Der einfache Leitfaden zur Personalplanung mit Tools & Vorlagen

Es ist kein Geheimnis, dass der Schlüssel für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens seine Mitarbeiter sind – nun, die richtige Art von kompetenten Mitarbeitern, die ihre Arbeit richtig machen. Und der Weg, diese Art von Mitarbeitern für Ihr Unternehmen zu gewinnen, kann nur durch eine angemessene Personalplanung ermöglicht werden.

In diesem Beitrag haben wir den Personalprozess für Sie vereinfacht, indem wir Sie durch jeden seiner Schritte führen. Nutzen Sie die bereitgestellten Vorlagen, um Ihren Planungsprozess noch weiter zu optimieren.

Was ist Personalplanung

Die Personalplanung ist der Prozess, bei dem Organisationen die aktuellen Personalressourcen bewerten, zukünftige Anforderungen oder Notwendigkeiten prognostizieren, Lücken identifizieren und einen Plan zu deren Schließung erstellen.

Grundsätzlich hilft Ihnen die Personalplanung, auch bekannt als Personalplanung und Personalplanung, sicherzustellen, dass Sie zur richtigen Zeit die richtige Anzahl von Personen mit relevanten Fähigkeiten in der richtigen Art von Stelle haben.

Bedeutung der Personalplanung

Die Personalplanung spielt eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass der Organisation die erforderlichen Fähigkeiten zur Verfügung stehen, wann immer sie zum Erreichen ihrer strategischen Ziele benötigt werden. Darüber hinaus gibt es mehrere weitere wichtige Gründe, warum die Personalplanung für eine Organisation von entscheidender Bedeutung ist.

• Es trägt dazu bei, dass die vorhandene Arbeitskraft optimal genutzt wird
• Es unterstützt das Erreichen der strategischen Ziele der Organisation, indem sichergestellt wird, dass die richtige Art von Mitarbeitern eingestellt wird, um die Nachfrage nach Arbeitskräften rechtzeitig zu decken
• Es stellt Informationen bereit, die für die Durchführung anderer HR-Funktionen wie Anwerbung, Auswahl, Beförderung, Schulung und Entwicklung usw. erforderlich sind, und definiert HR-Richtlinien
• Es hilft der Organisation, sich an die Veränderungen im Umfeld anzupassen, die durch Wettbewerb, Technologie, Regierungspolitik usw. verursacht werden, was zu einem Bedarf an neuen Mitarbeitern, neuen Fähigkeiten usw. führen kann.
• Es hilft bei der Ermittlung des Arbeitsbedarfs, der für die erfolgreiche Umsetzung von Expansions- und Diversifizierungsplänen erforderlich ist
• Es hilft auch dabei, Mängel oder Überschüsse an Arbeitskräften zu antizipieren und die notwendigen Schritte zur Bewältigung der Situation zu unternehmen
• Es hilft bei der Entwicklung von Karriereplänen für einzelne Mitarbeiter und bei der Bestimmung des Schulungs- und Entwicklungsbedarfs

4 Schritte im Personalplanungsprozess

Der Personalplanungsprozess besteht aus 4 groben Schritten.

Schritt 1: Identifizieren Sie das aktuelle Personalangebot

Der Planungsprozess beginnt mit der Analyse des aktuellen Arbeitskräftepools. Identifizieren Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Organisation in Bezug auf die Anzahl der Mitarbeiter, deren Fähigkeiten, Erfahrungen, Qualifikationen, Positionen, Leistungsniveaus, Alter, Leistungen, Gehaltsniveaus, gesprochene Sprachen, frühere Beschäftigungen usw.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie diesen Schritt durchführen können.

• Siehe vergangene Leistungsbeurteilungen
• Sammeln Sie Daten aus Ihrem Personalinformationssystem
• Sprechen Sie mit den Abteilungsleitern, um sich ein Bild von den ihnen unterstellten Mitarbeitern zu machen
• Fragen Sie die Mitarbeiter selbst mit einem Fragebogen
• Bringen Sie die Mitarbeiter dazu, sich mit einer SWOT-Analyse selbst einzuschätzen

Wenn Sie eine Fülle von Informationen über aktuelle Mitarbeiter gesammelt haben, übertragen Sie diese in einen Skills-Inventory-Bericht. Unten finden Sie eine visuelle Vorlage für ein Qualifikationsinventar, auf das Sie sich leichter beziehen und das Sie leichter verstehen können.

Schritt 2: Prognostizieren Sie den zukünftigen Bedarf an Humanressourcen

Dieser Schritt erfordert, dass Sie zuerst die zukünftigen Ziele der Organisation verstehen, da sie einen erheblichen Einfluss auf den zukünftigen Personalbedarf haben würden.

Bevor Sie den zukünftigen Bedarf bestimmen, müssen Sie auch Faktoren wie Mitarbeiterfluktuationsraten, Markt- oder Branchentrends, technologische Fortschritte zur Automatisierung von Prozessen, Pensionierungen, Beförderungen, Entlassungen usw. berücksichtigen.

Schritt 3: Analysieren Sie die Lücke zwischen Angebot und Nachfrage nach Arbeitskräften

Nachdem Sie nun geklärt haben, welche Fähigkeiten in Ihrem Inventar vorhanden sind und welche Sie für die Zukunft benötigen, können Sie die bestehenden Lücken deutlich erkennen.

Kann das aktuelle Angebot an Mitarbeitern in der Organisation helfen, zukünftige Anforderungen zu erfüllen?

Müssen Sie Schulungs- und Entwicklungsprogramme anbieten, um die derzeitigen Mitarbeiter zu verbessern, damit sie die Unternehmensziele erreichen?

Wenn dies nicht ausreicht, müssen Sie zukünftig neue Mitarbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten rekrutieren, um den Bedarf an Arbeitskräften zu decken.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Personalplanung die Balance zwischen Nachfrage und Angebot halten.

Schritt 4: Entwickeln und implementieren Sie den Plan, um die Lücken zu schließen

Dann kommt die Entwicklung eines Aktionsplans.

Bei Personalmangel können Sie sich auf die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Schulung bestehender Mitarbeiter, Outsourcing oder abteilungsübergreifende Versetzungen konzentrieren.

Andererseits müssen Sie bei einem Überschuss an Mitarbeitern möglicherweise Entlassungen, freiwillige Pensionspläne, Versetzungen usw. in Betracht ziehen.

Sobald ein Plan erstellt ist, sollte er in die Gesamtstrategie der Organisation integriert werden. Und es ist wichtig, den Plan zu überwachen und seine Wirksamkeit im Laufe der Zeit zu bewerten.

Personalplanungstools

Sie können diese Tools in den verschiedenen Schritten des Personalplanungsprozesses verwenden. Sie können Sie dabei unterstützen, die Fähigkeiten Ihrer derzeitigen Mitarbeiter zu analysieren und den zukünftigen Bedarf zu ermitteln. Die bereitgestellten Vorlagen können online bearbeitet werden; Klicken Sie einfach auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten.

SWOT-Analyse

SWOT steht für Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen. Es kann als Instrument zur Selbsteinschätzung einzelner Mitarbeiter oder als strategisches Instrument zur Bewertung des aktuellen Zustands der Organisation verwendet werden.

Stärken und Schwächen sind die internen Faktoren. Eine Stärke Ihrer Organisation könnte beispielsweise das Vorhandensein von qualifizierten Mitarbeitern sein, eine Schwäche jedoch die unzureichende Anzahl von qualifizierten Mitarbeitern.

Chancen und Risiken sind externe Faktoren. Beispielsweise könnte die Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern auf dem Markt eine große Chance für Sie sein, wenn Sie einstellen. Andererseits könnte Ihr Konkurrent, der Ihre Mitarbeiter mit besseren Gehältern abwerbt, eine Bedrohung für Sie darstellen.

Die SWOT-Analyse ist eines der beliebtesten Tools, die während einer Situationsanalyse verwendet werden. Einige andere Tools zur Situationsanalyse, die Sie für die Personaleinsatzplanung verwenden können, sind in unserem Leitfaden zur Situationsanalyse beschrieben.

Organigramm

Ein Organigramm ist eine visuelle Darstellung der Hierarchie/Struktur einer Organisation. Es hebt auch die Berichtsbeziehungen zwischen Mitarbeitern, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten hervor. In der Personalplanung kann es vielfältig eingesetzt werden,

• Um Informationen über aktuelle Mitarbeiterrollen, Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten, Erfahrungen usw. aufzuzeichnen. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Bildungsabschlüsse und demografische Daten hinzufügen. Dies hilft Ihnen, schnell das richtige Personal für die Stelle zu finden.
• Erstellung einer Roadmap des Personalbedarfs. Sie können Arbeitskräftemangel und -überschuss auch in Ihrem Unternehmensorganigramm markieren.

RACI-Matrix

Dies ist ein Diagramm, das Projektmanager verwenden, um Aufgaben in einem Projekt Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Es hebt hervor, wer während eines Projekts verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert werden sollte.

9 Box-Gitter

Das 9-Kasten-Raster, auch Leistungs-Potenzial-Matrix genannt, findet in der Mitarbeiterentwicklung und Nachfolgeplanung breite Anwendung. Es hilft, Ihre bestehenden Mitarbeiter anhand ihrer aktuellen Leistung und ihrer zukünftigen potenziellen Leistung zu bewerten.

Die Bewertung Ihrer Mitarbeiter mit Hilfe des 9-Kasten-Rasters hilft Ihnen, starke und zurückfallende Mitarbeiter zu identifizieren.

Szenarioplanung

Es gibt viele Szenarien, wie technologische Fortschritte, Naturkatastrophen, politische oder wirtschaftliche Veränderungen, die die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens drastisch verändern könnten. Normalerweise sehen Sie sie vielleicht nicht kommen oder planen sie nicht.

Indem Sie die Szenarioplanung in Ihren strategischen Planungsprozess integrieren, können Sie diese verschiedenen Zukunftsszenarien identifizieren, diskutieren, wie sie sich auf Ihre Organisation auswirken, und Vorkehrungen treffen.

Sie können die Szenarioplanung in die Personalplanung integrieren, indem Sie Szenarien untersuchen, die Ihren sich ändernden zukünftigen Personalbedarf betreffen.

Weitere Informationen zu diesem Tool finden Sie in unserer Ressource zur Szenarioplanung.

Ersatzdiagramm

Dies ist ein Diagramm, das dem Organigramm ähnelt. Es wird verwendet, um potenzielle Kandidaten zu identifizieren, die einen Mitarbeiter ersetzen können, der in den Ruhestand geht, versetzt wird usw. Für jede wichtige Position in einem Unternehmen können individuelle Ersatztabellen zusammen mit potenziellen Ersatzpersonen entwickelt werden.

Irgendwelche Tipps zur Verbesserung der Personalplanung?

In diesem Beitrag haben wir im Grunde alles behandelt, was Sie über die Personalplanung wissen müssen, insbesondere wenn Sie ein Neuling sind. Und wir glauben, dass die bereitgestellten Vorlagen Ihnen helfen werden, Ihr Projekt anzukurbeln.

Sie sind bereits Experte für Personalplanung? Teilen Sie die Tipps zu Tools und Prozessen, auf die Sie schwören, im Kommentarbereich unten.