Zahlungsbedingungen für Rechnungen

Als Unternehmer können Sie die Zahlungsbedingungen selbst bestimmen. Es gibt jedoch einige Regeln, die Sie beim Einstellen beachten müssen. Wenn Sie vergessen, eine Zahlungsfrist auf Ihrer Rechnung anzugeben, muss der Empfänger eines solchen Dokuments diese je nach Land, in dem Sie Ihr Unternehmen betreiben, innerhalb einer gesetzlichen Frist bezahlen. Daher ist es am besten, es anzugeben. Was sind die gängigsten Zahlungsbedingungen? Gibt es Einschränkungen? Mehr dazu erfahren Sie im folgenden Artikel.

Zahlungsbedingungen für Rechnungen – Inhaltsverzeichnis:

1. Gemeinsame Zahlungsbedingungen
2. Warum ist es sinnvoll, zu Beginn der Zusammenarbeit eine Zahlungsfrist festzulegen?
3. Warum brauchen große Unternehmen längere Zahlungsziele?
4. Warum beeinträchtigen lange Zahlungsziele Ihr Geschäft?
5. Wie können Sie Ihre Auftragnehmer ermutigen, ihre Rechnungen schnell zu bezahlen?

Gemeinsame Zahlungsbedingungen

Sie haben zwar viel Flexibilität bei der Festlegung von Zahlungsbedingungen für Ihre Rechnungen, aber es lohnt sich zu prüfen, wie andere es tun. Welche Zahlungsfristen sind in der Praxis am häufigsten? Hier sind die beliebtesten:

• 7 Tage,
• 14 Tage,
• 30 Tage,
• 60 Tage,
• 90 Tage.

In einigen Ländern beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage. Dies ist beispielsweise in den USA der Fall, wo Rechnungen von Freiberuflern innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden müssen. Ebenso beträgt die Zahlungsfrist im Vereinigten Königreich 30 Tage nach Erhalt einer Rechnung, Lieferung von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen.

Andererseits beträgt in einigen europäischen Ländern eine empfohlene Zahlungsfrist für asymmetrische Transaktionen, dh Transaktionen mit unterschiedlicher Größe der Parteien, 60 Tage. Die Ausnahme bilden Transaktionen mit öffentlichen Stellen, die die Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlen sollten. Einer kürzeren Zahlungsfrist, beispielsweise 21 oder 14 Tagen, steht jedoch nichts im Wege. Wann sollten Sie Ihren Vertragspartner über die gewählte Zahlungsfrist informieren?

Warum ist es sinnvoll, zu Beginn der Zusammenarbeit eine Zahlungsfrist festzulegen?

Denken Sie daran, dass z. B. Zahlungstermine bei Vertragsabschluss oder Auftragsannahme festgelegt werden müssen. Wieso den? Wenn Sie kein Zahlungsdatum festgelegt haben, bevor Sie eine Bestellung annehmen, erwartet Ihr Vertragspartner eine Rechnung mit einer gesetzlichen Zahlungsfrist. Wenn Sie ihnen einen kürzeren Zeitraum in Rechnung stellen, haben sie das Recht, überrascht zu werden. Das wird Ihnen nicht gut tun, zumal die Zahlung der Rechnung nach Fälligkeit Zinsen nach sich ziehen kann.

Daher ist es am besten, sich bei der Annahme einer Bestellung klar auszudrücken. Es reicht aus, wenn Sie in der E-Mail-Korrespondenz im Zusammenhang mit der Festlegung der Bestelldaten erwähnen, dass Sie eine Rechnung mit beispielsweise einer 14-tägigen Zahlungsfrist ausstellen möchten. In einem solchen Fall erhält Ihr Vertragspartner ein Dokument von Ihnen, das er innerhalb der angegebenen Frist bezahlen muss. Auf diese Weise erwecken Sie den Eindruck, dass Sie ein Profi sind, der sich um alle Details der Transaktion kümmert.

Warum brauchen große Unternehmen längere Zahlungsziele?

Wenn Sie als Freiberufler arbeiten oder ein kleines Unternehmen führen, erhalten Sie wahrscheinlich nicht viele Rechnungen. Der Weg vom Erhalt einer Rechnung bis zur Bezahlung ist ziemlich kurz, insbesondere wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die eine einfache Kostenkontrolle ermöglicht. Sie können ganz einfach überprüfen, ob Sie Bestellungen für Waren und Dienstleistungen aufgegeben haben, die auf der Rechnung aufgeführt sind. Dann machen Sie einfach eine Überweisung in Ihrer Bank und das war's.

Ganz anders sieht es in großen Organisationen aus. Dort muss eine Rechnung zwei oder gar mehr Abteilungen durchlaufen, bevor sie schließlich bezahlt wird. Warum passiert das? Rechnungen gehen an das Sekretariat oder die Verwaltung, wo sie entgegengenommen und registriert werden. Dann werden sie an die Buchhaltung weitergeleitet, was aber keine sofortige Auszahlung bedeutet. Abhängig von den in einem bestimmten Unternehmen angewandten Verfahren kann es erforderlich sein, zu überprüfen, wer Waren oder Dienstleistungen bestellt hat, ob der Betrag mit der unterzeichneten Bestellung übereinstimmt und ob die Zahlungsfrist oder andere auf der Rechnung angegebene Daten korrekt sind. Solche Aufgaben können von ganz anderen Personen erledigt werden.

Später wird die Rechnung zur Zahlung vorgelegt. Es ist zu beachten, dass zur Abwicklung der Überweisung weiterhin die Unterschrift der zur Freigabe der Zahlung berechtigten Person erforderlich ist. Das ist zeitaufwändig und sollte daher bei der Zusammenarbeit mit großen Unternehmen berücksichtigt werden. Denken Sie jedoch bei der Bestimmung der optimalen Rechnungszahlungsfrist für beide Parteien daran, dass es ungünstig sein kann, ins Extreme zu gehen. Sie müssen auch Ihre eigenen Bedürfnisse im Auge behalten.

Warum beeinträchtigen lange Zahlungsziele Ihr Geschäft?

Durch die Einrichtung eines sehr langen Zahlungsziels kreditieren Sie Ihren Vertragspartner. Während Sie auf die Zahlung warten, kann Ihr Kunde bereits von den von Ihnen erbrachten Waren oder Dienstleistungen profitieren. Wenn sie Sie sofort bezahlen, können Sie das Geld ausgeben und davon profitieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Liquiditätsprobleme haben. In einem solchen Fall ist es besser, wenn Sie kürzere Zahlungsziele vereinbaren.

Wenn Sie jemandem eine sehr lange Zahlungsfrist, z. B. 90 Tage, in Rechnung stellen und Ihnen zu diesem Zeitpunkt das Geld ausgeht, müssen Sie möglicherweise einen Bankkredit aufnehmen. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten, die Sie hätten vermeiden können, wenn Sie ihnen eine kürzere Zahlungsfrist in Rechnung gestellt hätten. Wenn Sie jemand davon überzeugt, dass ein längeres Zahlungsziel kein Problem sein sollte, können Sie immer versuchen, die Situation umzukehren. Wie es geht? Sie können eine Vorauszahlung für Ihre Dienste gegen einen kleinen Rabatt anbieten. Dies kann eine viel bessere Lösung sein, als einen teuren Kredit aufzunehmen.

Wie können Sie Ihre Auftragnehmer ermutigen, ihre Rechnungen schnell zu bezahlen?

Wenn die Zahlungsfrist ab dem Eingangsdatum der Rechnung beim Auftragnehmer gerechnet wird, hilft eine elektronisch übermittelte Rechnung, eine schnellere Zahlung zu erhalten. In diesem Fall müssen Sie nicht auf einen Postboten warten, der es Ihrem Kunden zustellt. Wenn der Empfänger Ihrer Waren oder Dienstleistungen ein CRM-System verwendet, kann eine elektronische Rechnung außerdem seine Arbeit erleichtern, wodurch Sie mit einer schnelleren Zahlung rechnen können.

Gibt es noch etwas, was Sie tun können, um den Prozess zu beschleunigen? Sie können beispielsweise einen Rabatt für eine schnellere Zahlung anbieten. Natürlich müssen Sie den Rabattbetrag berechnen, um nicht zu verlieren. Außerdem können Sie Ihren Auftragnehmer warnen, dass Sie Zinsen für verspätete Zahlung hinzufügen, wenn er die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt. Legen Sie auf jeden Fall eine für beide Seiten vorteilhafte Zahlungsfrist fest und überwachen Sie dann, ob Ihr Kunde diese eingehalten hat. Mit unserer kostenlosen Rechnungs-App können Sie sich an anstehende Zahlungen erinnern lassen und mit nur einem Klick fällige Beträge und Fälligkeiten prüfen.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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