Ist kostengünstige Automatisierung für kleine und mittelständische Unternehmen in Sicht?
Veröffentlicht: 2020-09-13Automatisierung ist der Schlüssel zur betrieblichen Effizienz
Die digitale Automatisierung kann ein wichtiges Werkzeug sein, das von KMU genutzt werden kann, um die Produktivität zu steigern und Zeit zu sparen
KMU können RPA nahtlos in ihre bestehenden Systeme integrieren, ohne dass neue Richtlinien oder Webdienste erforderlich sind
Automatisierung ist der Schlüssel zur betrieblichen Effizienz. Obwohl viele große Unternehmen seit Jahren auf Automatisierung setzen, erwägt der indische Sektor der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) oder zumindest ein Teil davon, den Übergang zu vollziehen.
Es ist an der Zeit, über veraltete Praktiken hinauszugehen
Die heutigen KMU haben mit zahlreichen Parteien im Vertriebskanal zu tun, darunter Lieferanten, Händler, Kunden, Finanzinstitute und Organisationen außerhalb des Unternehmens. Die Aufrechterhaltung einer vorteilhaften Beziehung zwischen den Stakeholdern bei gleichzeitiger effizienter Führung des Unternehmens ist mühsam, wenn Geschäftsprozesse manuell ausgeführt werden. Technologien und Praktiken, die KMUs einst beim Wachstum geholfen haben, sind möglicherweise nicht agil genug, um den sich ändernden Anforderungen des wachsenden Unternehmens in einer zunehmend digitalisierten Welt gerecht zu werden.
Beispielsweise verbringen die Mitarbeiter bei einer manuellen Dateneingabe unzählige Stunden damit, wiederholt umfangreiche Daten in das System einzugeben. Wenn der Prozess automatisiert wird, lösen sich die Mitarbeiter nicht nur vom Alltäglichen, sondern können auch ihre kreativen oder problemlösenden Fähigkeiten entfalten und zur Wertschöpfung beitragen.
Angesichts der Pandemie bedeutet die Befolgung papierbasierter Prozesse, dass Mitarbeiter physisch im Büro anwesend sein müssen. Auf der anderen Seite macht die Digitalisierung aller Assets das Arbeiten aus der Ferne möglich und fördert auch die enorme betriebliche Effizienz. Ob Gehaltsabrechnung oder Auftragsabwicklung, jeder Prozess lässt sich abteilungsübergreifend automatisieren.
Automatisierung ist für KMU von entscheidender Bedeutung
Die digitale Automatisierung kann ein wichtiges Werkzeug sein, das von KMU genutzt werden kann, um die Produktivität zu steigern und Zeit zu sparen. Werfen wir einen Blick auf eine renommierte Investmentfirma, die von der digitalen Automatisierung profitiert hat. Da 70–80 % der Prozesse manuell durchgeführt wurden, verloren sich die Mitarbeiter in der Papierflut. Die Geschäftsprozesse konnten aufgrund fehlender Mittel zur Verfolgung von Leistungskennzahlen nicht verbessert werden. Nach einer gründlichen Analyse der Prozesslücken und der Implementierung einer maßgeschneiderten Business Process Management (BPM)-Lösung wurden die Prozesse automatisiert, was zu einer Effizienzsteigerung führte.
Das Tool speichert relevante Daten, die für die Analyse eines Prozesses unerlässlich sind, und ebnet so den Weg für eine kontinuierliche Verbesserung. Innerhalb eines Jahres nach Einführung der Automatisierung verzeichnete das Unternehmen eine Produktivitätssteigerung von 20 %, sparte abteilungsübergreifend 12.000 Arbeitsstunden ein und bediente erfolgreich mehr als 1.700 Kunden.
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Annahme des richtigen Werkzeugs
Bei der Umstellung von manuellen Prozessen auf Automatisierung sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, die Technologie auszuwählen, die agil genug ist, um den Anforderungen ihres Unternehmens gerecht zu werden. Einfache, regelbasierte Aufgaben und Prozesse, die redundante Vorgänge beinhalten, können mit Robotic Process Automation (RPA) akribisch rationalisiert werden.
Die Software-Bots oder Digital Worker arbeiten unsichtbar und erledigen Aufgaben rund um die Uhr präzise. Da die Bots während des gesamten Prozesses Daten sammeln können, können die gesammelten Daten analysiert werden, um den Arbeitsablauf zu verbessern.
Vorteile von RPA
Obwohl RPA in den Anfangsphasen gehoben war, ist es für KMU nicht mehr schwer fassbar. Einige Faktoren, die RPA ideal für KMU machen, sind, dass es erschwinglich ist. Microsoft hat einen kostengünstigen RPA-Ansatz gewählt, der die Technologie zu einem Schnäppchen macht. Wie bei jeder Technologie fallen auch bei RPA Anschaffungskosten an, aber die Vorteile überwiegen die Anschaffungskosten.
Nach gründlicher Analyse vorhandener Prozesse können Geschäftsmitarbeiter einen optimalen Workflow (regelbasierte, umfangreiche und sich wiederholende Aufgabe) auswählen und mit der Automatisierung beginnen. Durch die Automatisierung des richtigen Prozesses können KMU in nur wenigen Monaten der Automatisierung eine höhere Kapitalrendite erzielen.
RPA ist einfach zu implementieren. KMU können RPA nahtlos in ihre bestehenden Systeme integrieren, ohne dass neue Richtlinien oder Webdienste erforderlich sind. Da Arbeitsabläufe in KMU einfacher sein können als in großen Organisationen, kann auch ihre Automatisierung unkompliziert sein. Die Software-Bots vermeiden kostspielige Fehler und senken so die Kosten. Sie reduzieren auch die Betriebskosten und verbessern je nach Workflow das Kundenerlebnis.
Bringen Sie es mit Hyperautomatisierung noch eine Stufe höher
KMU, die bereits Automatisierungstools einsetzen, sollten noch einen Schritt weiter gehen und sich auf das Erreichen von Hyperautomatisierung konzentrieren. Hyperautomatisierung bezieht sich auf die Kombination von Technologien – wie RPA, intelligenter Unternehmensverwaltungssoftware (iBPMs), künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML), optischer Zeichenerkennung (OCR) und fortschrittlicher Analyse – um die menschlichen Fähigkeiten zu erweitern. Mehrere Unternehmen im IT-Bereich, wie Vuram, nutzen die Leistungsfähigkeit eines solchen Tech-Stacks, um ihren Kunden eine Hyperautomatisierung zu ermöglichen.
Durch die Verwendung einer Kombination von Technologien überwindet die Hyperautomatisierung die Einschränkungen, denen eine einzelne Technologie wie RPA oder BPM gegenübersteht, und konzentriert sich auf die Erzielung einer End-to-End-Automatisierung in großem Maßstab. Das Toolkit macht alles möglich, von der Automatisierung von Routineaufgaben bis hin zu erweiterten Analysen. Es reduziert auch die Betriebskosten und automatisiert Prozesse, was zu mehr Kapazität, genauen Einblicken, besserer Compliance, weniger Risiken, größerer Produktivität und verbesserter Teamzusammenarbeit führt.
KMU müssen anfangen, über die Befriedigung des absoluten Minimums hinauszudenken, um ihren Betrieb zu führen. In diesem Automatisierungszeitalter müssen KMU bereit sein, die sich ständig weiterentwickelnde Landschaft des digitalen Zeitalters anzunehmen. Anstatt sich auf veraltete Ansätze zur Unternehmensführung zu verlassen, müssen KMU, die auf Wachstum ausgerichtet sind, solche Automatisierungstools übernehmen.