Wie man Lessons Learned effektiv nutzt, um das Scheitern von Projekten zu vermeiden

Jedes Projekt ist eine Lernerfahrung. Fehler machen uns darauf aufmerksam, dieselben Fehler nicht noch einmal zu machen. Erfolge leiten uns, um unsere aktuellen und zukünftigen Projekte effektiv zu steuern. Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist ein geeigneter Prozess zur Erfassung dieser Fehler, Gewinne und Verbesserungsbereiche erforderlich. Das leistet die Projekt-Lessons-Learned-Methode.

In diesem Beitrag werden wir untersuchen, wie Sie Projektfehler effektiv vermeiden können, indem Sie die gewonnenen Erkenntnisse nutzen. Die im gesamten Beitrag bereitgestellten Vorlagen können online bearbeitet werden. Verwenden Sie sie, um mit Ihren Aufgaben voranzukommen.

Was sind Projekt Lessons Learned?

Lessons Learned sind die wichtigsten – sowohl positiven als auch negativen – Erfahrungen, die während des Lebenszyklus eines Projekts sowie bei dessen Abschluss gesammelt werden. Wenn Sie dieses Wissen und Verständnis reflektieren, können Sie das Gelernte in Maßnahmen umsetzen, die zur Verbesserung der aktuellen Systeme und Prozesse und zur Sicherung des Erfolgs zukünftiger Projekte erforderlich sind.

Für einige Organisationen sind Lessons Learned im Projektmanagement ein informeller Prozess, in dem sie Projekterfahrungen während der Abschlussphase diskutieren und dokumentieren. Andere Organisationen führen am Ende jeder Phase eines Projekts eine Lesson Learned Session durch. Projektmanager, Projektteammitglieder sowie Teamleiter können an Lessons Learned-Sitzungen teilnehmen, um die Berichte zu überprüfen und Entscheidungen darüber zu treffen, wie die gewonnenen Erkenntnisse in Maßnahmen umgesetzt werden können.

Lessons Learned-Sitzungen können je nach Komplexität in verschiedenen Phasen des Projekts durchgeführt werden; am Ende jeder Phase, am Ende des Projekts oder in Echtzeit, während es passiert.

Warum Lessons Learned ein integraler Bestandteil des Projektmanagements sein sollten

Wenn die gewonnenen Erkenntnisse dokumentiert und im gesamten Unternehmen geteilt werden, hilft dies, die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns zu vermeiden und zu verringern. Es hilft auch, Best Practices zu entwickeln, die in zukünftige Bemühungen integriert werden können.

Die Durchführung von Lessons-Learned-Sitzungen hilft auch dabei, Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen. Wenn sie ihre eigene Sichtweise darüber teilen können, was während des Projekts richtig und falsch gelaufen ist, fühlen sie sich stärker eingebunden und ermutigen sie, den Projektmanagementprozess stärker zu unterstützen.

Letztendlich können die gewonnenen Erkenntnisse einen echten Einfluss auf die Unternehmensprozesse und die Arbeitsweise der Teams haben.

Der Lessons-Learned-Prozess

Der Lessons-Learned-Prozess umfasst fünf Schritte. Sie zielen darauf ab, wichtige Lektionen zu sammeln, die während des Projekts von den Teilnehmern des Treffens gelernt wurden, und zu bestimmen, wie dieses Wissen erfolgreich angewendet werden kann, um bei zukünftigen Projekten bessere Ergebnisse zu erzielen. Die Schritte sind,

Schritt 1: Identifizieren Sie die gelernten Lektionen

Beginnen Sie damit, zu überarbeiten, was während des Projekts, das Sie gerade abgeschlossen haben, gut und was nicht so gut gelaufen ist und was verbessert werden muss. Dies sollte während der Lessons Learned Session erfolgen, an der die wichtigsten Stakeholder des Projekts teilnehmen.

• Zur Vorbereitung der Sitzung sollte der Moderator den Teilnehmern eine Umfrage zusenden. Es sollte spezifische Fragen zu den verschiedenen Aspekten des Projekts enthalten (z. B. Projektmanagement, Ressourcen, Kommunikation, Anforderungen usw.). Ebenso wichtig ist es, ihr Feedback darüber einzuholen, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was daran verbessert werden sollte. Die Beantwortung der Umfrage wird den Teilnehmern nicht nur helfen, sich besser auf die Sitzung vorzubereiten, sondern die Antworten selbst helfen, die Diskussion zwischen ihnen zu leiten.
• Fassen Sie die Umfrageergebnisse zusammen und analysieren Sie sie zusammen mit anderen wichtigen Berichten während der Sitzung, um Projektfehler und -gewinne zu identifizieren. Am Ende sollten Empfehlungen für zukünftige Projektverbesserungen erkennbar sein.

Sie können ein ähnliches Diagramm wie das untenstehende verwenden, um das Feedback und die wichtigsten während der Sitzung besprochenen Punkte aufzuzeichnen.

Schritt 2: Dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse

Der nächste Schritt des Prozesses ist die Dokumentation der Ergebnisse mit einem detaillierten Bericht. Es sollte das Feedback der Teilnehmer zu den Stärken und Schwächen des Projekts sowie Empfehlungen zur Verbesserung enthalten.

Sobald der Bericht fertig ist, teilen Sie ihn mit den relevanten internen und externen Projektbeteiligten. Während Sie für die Führung einen Überblick über den ausführlichen Bericht erstellen können, kann der ausführliche Bericht als Anhang zur weiteren Bezugnahme versendet werden.

Schritt 3: Analysieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse

Analysieren und organisieren Sie in dieser Phase des Prozesses die gewonnenen Erkenntnisse, um zu bestimmen, wie sie angewendet werden können. Anschließend wird über die erforderliche Schulung der Mitarbeiter und Verbesserungen der Projektmanagementprozesse entschieden.

Als weiteren Schritt können Sie einen Aktionsplan erstellen, der die notwendigen Schritte, Verantwortlichen/Abteilungen, Ressourcen und einen Zeitplan skizziert.

Schritt 4: Archivieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse

Speichern Sie alle Lessons Learned-Dokumente an einem leicht zugänglichen Ort, z. B. in einem freigegebenen Laufwerk (z. B. Google Drive), und stellen Sie sie dem Projektteam sowie anderen Teams in der Organisation und den Beteiligten zur Verfügung.

Schritt 5: Abrufen der gelernten Lektionen

Beziehen Sie sich auf die Lessons-Learned-Dokumente, um die aktuellen Projektprozesse zu verbessern. Optimieren Sie die Auffindbarkeit dieser Dokumente, indem Sie Ordner für jeden Projekttyp erstellen und diese ordnungsgemäß nach Datum oder Projektname organisieren. Wenn das Tool, das Sie zum Speichern der Berichte verwenden, eine Schlüsselwortsuchfunktion bietet, wäre es für jeden viel einfacher, sie abzurufen.

Wie man Projektfehler mit Lessons Learned vermeidet

Hier sind einige Schritte, die Sie in Ihren Projekt-Lessons-Learned-Prozess integrieren können, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Führen Sie häufig Lessons Learned-Sitzungen durch

In einem Projekt können viele Dinge schief oder richtig laufen, besonders wenn es sich um eine große, komplexe Initiative handelt. Daher wäre es gut, die Schlüsselinformationen früher zu erfassen, anstatt bis zum Ende des Projekts zu warten. Im Laufe der Zeit gelingt es Ihnen möglicherweise nicht, wichtige Erkenntnisse zu behalten, oder im Falle eines Nichterfolgs werden Informationen möglicherweise absichtlich übersehen.

Haben Sie einen Standardprozess und eine Reihe von Tools

Viele Organisationen scheitern oft daran, die während der Projekte gelernten Lektionen zu erfassen, weil ihnen ein definierter Prozess fehlt.

Eine angemessene Reihe von Schritten lässt es notwendiger erscheinen und kann dem Team helfen, in eine Routine der Aufzeichnung der während der Projekte gelernten Lektionen zu verfallen. In ähnlicher Weise trägt ein vordefinierter Satz von Tools zum Sammeln der Informationen, zum Speichern der Berichte und Dokumente und zum Teilen mit der gesamten Organisation dazu bei, den Prozess weiter zu rationalisieren.

Nutzen Sie die Erfahrungen aus der Risikoplanung

Beziehen Sie sich bei der Risikobewertung eines neuen Projekts auf frühere Erfahrungsberichte relevanter Projekte, um potenzielle Risiken leicht zu identifizieren. Anschließend können Sie mit der Entwicklung von Minderungsstrategien fortfahren.

Haben Sie ein Lessons-Learned-Team

Während des gesamten Projekts können Sie die Lessons-Learned-Methode anwenden – oder Erfahrungen, Erkenntnisse und Eindrücke in Echtzeit aktiv aufzeichnen. Klären Sie, wie Sie die Methode anwenden und wählen Sie ein Team aus, an dem Sie teilnehmen und eine aktive Rolle übernehmen möchten.

Eine bewährte Methode besteht darin, Mitglieder aus verschiedenen Bereichen des Projekts einzubeziehen, um unterschiedliche Perspektiven zu sammeln. Halten Sie die Anzahl der Teammitglieder zwischen 3 und 10.

Das Führen eines solchen Logbuchs der Projekterfahrungen trägt somit dazu bei, effektivere Lessons-Learned-Sitzungen durchzuführen.

Wie würden Sie Lessons Learned im Projektmanagement nutzen?

In diesem Beitrag haben wir definiert, was Lessons Learned im Projektmanagement sind, den Lessons-Learned-Prozess und wie man die Methode effektiv anwendet, um ein Scheitern des Projekts zu vermeiden, zusammen mit nützlichen Vorlagen.

Stellen Sie sicher, dass das Erfassen, Analysieren und Lernen aus den gewonnenen Erkenntnissen Teil jedes Projekts ist, das Sie durchführen. Ebenso wichtig ist es, die nächsten Schritte zu planen, um die gewonnenen Erkenntnisse effektiv anzuwenden. Diese kontinuierlichen Bemühungen tragen dazu bei, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen zu pflegen.