Zusammenfassung der Creately-Vorlagen: Juniwoche 2

Veröffentlicht: 2023-06-16

Letzte Woche haben wir individuelle Vorlagen für diejenigen geteilt, die sich mit Veranstaltungsplanung, Produktmanagement, Karriereberatung, Kulturanthropologie und persönlichem Produktivitätscoaching befassen.

Diese Woche haben wir fünf brandneue Vorlagen vorbereitet, die speziell auf UX-Designer, Produktmanager, Projektmanager, Teamleiter, Content-Ersteller, Qualitätskontrolleure, professionelle Trainer und Berater zugeschnitten sind.

Wenn Sie daran interessiert sind, weitere Vorlagen zu erkunden, empfehlen wir Ihnen, unsere Diagramm-Community zu besuchen, wo Sie eine umfangreiche Sammlung von Hunderten von Vorlagen finden, die ein breites Spektrum an organisatorischen Anwendungsfällen abdecken.

Zu den Vorlagen dieser Woche gehören:

  • Schlanke UX-Leinwand
  • Prä-mortem-Vorlage
  • Content-Repository-Vorlage
  • Risikomatrix
  • Effektive Workshop-Vorlage

Lean UX Canvas

Der Lean UX Canvas ist ein visuelles Werkzeug, das im Bereich User Experience (UX) Design eingesetzt wird, um die kollaborative Erstellung und Kommunikation von Produktkonzepten zu erleichtern. Es wird typischerweise von UX-Designern, Produktmanagern und funktionsübergreifenden Teams genutzt, die in einer agilen und iterativen Umgebung arbeiten.

Die Verwendung einer Lean-UX-Canvas-Vorlage kann dabei helfen, den Designprozess zu rationalisieren und die Teammitglieder auf die Ziele und den benutzerzentrierten Ansatz des Projekts auszurichten.

Hier ist eine einfache Anleitung zur Verwendung einer Lean UX-Canvas-Vorlage in fünf einfachen Schritten:

  1. Definieren Sie das Problem: Identifizieren und formulieren Sie klar das Problem, das Sie lösen möchten, und berücksichtigen Sie dabei die Benutzerbedürfnisse und Geschäftsziele.
  2. Identifizieren Sie Zielbenutzer-Personas: Definieren Sie die primären Zielbenutzer für Ihr Produkt und erstellen Sie Benutzer-Personas, die deren Eigenschaften, Verhaltensweisen und Ziele darstellen.
  3. Ordnen Sie die Benutzerreise zu: Visualisieren Sie die Erfahrung des Benutzers, indem Sie seine Reise von der ersten Interaktion bis zum Erreichen seiner Ziele abbilden, einschließlich Berührungspunkten, Emotionen und Schmerzpunkten.
  4. Generieren Sie Lösungsideen: Brainstormen Sie potenzielle Lösungen, um das definierte Problem anzugehen und Benutzeranforderungen zu erfüllen, und fördern Sie dabei unterschiedliche Perspektiven der Teammitglieder.
  5. Formulieren Sie Hypothesen und validieren Sie sie: Erstellen Sie Hypothesen über die generierten Lösungen und entwerfen Sie Experimente, um diese Annahmen mit Benutzern zu testen, wobei der Schwerpunkt auf iterativen Zyklen von Feedback, Lernen und Verfeinerung liegt.

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Pre-Mortem-Vorlage

Die Pre-Mortem-Vorlage ist ein strategisches Tool, das von Projektmanagern, Teamleitern und Entscheidungsträgern verwendet wird, um potenzielle Risiken oder Ausfälle zu antizipieren und zu mindern, bevor sie auftreten. Es ist besonders wertvoll während der Planungsphase eines Projekts oder einer Initiative.

So verwenden Sie die Pre-Mortem-Vorlage in fünf einfachen Schritten:

  1. Bereiten Sie die Bühne: Versammeln Sie das Projektteam oder relevante Stakeholder und erläutern Sie den Zweck der Pre-Mortem-Übung. Betonen Sie, wie wichtig es ist, Risiken und potenzielle Ausfälle zu erkennen, um deren Auftreten zu verhindern.
  2. Stellen Sie sich ein Scheitern vor: Bitten Sie die Teilnehmer, sich vorzustellen, dass das Projekt bereits gescheitert ist oder auf erhebliche Probleme gestoßen ist. Geben Sie ihnen einen bestimmten Zeitrahmen vor, beispielsweise sechs Monate oder ein Jahr in der Zukunft. Ermutigen Sie sie, umfassend und kreativ über alle möglichen Gründe für das Scheitern nachzudenken.
  3. Brainstormen Sie Risiken und Ursachen: Stellen Sie jedem Teilnehmer Haftnotizen oder eine digitale Plattform zur Verfügung, auf der er Risiken und Ursachen einzeln aufschreiben kann, von denen er glaubt, dass sie zum Scheitern beitragen könnten. Geben Sie ihnen eine bestimmte Zeitspanne, um so viele Ideen wie möglich zu generieren. Erinnern Sie sie daran, sich auf spezifische Risiken statt auf Allgemeingültigkeiten zu konzentrieren.
  4. Teilen und gruppieren Sie Ideen: Lassen Sie jeden Teilnehmer seine Ideen einzeln vortragen, sodass bei Bedarf Diskussion und Klärung möglich sind. Gruppieren Sie beim Austausch von Ideen ähnliche oder verwandte Risiken und Ursachen. Dieser Schritt hilft dabei, gemeinsame Themen zu identifizieren und potenzielle Risiken zu priorisieren.
  5. Minderungsstrategien: Sobald alle Ideen geteilt und gruppiert sind, verlagern Sie den Fokus auf die Entwicklung von Strategien zur Minderung oder Vermeidung der identifizierten Risiken und Ursachen. Ermutigen Sie das Team, proaktive Maßnahmen, Notfallpläne oder Maßnahmen zur Risikominderung zu entwickeln, die umgesetzt werden können, um die Wahrscheinlichkeit oder Auswirkung der identifizierten Risiken zu minimieren.

Mithilfe einer Vorabvorlage können Projektteams potenzielle Risiken und Ausfälle proaktiv identifizieren und so Strategien und Notfallpläne entwickeln, um deren Auswirkungen zu verhindern oder zu minimieren. Diese Übung fördert einen zukunftsorientierten Ansatz und verbessert die gesamten Projektplanungs- und Risikomanagementprozesse.

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Content-Repository-Vorlage

Die Content-Repository-Vorlage ist ein Tool, das häufig von Content-Managern, digitalen Vermarktern und Redaktionsteams verwendet wird, um ihre Content-Assets effektiv zu organisieren und zu verwalten. Es bietet einen zentralen Ort zum Speichern, Kategorisieren und Zugreifen auf Inhalte für verschiedene Kanäle und Plattformen.

So verwenden Sie die Content-Repository-Vorlage:

  1. Richten Sie die Vorlage ein: Erstellen Sie einen strukturierten Rahmen innerhalb des Repositorys, einschließlich Ordnern, Kategorien und Metadatenfeldern, um den Inhalt effektiv zu organisieren. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Inhaltstyp, Thema, Zielgruppe und Veröffentlichungsdatum.
  2. Inhalte hochladen und kategorisieren: Beginnen Sie mit dem Hochladen vorhandener Inhaltsressourcen in das Repository. Weisen Sie jedem Inhalt geeignete Kategorien, Tags und Metadaten zu, um das Suchen und Abrufen zu erleichtern. Dieser Schritt stellt sicher, dass Inhalte ordnungsgemäß organisiert und zugänglich sind.
  3. Definieren Sie Berechtigungen und Zugriffsebenen: Bestimmen Sie, wer auf den Inhalt im Repository zugreifen und ihn bearbeiten kann. Legen Sie Benutzerrollen und Berechtigungen fest, um die Datensicherheit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die richtigen Personen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
  4. Zusammenarbeiten und Überarbeitungen verfolgen: Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern mit Funktionen wie der Versionskontrolle. Verfolgen Sie Überarbeitungen, Kommentare und Feedback im Repository, um einen transparenten Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten und die Entwicklungs- und Genehmigungsprozesse für Inhalte zu optimieren.
  5. Inhalte suchen und abrufen: Nutzen Sie die Suchfunktion des Repositorys, um bestimmte Inhalte anhand relevanter Kriterien wie Schlüsselwörter, Kategorien oder Metadaten zu finden. Stellen Sie sicher, dass das Repository leicht zugänglich und benutzerfreundlich ist, um eine effiziente Inhaltserkennung und -abfrage zu ermöglichen.

Verwenden Sie die Content-Repository-Vorlage, um Content-Assets effizient zu verwalten und zu organisieren, die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu verbessern und die Prozesse zur Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten zu optimieren.

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Risikomatrix

Eine Risikomatrix-Vorlage ist ein Tool, das häufig von Projektmanagern, Risikomanagern und Entscheidungsträgern verwendet wird, um Risiken basierend auf ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zu bewerten und zu priorisieren. Es bietet einen strukturierten Rahmen für die Bewertung und Visualisierung von Risiken und ermöglicht effektive Risikomanagement- und Risikominderungsstrategien.

Um eine Risikomatrix-Vorlage zu verwenden, befolgen Sie diese fünf einfachen Schritte:

  1. Richten Sie die Vorlage ein: Wählen Sie zunächst eine Risikomatrix-Vorlage aus, die Ihren Anforderungen entspricht. Dies kann eine vorgefertigte Vorlage oder eine leere Matrix sein, die Sie anpassen. Legen Sie die Achsen für Wahrscheinlichkeit und Auswirkung fest und definieren Sie die Bewertungsskalen für jedes Kriterium.
  2. Risiken identifizieren und bewerten: Identifizieren Sie potenzielle Risiken, die mit Ihrem Projekt oder Ihrer Initiative verbunden sind. Bewerten Sie jedes Risiko unter Berücksichtigung seiner Eintrittswahrscheinlichkeit und der potenziellen Auswirkungen, die es auf die Projektziele haben kann. Verwenden Sie die in der Vorlage definierten Bewertungsskalen, um jedem Risiko Punkte zuzuweisen.
  3. Zeichnen Sie Risiken in der Matrix auf: Verwenden Sie die Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsachsen in der Vorlage, um jedes identifizierte Risiko darzustellen. Die Wahrscheinlichkeit wird normalerweise auf der horizontalen Achse und die Auswirkung auf der vertikalen Achse dargestellt. Platzieren Sie jedes Risiko an der Schnittstelle, die seinen bewerteten Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungswerten entspricht.
  4. Risikoniveaus bestimmen: Analysieren Sie die Positionen der Risiken in der Matrix, um deren Gesamtrisikoniveaus zu bestimmen. Typischerweise gelten Risiken in der Zone mit hoher Wahrscheinlichkeit und hoher Auswirkung (oberer rechter Quadrant) als hochriskant und erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Risiken in der Zone mit geringer Wahrscheinlichkeit und geringer Auswirkung (Quadrant unten links) haben in der Regel eine niedrigere Priorität.
  5. Priorisieren Sie die Risikominderung: Priorisieren Sie die Risiken anhand der identifizierten Risikostufen für die Maßnahmen zur Risikominderung. Konzentrieren Sie sich zunächst auf Hochrisikogebiete und stellen Sie entsprechende Ressourcen für die Entwicklung und Umsetzung von Risikominderungsstrategien bereit. Überwachen und überprüfen Sie die Matrix regelmäßig, um Risikobewertungen zu aktualisieren und die Abhilfemaßnahmen bei Bedarf anzupassen.

Mit der Risikomatrix-Vorlage können Sie Risiken effektiv visualisieren und priorisieren, was zu einer fundierten Entscheidungsfindung und gezielten Risikominderung führt. Es bietet außerdem einen klaren Rahmen für die Bewertung und das Management von Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus, wodurch letztendlich der Projekterfolg verbessert und potenzielle negative Auswirkungen minimiert werden.

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Effektive Workshop-Vorlage

Eine effektive Workshop-Vorlage ist ein strukturiertes Tool, das von Moderatoren, Trainern und Fachleuten aus verschiedenen Bereichen zur Planung und Durchführung produktiver Workshops verwendet wird. Es bietet einen Rahmen für die Organisation und Leitung von Workshop-Sitzungen, um bestimmte Ziele und Ergebnisse zu erreichen.

Befolgen Sie diese Schritte, um die Workshop-Vorlage zu verwenden:

  1. Definieren Sie die Ziele des Workshops: Formulieren Sie klar den Zweck und die gewünschten Ergebnisse des Workshops. Identifizieren Sie die spezifischen Ziele, die Sie erreichen möchten, und die Kenntnisse, Fähigkeiten oder Aktionen, die Sie den Teilnehmern vermitteln sollen.
  2. Planen Sie die Tagesordnung: Entwickeln Sie eine detaillierte Tagesordnung, die den Ablauf der Aktivitäten, die zu behandelnden Themen und die zugewiesene Zeit für jede Sitzung umreißt. Erwägen Sie die Einbeziehung einer Mischung aus Präsentationen, interaktiven Übungen, Gruppendiskussionen und praktischen Aktivitäten, um die Teilnehmer einzubeziehen und die Workshop-Ziele zu erreichen.
  3. Bereiten Sie Materialien und Ressourcen vor: Sammeln Sie alle für den Workshop erforderlichen Materialien, Ressourcen und Handouts und bereiten Sie sie vor. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer Zugriff auf relevante Dokumente, Arbeitsblätter oder Tools haben, die ihr Lernen und Engagement unterstützen.
  4. Fördern Sie Engagement und Teilnahme: Nutzen Sie während des Workshops die Vorlage als Leitfaden für Ihren Moderationsansatz. Fördern Sie die aktive Teilnahme, Gruppenzusammenarbeit und offene Diskussionen unter den Teilnehmern. Nutzen Sie interaktive Techniken wie Brainstorming, Gruppenarbeit und Rollenspiele, um Engagement und Wissensaustausch zu fördern.
  5. Bewerten und Feedback einholen: Nehmen Sie sich am Ende des Workshops Zeit, um Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Nutzen Sie Bewertungsformulare oder Umfragen, um ihre Erkenntnisse über den Workshop-Inhalt, die Moderation und das Gesamterlebnis zu sammeln. Dieses Feedback wird Ihnen helfen, die Wirksamkeit des Workshops zu beurteilen und Verbesserungen für zukünftige Sitzungen vorzunehmen.

Durch die Verwendung einer effektiven Workshop-Vorlage können Fachleute ansprechende und wirkungsvolle Workshops strukturieren und ermöglichen. Die Vorlage dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass die Workshop-Ziele erreicht werden, die Teilnehmer aktiv einbezogen werden und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Es trägt dazu bei, den Planungs- und Durchführungsprozess zu rationalisieren, was zu einem wertvollen und erfolgreichen Workshop-Erlebnis für alle Beteiligten führt.

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