Zusammenfassung der Creately-Vorlagen: Juliwoche 3

Veröffentlicht: 2023-07-21

In unserem Zusammenfassungsbeitrag der letzten Woche haben wir mehrere Vorlagen vorgestellt, die speziell dafür entwickelt wurden, Projektmanagern dabei zu helfen, ihre Projektabläufe zu optimieren.

Diese Woche konzentrieren wir uns auf Vorlagen für UX-Designer, Produktmanager, Projektmanager und HR-Experten. Diese Vorlagen helfen ihnen bei der Planung, Zuordnung, Verwaltung und Ausführung verschiedener Aufgaben.

In unserer Diagramm-Community finden Sie weitere branchenspezifische Vorlagen und Beispiele zur Unterstützung Ihrer täglichen Aufgaben.

Zu den Vorlagen dieser Woche gehören:

  • Vorlage für einen UX-Forschungsplan
  • 1:1-Vorlage zum Überspringen von Ebenen
  • User Story Map
  • Vorlage für Stakeholder-Management
  • Projekt-Canvas-Vorlage

Vorlage für einen UX-Forschungsplan

Die Vorlage für einen UX-Forschungsplan wird typischerweise für User Experience (UX) und Benutzerforschung verwendet. Es hilft dabei, Forschungsaktivitäten effektiv zu strukturieren und zu planen und sorgt so für einen benutzerzentrierten Ansatz bei der Produktentwicklung. Diese Vorlage hilft außerdem bei der Definition von Forschungszielen, der Identifizierung von Zielbenutzern, der Auswahl geeigneter Forschungsmethoden und der Erstellung eines Zeitplans für den Forschungsprozess.

So verwenden Sie die Vorlage für einen UX-Forschungsplan:

  1. Zielsetzung: Definieren Sie klar die Forschungsziele und -ziele. Identifizieren Sie, welche Erkenntnisse Sie aus der Forschung gewinnen möchten und wie diese mit dem Produktentwicklungsprozess in Einklang stehen.
  2. Identifizierung der Teilnehmer: Identifizieren Sie die Zielgruppe und Benutzergruppen für die Forschung. Bestimmen Sie bestimmte Benutzerpersönlichkeiten oder -merkmale, die in die Studie einbezogen werden.
  3. Methodenauswahl: Wählen Sie geeignete Forschungsmethoden und -techniken aus, die mit den Forschungszielen übereinstimmen. Zu den gängigen Methoden gehören Interviews, Umfragen, Usability-Tests und Beobachtungen.
  4. Zeitleiste und Zeitplan: Erstellen Sie eine Zeitleiste, die die Forschungsaktivitäten und Meilensteine ​​beschreibt. Planen Sie ausreichend Zeit für die Datenerfassung, Analyse und Berichterstattung ein.
  5. Ressourcen und Logistik: Listen Sie die für die Forschung benötigten Ressourcen auf, z. B. Werkzeuge, Ausrüstung und Anreize für die Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass die Logistik, wie z. B. die Rekrutierung von Teilnehmern und das Forschungsumfeld, gut organisiert sind.

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Vorlage zum Überspringen von Ebenen 1:1

Die 1:1-Vorlage zum Überspringen von Ebenen wird von Managern, Teamleitern oder Führungskräften bei der Durchführung von Besprechungen zum Überspringen von Ebenen verwendet. Bei diesen Treffen trifft sich der Manager direkt mit Mitarbeitern, die ihm nicht direkt unterstellt sind, sondern auf unterschiedlichen Hierarchieebenen innerhalb der Organisation arbeiten.

Diese Vorlage erleichtert eine effektive Kommunikation und schafft einen sicheren Raum für direkt unterstellte Mitarbeiter, um Feedback und Ideen zur Verbesserung der Organisation auszutauschen. Es ermöglicht Managern, ungefilterte Einblicke in die Teamdynamik zu gewinnen und Bereiche für Wachstum und Entwicklung zu identifizieren.

5 einfache Schritte zur Verwendung der Skip-Level-1:1-Vorlage:

  1. Planen Sie die Besprechung: Bereiten Sie eine Besprechungsagenda mit Themen vor, die Sie besprechen möchten, z. B. Teamleistung oder Herausforderungen.
  2. Seien Sie freundlich und offen: Schaffen Sie eine einladende Atmosphäre, damit es Ihren Mitarbeitern angenehm ist, ihre Gedanken mitzuteilen.
  3. Stellen Sie Fragen: Verwenden Sie offene Fragen, um detaillierte Antworten zu fördern. Zum Beispiel: „Wie können wir uns Ihrer Meinung nach verbessern?“ oder „Vor welchen Herausforderungen stehen Sie?“
  4. Hören Sie aktiv zu: Achten Sie darauf, was sie sagen, unterbrechen Sie sie nicht und zeigen Sie Empathie für ihre Anliegen.
  5. Ergreifen Sie Maßnahmen: Erstellen Sie auf der Grundlage ihres Feedbacks einen Aktionsplan, um Probleme anzugehen und positive Veränderungen herbeizuführen.

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User Story Map

Die User Story Map-Vorlage ist ein unverzichtbares Werkzeug für UX-Designer, die an der agilen Produktentwicklung beteiligt sind. Es ermöglicht UX-Designern die Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams bei der strukturierten Visualisierung und Priorisierung von User Stories.

Diese Vorlage organisiert User Stories basierend auf Benutzerbedürfnissen und -zielen und bietet einen umfassenden Überblick über die Features und Funktionalitäten des Produkts. Mit itUX können Designer einen benutzerzentrierten Designansatz sicherstellen, der sich an den Benutzeranforderungen ausrichtet und das gesamte Benutzererlebnis verbessert.

5 einfache Schritte zur Verwendung der User Story Map-Vorlage:

  • Identifizieren Sie Benutzerziele: Beginnen Sie damit, die Ziele der Zielbenutzer zu verstehen. Identifizieren Sie, welche Probleme sie lösen möchten und welche Ergebnisse sie von dem Produkt erwarten.
  • User Stories auflisten: Erstellen Sie eine Liste von User Stories, die jedes Benutzerziel ansprechen. Jede User Story sollte eine bestimmte Funktionalität oder Funktion darstellen, die den Bedarf eines Benutzers erfüllt.
  • User Stories anordnen: Organisieren Sie die User Stories in einer logischen Reihenfolge basierend auf dem Benutzerworkflow. Dies trägt dazu bei, einen Fluss zu schaffen, der sich an der Reise des Benutzers durch das Produkt orientiert.
  • Priorisieren und segmentieren: Priorisieren Sie die User Stories nach Wichtigkeit und Wirkung. Teilen Sie größere User Stories in kleinere, überschaubare „Slices“ auf, um die iterative Entwicklung zu erleichtern.
  • Erstellen Sie die Roadmap: Verwenden Sie die User Story Map, um eine Produkt-Roadmap zu erstellen. Diese Roadmap hilft bei der Steuerung des Entwicklungsprozesses und stellt sicher, dass das Team den Benutzern bei jedem Schritt einen Mehrwert bietet

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Vorlage für Stakeholder-Management

Die Stakeholder-Management-Vorlage ist für Projektmanager nützlich, um Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus effektiv zu verwalten. Es hilft dabei, am Projekt beteiligte Stakeholder zu identifizieren und zu analysieren, ihre Interessen zu verstehen und starke Beziehungen aufzubauen.

Durch die Verwendung dieser Vorlage können Projektmanager eine offene Kommunikation sicherstellen, auf Bedenken eingehen und die Unterstützung der Stakeholder sichern, was letztendlich zum Projekterfolg führt.

So verwenden Sie die Stakeholder-Management-Vorlage:

  1. Identifizierung der Stakeholder: Beginnen Sie mit der Identifizierung aller am Projekt oder der Initiative beteiligten Stakeholder. Listen Sie sowohl interne als auch externe Stakeholder auf, einschließlich Einzelpersonen, Gruppen oder Organisationen, die von dem Projekt betroffen sind oder Einfluss darauf haben.
  2. Stakeholder-Analyse: Analysieren Sie die Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen jedes Stakeholders. Identifizieren Sie den Grad ihres Einflusses und ihre potenziellen Auswirkungen auf das Projekt. Diese Analyse hilft dabei, Stakeholder zu priorisieren und Kommunikationsstrategien entsprechend anzupassen.
  3. Einbindungsplan: Entwickeln Sie auf der Grundlage der Analyse einen Stakeholder-Einbindungsplan. Definieren Sie die Häufigkeit und Art der Kommunikation mit jedem Stakeholder und skizzieren Sie die Kernbotschaften und gewünschten Ergebnisse.
  4. Bedenken abmildern: Beheben Sie alle potenziellen Konflikte oder Bedenken, die während des Projekts auftreten können. Planen Sie Strategien, um die widersprüchlichen Interessen der Beteiligten zu bewältigen und ihre Unterstützung während des gesamten Projektlebenszyklus sicherzustellen.
  5. Kontinuierliche Überwachung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Stakeholder-Management-Vorlage während des gesamten Projekts regelmäßig. Überwachen Sie die Stakeholder-Dynamik, passen Sie die Einbindungsstrategien nach Bedarf an und gehen Sie proaktiv auf alle aufkommenden Probleme ein.
  6. Erfassen Sie Aktionspunkte: Dokumentieren Sie am Ende des Meetings alle Aktionspunkte oder Folgeaufgaben, die sich aus der Diskussion ergeben. Weisen Sie Verantwortlichkeiten und Fristen zu, um den Fortschritt nach dem Meeting sicherzustellen.

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Projekt-Canvas-Vorlage

Die Projekt-Canvas-Vorlage ist ein leistungsstarkes Tool für Projektmanagement und -planung. Diese Vorlage bietet einen allgemeinen Überblick über ein Projekt, erfasst wichtige Details und weist die Teammitglieder auf die Projektziele hin. Es ist eine prägnante und visuelle Möglichkeit, Projektwesentliches zu kommunizieren und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

5 einfache Schritte zur Verwendung der Projekt-Canvas-Vorlage:

  1. Projektzweck: Definieren Sie den Zweck und die Vision des Projekts. Geben Sie klar das Problem an, das das Projekt lösen möchte, oder die Chance, die es nutzen möchte.
  2. Wichtigste Ergebnisse: Identifizieren und listen Sie die wichtigsten Ergebnisse auf, die das Projekt hervorbringen wird. Dabei kann es sich um Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse handeln, die den Stakeholdern einen Mehrwert bieten.
  3. Projektumfang: Definieren Sie die Grenzen des Projektumfangs. Klären Sie, was im Projekt enthalten ist und was nicht, um eine Ausweitung des Umfangs zu verhindern.
  4. Zielbenutzer und Stakeholder: Identifizieren Sie die Zielbenutzer oder -kunden, die von den Projektergebnissen profitieren werden. Listen Sie außerdem die wichtigsten Stakeholder auf, die von dem Projekt betroffen sind oder ein Interesse daran haben.
  5. Erfolgskriterien und Risiken: Legen Sie klare Erfolgskriterien fest, um die Leistung des Projekts zu messen. Definieren Sie, wie Erfolg aussieht, und legen Sie die Kennzahlen zur Bewertung des Fortschritts fest. Identifizieren Sie außerdem potenzielle Risiken, die sich auf das Projekt auswirken könnten, und planen Sie Strategien zur Risikominderung.

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