließen, was Sie sagen, wenn Sie eine Broschüre versenden, usw.

79 % der Vertriebsleiter sind sich einig, dass die Steigerung der Produktivität von Vertriebsmitarbeitern ein wichtiger Faktor für das Erreichen von Zielen ist.

3. Sequenzen

Haben Sie eine wirklich gut definierte Reihe von Follow-up- und Engagement-Schritten, die Sie in Ihrem Verkaufsprozess unternehmen? Sparen Sie Zeit, indem Sie sie mit dem Sequenzen-Tool automatisieren.

In Zusammenarbeit mit Vorlagen können Sie mit Sequenzen die Zeitleiste definieren, um mehrere Folge-E-Mails zu senden, ohne sich daran erinnern zu müssen, wann jede gesendet werden soll. Besonders hilfreich: Wenn jemand antwortet, wird er automatisch aus der Sequenz entfernt. Das Beste ist, dass Sie jemanden direkt aus Ihrem Posteingang für eine Sequenz anmelden können – und Sie haben die Möglichkeit, alle E-Mails anzupassen, bevor sie versendet werden.

Aber warte, es gibt noch mehr! Sequenzen sind nicht nur zum Versenden von E-Mails nützlich. Sie können Aufgaben auch mithilfe von Sequenzen automatisieren.

Hier ist ein Beispiel: Ein Interessent kommt herein und Sie rufen an, um die erste Verbindung herzustellen. Sie erreichen die Person nicht und möchten eine Follow-up-E-Mail senden, um ein Meeting zu buchen, aber Sie wissen, dass manchmal mehrere Kontaktaufnahmeversuche erforderlich sind. Sie möchten auch sicher sein, dass Sie auf LinkedIn mit ihnen in Kontakt treten, Sie möchten einen Artikel über das Unternehmen lesen, Sie möchten drei Tage später einen weiteren Anruf tätigen, Sie senden normalerweise eine Leistungsübersicht usw. – Sie haben die Idee . Alle diese standardmäßigen Nachverfolgungen können in einer Sequenz eingerichtet werden, um E-Mails zu senden, bestimmte Aufgaben zu geeigneten Zeiten zu planen und Ihnen im Allgemeinen eine automatisierte Möglichkeit zu geben, „geschäftige Arbeit“ zu erledigen, damit Sie sich auf die wichtigeren Aspekte konzentrieren können Verkauf.

Denken Sie an ... die Reihe von Schritten, die Sie unternehmen, um Ihr Unternehmen vor jemandem zu halten, wenn Sie ein Geschäft gegen die Konkurrenz verlieren. Gehen Sie anders vor, wenn Sie aufgrund fehlender Entscheidung verlieren? Haben Sie einen gemeinsamen Prozess, den Sie nach einer Demo verfolgen, wenn Sie ein Unternehmen recherchieren, wenn Sie den ersten Termin vereinbaren? Alles großartige Anwendungsfälle für Sequenzen.

Es dauert durchschnittlich 18 Anrufe, um mit einem potenziellen Kunden in Kontakt zu treten.

4. Spielbücher

Möchten Sie sicherstellen, dass jeder Vertriebsmitarbeiter denselben Prozess befolgt, dasselbe Anrufskript verwendet und nach einem Verkaufsgespräch Input liefert? Oder dass sie wissen, welche Schritte sie unternehmen und welche Ressourcen sie nutzen müssen, um einen potenziellen Kunden zu recherchieren und Ihr Unternehmen bei jedem Gespräch konsistent zu positionieren? Playbooks können Ihnen helfen, all dies und mehr zu dokumentieren.

Das Playbooks-Tool hilft Ihnen dabei, neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen und Konsistenz zu schaffen. Aber am wichtigsten ist, dass sie aus dem Kontaktdatensatz im CRM verfügbar sind, sodass jeder dort, wo er jeden Tag arbeitet, darauf zugreifen kann.

Playbooks können mit einer Reihe von Schritten eingerichtet werden, oder Sie können sie so einrichten, dass der Verkäufer Antworten eingeben muss (z. B. von seinem Anruf), damit die Informationen im Kontakt gespeichert werden und für jeden zugänglich sind Mannschaft. Es gibt integrierte Playbooks für Anrufe, Playbooks mit Anleitungen, Playbooks für den kontobasierten Verkauf und eine unbegrenzte Anzahl anderer Playbooks, da Sie Ihre eigenen von Grund auf neu starten können.

Überlegen Sie, was Sie standardisieren möchten und wie Sie die Feedback-Schleife bei Verkaufsgesprächen schließen möchten.

Einundachtzig Prozent der Unternehmen sagen, dass sich die Produktivität durch bessere Prozesse, Fähigkeiten oder Kompetenzschulungen verbessern würde.

5. Aufgaben

Wir wissen, dass das Sequences-Tool Aufgaben automatisieren kann, aber mit HubSpot CRM können Vertriebsmitarbeiter Aufgaben manuell erstellen und nachverfolgen, sodass nichts übersehen wird. Vielleicht etwas weiter unten auf dem Totempfahl der Aufregung, besteht das große Unterscheidungsmerkmal hier darin, dass ein Vertriebsmitarbeiter, wenn er eine E-Mail sendet, die Folgeaufgabe direkt aus dieser E-Mail erstellen kann, indem er einfach ein Kontrollkästchen aktiviert.

Um ihnen zu helfen, effizient zu sein, wenn sie mit der Nachverfolgung beginnen, können Aufgaben zu einer Warteschlange hinzugefügt werden, und HubSpot führt Sie zu jedem Kontaktdatensatz, teilt Ihnen die Aufgabe mit und bringt Sie, wenn Sie sie als „erledigt“ markieren zum nächsten Aufgaben- und Kontaktdatensatz – einfach und übersichtlich.

Denken Sie darüber nach , Papier loszuwerden.

Der durchschnittliche Vertriebsmitarbeiter führt 94,4 Aktivitäten pro Tag durch.

6. Besprechungslinks

Ja, es gibt andere Tools, mit denen Sie Ihren Kalender synchronisieren und anderen zur Verfügung stellen können, um Meetings mit Ihnen zu buchen, aber wenn Sie dies zusammen mit all den anderen großartigen Funktionen in Ihrem HubSpot-Toolkit haben, schließen Sie den Kreis für einen Gewinn! Die Möglichkeit, ein Gespräch direkt mit einem Vertriebsmitarbeiter zu vereinbaren, reduziert die Zeit, die mit dem Hin und Her vergeht: „Können Sie sich Montag um 10 Uhr oder Dienstag um 8 Uhr treffen? Wenn nicht, lass es mich ein andermal wissen.“; "Entschuldigung, ich habe am Dienstag um 8 Uhr keine Zeit ... können Sie am Mittwoch um 8 Uhr tun?" E-Mails.

Spielt es keine Rolle, welcher Verkäufer mit dem Interessenten spricht? Meetings können auch in einem „Round-Robin“-Format eingerichtet werden. Verbinden Sie mehrere Kalender und HubSpot zeigt automatisch alle Zeitblöcke an, wenn jemand in der Round-Robin-Gruppe verfügbar ist, was potenziellen Kunden mehr Optionen bietet und hilft, die Verbindung schneller herzustellen.

Denken Sie an ... die Zeit, die Sie damit verbringen, hin und her zu gehen, um mit jemandem in Kontakt zu treten – und die exponentielle Zunahme dieser Zeit, wenn Sie versuchen, ein Meeting mit drei oder mehr Personen zu buchen.

Eine Planungs-App stellte fest, dass die Zeit für die Verwendung eines Tools um 50 Prozent reduziert wurde.

Vertriebsmitarbeiter gehören zu den bestbezahlten – wenn nicht sogar zu den bestbezahlten – Personen im Unternehmen. Sie sind dafür verantwortlich, Einnahmen zu erzielen, die für das Überleben des Unternehmens unerlässlich sind. Erleichtern Sie ihnen die Arbeit, indem Sie ihnen die alltäglichen Aufgaben und Aktivitäten abnehmen, die sie vom Geschäftsabschluss abhalten, indem Sie Ihren Verkaufsprozess so weit wie möglich automatisieren, mit Vorlagen versehen und systematisieren.

Und ja, wir haben die Kool-Hilfe getrunken, aber wir haben enorme Produktivitätssteigerungen mit HubSpot Sales gesehen, und wir können uns den Verkauf ohne sie nicht vorstellen.