10 ineffiziente Möglichkeiten, wie Unternehmen ihren Bestand verwalten (und wie man sie vermeidet)

Auf den ersten Blick ist es schwer zu erkennen, wie die Bestandsverwaltung zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt.

Sicher, es ist wichtig – aber wirkt es sich wirklich so stark auf Ihr Endergebnis aus?

Hier ist ein konkretes Beispiel dafür, wie sich eine gute (oder schlechte) Bestandsverwaltung direkt auf den Umsatz auswirkt.

Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 versenden 34 Prozent der Unternehmen zu spät, weil sie Produkte verkaufen, die sie eigentlich gar nicht haben.

Nichts ist für einen Kunden frustrierender als ein Lagerbestandsszenario und nichts schadet der Kundenloyalität und dem Lebenszeitwert mehr.

Darüber hinaus geben 46 Prozent der Lagerhäuser menschliches Versagen als größtes Problem bei der Verwaltung ihrer vorrätigen Produkte an.

Wir schreiben das Jahr 2022 und die Technologie ist zugänglicher und leistungsfähiger als je zuvor. Dennoch machen viele Organisationen grundlegende Fehler, die ihre Ressourcen unnötig belasten.

Umgekehrt kann das Bewusstsein und Verständnis dieser Fehler – gepaart mit dem Willen, sie zu korrigieren, bevor sie zu ernsthaften Problemen eskalieren – das Ergebnis verändern und verbessern.

In diesem Beitrag sprechen wir über eine Handvoll äußerst ineffizienter Möglichkeiten, wie Unternehmen mit ihrem Inventar umgehen und wie sie diese beheben (und vermeiden) können.

Warum ist die Effizienz der Bestandsverwaltung wichtig?

Ein effizientes Bestandsverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, Ihren Bestandsbedarf basierend auf Ihrer Verkaufsaktivität richtig einzuschätzen.

Auf diese Weise können Sie unbesorgt Bestellungen entgegennehmen und Fehlbestände, Überbestände und ungenaue Aufzeichnungen begrenzen.

Darüber hinaus können Sie mit einer ordnungsgemäßen Bestandsverwaltung eingehende oder offene Bestellungen rechtzeitig ausführen und als positives Nebenprodukt den Gewinn steigern.

Im Folgenden sind einige weitere Vorteile einer effizienten Bestandsverwaltung aufgeführt.

Gutes Bestandsmanagement spart Geld

Wenn Sie Ihre Lagerbestände kennen, können Sie feststellen, wie viel Sie haben (und wo Sie es lagern). Auf diese Weise können Sie genügend Lagerbestände halten, um Bestellungen auszuführen, ohne Geld für überschüssige Produkte zu verschwenden.

Neben der Einsparung von Geld bei Ihrem Inventar selbst ergeben sich die wirklichen Einsparungen durch gute Bestandsverwaltungsprozesse aus Einsparungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Wenn Sie ein IMS wie SkuVault verwenden , um redundante Aufgaben zu automatisieren, können Sie Bewegungs- und Zeitverschwendung aus Ihrem Team eliminieren.

Wenn Ihre Logistik reibungslos läuft, steigt Ihr Cashflow

Die richtige Verwaltung Ihres Inventars ermöglicht es Ihnen, Inventar zu kaufen, das sich schnell verkauft, was den Geldfluss in und aus Ihrem Unternehmen verbessert.

Die Bestandseffizienz ist direkt mit der Kundenzufriedenheit verbunden

Kundenzufriedenheit ist für die Führung eines florierenden Unternehmens unerlässlich. Laut einer Salesforce-Studie geben 81 Prozent der zufriedenen Kunden an, dass sie nach einem positiven Kundenerlebnis in Zukunft eher mit Ihrem Unternehmen interagieren werden.

Eine der einfachsten und besten Strategien, um Kunden zur Rückkehr zu bewegen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass sie ihre Bestellungen pünktlich erhalten.

Ich weiß, es ist nicht gerade eine radikale Idee. Aber wenn Sie einen großen E-Commerce-Betrieb mit Dutzenden von beweglichen Teilen skalieren, ist das viel leichter gesagt als getan.

Den Überblick darüber zu behalten, wie Sie Ihr Inventar verwalten, trägt wesentlich zur Verbesserung der Gesamteffizienz Ihres Unternehmens bei – was gut zu unserem nächsten Punkt übergeht.

Wie kommt Effizienz Ihrem Unternehmen zugute?

Es gibt unzählige Vorteile für die Unternehmenseffizienz. Die Effizienz in Ihrem Unternehmen wird beispielsweise:

• Steigern Sie Ihre Produktivität und verbessern Sie gleichzeitig arbeitsintensive Verwaltungsaufgaben.
• Minimieren Sie Ihre Betriebskosten, sodass Sie mehr Reserven für andere geschäftskritische Anforderungen haben.
• Ermöglicht es Ihnen, größere Bestellungen auszuführen, was mehr Umsatz und einen besseren Gewinn bedeutet.
• Ermöglichen Sie es Ihnen, Kundenaufträge schnell auszuführen, ohne Zeitarbeitskräfte einzustellen oder mehr Ausrüstung zu kaufen, um die Nachfrage zu befriedigen.
• Geben Sie Ihnen eine bessere Gelegenheit, Ihr Geschäft zu skalieren und neue Märkte zu erschließen.
• Fördern Sie einen gesunden Wettbewerb, während andere Unternehmen versuchen, mit Ihnen zu konkurrieren.

Ineffiziente Bestandsverwaltungspraktiken

Nachdem Sie nun wissen, warum ein solides Bestandsverwaltungssystem so wichtig ist, gehen wir 11 Fehler durch, die Unternehmen bei der Verwaltung ihres Bestands machen, und wie Sie sie vermeiden können.

Mangel an richtiger Planung

Zur Bestandsverwaltung gehört mehr, als zu prüfen, wie viel Bestand Sie noch haben. Sie müssen auch Ihre Lieferkette, Beschaffung, Lagerung, Zufluss und Rückwärtslogistik (Retouren) verwalten.

Die Bestandsverwaltung ist ein zusammenhängender Prozess, der mehrere Teile umfasst, die nahtlos zusammenpassen müssen.

Wenn ein Teil ins Stocken gerät, bricht der gesamte Prozess zusammen. Das Fehlen einer soliden Bestandsverwaltungsstrategie kann zu Umsatzeinbußen, unnötigen Verzögerungen und beschädigten Lagerbeständen führen, insbesondere in Saisongeschäften.

Beispielsweise kann ein Geschenkeladen, der Waren für die Weihnachtszeit nicht im Voraus bestellt, während einer entscheidenden Verkaufsperiode ohne wichtige Artikel dastehen.

Ein weiterer Planungsfehler besteht darin, ältere oder langsam drehende Produkte nicht zu eliminieren, um Platz für neue Waren zu schaffen.

(Weitere Informationen zum Thema Segmentierung Ihrer SKUs finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden zur ABC-Bestandsanalyse .)

Wie man es repariert

Entwickeln Sie eine robuste Bestandsverwaltungsstrategie, die für Ihr Unternehmen funktioniert, und investieren Sie in eine Softwareplattform, die Ihnen bei der Verwaltung hilft und menschliche Fehler beseitigt. Wenn Sie bereit sind, sehen Sie sich unsere Leitfäden zum folgenden Thema an:

• 10 effektive Bestandsverwaltungspraktiken für den E-Commerce
• Top 8 effiziente Bestandsverwaltungsstrategien zur Kostensenkung
• 15 Top-Techniken und Best Practices für die E-Commerce-Bestandsverwaltung

Fehlkommunikation und schlechte Koordination

Eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung sollte eine kollektive Verantwortung sein. Eine gut geölte Logistikmaschine ist ein wahrhaft symbiotischer Organismus. Fällt ein Stück aus, unterliegt das gesamte Fundament Ihres Unternehmens dem Bullwhip-Effekt .

Sie müssen sich zwischen Lieferanten, Lagerverwaltern, Verkäufern, Spediteuren und so ziemlich allen Personen abstimmen, die in Ihrem Unternehmen mit dem Lagerbestand zu tun haben.

Eine gute Kommunikation zwischen allen Parteien ist absolut notwendig, damit dies funktioniert.

Dennoch werden viele Bestandsverwaltungsteams von Fehlkommunikation und schlechter Koordination geplagt, die von Anbietern und Lieferanten verursacht werden.

Wie man es repariert

Arbeiten Sie mit zuverlässigen Lieferanten und Händlern zusammen. Überprüfen Sie jeden in der Lieferkette, um Konflikte bei der Bestandsverwaltung in Zukunft zu vermeiden. Sie können beispielsweise den Hintergrund eines Lieferanten oder Anbieters recherchieren, um zu sehen, ob er gut zu Ihnen passt, oder sogar nach Referenzen fragen.

Stellen Sie dann Ihre Logistikpipeline visuell dar, von Ihren Lieferanten bis zu Ihren Endverbrauchern. Dieses Diagramm hilft Ihnen, alle Engpässe zu erkennen, die Ihr Unternehmen belasten.

Fehler bei der Bestandsüberwachung

Ein weiterer Fehler, den Unternehmen bei ihrer Bestandsverwaltung machen, besteht darin, die Lagerbestände nicht zu überwachen.

Als Geschäftsinhaber erwarten Sie, dass jeder Beteiligte an Ihren Lagervorgängen seinen Teil dazu beiträgt, nachhaltige Lagerbestände zu gewährleisten.

Das garantiert jedoch nicht, dass keine Probleme auftreten. Und wenn sie es tun, haben Sie möglicherweise nicht die Zeit, die Situation zu retten, bevor sie sich verschlechtert.

Wie man es repariert

Implementieren Sie einen zuverlässigen Bestandsverfolgungs- und -überwachungsprozess. Auf diese Weise erkennen und lösen Sie jeden Prozess zeitnah.

Die Investition in Bestandsverwaltungssoftware ist der beste Weg, um Ihre Lagerbestände zu verfolgen und zu überwachen.

Verlassen Sie sich dabei nicht auf Tabellenkalkulationen oder Papierdiagramme – erinnern Sie sich an die obige Statistik über menschliches Versagen?

Mit einer guten Lösung haben Sie immer einen umfassenden Überblick über Ihren Warenbestand, vom Wareneingang bis zum Point of Sale.

Ungenaue Prognose

Die Fähigkeit, effiziente Bestandsverwaltungsvorgänge durchzuführen, hängt auch davon ab, wie gut Sie Ihre Bestandstrends vorhersagen können.

Die Verwendung ungenauer Daten und Prognosen macht Ihren Plan unwirksam.

Bleiben wir beim Beispiel des Geschenkeladens. Das Geschäft weiß, dass die Weihnachtszeit die Hochsaison ist. Diese Informationen helfen dem Geschäft jedoch nicht bei der Bestimmung, wie viele Produkte es bestellen muss, um die Nachfrage zu befriedigen.

Umgekehrt kann der Shop, wenn er historische Daten basierend auf früheren Weihnachtsverkäufen hat, eine intelligente Schätzung darüber anstellen, wie viel Inventar für die Saison ausreichen wird.

Wie man es repariert

Investieren Sie in eine zuverlässige Daten- und Analyselösung, die Ihnen hilft, genaue Informationen für genaue Prognosen zu sammeln.

Beispielsweise generiert der Replenishment Report von SkuVault einen detaillierten Überblick über die Lagerbestände in einer Vielzahl von Dimensionen. Unabhängig davon, ob Sie online oder offline verkaufen, Ihre Verkaufshistorie aus jedem Kanal wird in einem einzigen Bericht zusammengefasst.

Nicht auf Spielraum für unvorhergesehene Fehler oder Rückschläge backen

Wir alle haben diesen Freund. Sie geben ein Ziel in ihr GPS ein und beginnen ihren Arbeitsweg, um pünktlich zum Beginn eines Termins anzukommen , ohne Zeit für Verkehr, Unfälle oder Straßensperren zu lassen.

Natürlich wissen wir, dass das Leben selten so funktioniert. Selbst mit den besten Plänen geht etwas schief (und in der Welt der Bestandsverwaltung geht ziemlich oft etwas schief).

Unfälle, Naturkatastrophen und Unwetter können Ihre Bestandsoperationen unterbrechen.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die Nachrichten einzuschalten, um ein Beispiel aus dem wirklichen Leben zu sehen. Die Halbleiterknappheit, die um die COVID-19-Sperren herum begann, hat immer noch seismische Auswirkungen auf den Markt.

Schlimmer noch, Sie können diese Unterbrechungen selbst mit den fortschrittlichsten Prognose- und Analyselösungen nicht vorhersagen.

Wie man es repariert

Ihre beste Verteidigung gegen unvorhergesehene und unkontrollierbare Elemente besteht darin, zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen und Margen in alle Ihre Prozesse zu implementieren.

Dies kann eine Versicherung gegen Naturkatastrophen, ein zusätzliches Produkt für Entlassungen oder mehrere Hersteller und Lieferanten bedeuten, die im Falle eines Logistikausfalls als Entlassungen fungieren können.

Bei Bestandsprüfungen nicht auf dem Laufenden bleiben

Nur wenige Unternehmen überprüfen täglich ihre Bestände. Willkürliche oder seltene Bestandsprüfungen können zu erheblichen Gewinnverlusten führen, wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen Waren führen.

Es muss aber nicht so sein.

Wie man es repariert

Planen Sie häufige Bestandsprüfungen, um Verluste zu minimieren und die Effizienz Ihres Betriebs zu steigern. Eine regelmäßige Bestandsaufnahme ermöglicht es Ihnen, eine Abweichung zu erkennen, bevor sie außer Kontrolle gerät.

Neben der Reduzierung von Verlusten erhöhen regelmäßige Bestandskontrollen die Sichtbarkeit und Klarheit Ihrer Lagerbestände.

Bestandsprüfungen haben einen schlechten Ruf, aber sie müssen nicht der Stoff für Alpträume sein. Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Bestandsprüfung an, um tiefer zu gehen.

Verlassen Sie sich auf die manuelle Datenerfassung

Das lässt sich nicht so einfach sagen – Sie verlieren Geld, wenn Sie immer noch Excel-Tabellen oder Stift und Papier verwenden, um den Bestand zu verfolgen.

Manuelle Dokumentation ist arbeitsintensiv, langsam und unglaublich fehleranfällig. Darüber hinaus verschwendet es die Ressourcen Ihres Unternehmens und hält Ihre Mitarbeiter davon ab, sich auf andere Bereiche zu konzentrieren, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen können.

Ganz zu schweigen davon, dass das Abgleichen von Bestandsdaten in einem einzigen Repository ernsthaft mühsam ist und viel manuelle Arbeit erfordert – Arbeit, mit der Sie wahrscheinlich nicht Ihre Zeit verschwenden (oder für die Sie bezahlen möchten).

Wie man es repariert

Automatisierung und Technik sind hier Ihre Freunde.

Sie können erhebliche Geldbeträge sparen, indem Sie in eine Cloud-basierte Bestandsverwaltungssoftware investieren , die das Scannen von Barcodes, Bestandsmengen und Verkaufsinformationen automatisiert.

Single Points of Failure und Wissenssilos

Die meisten Unternehmen, die Automatisierung zur Verwaltung ihres Inventars einsetzen, stehen vor einem gemeinsamen Problem – einem Mangel an Wissen darüber, wie sie diese Automatisierungstools tatsächlich nutzen können.

Dies führt zu verspäteten Bestellungen und verspäteten Lieferungen, wenn nur ein oder zwei Personen wissen, wie das System zu bedienen ist.

In der Systemtheorie wird dies als „Single Point of Failure“ bezeichnet. Mit anderen Worten, wenn einer dieser Mitarbeiter geht, geht das gesamte Wissen mit ihm.

Sie müssen die Teile aufsammeln und sich beeilen, um Bestellungen pünktlich zu erhalten. Was sich natürlich direkt auf den Umsatz, die Kundenakquise und den Lebenszeitwert auswirkt.

Laut einer Umfrage kaufen 69 Prozent der Kunden in Zukunft weniger bei Ihnen, wenn Sie ihre Bestellung um zwei Tage nach dem versprochenen Liefertermin verschieben.

Und wenn Sie der Meinung sind, dass es einfach ist, diese Kunden zu ersetzen, möchten Sie vielleicht wissen, dass die Kosten für die Gewinnung eines neuen Kunden 25-mal höher sind als für die Bindung eines bestehenden Kunden .

Wie man es repariert

Schulen Sie Ihr gesamtes Team frühzeitig und häufig in Ihren Bestandsverwaltungsprozessen. Und tun Sie sich selbst einen Gefallen – wählen Sie eine Lösung mit einfacher Lernkurve.

Ineffiziente Lagerverfahren

Die Bestandsverwaltung ist eine dieser Disziplinen, die zu gleichen Teilen geistig und körperlich ist. So viel Planung geht in die richtige Bestandsverwaltung, und doch kommt der Gummi auf dem Lagerboden wirklich gut an.

Es ist nicht ungewöhnlich, Lagerleiter zu finden, die nicht wissen, wie man Bestände effizient verwaltet.

Dies kann sich in einem ineffizienten Lagerlayout, unpraktischen Kommissionier- und Verpackungsverfahren oder unsicheren Arbeitsbedingungen äußern.

Wie man es repariert

Streben Sie nach kleinen, schrittweisen Verbesserungen der Effizienz in Ihrem Lager. So können Sie beispielsweise Schnelldreher kennzeichnen und in der Nähe des Versandbereichs platzieren.

Darüber hinaus können Sie hochwertige Produkte in gut sichtbaren Lagerbereichen in Ihrem Lager lagern, um Diebstahl zu reduzieren.

Wir wissen, dass im Lager jede Sekunde zählt. Aus diesem Grund haben wir intelligente Kommissionierpfade in SkuVault eingebaut, die Lagerarbeitern zeigen, wie Produkte am effizientesten kommissioniert werden (und wo genau sie zu finden sind).

Überfüllung Ihres Lagers

Je mehr Ware Sie haben, desto mehr Platz benötigen Sie. Dies ist möglicherweise nicht gut für das Geschäft, insbesondere wenn Ihr Lager gemietet ist (oder Sie verderbliche Produkte haben).

Darüber hinaus kostet es mehr, umfassende Bestandsprüfungen und -kontrollen durchzuführen, wenn Sie einen großen Bestand haben, was Sie möglicherweise dazu zwingt, Hilfspersonal für die Arbeit in Ihrem Lager einzustellen.

Darüber hinaus riskieren Sie durch Überbevorratung, tote Lagerbestände zu halten, entweder weil Sie sie nicht verkaufen können oder weil sie verderben (im Falle einiger Verbrauchsmaterialien).

Erinnern Sie sich an Zappelspinner? Dieser Trend starb genauso schnell, wie er gekommen war, und hinterließ zweifellos mehrere ambitionierte E-Commerce-Unternehmen, die mit einem unverkäuflichen Bestand belastet waren.

Schließlich binden Sie mit überschüssigem Lagerbestand Kapital, was Ihre Geschäftsentscheidungen beeinträchtigen kann, insbesondere wenn Sie mit knappen Budgets oder geringen Gewinnspannen arbeiten.

Wie man es repariert

Während ein ausreichender Lagerbestand für die Schaffung eines positiven Kundenerlebnisses unerlässlich ist, entscheiden Sie, ob das Mitführen überschüssiger Waren sinnvoll ist. Wenn dies nicht der Fall ist, bestimmen Sie, was „zu viel“ oder „zu wenig“ ist, und finden Sie ein Gleichgewicht.

Um Ihre idealen Bestandsmengen zu ermitteln, lesen Sie zunächst unseren Leitfaden zur Berechnung der Formel für den durchschnittlichen Bestand .

Dann können Sie diesen Beitrag über den Wert einer intelligenten Bestandsreduzierung lesen.

Das Endergebnis

Ein gutes Bestandsmanagement umfasst eine Vielzahl miteinander verbundener Disziplinen und wirkt sich direkt auf den Umsatz und die Kundenzufriedenheit aus.

Der Versuch, den Bestand mit manuellen Prozessen zu verwalten, ist ein Rezept für verschwendetes Geld und unzufriedene Kunden.

Die Nutzung eines Bestandsverwaltungssystems (IMS) wie SkuVault zur Verwaltung Ihres Bestands hilft Ihnen:

• Überwachen und konsolidieren Sie Bestands- und Verkaufskennzahlen über alle Kanäle hinweg
• Auftragstrends prognostizieren
• Erstellen Sie papierlose Kommissionierlisten, die den Lagerverkehr verbessern und Verschwendung vermeiden

Aber am wichtigsten ist, dass SkuVault – zusammen mit einer guten Bestandsverwaltungsstrategie – Ihnen hilft, die in diesem Beitrag hervorgehobenen Fehler zu vermeiden.

SkuVault hilft Ihnen, an Ihrem Unternehmen und nicht in Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Wir würden Ihnen gerne zeigen, wie Sie zum E-Commerce oder zum bestandsbasierten Geschäft aufsteigen können – klicken Sie auf die Schaltfläche auf dieser Seite, um eine Live-Demo zu vereinbaren.