Welche Rolle spielen Informationssysteme im Personalmanagement?

Personalinformationssysteme sind ein effektives Werkzeug, das von der überwiegenden Mehrheit moderner Organisationen verwendet wird. Im Zeitalter der modernen Technik ist das HR-Management ohne IT-Unterstützung nicht mehr wegzudenken. Inwieweit diese Systeme an eine Organisation angepasst sind, hängt von ihrer Größe, der Komplexität ihrer Prozesse, ihrer Herangehensweise an den Einsatz moderner Tools sowie ihren Ressourcen und ihrem Kapital ab. Die Implementierung von IT-Systemen oder die Modernisierung bestehender Systeme erfordert nicht nur finanziellen Aufwand, sondern auch organisatorische, personelle und mentale Veränderungen sowie die Kenntnis des Programms. Bevor Sie sich für die Implementierung einer solchen Software entscheiden, sollten Sie daher die erforderlichen Änderungen analysieren und vorbereiten.

Informationssysteme im Personalmanagement – ​​Inhaltsverzeichnis:

1. Elemente von Informationssystemen
2. Usability von Informationssystemen im HRM
3. Vorteile der Nutzung von Informationssystemen
4. Zusammenfassung

Elemente von Informationssystemen

Ein Informationssystem ist ein Teil der Informationstechnologie (IT), der Computerwerkzeuge verwendet. Damit ein System als IT bezeichnet werden kann, muss es aus Computerhardware, Software, Telekommunikation und Mitarbeitern bestehen.

Hardware ist eine Gesamtheit technischer Einrichtungen, die das Senden, Empfangen und Verarbeiten von Informationen ermöglicht. Hardware besteht aus Geräten wie Eingabegeräten (Tastatur, Lesegeräte, Maus), Ausgabegeräten (Monitore, Drucker, Scanner), Prozessoren und Speicher. Durch die rasante Entwicklung moderner IT-Lösungen verändert sich Hardware ständig und veraltet sehr schnell. Die bequemste und beliebteste Hardware, die in der Personalverwaltung verwendet wird, ist ein Personal Computer (Laptop) und ein Smartphone.

Software ist eine Sammlung von Programmen, Anweisungen, implementierten Schnittstellen und integrierten Daten , die die Verarbeitung von Daten für den vom Benutzer angegebenen Zweck ermöglicht. Mithilfe der Software werden grundlegende Tools wie verschiedene Datenbanken erstellt, die als Sammlungen zusammenhängender Daten fungieren. Die Mitarbeiterdatenbank enthält alle Informationen über Mitarbeiter, die Modelldatenbank ermöglicht die Simulation der Folgen von Entscheidungen und die Bewertung von Mitarbeitern. Die Wissensbasis wiederum ermöglicht das Wissensmanagement, die Untersuchung des Mitarbeiterverhaltens und die Implementierung von Schulungsprogrammen.

Bei der Telekommunikation geht es darum, die Arbeit mehrerer Computer und Terminals zu verbinden. Computer können auf regionaler, nationaler oder globaler Ebene verbunden werden. Mit einer solchen Lösung können Sie virtuelle Organisationen erstellen und Remote-Arbeit implementieren. Die Telekommunikation funktioniert auf Basis von Telefon-, Glasfaser-, aber auch Funk- und sogar Satellitennetzen.

Mitarbeiter sind das wichtigste und wertvollste Element des Informationssystems. Das Personal, das das System betreibt, besteht aus Programmierern, Architekten, Managern und Benutzern. Damit das System effektiv funktioniert, ist es notwendig, Mitarbeiter zu schulen und an neue Aufgaben heranzuführen. Kleine Unternehmen nutzen in der Regel externen technischen Support. Die größeren beschäftigen IT-Spezialisten, die den Betrieb und die laufende Modernisierung des Systems überwachen.

Usability von Informationssystemen im HRM

Bevor Sie sich entscheiden, ein Informationssystem zu verwenden, führen Sie eine Analyse der Organisation und insbesondere der Bedürfnisse der Mitarbeiter durch, die für die Personalpolitik verantwortlich sind. Beantworten Sie die Frage, ob und inwieweit das System ihre Arbeit erleichtert und ob die durchgeführten Aktivitäten effektiver sind. Hilfreich ist auch eine Wirtschaftlichkeitsberechnung für eine konkrete Situation. Es sei daran erinnert, dass die Nützlichkeit von Informationssystemen von der Rolle und dem Platz der Personalverwaltungsabteilung in der Unternehmensstruktur abhängt.

Vorteile der Nutzung von Informationssystemen

Auf dem Markt erhältliche Personalinformationssysteme unterscheiden sich in der Funktionalität. Es sind jedoch ihre einzigartigen Merkmale, die ihre Implementierung und Verwendung beeinflussen. Die ordnungsgemäße Implementierung von HRIS hat mehrere messbare Vorteile, wie z

• Ersparnisse. Der Return on Investment ist langfristig, aber nach einiger Zeit sind die finanziellen Ergebnisse der Systemimplementierung sichtbar. Das zentralisierte System ermöglicht es, kleinere Prozesse in einen zu integrieren, was zu einer erheblichen Steigerung der Arbeitseffizienz führt. Das Weiterbildungsmodul reduziert die mit der Organisation der Ausbildung verbundenen logistischen Kosten.
• Verbesserte Kommunikation . Die zentralisierte Datenbank reduziert das sogenannte „Kommunikationsrauschen“, indem sie einen unveränderlichen Satz von Informationen für alle Mitarbeiter in der Organisation bereitstellt. Die Reduzierung von Fehlern, die durch das Arbeiten mit falschen Daten verursacht werden, reduziert auch die Kosten und eliminiert Fehlentscheidungen.
• Analysieren und berichten. Die Zusammenstellungs-, Sortier- und Interpretationsfunktionen ermöglichen eine einfache und schnelle Analyse der Daten, und die gewonnenen Informationen sind fehlerfrei. Der schnelle Zugriff auf Berichte ermöglicht es Managern, genauere Personalentscheidungen zu treffen.
• Gestiegene Produktivität. Die Funktionen des Systems optimieren die Arbeit, beispielsweise bei der Erfassung von Stempelkarten oder der Analyse von Mitarbeiterbindung und -fluktuation. Fortschrittliche Informationssysteme automatisieren die mühsamsten Aufgaben.

Informationssysteme – Zusammenfassung

Besonders wichtig sind Informationen für das Personalmanagement, die im Informationssystem verarbeitet werden. Dank dieser spezifischen Wissensbasis ist es möglich, Personal durch angemessene Planung, Organisation, Führung und Kontrolle effektiv zu steuern.

Informationen über die Organisation und ihr Umfeld bestimmen die richtigen Personalentscheidungen. Die zunehmende Zahl von Personalmanagementproblemen in letzter Zeit macht die Implementierung eines IT-Managementsystems zu einer der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg in diesem Bereich. Die richtige Nutzung des Systems kann einer der wichtigsten Faktoren sein, die zum Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens führen.

Lesen Sie auch: Arten von HRIS-Software.

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, werden Sie Teil unserer fleißigen Bienen-Community auf Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autorin: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Entwicklung zu mobilisieren.

Alle Beiträge anzeigen