Bestandsverwaltung Excel: Vor-, Nachteile und Tipps

Viele Menschen haben eine Hassliebe zu Excel, der leistungsstarken Tabellenkalkulationssoftware von Microsoft.

Dennoch kann niemand seine Fähigkeiten als Grundnahrungsmittel in fast jeder Branche leugnen, insbesondere bei mittelständischen E-Commerce-Unternehmen, die nach einer schnellen Möglichkeit zur Bestandsverfolgung suchen.

Mittelständische Unternehmen befinden sich oft in einer schwierigen Situation. Sie sind zu groß für die manuelle Bestandsverfolgung, aber nicht bereit für eine vollwertige Bestandsverwaltungssoftware.

Als ideale Brücke zwischen diesen Optionen dient Microsoft Excel.

Setzen Sie die Strategien in diesem Beitrag um und erleben Sie, wie Ihre Bestandsverwaltung neue Höhen erreicht (sehen Sie, was wir dort gemacht haben).

Lass uns eintauchen.

So führen Sie die Bestandsverwaltung in Excel durch

Das Schöne an Excel ist seine Flexibilität. Sie können Ihre Bestandsverfolgung so einfach oder komplex gestalten, wie Sie es benötigen.

Sie können mit etwas so Grundlegendem wie Artikelmengen beginnen oder ein umfangreiches System mit mehreren Tabellenkalkulationen mit automatisierten Berechnungen, detaillierten Produktspezifikationen, Lieferkettenverfolgung, Verkaufsanalysen und prädiktiven Nachbestellpunkten aufbauen.

Sie können auch die Rechenfunktionen von Excel nutzen, um kritische Kennzahlen wie Lagerbestand, Einkaufskosten, Lagerwert und Nachbestellungsmenge zu verfolgen.

Allerdings wird der Aufbau von Grund auf viel Arbeit erfordern. Aus diesem Grund empfehlen wir, zunächst Vorlagen für die Bestandsverwaltung zu verwenden (insbesondere, wenn Sie nicht über Excel-Kenntnisse verfügen).

Erstellen (oder Ausleihen) einer Tabelle zur Bestandsverwaltung

Wenn Sie bereit sind, Excel als Bestandsverwaltungstool auszuprobieren, besteht der nächste Schritt darin, die richtige Tabelle für Sie zu finden.

Die gute Nachricht ist, dass Sie Optionen haben. Egal, ob Sie Ihre eigene Lösung von Grund auf erstellen oder eine perfekte Vorlage finden möchten, die Lösungen, die Sie brauchen, sind da.

Hier sind einige Optionen:

Erstellen Sie Ihre eigene Tabelle

Wenn Sie bereits ein Tabellenkalkulationsexperte sind, ist es eine praktikable Option, Ihr Blatt von Grund auf neu zu erstellen. Die Aussicht, es selbst zu bauen, mag für Sie sogar lustig klingen (kein Urteil, versprochen).

Wenn Sie diesen Ansatz wählen, erhalten Sie genau das, was Sie wollen und brauchen, da Sie ihn an Ihre spezifischen Inventarherausforderungen anpassen können.

Der Zeitaufwand wird durch die Vorteile einer Tabellenkalkulation, die den Bestandsverwaltungsanforderungen Ihres Unternehmens entspricht, zunichte gemacht.

Das Erstellen einer Excel-Tabelle von Grund auf kann jedoch sehr zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie mit der Logik und den Formeln von Excel nicht vertraut sind. Für Unternehmer, die ohnehin kaum über Wasser bleiben können, kommt dies möglicherweise nicht in Frage.

Außerdem können Ihre Excel-Kenntnisse ein limitierender Faktor dafür sein, was Sie mit Ihrer Tabellenkalkulation erreichen können.

Schließlich weiß man nicht, was man nicht weiß.

Wenn Sie die Funktionalität von Excel nicht verstehen, erkennen Sie möglicherweise nicht, dass es effizientere Lösungen für Ihre Herausforderungen bei der Bestandsverfolgung gibt.

Eine hervorragende Anleitung finden Sie in diesem Tutorial:

Verwenden Sie eine kostenlose Vorlage von Microsoft

Wenn Ihnen die Erstellung einer Excel-Bestandsverwaltungstabelle von Grund auf zu schwer erscheint (oder Sie Ihre Zeit nicht optimal nutzen können), können Sie sich immer für eine Excel-Bestandsvorlage entscheiden – und es gibt viele tolle davon.

Microsoft bietet zahlreiche Excel-Vorlagen für die unterschiedlichsten Bedürfnisse. Wenn Sie Excel öffnen und nach „Inventar“ suchen, finden Sie vorgefertigte Beispiele, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Sie können auch in der offiziellen Vorlagenbibliothek von Microsoft nachsehen, was möglich ist.

Diese kostenlose Vorlage ist eine unserer Favoriten. Sie verwaltet nicht nur die Lagerbestände, sondern dient auch als Vorlage zur Bestandskontrolle und verwendet Formeln, um Sie an bevorstehende Nachbestellpunkte zu erinnern.

Suchen Sie nach einer Bestandsverwaltungsvorlage eines Drittanbieters

Wenn Sie in der Excel-Vorlagensammlung nicht finden, was Sie suchen, geraten Sie nicht in Panik. Es gibt online eine ganze Welt benutzergenerierter Vorlagen.

Diese Website bietet beispielsweise mehrere Inventarvorlagen für Bestellungen, Produktlisten, die Verfolgung von Inventardaten und mehr.

Diese Tabellenkalkulationen sind oft komplexer als ihre kostenlosen Gegenstücke. Viele bieten eine Funktionalität, die mit Bestandsverwaltungssoftware in der Kategorie Bestandsverwaltung vergleichbar ist, nur ohne einige der Hauptfunktionen dieser Programme.

HINWEIS: Wenn Sie lieber mit Google Sheets arbeiten, können Sie viele dieser Vorlagen auf beiden Plattformen verwenden. Es gibt auch viele Inventarverfolgungsvorlagen, die speziell für Tabellen erstellt wurden.

Vor- und Nachteile einer Excel-Inventartabelle

Bevor wir diesen Abschnitt abschließen, nehmen wir uns einen Moment Zeit, um die Vor- und Nachteile der Verwendung von Excel für die Bestandsverwaltung zu besprechen.

VORTEILE

KOSTEN

Da sowohl in Excel als auch online kostenlose Optionen verfügbar sind, ist es nicht schwer, eine Bestandsverwaltungsvorlage zu erstellen, ohne Ihr Budget zu sprengen.

Die meisten kleinen Unternehmen arbeiten mit geringen Margen und geringen Gewinnen (insbesondere am Anfang). Excel kann Ihnen dabei helfen, Ihren Bestand zu verwalten, ohne Ihr Budget zu sprengen.

ANPASSUNG

Eines der Dinge, die Excel-Befürworter an der Software lieben, ist, dass man (mit genügend Intelligenz und Schweiß) die Software dazu bringen kann, fast alles zu tun.

Diese Anpassungsstufe bedeutet, dass Unternehmen ein Tool zur Bestandsverfolgung erstellen können, das vollständig auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, vermutlich ohne größere Kompromisse einzugehen.

GEMEINSCHAFT

Excel-Tabellen lassen sich problemlos mit anderen Teammitgliedern in Ihrem Unternehmen teilen. Sie können sie über Dropbox und andere Plattformen teilen, in der Cloud speichern, Google Sheets verwenden usw.

Dies bedeutet, dass Teammitglieder jederzeit und überall auf Ihre Tabelle zugreifen können.

Natürlich ist keine Lösung zu 100 % perfekt, und Excel bildet da keine Ausnahme. Hier sind einige der Nachteile, die Sie kennen sollten, bevor Sie diese Lösung für Ihre Anforderungen an die Bestandsverwaltung auswählen.

Nachteile

KOMPLIKATIONEN

Die meisten Excel-Tabellen beginnen als überschaubare Dokumente.

Wenn jedoch Ihr Unternehmen und Ihr Lagerbestand wachsen, wachsen auch Ihre Tabellenkalkulationen.

Wir haben alle die unhandlichen Tabellenkalkulationen gesehen, die oben mehr als 100 Spalten und Tausende von Zellen in der Tiefe enthalten.

Diese Blätter sind wahr gewordene Albträume, Dokumente, die Ihren Computer jedes Mal verstopfen können, wenn Sie versuchen, sie zu laden.

Aufblähungen sind ein Problem, mit dem sich jeder, der Excel für die Bestandsverwaltung verwendet, irgendwann auseinandersetzen muss. Früher oder später werden die Tabellen zu groß, um noch nützlich zu sein.

ZEIT

Das Erstellen einer Tabelle, das Eingeben von Formeln und das Hinzufügen von Daten nehmen Zeit in Anspruch. Die Pflege der Tabellenkalkulation ist ein weiterer Zeitfresser. All diese Stunden summieren sich.

Bestandsverwaltungssoftware automatisiert viele Lagerverwaltungsprozesse für ihre Benutzer nach der ersten Softwareeinführung. Excel erfordert einen praxisorientierteren Ansatz.

Es wird Zeiten geben, in denen diese Stunden besser woanders verbracht werden könnten.

DATEN

Wenn Sie jemals an einer riesigen Tabellenkalkulation gearbeitet haben, bei der mehrere Personen die Möglichkeit hatten, das Dokument zu ändern, dann haben Sie wahrscheinlich einen Datenverlust erlebt.

Unfälle passieren, Menschen machen Fehler und Tabellenkalkulationen können komplizierte Dinge sein. Das Problem mit Excel besteht darin, dass es manchmal, wenn solche Fehler auftreten, keine einfache Möglichkeit gibt, sie rückgängig zu machen.

Dies kann Ihre Daten durcheinander bringen. Manchmal merkt man es erst viel später.

FEHLER

Im Gegensatz zu Inventursoftware, die Barcode- und RFID-Scans in Echtzeit aktualisiert, sodass Ihre Inventurzahlen auf die Sekunde genau sind, erfordert Excel einen hohen manuellen Aufwand in Form der Dateneingabe.

Und wie jeder, der mit der Dateneingabe arbeitet, weiß, ist menschliches Versagen eine sehr reale Sache.

Da bei der Verwendung von Excel stets ein menschlicher Faktor beteiligt ist, sind Bestandsfehler bei diesem Ansatz wahrscheinlicher als bei Bestandsverwaltungssoftware.

KEIN ECHTZEIT-TRACKING

Wir haben dies im vorherigen Punkt angesprochen, aber es lohnt sich, es hier zu wiederholen. Excel erfordert die Eingabe menschlicher Daten in die Tabelle zur Bestandsverfolgung.

Das bedeutet, dass das Blatt nur dann aktualisiert wird, wenn sich jemand die Zeit nimmt, das Dokument zu ändern. Dies kann zu Problemen führen.

Eine Bestandsverwaltungssoftware aktualisiert Ihren Lagerbestand in Echtzeit, ohne dass eine Dateneingabe erforderlich ist. Die Software verfolgt die Aktion jedes Mal, wenn ein Barcode oder RFID gescannt wird. So sind Sie stets über Ihre Lagerbestände auf dem Laufenden. Es reduziert auch das Risiko von Inventurfehlern.

Dies wird als Perpetual Inventory System bezeichnet und ist eine der besten Möglichkeiten für inventurbasierte Unternehmen, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Tipps für den Erfolg mit der Excel-Bestandsverwaltung

Wenn Sie Excel für Ihre Bestandsverwaltungsanforderungen verwenden, gibt es Möglichkeiten, viele der im vorherigen Abschnitt aufgeführten Nachteile zu überwinden.

Excel erfordert mehr praktische Wartung als Bestandsverwaltungssoftware, aber Sie können dafür sorgen, dass es funktioniert, indem Sie einige grundlegende Best Practices implementieren.

Hier sind einige der häufigsten, die es zu verfolgen gilt.

Täglich prüfen

Wir haben besprochen, dass menschliches Versagen bei Excel-Tabellen ein echtes Problem darstellt. Eine Möglichkeit, diesem Problem entgegenzuwirken, ist die Durchführung täglicher Audits.

Durch regelmäßige Audits können Sie Probleme erkennen, bevor sie sich mit der Zeit verschlimmern.

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können tägliche Audits ein unrealistisches Unterfangen sein. Wenn dies der Fall ist, ziehen Sie Zykluszählungen in Betracht, bei denen Sie Ihre physischen Zahlen abwechselnd mit Ihren Tabellenkalkulationszahlen vergleichen.

Eine andere Lösung besteht darin, Ihren Lagerbestand auf Papier und in einer Tabelle zu verfolgen.

Das scheint doppelte Arbeit zu sein (weil es so ist), aber Sie erhalten dadurch eine tägliche Zählung, die Sie mit Ihrer Tabelle vergleichen und Abweichungen erkennen können.

Der Schlüssel hier ist, dass es wichtig ist, Probleme frühzeitig zu erkennen. Wenn die Zählungen über längere Zeiträume hinweg ausbleiben, nehmen die Probleme zu und verschlimmern sich.

Sofort aktualisieren

Eine der größten Ursachen für menschliches Versagen bei Excel-Tabellen entsteht, wenn es bei der Aktualisierung der Tabelle zu Verzögerungen kommt.

Hier ist ein Szenario, in dem dies passiert.

Aus irgendeinem Grund hat Ihr Lagerverwalter ein Problem, das ihn daran hindert, das Blatt zu ändern, wenn sich der Lagerbestand verschiebt.

Sie bemerken die Änderungen, aber es findet Arbeit statt und diese Änderungen werden vergessen. Jetzt ist Ihr Inventar deaktiviert. Dieser Inventarfehler kann lange bestehen bleiben, wenn Sie keine täglichen Prüfungen durchführen.

Es könnten noch mehr Fehler vorliegen. Das nächste, was Sie bemerken, ist, dass Ihr gesamtes Inventar falsch ist.

Der Schlüssel zur Vermeidung dieser Fehler besteht darin, Ihre Excel-Tabelle sofort zu aktualisieren, wenn eine Bestandsänderung auftritt.

Wir wissen, dass die Arbeit hektisch und herausfordernd sein kann, aber Fehler bei der Bestandsaufnahme machen die Arbeit noch hektischer und herausfordernder. Es ist besser, die Arbeit jetzt zu erledigen und die Probleme später zu vermeiden.

Speichern Sie Backups in der Cloud

Ihr Excel-Inventarblatt ist eines der wichtigsten Dokumente in Ihrem Unternehmen. Daher müssen Sie sicherstellen, dass ein Backup erstellt wird. Wie bereits erwähnt, passieren Excel-Fehler und manchmal gehen wichtige Daten verloren.

Indem Sie regelmäßig Cloud-Backups durchführen, können Sie die Auswirkungen dieser Fehler verringern, indem Sie sicherstellen, dass Sie im Falle einer unerwarteten Katastrophe über eine aktuelle Kopie verfügen, auf die Sie zurückgreifen können.

Sei vorbereitet. Fehler werden passieren.

Konsolidieren Sie Daten für die monatliche Berichterstattung

Einer der großen Mängel von Excel besteht darin, dass es die Analyse historischer Daten zu einer Herausforderung macht. Wir können diesem Problem entgegenwirken, indem wir sicherstellen, dass Sie Ihre Daten regelmäßig konsolidieren, um die Berichterstellung zu erleichtern.

Indem Sie die Informationen aus Ihrer Excel-Tabelle übernehmen und in andere Formate (Diagramme, Tabellen, Grafiken usw.) übertragen, können Sie Trends und Probleme im Laufe der Zeit erkennen. Dies kann sich positiv auf Ihr Endergebnis auswirken.

Überprüfen Sie Daten und Ergebnisse

Daten sind großartig, aber sie nützen nichts, wenn Sie Daten sammeln und sie nicht für Entscheidungen nutzen.

Mit einer Excel-Tabelle stehen Ihnen zahlreiche Daten zur Verfügung (und wenn Sie den letzten Punkt befolgen, haben Sie diese Daten in leicht verständlichen Formaten zusammengestellt). Nutzen Sie diese Informationen als Grundlage für Ihre Entscheidungsfindung und Prognoseergebnisse.

Eines der Ziele der Bestandsverwaltung besteht darin, Trends und Ergebnisse vorhersagen zu können. Nutzen Sie diese Informationen, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen.

Upgraden Sie bei Bedarf auf eine SaaS-Lösung

Excel kann eine hervorragende Brücke zwischen Handinventur und Bestandsverwaltungssoftware sein. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, wird der Tag kommen, an dem Excel als Bestandsverwaltungstool nicht mehr brauchbar ist.

Obwohl die Bestandsverwaltung über eine Reihe von Tabellenkalkulationen durchaus möglich ist, handelt es sich dabei nicht um den am besten skalierbaren (oder einfachsten) Bestandsverwaltungsprozess.

Microsoft Excel ist leistungsstark (insbesondere in Kombination mit vorgefertigten Excel-Vorlagen), aber letztendlich ist es immer noch nur ein allgemeines Programm, das für viele Anwendungen entwickelt wurde.

Außerdem ist ein Excel-Dokument oft nicht dynamisch; es erfordert ständige Wartung.

Als neues Kleinunternehmen kann dies akzeptabel sein. Wenn Sie jedoch wachsen und Ihre Lagerbestandsprozesse rationalisieren möchten, ist ein Upgrade auf eine spezielle Lagerverwaltungssoftware unerlässlich.

Wenn dieser Tag gekommen ist, wissen Sie, dass es Softwarelösungen gibt, die Ihnen dabei helfen, Ihre Bestandsverwaltung auf die nächste Stufe zu heben. Noch besser ist, dass viele dieser Lösungen ein Maß an Funktionalität bieten, von dem Sie bei Tabellenkalkulationen nur träumen können.

Warten Sie nicht, wenn Ihre Zeit mit Excel zu Ende geht. Nehmen Sie den nächsten Schritt an. Veränderungen können beängstigend sein, aber die richtige Bestandsverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, neue Höhen zu erreichen.

Sofortige Bestandstransparenz

Implementieren Sie ein IMS, um eine bessere Bestandskontrolle und weniger kostspielige Fehllieferungen zu erreichen.

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Abschließende Gedanken

Excel ist vielleicht nicht jedermanns Lieblingssoftware, aber seine Vielseitigkeit lässt sich kaum leugnen.

Wenn Sie ein mittelständisches Unternehmen sind, das über die manuelle Bestandsverfolgung hinausgewachsen ist, aber noch nicht ganz bereit ist, in die Welt der Bestandsverwaltungssoftware einzutauchen, dann ist Excel eine legitime Lösung.

Egal, ob Sie Ihre eigene individuelle Inventartabelle erstellen oder eine Vorlage herunterladen möchten, hier finden Sie Lösungen, die jeden Bedarf erfüllen. Sie müssen lediglich entscheiden, was Sie benötigen, und die beste Excel-Tabelle finden.

Wie jedes System ist Excel nicht perfekt. Wenn Sie die Best Practices in diesem Artikel befolgen, können Sie potenzielle Fallstricke vermeiden und gleichzeitig die Kontrolle über Ihren Bestand behalten.

Und wenn Sie bereit sind, Ihre Bestandsverwaltungsprozesse auf die nächste Stufe zu heben, sollten Sie die Investition in eine dedizierte Plattform wie SkuVault in Betracht ziehen. Vertraue uns; Die Zeit-, Effizienz- und Kosteneinsparungen werden sich lohnen.

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