Schlüsselfunktionen des Controllings

Die dynamische Geschäftswelt erlaubt es Unternehmen nicht, an einem Ort zu bleiben. Die sich ändernden Realitäten des Marktes zwingen Unternehmer dazu, ständig neue Praktiken und Strategien zu testen, die es ihnen ermöglichen, ihre Ziele effektiv zu erreichen und die Funktionsweise der gesamten Organisation zu verbessern.

Was ist Controlling?

Mit dem Ziel, das Wesen der Kontrolle zu verstehen, kann dieses Instrument als die Einführung einer einheitlichen Denk- und Handlungsmethode durch die kooperierenden Zellen des Unternehmens definiert werden, die die effektive Führung der gesamten Organisation erheblich erleichtert und die rationelle Schlüsselerstellung weiter verbessert Entscheidungen des Managements. Somit ist Controlling ein Basissystem, das die Steuerung des Gesamtunternehmens unterstützen soll.

Eine mehrdimensionale Kontrolle wird möglich, indem die internen Mechanismen der Organisation mit den neuesten Technologien integriert werden, die die Erfassung, Erfassung und Verarbeitung wichtiger Daten erleichtern. Darüber hinaus schafft das Controlling günstige Voraussetzungen für eine etwas breitere Sichtweise und konzentriert sich auf die vorausschauende Analyse von Aktivitäten, die letztendlich unter Einsatz geeigneter Ressourcen das Unternehmen den angestrebten Zielen näher bringen.

Das Controlling umfasst vier Funktionen – Planung, Kontrolle, Steuerung und Koordination. Aufgrund ihrer Differenzierung bietet die Weiterentwicklung jedes dieser Bereiche die Möglichkeit, umfassende Geschäftsaktivitäten einzuführen, die das Bewusstsein für die potenziellen Chancen und Risiken der Durchführung einzelner Aktivitäten schärfen.

Kontrollfunktionen

• Planung – eine der Grundaufgaben des Controllings besteht darin, konkrete Ziele für das Unternehmen festzulegen, die eng mit der Planungsfunktion selbst verbunden sind, sowohl kurzfristig als auch langfristig. Die gesetzten Ziele liegen häufig in Form von KPIs vor, sodass der Grad ihrer Umsetzung später leichter überprüft werden kann. Dadurch wird es möglich, eine für alle Mitarbeiter klare Vision der Unternehmensentwicklung zu schaffen. Gleichzeitig ist die Planungsfunktion neben der klaren Definition der gewünschten Ergebnisse auch dafür verantwortlich, die Mittel und den Zeitrahmen festzulegen, die zur Erreichung dieser Ergebnisse erforderlich sind.
• Controlling – stellt die offensichtlichste aller Controllingfunktionen dar. Das Wichtigste in dieser Phase ist ein verlässlicher Vergleich der authentischen Ergebnisse des Unternehmens mit dem bereits entwickelten Plan. Eine solche Kontrolle der Umsetzung der gesetzten Ziele schafft die Grundlage für eine mehrdimensionale Analyse von Abweichungen, um die Genese ihres Auftretens aufzudecken. Der nächste Schritt besteht darin, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, damit das Unternehmen in Zukunft die Effizienz seiner Abläufe maximieren kann.
• Kontrolle – Die Hauptaktivitäten in diesem Bereich drehen sich um das Treffen wichtiger Entscheidungen im Zusammenhang mit der Korrektur zuvor festgelegter Annahmen oder Ziele, wie z. B. die Neuberechnung ursprünglicher Kosten oder die Aktualisierung verabschiedeter Budgets. Diese Aktivitäten sollen dazu beitragen, dass das Unternehmen schnellstmöglich seine gewünschte Position in der Geschäftswelt erreicht. Gleichzeitig wird der Kern der Kontrolle weiterhin mit der weiteren Überwachung des Ist-Zustands verbunden, wobei der Fokus auf der Umsetzung der kritischsten Aufgaben trotz registrierter Abweichungen liegt.
• Koordinierung – Diese Funktion ist dafür verantwortlich, die Effizienz des gesamten Managementsystems zu steigern und es in einen Zustand zu bringen, in dem die Vorteile der Koordinierung die Kosten ihrer Umsetzung übersteigen. Die Sicherstellung der Koordinierung der Aktivitäten erhöht den Komfort und die Effizienz der Arbeit und stellt sicher, dass die einzelnen Einheiten den richtigen Grad an Ausrichtung haben und ihre eigenen Ziele im Einklang mit den Gesamtinteressen des Unternehmens erreichen.

Controlling – Beispiele

INCO-Gruppe

Das Unternehmen zeichnet sich durch diversifizierte Aktivitäten aus, die sich auf die Herstellung von Haushaltschemikalien, Arzneimitteln, Kosmetika, Kunststoffverpackungen oder auch Verlagsaktivitäten und Immobilienhandel konzentrieren. Jedes Jahr ist ein spürbarer Anstieg der Warenexporte in die Europäische Union und in osteuropäische Länder zu verzeichnen. Mit zunehmender Reichweite stand das Unternehmen jedoch vor dem Problem, ein derart umfangreiches Budget effizient abzurechnen. Es stellte sich als notwendig heraus, ein spezialisiertes Informationssystem einzuführen, das eine optimale Handhabung eines so großen Datenpakets ermöglichen würde.

Die INCO Group entschied sich daher für die Investition in ein spezielles Controlling-Tool – das Eureca-System, das auf Basis der Data-Warehouse-Technologie die Erstellung eines mehrdimensionalen Budgets ermöglichte. Durch die Einführung von Controlling-Verbesserungen gelang es dem Unternehmen, das zunächst zu komplizierte Budget unter Kontrolle zu bringen und dabei auf die schrittweise Budgetierung der Abteilungskosten und der direkten Kosten im Zusammenhang mit der Produktion selbst zu achten. Ein zusätzlicher Vorteil war auch die Möglichkeit, Pläne und monatliche Umsatzprognosen einzugeben oder feste und variable Kosten zu optimieren.

Die Implementierung von Steuerungslösungen hat den notwendigen Planungsprozess vereinfacht, der zuvor bei so unterschiedlichen Geschäftsbereichen äußerst kompliziert war. Gleichzeitig wurde die entwickelte Datenbank in das Feldsystem integriert, sodass Mitarbeiter, die Aufgaben auf allen Ebenen der Organisation wahrnehmen, sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen haben.

Unendlich

Infinite ist eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen, das IT-Lösungen für eine Vielzahl von Unternehmen sowohl in Europa als auch außerhalb der MENA-Region anbietet. Die Besonderheiten der Branche und die exponentielle Ausweitung ihrer Reichweite führten dazu, dass die Marke fest davon überzeugt war, dass sie in ihre Aktivitäten eine umfassende Lösung integrieren musste, um die Konsolidierung und Berichterstattung von Ergebnissen zu erleichtern und gleichzeitig der ständig steigenden Nachfrage gerecht zu werden für Informationen im Bereich Controlling.

Obwohl die Marke bereits über ein Excel-basiertes Controlling verfügte, erforderte die Dynamik der anstehenden Aufgaben die Einführung eines Tools, das eine schnellere Arbeit an mehr Parametern ermöglichte. Daher entschied sich Infinite für die Implementierung des leistungsfähigeren Eureca-Systems, um die Möglichkeit zu gewährleisten, das gesamte Berichtssystem flexibel zu entwickeln und auch besonders unterschiedliche Daten effizient zu analysieren.

LS Flughafendienste

LS Airport Services gilt als eines der größten sogenannten „Abfertigungs“-Unternehmen Polens und bedient derzeit mehr als 50 Fluggesellschaften aus der ganzen Welt. Im Laufe der Zeit beschloss das Management einer so florierenden Marke, ein Tool zur Unterstützung wichtiger Managementkontrollen zu implementieren. Der Hauptmotivationsfaktor war die Aussicht auf die Beseitigung von Zwängen, die die weitere Entwicklung des Unternehmens behindern und sich aus der zeitaufwändigen Natur des Gesamtprozesses zur Erstellung der erforderlichen Berichte ergeben.

Auf der Suche nach einem umfassenden Tool zur Optimierung der Bereiche Datenintegration, Budgetierung, Planung, Berichterstattung, Analyse und Prognose entschied sich das Unternehmen im Jahr 2020 für die Implementierung des Eureca-Systems.

Mit der Einführung eines fortschrittlicheren Controlling-Tools wurde es möglich, Budgetierungs-, Analyse- oder Reportingprozesse zu automatisieren, was zu einer Steigerung des Gesamtwerts des Controllings im gesamten Unternehmen führte. Darüber hinaus wurde das Bewusstsein für die tatsächlichen Auswirkungen auf die Kosten bei den Managern gestärkt und ihre Einbindung in die aktuelle Geschäftssituation erhöht.

Steuerfunktionen – Zusammenfassung

Ein richtig umgesetztes Controlling, zusätzlich unterstützt durch moderne Tools und IT-Systeme, steigert die Effizienz des gesamten Unternehmensbetriebs und ermöglicht eine präzise Festlegung realistischer Geschäftsziele. Unabhängig von den Besonderheiten der Branche, in der einzelne Unternehmen täglich tätig sind, kann die sinnvolle Nutzung der Potenziale des Controllings auch kurzfristig den Prozess der Erhebung, Verarbeitung, Analyse und Interpretation von für die weitere Geschäftsentwicklung wichtigen Daten beschleunigen.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und endlosen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Geschäftsinhaber und Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern sind Offenheit und Neugier gegenüber der Welt für ihn die Eigenschaften, die er am meisten schätzt.

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