IPA vs. RPA vs. BPA: Was ist die richtige Automatisierungsoption für Ihr Unternehmen?

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und intelligente Prozessautomatisierung (IPA) sind Schlagworte, die unter das breitere Team fallen – Geschäftsprozessmanagement (BPM). Das BPM-Konzept dreht sich um die Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Audits, Szenariomodellierung, Überwachung und kontinuierliche Optimierung. Das Ergebnis kann Digitalisierung und Automatisierung beinhalten, aber insgesamt sind BPM-Aktivitäten auf den Menschen ausgerichtet.

Auf der anderen Seite beinhalten BPA-, RPA- und IPA-Systeme ein gewisses Maß an Automatisierung. Seine Komplexität kann von der Datenbereinigung über die IT-Infrastruktur eines Unternehmens und Drittanbieterdienste bis hin zur Auffüllung von Lagerbeständen auf der Grundlage von Echtzeit- und historischen Verkaufsdaten reichen. Geschäftsleute verstehen IPA vs. RPA vs. BPA jedoch oft falsch, was bei der Bewertung von Automatisierungsoptionen für Ihr Unternehmen zu Verwirrung führen kann.

In diesem Artikel untersuchen wir die wichtigsten Unterschiede und Ähnlichkeiten zwischen IPA-, BPA- und RPA-Lösungen, analysieren die Treiber für die Einführung von Automatisierung in Unternehmen und geben Expertentipps zur Auswahl praktikabler Automatisierungsoptionen für Ihr Unternehmen.

BPA vs. RPA vs. IPA: Was ist der Unterschied?

IPA vs. RPA vs. BPA: Hauptunterschiede. Bildquelle: Benutzerdefiniert (ITRex Group)

Geschäftsprozessautomatisierung verstehen

Als erster Schritt in Richtung Unternehmensautomatisierung stützt sich die Geschäftsprozessautomatisierung auf Standard- oder maßgeschneiderte Software, die durch „Wenn-dann“-Programmierung und API-Integration gesteuert wird.

Diese Systeme verknüpfen andere Anwendungen innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens und erleichtern den Datenaustausch zwischen ERP-, CRM-, DMS- und Projektmanagementlösungen.

BPA-Software rationalisiert alltägliche Arbeiten wie Kundenkontoverwaltung, Mitarbeiter-Onboarding, Berichterstellung und eProcurement.

Beispielsweise muss eine Personalabteilung, die keine Geschäftsprozessautomatisierung nutzt, Interviews mit Kandidaten per Telefon planen, ihre Unterlagen manuell durch die zugehörigen Abteilungen leiten, die Dokumentenprüfung durch Nachfassen sicherstellen und neue Mitarbeiter einarbeiten.

Mit BPA kann ein Kandidat einfach ein Online-Formular ausfüllen, das automatisch an die Personal-, Buchhaltungs- und Rechtsabteilung des Unternehmens weitergeleitet wird, wodurch doppelter Papierkram vermieden wird. Während des Überprüfungsprozesses werden die Kandidaten dank automatischer Benachrichtigungen auf dem Laufenden gehalten. Und wenn der Kandidat eingestellt wird, dauert der Onboarding-Prozess, der durch ein Corporate Learning Management System erleichtert wird, nur noch Stunden statt mehrerer Tage.

Ihr Unternehmen sollte erwägen, in die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu investieren, wenn Ihre Arbeit Folgendes umfasst:

• Datenaggregation über die gesamte IT-Infrastruktur
• Umfangreiche Helpdesk-Unterstützung
• Anwesenheits- und Projektzeiterfassung der Mitarbeiter
• Häufige Beschaffungsvorgänge
• Mehrstufige Genehmigungsworkflows

Robotische Prozessautomatisierung verstehen

Das Ziel der robotergesteuerten Prozessautomatisierung ist es, sich wiederholende Aufgaben für den Menschen weniger arbeitsintensiv zu machen. Die Technologie basiert auf Software-Bots, die menschliche Aktivitäten auf der UI-Ebene nachahmen und sich in Softwaresysteme einloggen und mit ihnen interagieren, so wie es Ihre Mitarbeiter tun würden.

RPA arbeitet nur mit strukturierten Daten, die einfach in Tabellen organisiert werden können. Daher suchen RPA-Bots an den von RPA-Ingenieuren angegebenen Stellen nach bestimmten Informationen. RPA-Tools können keine Urteile über die von ihnen verwendeten Daten oder die überarbeiteten Prozesse treffen, es sei denn, sie wurden mit Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz aufgepeppt.

Experten betrachten RPA als eine schnelle, nicht-invasive Form der Automatisierung, die weder die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens stört noch eine vollständige Überholung der IT-Infrastruktur erfordert. Dennoch kann Ihr RPA-Projekt leicht schief gehen, wenn Sie Ihre Geschäfts- und IT-Teams nicht aufeinander abstimmen oder die falschen Prozesse für die Automatisierung auswählen. Es ist absolut sinnvoll, die robotergesteuerte Prozessautomatisierung zu nutzen, wenn Ihre Mitarbeiter:

• Bewältigen Sie riesige Mengen strukturierter Daten
• Führen Sie häufig Kopier- und Einfügevorgänge durch
• Bewältigen Sie Prozesse, an denen mehrere Stakeholder beteiligt sind
• Generieren Sie riesige Mengen an Berichten

Geschäftsprozessautomatisierung vs. robotergesteuerte Prozessautomatisierung

Der Hauptunterschied zwischen RPA und BPA ergibt sich aus der Natur der Automatisierungstechnologien. Während die Automatisierung von Geschäftsprozessen den Menschen nicht aus einem Prozess herausnimmt, können fortschrittliche RPA-Tools bis zu 70 % der Aufgaben in dokumentenintensiven Branchen vollständig automatisieren.

Weitere Unterscheidungsmerkmale zwischen BPA und RPA sind:

Technologische Architektur. Um effektiv zu funktionieren, sollten BPA-Tools auf der Back-End-Ebene in die IT-Systeme Ihres Unternehmens und die Dienste von Drittanbietern integriert werden. Robotic Process Automation kombiniert API- und Benutzeroberflächeninteraktionen und fungiert als Add-on zu Ihrer Unternehmenssoftware.

Automatisierungsgrad. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist darauf angewiesen, dass Mitarbeiter Informationen im gesamten Unternehmen validieren und durchlaufen. Wenn beispielsweise BPA-Lösungen fehlende Daten in einem IT-System entdecken, würden sie einen Fehler melden und einen menschlichen Spezialisten benachrichtigen. Im Gegenteil, RPA-Bots würden versuchen, die fehlenden Daten selbst zu beschaffen.

Entwicklungskosten. Im Vergleich zu Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, deren Kosten zwischen 10.000 und 100.000 US-Dollar für ein Softwaresystem der mittleren Ebene liegen können, weisen RPA-Tools niedrigere Implementierungskosten auf.

Intelligente Prozessautomatisierung verstehen

Intelligente Prozessautomatisierung verbindet BPA-Funktionalität und RPA-Bots mit verschiedenen Untergruppen der künstlichen Intelligenz, wie Computer Vision, Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinelles Lernen.

Die IPA-Technologie baut auf dem Konzept des Transfer Learning auf, was bedeutet, dass Unternehmen Algorithmen, die für bestimmte Aufgaben trainiert wurden, für andere verwandte Jobs verwenden können.

IPA-Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Durchführung von Datenanalysen und der Automatisierung der Entscheidungsfindung innerhalb einer einzelnen Geschäftseinheit oder unternehmensweit.

Während menschliche Mitarbeiter die Leistung von IPA-Systemen in den frühen Phasen der Bereitstellung intelligenter Automatisierung überwachen müssen, nehmen die Genauigkeit und Autonomie von KI-Algorithmen mit der Zeit zu.

Das ITrex-Team ermutigt Kunden in der Regel, eine intelligente Prozessautomatisierung in den folgenden Fällen zu versuchen:

• Eine Organisation produziert große Mengen an unstrukturierten Daten
• Seine Arbeitsabläufe sind wissensintensiv (denken Sie an Kreditbewertungen).
• Die Mitarbeiter eines Unternehmens müssen Daten ständig auf Inkonsistenzen und möglichen Betrug überprüfen

Intelligente Prozessautomatisierung vs. robotergesteuerte Prozessautomatisierung

Wie unterscheidet sich robotergesteuerte Prozessautomatisierung von intelligenter Automatisierung?

Die Unterschiede zwischen RPA und IPA lassen sich auf die drei wesentlichen Merkmale reduzieren:

• Im Gegensatz zu RPA-Tools können KI-gestützte Automatisierungslösungen unstrukturierte Daten wie Klartext, Bilder, Videos, Social-Media-Beiträge und Sensormesswerte analysieren – oder sie in Formate übersetzen, die für die Roboterprozessautomatisierung geeignet sind
• Robotische Prozessautomatisierungssysteme übernehmen eigenständige Aufgaben, während IPA-Systeme ganze Prozesse orchestrieren können
• Obwohl einige RPA-Bots begrenzte kognitive Fähigkeiten aufweisen, wird ihre Logik von Softwareentwicklern festgelegt. Im Gegensatz dazu können vollständig trainierte KI-Systeme neue Daten verarbeiten und intelligenter werden, ohne dass Ihr internes IT-Team oder externe Berater beteiligt sind

Warum Ihr Unternehmen das Dilemma BPA vs. RPA vs. IPA so schnell wie möglich überwinden sollte

Durch die Einführung von Automatisierungstechnologien in bestimmten Abteilungen oder im gesamten Unternehmen könnten Unternehmen Mitarbeiterfluktuation verhindern, Betriebskosten senken und Wettbewerber übertreffen.

66 % der von McKinsey im Jahr 2020 befragten Unternehmen testeten Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, während 31 % der Befragten mindestens eine Geschäftsfunktion vollständig automatisiert hatten.

Es überrascht nicht, dass die Debatte über IPA vs. RPA vs. BPA jetzt hitziger denn je ist. Das wachsende Interesse an Geschäftsprozessmanagement-Technologien wird durch mehrere Faktoren geschürt:

Wahnsinn der digitalen Transformation. Die COVID-19-Pandemie und die darauf folgenden Lockdowns wurden zum größten Digitalisierungsimpuls in der modernen Geschichte. Heute setzen große Unternehmen über 175 verschiedene Anwendungen ein, während kleinere Unternehmen im Durchschnitt mit 73 Apps auskommen. Und angesichts der Tatsache, dass die IT-Ausgaben dieses Jahr allein in den USA 2 Billionen US-Dollar übersteigen könnten, zeigt der digitale Boom keine Anzeichen einer Verlangsamung.

Informationsüberlastung. Um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, müssen moderne Mitarbeiter routinemäßig zwischen fast zweihundert Anwendungen hin- und herwechseln! Dies wiederum verursacht eine Informationsüberflutung, die ein Unternehmen mit 50.000 Mitarbeitern jährlich bis zu 1 Milliarde US-Dollar kostet!

Mitarbeitermangel. Während die Pandemie mehrere Sektoren in Mitleidenschaft zog und die US-Wirtschaft um 19,2 % schrumpfte, traf die Rezession einige Sektoren stärker als andere, was zu einem massiven Personalabbau führte. Beispielsweise könnte der Mangel an qualifizierten Krankenschwestern in den USA bald 1,1 Millionen erreichen, während die Arbeitskosten im Gesundheitswesen das Vorpandemieniveau bereits um 12 % überschritten haben.

IPA vs. RPA vs. BPA: Was ist die richtige Automatisierungstechnologie für Ihr Unternehmen?

Da der globale IPA-Markt im nächsten Jahr voraussichtlich 13,75 Milliarden US-Dollar erreichen wird und 50 % der Unternehmen KI in mindestens einer Geschäftsfunktion einsetzen, ist die intelligente Prozessautomatisierung zweifellos die nächste Inkarnation – und eine logische Weiterentwicklung – von Technologien zur Unternehmensautomatisierung.

Warum zwischen BPA vs. RPA vs. IPA wählen? Ihr Unternehmen könnte sie alle gebrauchen! Bildquelle: Verlaufsfluss

Doch der Weg zum vollwertigen IPA ist streng linear, also müssen wir lernen zu gehen, bevor wir laufen können.

Während Unternehmen zunehmend Vertrauen in die Automatisierung von Geschäftsprozessen gewinnen, schaffen es nur 53 % der KI-Unternehmensprojekte vom Prototyp bis zur Produktion. Und obwohl angewandte KI die Liste der Technologietrends von McKinsey anführt, wird die robotergesteuerte Prozessautomatisierung in den kommenden Jahren wahrscheinlich das Rennen um die Unternehmensautomatisierung anführen.

Aber da ist ein Fang.

Um die Automatisierungslandschaft zu dominieren, müssen RPA-Systeme in der Lage sein, längere, komplexere Prozesse zu bewältigen, hochrangige KI-Fähigkeiten zu erwerben und sich nahtlos mit anderen Technologien für das Geschäftsprozessmanagement zu verbinden.

Ein wahrscheinliches Szenario ist hier das Aufkommen semantischer Automatisierungslösungen – dh intelligenter Software-Agenten, die lernen, Aufgaben durch visuelle Beobachtungen auszuführen, anstatt explizit dafür programmiert zu werden. Und wir haben bereits gesehen, wie UiPath, Automation Anywhere und Microsoft Power Automate ihre Plattformen mit solchen Funktionen erweitert haben.

Um sich in der BPA- vs. RPA- vs. IPA-Landschaft zurechtzufinden und die Automatisierungsvorteile schneller zu nutzen, sollte Ihr Unternehmen:

• Bewerten Sie die Art und Qualität Ihrer Betriebsdaten – und den Wert, den sie liefern könnten
• Führen Sie ein umfassendes IT-Infrastruktur-Audit durch, um die digitale Reife Ihres Unternehmens zu messen und den vorherrschenden Technologie-Stack zu bestimmen
• Erkennen Sie Arbeitsabläufe und Prozesse, die verbessert werden müssen
• Führen Sie ausführliche Interviews mit den Stakeholdern des Unternehmens und externen Beratern durch, um die Machbarkeit eines Automatisierungspiloten zu bewerten
• Legen Sie mithilfe der SMART-Kriterien Automatisierungsziele fest
• Wählen Sie geeignete Automatisierungstechnologien in Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung und/oder externen Automatisierungsberatern aus
• Machen Sie die Dinge nicht zu kompliziert; Warum Machine-Learning-Modelle trainieren und einsetzen, wenn Ihr Unternehmen mehrere RPA-Bots gebrauchen könnte?
• Richten Sie ein Automatisierungs-Kompetenzzentrum (COE) ein und entwickeln Sie einen Rahmen für Automatisierungs-Governance, Sicherheit und Qualitätssicherung
• Erstellen Sie einen Implementierungsplan für die Automatisierung, der den Proof of Concept (POC), die anfängliche Bereitstellung der Automatisierung, die kontinuierliche Analyse des Benutzerfeedbacks und schrittweise Rollouts in anderen Geschäftsbereichen und letztendlich unternehmensweit umfasst

Abschließend sei erwähnt, dass viele Unternehmen das Rätsel IPA vs. RPA vs. BPA lösen, indem sie die drei Technologien strategisch kombinieren, anstatt eine einzige Automatisierungsoption zu verwenden. Und die Tatsache, dass sich die meisten BPA- und RPA-Plattformen jetzt auf dem Weg der IPA bewegen, beweist unseren Standpunkt: Die Zukunft des Geschäftsprozessmanagements liegt in der stärkeren Konvergenz von Unternehmens-IT-Systemen.

Möchten Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, Daten innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur synchronisieren und streng geregelte Prüf- und Genehmigungsprozesse ermöglichen? Unsere IPA-Experten helfen Ihnen gerne weiter! Wenden Sie sich an ITrex, um Ihre Automatisierungsanforderungen zu besprechen und wählen Sie mit Bedacht zwischen BPA vs. RPA vs. IPA.

Ursprünglich am 13. April 2022 unter https://itrexgroup.com veröffentlicht.