Was ist Lead-Routing: Der ultimative Leitfaden zur Lead-Verteilung

Lead-Routing ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder erfolgreichen Vertriebsstrategie. Es handelt sich um einen Prozess, der sicherstellt, dass jeder Lead dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zugeordnet wird, wodurch die Effizienz gesteigert, die Reaktionszeiten verbessert und letztendlich die Conversions gesteigert werden.

Vom Verständnis der verschiedenen Methoden der Lead-Weiterleitung über die Implementierung von Best Practices bis hin zur Bewältigung häufiger Herausforderungen haben wir in diesem Artikel alles behandelt.

Aber denken Sie daran: Die wahre Magie entsteht, wenn Sie dieses Wissen in die Tat umsetzen. Hier kommt NetHunt CRM ins Spiel. Mit seinen automatisierten Lead-Routing-(Verteilungs-)Funktionen kann es Ihnen dabei helfen, Ihren Lead-Routing-Prozess zu automatisieren und zu optimieren und so schnelle und auf jeden Lead abgestimmte Antworten sicherzustellen.

Beginnen wir also ohne weitere Umschweife Ihre Reise zum Lead-Routing!

Was ist Lead-Routing?

Das Lead-Routing, auch Lead-Zuweisung oder Lead-Verteilung genannt, ist ein entscheidender Aspekt jedes Verkaufsprozesses.

Dabei geht es um die Verteilung eingehender Leads unter den Vertriebsmitarbeitern, um sicherzustellen, dass jeder Lead von der am besten geeigneten Person bearbeitet wird. Dieser Prozess kann so einfach sein wie die gleichmäßige Zuweisung von Leads an jeden Manager einzeln oder so anspruchsvoll wie die Verwendung automatisierter Lead-Routing-Systeme, die verschiedene Faktoren wie Branche, Gebiet, potenzielle Geschäftsgröße und mehr berücksichtigen.

Hier sind einige verschiedene Möglichkeiten, wie das Lead-Routing normalerweise gehandhabt wird …

• Die Round-Robin-Verteilung ist eine der einfachsten Formen der automatisierten Lead-Weiterleitung. Leads werden im Rotationsverfahren gleichmäßig auf die Vertriebsmitarbeiter verteilt.
• Die geografische Verteilung ist eine Methode, bei der Leads basierend auf dem physischen Standort des Leads zugewiesen werden.
• Bei der branchenspezifischen Verteilung werden Leads basierend auf der Branche weitergeleitet, zu der sie gehören.
• Bei der Lead-Score-basierten Verteilung werden Leads anhand ihres Lead-Scores zugewiesen. Der Lead-Score ist ein numerischer Wert, der die Wahrscheinlichkeit angibt, mit der der Lead in einen Kunden umgewandelt wird.
• Bei der Verteilung der potenziellen Geschäftsgröße werden Leads basierend auf der potenziellen Geschäftsgröße zugewiesen. Um die Chancen auf eine Konvertierung zu erhöhen, ist es für Manager mit höherem Dienstalter besser, mit hochwertigen Deals zu arbeiten.
• Bei der produkt- oder dienstleistungsspezifischen Verteilung werden Leads basierend auf dem spezifischen Produkt oder der Dienstleistung weitergeleitet, an dem sie interessiert sind.
• Bei der benutzerdefinierten regelbasierten Verteilung werden benutzerdefinierte Regeln für die Lead-Zuweisung erstellt. Diese Regeln können auf einer Kombination verschiedener Faktoren wie Lead-Quelle, Lead-Verhalten, Lead-Engagement-Level usw. basieren.
• Beim Lead-Routing nach Verfügbarkeit werden Leads freien Managern zugewiesen, je nachdem, wer aktuell verfügbar ist. Diese Regel eignet sich hervorragend für Teams mit einem hohen Zufluss an Leads oder Anfragen, beispielsweise für Kundensupportteams.

Durch die Implementierung dieser Best Practices für das Lead-Routing können Sie Ihren Lead-Verteilungsprozess verbessern, die Reaktionszeiten verbessern und letztendlich Ihre Konversionsraten steigern.

Denken Sie daran: Der Schlüssel zum erfolgreichen Lead-Routing liegt darin, die richtige Balance zwischen Automatisierung und Personalisierung zu finden. Mit der richtigen Herangehensweise und den richtigen Inhalten können Sie erfolgreiche Geschäftsbeziehungen aufbauen und den Kontakt zu neuen und bestehenden Kunden nachhaltig pflegen.

Vorteile des Lead-Routings: Warum ist Lead-Routing für Vertriebs- und Marketingteams wichtig?

Das Lead-Routing kann die Art und Weise, wie Sie Ihre Leads verwalten, tiefgreifend verändern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des Lead-Routings…

Erhöht die Reaktionszeit

In der schnelllebigen Welt des Vertriebs zählt jede Sekunde. Mit dem Lead-Routing kann Ihr Unternehmen blitzschnell auf Leads reagieren, indem Leads automatisch und basierend auf vordefinierten Bedingungen zugewiesen werden. Dadurch erhöht sich die Conversion-Chance deutlich.

Eine Umfrage ergab, dass eine Antwort innerhalb einer Minute die Lead-Conversions um bis zu 391 % steigern kann.

Mit der automatisierten Lead-Weiterleitung können Sie außerdem automatisierte Benachrichtigungen an verantwortliche Manager einrichten, sobald diese einen neuen Lead erhalten, der umgehend reagiert. Nur für den Fall, dass Sie den Erstkontakt nicht ebenfalls automatisiert haben.

Fördert das Geschäftswachstum

Lead-Routing fördert das Geschäftswachstum, indem es die Vertriebseffizienz drastisch verbessert. Indem Sie wichtige Leads an erfahrene Vertriebsmitarbeiter weiterleiten und die weniger wichtigen Leads einer automatisierten Abfolge überlassen, stellen Sie sicher, dass alle vorrangigen Leads am effektivsten bearbeitet werden.

Verbessert die Führungsorganisation

Lead-Routing sorgt für organisierte Leads. Es ermöglicht Ihnen, Leads anhand verschiedener Faktoren zu segmentieren und zu sortieren und so den gesamten Verkaufsprozess effizienter zu gestalten. Das bedeutet, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter wissen, womit sie es zu tun haben, bevor sie überhaupt die Kundenkarte des Leads öffnen.

Verbessert die Vertriebsleistung und Ressourcennutzung

Durch das Lead-Routing werden Leads stets Vertriebsmitarbeitern zugeordnet, die über die erforderliche Fachkompetenz verfügen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Geschäfte von erfahrenen Vertriebsmitarbeitern abgewickelt werden, die sich mit den Prozessen, Herausforderungen und Erwartungen potenzieller Kunden auskennen und sicherstellen, dass Präsentationen und Verhandlungen professionell abgewickelt werden.

Gewährleistet die Datengenauigkeit

Lead-Routing ermöglicht es Unternehmen, Lead-Daten genauer zu sammeln und zu analysieren. Klar definierte Buyer-Personas und Kriterien zur Lead-Qualifizierung verbessern die Vertriebsintelligenz. Dies führt dazu, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf genaue und aktuelle Informationen haben, die ihnen beim Abschluss von Geschäften helfen.

Lesen Sie weiter: 8 Gründe, warum Ihre Kundendaten nicht sauber sind

Die 7 häufigsten Lead-Routing-Regeln

1. Lead-Routing nach Standort

Diese Regel ist besonders effektiv für Vertriebsteams, die auf mehrere Regionen abzielen und bestimmte Vertriebsmitarbeiter bestimmten Bereichen zuordnen.

Wenn ein Lead aus einem bestimmten Gebiet eingeht, wird er an die für diese Region zuständige Person weitergeleitet. Wenn Sie beispielsweise ein globales Softwareunternehmen sind, werden Leads aus Europa Ihrem europäischen Vertriebsteam zugewiesen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter …

• Verstehen Sie den lokalen Markt
• Kann einen personalisierten Ansatz bieten
• Sind mit den spezifischen Bedürfnissen des Gebiets vertraut

Allerdings kann dieser Ansatz zu einer ungleichmäßigen Lead-Verteilung führen, wenn bestimmte Gebiete mehr Leads generieren als andere.

2. Lead-Routing nach Unternehmenshierarchie

Hierarchisches Routing wird häufig von Vertriebsteams verwendet, die auf Unternehmen auf Unternehmensebene abzielen. Wenn Sie einen Lead von einem Unternehmen haben, das einer Muttergesellschaft gehört, mit der Sie bereits zusammenarbeiten, sollte derselbe Vertriebsmitarbeiter beide Konten betreuen. Dadurch wird die Kontinuität gewahrt und bestehende Beziehungen genutzt.

Der Nachteil besteht darin, dass diese Methode die Möglichkeiten für andere Vertriebsmitarbeiter einschränken kann, Beziehungen zu neuen Kunden aufzubauen.

3. Lead-Routing nach Anwendungsfall

Diese Regel leitet qualifizierte Leads an Vertreter weiter, die Experten für einen bestimmten Anwendungsfall des Produkts sind. Beispielsweise können verschiedene Teams, etwa Marketing und Buchhaltung, Ihr Produkt nutzen. Zuweisung von Leads aus der Buchhaltung an Vertriebsmitarbeiter, die auf die Anwendungsfälle Ihres Produkts spezialisiert sind, die die Buchhaltung betreffen. Dadurch wird sichergestellt, dass…

• Ihre Leads werden von Mitarbeitern bearbeitet, die ihre spezifischen Bedürfnisse verstehen
• Feldexperten befassen sich mit Herausforderungen
• Leads erhalten die relevantesten Informationen

Dieser Ansatz erfordert von Ihren Vertriebsmitarbeitern ein tiefes Verständnis verschiedener Branchen, Produktanwendungsfälle und Käuferpersönlichkeiten, was möglicherweise eine umfassende Schulung erfordert. Im Gegensatz zu den anderen Regeln auf dieser Liste können dadurch zusätzliche Kosten entstehen.

4. Lead-Routing nach Geschäftswert

Leads werden basierend auf dem potenziellen Wert des Geschäfts weitergeleitet. Leads mit höherem Wert werden erfahreneren Vertriebsmitarbeitern zugewiesen, wodurch Ihre Möglichkeiten zur Erzielung neuer Umsätze maximiert werden.

Wenn ein Lead beispielsweise angibt, dass er 100 Lizenzen Ihrer Software benötigt, wird er einem erfahrenen Vertreter zugewiesen, der sich mit der Abwicklung großer Geschäfte auskennt.

Darüber hinaus können Sie einige der Deals mit einem geringeren Dealwert automatischen E-Mail-Sequenzen überlassen, ebenso wie Leads, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer Konvertierung selbst hoch ist.

Allerdings hat diese Lead-Routing-Regel eine negative Kehrseite. Es schränkt die Verbesserungsmöglichkeiten des weniger erfahrenen Vertriebsmitarbeiters ein. Mitarbeiter, die eingeschränkt sind, könnten sich aufgrund mangelnder Motivation dazu entschließen, Ihr Unternehmen zu verlassen.

5. Lead-Routing nach Lead-Score

Beim Lead-Scoring handelt es sich um einen Prozess, bei dem Leads anhand der Kriterien des Unternehmens eine Bewertung erhalten. Zu den beliebten Lead-Scoring-Kriterien gehören…

• Geographische Lage
• Hauptquelle
• Führende Unternehmensgröße

Leads mit höherer Bewertung könnten an erfahrenere Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden, während Leads mit niedrigerer Bewertung möglicherweise an neuere Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden.

Diese Methode hängt stark von der Genauigkeit Ihres Lead-Scoring-Systems ab. Wenn das Bewertungssystem nicht genau oder umfassend ist, kann dies zu einer ineffektiven Lead-Weiterleitung führen.

6. Lead-Routing nach Verfügbarkeit

Bei dieser Regel geht es darum, wer verfügbar ist.

Leads werden an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter weitergeleitet, was eine schnelle Reaktionszeit gewährleistet. Diese Regel ist einfach, aber effektiv, insbesondere für Unternehmen, bei denen es auf die Schnelligkeit der Führung ankommt.

Bei diesem Ansatz werden die spezifischen Fachkenntnisse oder Fähigkeiten Ihrer Vertriebsmitarbeiter nicht berücksichtigt, was möglicherweise Auswirkungen auf die Qualität der Lead-Bearbeitung hat. Wenn beispielsweise einem weniger erfahrenen Vertriebsmitarbeiter ein komplexer Verkauf zugewiesen wird, ist es wahrscheinlich, dass er einen schlechteren Kundenservice bietet als ein erfahrenerer Vertriebsmitarbeiter.

7. Lead-Routing nach Produkt- oder Serviceinteresse

Diese Regel ist besonders nützlich für Unternehmen mit einer breiten Palette von Produkten oder Dienstleistungen.

Leads werden basierend auf dem spezifischen Produkt oder der Dienstleistung weitergeleitet, an dem sie interessiert sind. Wenn ein Lead beispielsweise Interesse an Ihrem E-Mail-Marketing-Tool zeigt, sollte er an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden, der auf dieses Produkt spezialisiert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass…

• Ihre Vertreter können den Leads detaillierte und relevante Informationen zur Verfügung stellen
• Leads werden mit Produktexperten zusammengebracht
• Die bereitgestellten Informationen stimmen mit dem Interesse des Leads überein

Dieser Ansatz erfordert jedoch ein tiefes Verständnis verschiedener Produkte oder Dienstleistungen, was möglicherweise eine umfassende Schulung erfordert.

Best Practices für das Lead-Routing: So leiten Sie Leads effektiv weiter

Wie oben ist keine Lead-Routing-Regel fehlerfrei. Einfach eine auszuwählen und dabei zu bleiben, ist nicht die beste Option.

Hier sind die Best Practices für das Lead-Routing, die dazu beitragen, Leads effektiver weiterzuleiten und gleichzeitig die Nachteile des Lead-Routings zu minimieren.

1. Ordnen Sie pro Lead nur einen Manager zu

Es wird dringend empfohlen, einen neuen Lead einem einzelnen Vertriebsmitarbeiter zuzuweisen. Die Zuweisung mehrerer Vertriebsmitarbeiter zu einem einzigen Geschäft kann zu Missverständnissen, allgemeiner Verwirrung und potenziellen Konflikten zwischen Vertriebsmitarbeitern führen.

Wenn beispielsweise ein Lead aus Großbritannien generiert wird, sollte er nicht nur dem Team innerhalb des britischen Territoriums zugewiesen werden, sondern nur einem der Teammitglieder.

2. Ordnen Sie Leads den entsprechenden Mitarbeitern zu

Jeder Vertriebsmitarbeiter hat seine ganz eigenen Stärken.

Einige sind möglicherweise besonders erfolgreich bei der Konvertierung von Leads in einer bestimmten Branche, während andere ein Händchen für den Umgang mit Leads aus bestimmten Berufsbezeichnungen haben. Durch die Identifizierung dieser Stärken und die entsprechende Zuordnung von Leads erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer Konvertierung und steigern Ihren Umsatz.

Denken Sie daran, dass es nicht nur um die Branche und die Berufsbezeichnung geht. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten …

• Die bisherige Leistung des Vertreters mit ähnlichen Leads
• Die Erfahrung des Vertriebsmitarbeiters mit der Herausforderung, der sich ein Lead gegenübersieht
• Der Kommunikationsstil des Vertriebsmitarbeiters und wie er mit den Vorlieben des Leads übereinstimmt
• Die technische Kompetenz des Vertriebsmitarbeiters für den Fall, dass ein Lead vor hochtechnischen Herausforderungen steht
• Ihr Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse eines Leads

3. Erstellen Sie ein detailliertes Neuzuweisungsverfahren

In der dynamischen Welt von SaaS hat ein Vertriebsmitarbeiter manchmal alle Hände voll zu tun, um sich um einen neuen Lead zu kümmern. In diesem Fall sollte der neue Lead an einen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden, der mehr Zeit zur Verfügung hat. Damit der Neuzuweisungsprozess fair und vor allem effektiv ist, muss er einheitlich sein. Definieren Sie die folgenden Kriterien…

• Welche Zeitspanne sollte als „zu lang“ angesehen werden?
• Wie sollen Leads neu zugewiesen werden? An einen verfügbaren Vertriebsmitarbeiter? Oder zufällig im Round-Robin-Verfahren?

Halten Sie sich bei jedem Lead an diese Kriterien, um ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten.

4. Sorgen Sie für eine robuste technische Integration

Im heutigen digitalen Zeitalter können Leads aus vielen Quellen erfasst und aus jeder dieser Quellen an Manager weitergeleitet werden. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die anderen Tools, die Sie täglich für den Verkauf nutzen, miteinander interagieren und ein nahtloses Verkaufserlebnis schaffen können. Dies kann durch die Integration Ihres Tech-Stacks (z. B. VoIP-Dialer, soziale Medien und Messenger) mit einem CRM-System erreicht werden.

Im Hinblick auf das Lead-Routing bedeutet eine Omnichannel-Kommunikationsstrategie, dass man in der Lage ist, …

• Erhalten Sie Leads aus verschiedenen Quellen
• Integrieren Sie ihre Daten in Ihr technisches System
• Standardisieren Sie die Daten gemäß den Regeln Ihrer Organisation
• Verteilen Sie Leads aus verschiedenen Quellen automatisch

5. Vermeiden Sie Informationsüberflutung

Obwohl es wichtig ist, Ihren Vertriebsmitarbeitern genügend Informationen zur effektiven Bearbeitung von Leads zur Verfügung zu stellen, ist der Grat zwischen Unterstützung und Überwältigung schmal.

Die Angabe unwesentlicher Details kann dazu führen, dass Vertriebsmitarbeiter sich Leads herauspicken und andere vernachlässigen, was die Konversionsraten senkt und sich langfristig auf den Umsatz auswirkt.

Um dies zu vermeiden, wird empfohlen, die Abweichungen der Conversion-Raten regelmäßig zu testen, um sicherzustellen, dass sich die Rosinenpickerei nicht negativ auf Ihre Conversion-Raten auswirkt. Das Testen der Conversion-Rate-Varianz erfolgt normalerweise in Form der folgenden Schritte:

1. Definieren Sie klar, welche Aktion eine Konvertierung darstellt.
2. Teilen Sie Ihr Publikum in Kontroll- und Testgruppen ein.
3. Entwickeln Sie verschiedene Versionen Ihrer Website oder Kampagne.
4. Richten Sie Tracking-Mechanismen ein, um Daten zu Benutzerinteraktionen und Conversions zu sammeln.
5. Lassen Sie den Test für einen vorgegebenen Zeitraum laufen oder bis Sie genügend Daten gesammelt haben.
6. Vergleichen Sie die Conversion-Raten verschiedener Gruppen mithilfe statistischer Analysen.
7. Bestimmen Sie die Auswirkung getesteter Varianten auf die Conversion-Raten.
8. Wenn eine Variante eine deutlich bessere Leistung erbringt, machen Sie sie zur Standardauswahl.

So automatisieren Sie die Lead-Verteilung in NetHunt CRM

Das Erstellen eines automatischen Lead-Verteilungsworkflows mit Hilfe von NetHunt CRM ist so einfach wie nie zuvor. Alles was Sie tun müssen ist…

1. Erstellen Sie im Reiter „Workflows“ einen neuen Workflow. Wählen Sie Ihren Startauslöser; Startauslöser können auf der Aktualisierung eines beliebigen Felds auf der Karte, auf dem Hinzufügen eines Tags oder einfach auf der Lead-Erstellung basieren.
2. Wählen Sie im Workflow die Aktion „Feld aktualisieren“ und konfigurieren Sie Ihre Einstellungen, um das Feld „Manager“ in „Durch eines von ersetzen“ zu ändern.
3. Fügen Sie alle Ihre Vertriebsmitarbeiter zur Liste der Vertriebsmitarbeiter hinzu, denen der Lead zugewiesen werden könnte.
4. Der Workflow verteilt diese Leads nun auf Round-Robin-Basis an diese Vertriebsmitarbeiter.

Um Leads anhand von Kriterien weiterzuleiten, anstatt nur nach Ihrem gewöhnlichen Rundlaufsystem, können Sie die Variable „Filter“ in Ihrem Workflow verwenden. Mit NetHunt CRM können Sie Ihre Leads basierend auf den Daten aus jedem Feld der Kundenkarte filtern. Das bedeutet, dass Sie Leads ganz einfach nach Standort, Branche, Berufsbezeichnung und anderen gewünschten Kriterien sortieren können. Mit Hilfe der „Filter“-Variablen in Ihrem Workflow können Sie Leads basierend auf diesen Filtern zuweisen, sodass Sie Leads basierend auf Ihren eigenen benutzerdefinierten Lead-Routing-Regeln zuweisen können.

Wenn beispielsweise ein Lead erstellt wurde und das Feld „Branche“ auf „Medizin“ eingestellt ist, wird der Lead nur an Vertriebsmitarbeiter verteilt, die auf den Verkauf an medizinische Kunden spezialisiert sind.

So sieht dieser Workflow aus ...

Lead-Routing ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder erfolgreichen Vertriebsstrategie. Es ist der Prozess, der sicherstellt, dass jeder Lead dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zugeordnet wird, wodurch die Effizienz gesteigert, die Reaktionszeiten verbessert und letztendlich die Conversions gesteigert werden. Vom Verständnis der verschiedenen Methoden der Lead-Weiterleitung über die Implementierung von Best Practices bis hin zur Bewältigung häufiger Herausforderungen haben wir in diesem ultimativen Leitfaden alles behandelt.

Die wahre Magie entsteht, wenn Sie dieses Wissen in die Tat umsetzen. Hier kommt NetHunt CRM ins Spiel. Mit seinen automatisierten Lead-Routing-Funktionen kann es Ihnen helfen, Ihren Lead-Routing-Prozess zu automatisieren und zu optimieren und sicherzustellen, dass kein Lead durchs Raster fällt.

Sind Sie also bereit, Ihren Verkaufsprozess auf die nächste Stufe zu heben? Sind Sie bereit, Ihre Leads in treue Kunden zu verwandeln? Dann ist es an der Zeit, Ihre kostenlose Testversion von NetHunt CRM zu starten.

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