4 Lektionen aus der Praxis über die Einhaltung von Fördermitteln und Gerechtigkeit für staatliche Fördergeber

Die neuesten Richtlinienaktualisierungen des Office of Management and Budget (OMB) machen es deutlich: Gerechtigkeit hat jetzt oberste Priorität.

Es gibt keinen einzigen Hebel für staatliche Zuschussgeber, die sowohl die Vorschriften einhalten als auch die Gerechtigkeit fördern möchten. Aber es beginnt mit einer positiven Bürgererfahrung.

Wenn Sie nach Beispielen aus der Praxis suchen, was es bedeutet, eine Verpflichtung zu einer positiven Bürgererfahrung zu formalisieren, können Sie von indigenen Gemeinschaften viel lernen.

Unabhängig davon, wem Sie dienen, bieten Stammesnationen wichtige Lehren dafür, wie Sie bei der Gewährung von Zuschüssen wirklich gerecht vorgehen können, und sie zeigen, was auf dem Spiel steht, wenn Sie etwas falsch machen.

Ein aufwändiges Förderverfahren kann nicht gerecht sein

Jede zusätzliche, unnötige Hürde bei einem Zuschussantragsverfahren vergrößert die Kluft zwischen gut ausgestatteten und unterfinanzierten Gemeinden. Um diese Hürden abzubauen, müssen Sie die Bewerbungserfahrung aus der Perspektive des Bewerbers verstehen.

Diese aufwändigen Prozesse werden besonders deutlich im Antragsverfahren, das viele Stammesnationen durchlaufen, um Zugang zu Bundesmitteln zu erhalten. Der Antrag selbst kann für Stämme, die nicht über die Personalkapazität verfügen, um jemanden für die Arbeit abzustellen, unglaublich schwierig sein.

Während eines OMB-Forschungsprojekts beschrieb ein Stammesmitglied seine Erfahrung: „[Der Bewerbungsprozess war] quälend.“ Es gab so viele überflüssige Fragen, einige davon lauteten „Warum ist das wichtig?“ Es lässt einen tagelang hängen und es ist nicht klar, was die Regierung wissen will.“

Unterversorgte Stämme sind in der Regel weniger erfolgreich bei der Beschaffung von Finanzmitteln als Stämme, die Fachkräfte zur Unterstützung engagieren können. „Sie werden sehen, dass es die wohlhabendsten Stämme sind [die über erfolgreiche Stipendien verfügen], weil sie sich die Stipendiaten leisten können. Die Stämme mit geringerer Kapazität verfügen nicht über die Ressourcen, um Experten einzustellen“, erklärte ein Stammesmitglied den OMB-Forschern.

Über die Bewerbungs- und Vergabephase hinaus benachteiligen Beschränkungen der Verwaltungs- oder indirekten Kostensätze Stämme mit geringer Kapazität. Kleinere Stämme haben nicht die Möglichkeit, die Kosten auf mehrere Projekte oder Abteilungen zu verteilen, wie dies bei größeren Stämmen der Fall wäre.

In einem GAO-Bericht über die Bemühungen, den Hochgeschwindigkeits-Internetzugang in Stammesgebieten zu verbessern, wird unter anderem darauf hingewiesen, dass die Mississippi Choctaw einen Vollzeit-Stipendiaten eingestellt haben, um ihren E-Rate-Antrag zu verwalten, als sie Schwierigkeiten hatten, ihn selbst zu beantragen.

Der Bericht geht der Frage nach, warum dies ein Gerechtigkeitsproblem ist: „Der Berater bestätigte, dass der Prozess eine steile Lernkurve erfordert und nicht alle Stämme das Geld oder die Zeit hätten, damit ein Mitglied die Lernkurve überwindet und gleichzeitig andere Stammesaufgaben erfüllt.“ Glücklicherweise wurde durch die jüngsten Aktualisierungen der Uniform Guidance die Zulage für indirekte Kosten angehoben, um Ausgaben wie diese zu berücksichtigen.

Fazit : Staatliche Zuschussgeber müssen erkennen, wie ihre Prozesse die Ungleichheit aufrechterhalten können. Ihre Rolle als staatlicher Zuschussgeber besteht darin, sich die Zeit zu nehmen, die Perspektiven der Gemeinden, denen Sie dienen, zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Belastung zu verringern.

Vertrauen sollte ein explizites Ziel sein

Jeder Schritt des Zuschussvergabeprozesses prägt die Beziehung, die die Gemeindemitglieder zu öffentlichen Institutionen aufbauen. Ohne die Festlegung klarer Absichten – und deren Umsetzung – kann der Förderprozess die Werte, kulturellen Überzeugungen und Alltagserfahrungen der Gemeinschaft außer Acht lassen. Wenn das passiert, verlieren Gemeinden oft das Vertrauen in die Programme, die Unterstützung leisten sollen.

Um Vertrauen aufzubauen, müssen Fördermittelgeber das Feedback von Community-Mitgliedern einholen und gemeinsam Programme entwickeln. Der Aktionsplan zur Stärkung der Stammeskonsultationen und der Beziehungen zwischen den Nationen des US-Forstdienstes ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie es aussieht, wenn eine Behörde ihr Engagement für den Aufbau von Vertrauen formalisiert.

Insbesondere wird im Plan konkret dargelegt, was zur Stärkung der Beziehungen getan werden soll und wie der Zeitplan aussehen soll. Es enthält Details wie „Der Forstdienst wird ein Verfahren zur Beantwortung von Anfragen von Stämmen einrichten, indem er den E-Mail-Posteingang für Konsultationen unter [email protected] verwaltet.“ Dieser Grad an Spezifität ist entscheidend.

Wenn Vertrauenszusagen vage sind, kommt es zu Programmen, die ihr Versprechen nicht einhalten – oder, schlimmer noch, sie arbeiten dagegen.

Der Federal Indian Trust Responsibility wurde 1942 gegründet. Er legt die Verpflichtung der Bundesregierung fest, gegenüber den Ureinwohnern verantwortungsvoll und vertrauensvoll zu handeln. Dies geschah zur gleichen Zeit, als indigene Kinder aus ihren Häusern vertrieben und in bundesstaatliche Internate geschickt wurden – ein rassistisches Programm, das die Gemeinden verwüstete. Die Diskrepanz zwischen dem Vertrauensethos und der tatsächlich umgesetzten Politik zeigt, wie hoch das Risiko ist, Programme klar und deutlich an einem übergeordneten Ziel zu verankern.

Fazit: Staatliche Zuschussgeber auf allen Ebenen müssen dem Aufbau von Beziehungen zu den Gemeinden, mit denen sie zusammenarbeiten, Priorität einräumen und konkret darlegen, wie dies in der Praxis aussieht. Es reicht nicht aus, das Ziel festzulegen, Sie müssen einen Plan – mit Einzelheiten – erstellen, den Sie umsetzen können.

Stipendiaten müssen dabei helfen, die Finanzierungslücke zu schließen

Wenn die Mittel nicht ausreichen, um die Bedürfnisse derjenigen zu erfüllen, die sich für ein Programm qualifizieren, werden Menschen unweigerlich ausgeschlossen, und die Ergebnisse werden ungleich sein. Es liegt in der Verantwortung der Zuschussgeber, dabei zu helfen, die Finanzierungslücke zu schließen.

Das Tribal Broadband Connectivity Program ist ein großartiges Beispiel dafür, wie ein gut gemeintes Programm scheitern kann. Die National Telecommunications and Information Administration (NTIA) des US-Handelsministeriums stellte im Rahmen des Programms Zuschüsse in Höhe von 980 Millionen US-Dollar bereit. Allerdings erhielt NTIA Antragsanträge im Gesamtwert von über 5 Milliarden US-Dollar. Im Wesentlichen wurden also weniger als 20 % der Projekte finanziert. Und im Wettbewerb um Geld gewinnen gut ausgestattete Stämme tendenziell.

Wenn Stipendiaten mit einer Finanzierungslücke konfrontiert sind, sollten sie nach Möglichkeiten suchen, zu helfen. Obwohl sie möglicherweise nicht in der Lage sind, den Haushalt selbst umzustrukturieren, können sie sich für mehr Mittel aus gesetzgebenden Körperschaften oder Bundesprogrammen einsetzen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, sich für Gemeinschaften einzusetzen, die mehr Unterstützung benötigen.

Für indigene Gemeinschaften gibt es ein ganzes Netzwerk von Bundes-, Landes-, Kommunal- und Stammeszuschüssen, für die sie sich qualifizieren könnten. Wenn in Ihrem Programm eine Lücke zwischen Finanzierung und Bedarf besteht, versuchen Sie, Community-Mitglieder mit anderen Finanzierungsmöglichkeiten zu verbinden, für die sie möglicherweise in Frage kommen. Seien Sie so weit wie möglich eine Ressource für sie, um sie bei der Suche und Beantragung zusätzlicher Mittel zu unterstützen.

Wenn Sie mit einer großen Finanzierungslücke rechnen, kann es sich lohnen, den Schwerpunkt Ihres Programms einzugrenzen, damit alle berechtigten Bewerber die benötigten Mittel erhalten. Dieser Ansatz sorgt für mehr Gerechtigkeit und verhindert, dass sich Menschen die Zeit nehmen, Fördermittel zu beantragen, die dann abgelehnt werden.

Fazit: Obwohl Finanzierungslücken wahrscheinlich immer Teil der Gewährung staatlicher Zuschüsse sein werden, sollten die Gemeindemitglieder die Hauptlast der Defizite nicht allein tragen müssen. Stipendiaten müssen ihr Möglichstes tun, um diese Belastung zu verringern.

Standardisieren Sie Formulare und Berichte, um den Aufwand zu verringern

Da staatliche Förderprogramme in der Regel isoliert sind, können die Antrags- und Berichtsanforderungen stark variieren. Für Gemeinden, die Finanzierung aus mehreren Quellen suchen, können die Abweichungen zu Verwirrung und Doppelarbeit führen.

Ein Bundeszuschussbeauftragter und Stammesverbindungsmann beschreibt die vielen Variationen innerhalb des Finanzierungsprozesses: „Nicht-bundesstaatliche Einrichtungen müssen häufig behördenspezifische Formulare vorbereiten … Zeitpläne, Arbeitsablaufdokumente, Budgets, Logikmodelle und Zusammenfassungen unterscheiden sich alle unnötigerweise.“

Die neuen Aktualisierungen der OMB Uniform Guidance fügten eine Anforderung hinzu, die die Finanzberichterstattung standardisiert. Stipendiaten können keine zusätzlichen Finanzinformationen anfordern, die über die Standarddatenanforderungen hinausgehen. Laut David Clark erwog OMB, auch ein standardisiertes programmatisches Reporting vorzuschreiben. Letztendlich zogen sie diese Idee jedoch zurück, weil die Fördergeber der Meinung waren, dass die große Auswahl an Programmen es zu schwierig machte.

Fazit: Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, die Anforderungen an die programmatische Berichterstattung zu standardisieren, kann die Arbeit an einer Standardisierung dazu beitragen, die Belastung für die Stipendiaten zu verringern. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Anforderungen mit anderen staatlichen Förderprogrammen in Einklang zu bringen. Und setzen Sie sich so weit wie möglich für eine abteilungs- und behördenübergreifende Standardisierung ein.

Technologie kann Ihnen auch dabei helfen, ein einheitlicheres Bewerbererlebnis in allen Programmen zu schaffen. Wenn mehrere Agenturen und Abteilungen dieselbe Fördermittelverwaltungssoftware verwenden, müssen sich Fördermittelempfänger nicht jedes Mal, wenn sie Fördermittel beantragen, mit einer neuen Plattform und einem neuen Arbeitsablauf vertraut machen.

Wählen Sie die richtige Förderverwaltungssoftware für ein positives Bürgererlebnis

Heutzutage ist die Schaffung einer positiven Bürgererfahrung kein unabhängiger Aspekt mehr von der Einhaltung von Vorschriften. Sie sind untrennbarer miteinander verbunden als je zuvor.

Wählen Sie beim Aufbau Ihrer Strategie und Infrastruktur eine Software für die Gewährung staatlicher Zuschüsse, die auf Gerechtigkeit ausgelegt ist. Und holen Sie im weiteren Verlauf das Feedback der Wähler ein, um zu erfahren, wie es sich aus ihrer Sicht anfühlt. Das ist die ultimative Quelle der Wahrheit.