Wie pflegt man eine saubere CRM-Datenbank?

Beim Betrieb eines CRM-Datenbanksystems besteht eine häufig herausfordernde Aufgabe darin, die Genauigkeit und Gültigkeit der darin gespeicherten Daten sicherzustellen. Wenn die Datenpflege durch eine Organisation nicht optimal ist, werden die Aktivitäten verlangsamt, Berichte werden ungenau und es wird schwierig, die Details jedes Datensatzes manuell zu überprüfen, da andere wichtige Aktivitäten zu erledigen sind.

Ein Beispiel

Betrachten wir ein Beispiel. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter A einer Organisation einen Folgeverkauf bei einem Kunden durchführt und herausfindet, dass ein anderer Vertriebsmitarbeiter B diesen Anruf bereits getätigt hat, kann die gesamte Situation für Vertriebsmitarbeiter A ein wenig peinlich sein. Die Frage ist jedoch Wo ist die Verwirrung entstanden und warum genau hat der Rep. A diesen Anruf trotzdem tätigen?

Nehmen wir nun an, dass Vertreter A die Daten gegenprüfte und feststellte, dass es keine vorherigen Aufzeichnungen über einen Anruf bei dem Kontakt gab. Bei weiteren Nachforschungen entdeckt Vertreter A, dass es eine Kopie desselben Kontakts gab, der Vertriebsmitarbeiter B zugewiesen war. Daher war die Schlussfolgerung in diesem Fall, dass zwei Vertreter im Vertriebsteam einen ähnlichen Kontakt hatten, und beide taten es Job, indem Sie den Folgeanruf beim Kunden tätigen.

Dies ist ein klassisches Beispiel dafür, dass das CRM ungenaue Daten enthält, weshalb es im Fall der oben genannten Organisation den Verkaufsprozess behinderte. Da diese Daten nicht verwaltet werden, kann dies mitunter auch dazu führen, dass die Kontakte nicht verwaltet und deren Telefonnummern oder E-Mail-Adressen geändert werden.

Aufrechterhaltung eines sauberen und organisierten Datensatzes

In dem oben genannten Beispiel haben wir festgestellt, dass ein Fall von Datenduplizierung zu einem peinlichen Verkaufs-Folgeanruf führte. Zusätzlich zur Duplizierung kann es auch schwierig sein, die Gültigkeit der Daten zu verwalten, falls die CRM-Deduplizierung nicht durchgeführt wird.

Daher muss ein sauberer, organisierter und gültiger Datensatz in der Verkaufsdatenbank gepflegt werden, damit die Daten regelmäßig aktualisiert werden können. Andernfalls können die Verkaufsberichte voller Fehler sein, die schließlich zu viel größeren Problemen führen können.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass eine Organisation gemäß der Richtlinie nur einen Rabatt von 10 % auf ihre Produkte gewährt, und einige der Vertreter sind sich dieser Richtlinie möglicherweise nicht bewusst oder sie können nachlässig damit umgehen und für einige von ihnen einen höheren Rabatt eingeben Angebote.

In diesem Fall müssen Sie sich manuell um die Ausnahmen kümmern und die Dinge korrigieren. Dies kann mit Sicherheit zeitaufwändig und auch unnötig sein. Darüber hinaus müssen die Vertreter die Fehler schnell erkennen, damit der Verkauf nicht beeinträchtigt wird.

All dies läuft also auf eine einfache Tatsache hinaus, und das ist die Deduplizierung von Datenbanken . Die Verwendung von Zoho CRM mit Hilfe eines CRM-Beraters kann bei der Pflege und Bereinigung der Datenbank hilfreich sein. Einige der effektiven Möglichkeiten, wie dies mit Zoho CRM geschehen kann, sind unten aufgeführt. Wir werden sie uns einzeln ansehen.

Verwaltung doppelter Datensätze

Der Einsatz von Zoho CRM kann hilfreich sein, um das Problem doppelter Datensätze schnell und effektiv zu lösen. Wir werden sehen, wie man das auf zwei Arten und an einem Beispiel macht.

• Verhaftung von Duplikaten, bevor sie erstellt werden

  Wenn Sie ein Feld zu einem eindeutigen Feld machen, wird die Erstellung eines doppelten Datensatzes sofort gestoppt. Dies ist eine effektive Möglichkeit, eine Datenbank zu pflegen.

Falls Sie „E-Mail-Adresse“ als eindeutiges Feld in einem Modul markiert haben, kann das CRM Sie darauf hinweisen, einen neuen Lead mit derselben E-Mail-Adresse wie einen bestehenden Lead zu erstellen. Um ein Feld eindeutig zu machen, müssen Sie nur die Option „Keine doppelten Werte zulassen“ unter den Feldeinstellungen auswählen.

• Zusammenführen der doppelten Datensätze

  Unabhängig davon, ob Sie die eindeutigen Felder erstellen und die Daten doppelt überprüfen, kann es immer noch einige doppelte Datensätze im CRM geben. In diesem Fall kann das Deduplizierungstool von Zoho CRM verwendet werden, um die doppelten Daten zusammenzuführen.

Wenn der Benutzer eine Deduplizierungsprüfung durchführt, kann das CRM automatisch die Datensätze zusammenführen, die exakte Kopien voneinander sind. Im Falle eines Konflikts kann ein Master-Datensatz ausgewählt werden, damit die Duplikate mit dem ausgewählten Datensatz zusammengeführt werden können.

Neben dem Deduplizierungstool verfügt Zoho CRM auch über eine spezielle „Suchen und Zusammenführen“-Option, die Funktionen dupliziert. Sie können die Option Duplikate suchen und zusammenführen verwenden, falls Sie wissen, welcher Datensatz im Modul dupliziert wurde und zusammengeführt werden sollte.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein Kontakt namens Sanjay Duplikate hat und Sie die Kopien zusammenführen möchten, können Sie zu James Seite gehen und auf Duplikate suchen und zusammenführen klicken. Sie können die Datensätze auswählen, den richtigen Datensatz festlegen und die Duplikate zusammenführen.

Validierung der CRM-Daten

Abgesehen von der Beseitigung der Duplizierung der Daten muss man auch proaktiv dafür sorgen, dass die CRM-Datenbank gar keine Junk-Daten ansammelt. Das bedeutet auch, dass man Möglichkeiten finden sollte, die Daten zu validieren, die im CRM-Konto eingehen.

Das Zoho CRM verfügt über einige Funktionen, mit denen Sie die Gültigkeit der Daten einfach sicherstellen können. Dazu gehören auch verschiedene Bemühungen wie die Einrichtung eines Prozesses, das Festlegen einiger Zugriffsbeschränkungen und das automatische Einreichen von Datensätzen zur manuellen Genehmigung.

• Automatische Datensatzübermittlung

Als Vertriebsleiter haben Sie oft nicht die Zeit, jede einzelne Information, die in die CRM-Datenbank gelangt, zu prüfen und zu überprüfen . Unabhängig davon sollten Sie einige wichtige Details im Auge behalten, z. B. den Prozentsatz des Produktrabatts.

Falls jemand einen nicht akzeptablen Rabatt eingibt, möchten Sie darüber benachrichtigt werden. Das Zoho CRM bietet eine zuverlässige Lösung für diese Anforderung, bei der die vom Vertriebsteam erstellten Datensätze basierend auf benutzerdefinierten Kriterien automatisch zur Genehmigung an Vorgesetzte übermittelt werden können.

Auf diese Weise können Sie also über die sensiblen Daten informiert bleiben, die in das CRM gelangen, falls dies Anlass zur Sorge gibt. Die einfache Konfiguration des Workflow-Genehmigungsprozesses mit geeigneten Kriterien reicht aus, um Datensätze automatisch zur Genehmigung einzureichen.

• Datenvalidierung

Wenn ein Datensatz zum CRM hinzugefügt wird, kann es manchmal vorkommen, dass Sie nicht alle Felder des Datensatzes auf einmal ausfüllen können. Wenn Sie beispielsweise einen Lead hinzufügen, sehen Sie ein Feld mit dem Namen „Interessiert an“.

Im Moment sind Sie sich vielleicht nicht ganz sicher, aber sobald Sie den Lead anrufen und ihn fragen, woran er interessiert ist, können Sie dieses Feld ausfüllen. Auf diese Weise können Sie auch einen Rabattprozentsatz für ein Geschäft eingeben, wenn Sie mit dem Verkaufsleiter gesprochen haben.

In diesem Fall folgen Sie einem detaillierten Prozess. Die Details können nur in verschiedenen Phasen des Prozesses eingegeben werden. Sie werden möglicherweise mit Phasen wie Lead-Qualifizierung, Verhandlung, Rabattgenehmigung, Vertragsphase usw. konfrontiert.

Wenn dies eine ähnlich klingende Situation ist, können Sie einen Prozess im CRM platzieren und in verschiedenen Phasen des Prozesses das System mandatieren, während Sie die Informationen nach Bedarf validieren. Während der Datensatz fortschreitet, fordert das CRM einen Benutzer auf, die Details im richtigen Kontext einzugeben. Wenn der Datensatz einen Prozess verlässt, können Sie vollständige Informationen für den Datensatz haben.

Das Zoho CRM kann verwendet werden, um einen Geschäftsprozess mit Hilfe von Blueprint zu erstellen. Es hilft bei der systematischen Gestaltung und Ausführung des Prozesses. Mit Hilfe von Zoho Blueprint kann jede Phase in einem Prozess und die mit jeder Phase verbundenen Personen definiert werden. Sie können Ihre Teams auch durch die Prozessausführung führen. Sie können Informationen validieren und vorgeben und gleichzeitig Routineaktionen automatisieren.

Felder anpassen

Das Zoho CRM kann verwendet werden, um ein Feld basierend auf den unten genannten Strategien anzupassen. Wir werden sie uns einzeln ansehen.

• Mandatsverkaufsinformationen :

Die erste Methode besteht darin, die wichtigen Verkaufsinformationen vorzuschreiben, indem Sie die Felder als Pflichtfelder markieren. Ein großes Problem bei unorganisierten Daten besteht darin, dass viele Felder unvollständig sind.

Wenn Sie die Rechtsdokumente per E-Mail versenden, werden Sie häufig feststellen, dass die Straßeninformationen im Adressbereich fehlen, was eine ineffiziente Vorgehensweise ist. Diese Situation kann vermieden werden, indem die Felder in Zoho CRM als Pflichtfelder gekennzeichnet werden. Sobald dies geschehen ist, kann ein Datensatz nicht gespeichert werden, ohne alle obligatorischen Informationen auszufüllen.

• Festlegen der maximalen Zeichenbegrenzung für Felder :

Oft haben Sie das Bedürfnis, ein Feld auszufüllen, das für Ihre Organisation einzigartig ist. Zum Beispiel eine eindeutige ID-Nummer mit 10 Ziffern. Was ist, wenn jemand 9 Ziffern eingibt? Falls das System die Nummer akzeptiert, sind die Daten ungenau.

Wenn Sie dieses Feld in Zoho CRM anpassen, können Sie eine maximale Zeichenbeschränkung für Textfelder und die maximal zulässigen Ziffern für Zahlenfelder festlegen, um dieses Problem zu vermeiden.

Pflegen eines Stylesheets

Es besteht kein Zweifel, dass die Automatisierung viel Arbeit macht. Es ist aber auch nicht zu leugnen, dass menschliche Anstrengungen wichtig sind, um die Datenqualität sicherzustellen. Ein effektiver Weg, um sicherzustellen, dass die Dateneingabe einfach und konsistent ist, ist die Einführung von Namenskonventionen.

Beispielsweise kann ein Land manchmal mit unterschiedlichen Namen und in unterschiedlichen Formaten bezeichnet werden. Das Vereinigte Königreich ist bekannt als das Vereinigte Königreich, Großbritannien und das Vereinigte Königreich. Aus diesem Grund hilft ein Standardformat für Daten bei der Erstellung präziser Berichte, während die Datensätze basierend auf den Kriterien gefiltert werden.

Sie können einem Stylesheet mit einer Liste von Abkürzungen und Standard-Dateneingabeformaten für Adressen, Firmennamen, E-Mail-Adressen, Bezeichnungen usw. folgen Deduplizierung der Datenbank möglich.

Verwenden von Rollen für die Sicherheit

Die Daten kommen aus vielen Quellen und mehrere Benutzer greifen gleichzeitig darauf zu. Das bedeutet, dass die Pflege einer sauberen CRM-Datenbank nicht so einfach ist. Eine der besten und bewährtesten Methoden, um diese Aufgabe zu erfüllen, besteht jedoch darin, den Zugriff auf Daten im CRM-Konto einzuschränken.

Sie können die Rollen definieren, die Ihnen helfen, die Zugriffsrechte von Benutzern zu kontrollieren, während Sie an den CRM-Daten arbeiten. Auf diese Weise ändern die Benutzer die für sie relevanten Datensätze. Der Zugriff ist nur auf die dafür Verantwortlichen beschränkt.

Fazit

Es liegt in der Verantwortung aller, sicherzustellen, dass die CRM-Daten sauber sind, und die Vorteile, die sich daraus ergeben, umfassen ein viel besseres Verständnis der Kunden sowie die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren.

Falls Sie Hilfe beim Einstieg in die CRM-Datenbereinigungs- und -pflegestrategie benötigen, ist Encaptechno ein CRM-Beratungspartner, der Ihnen gerne zur Verfügung steht. Als CRM-Berater mit einem breiten Erfahrungsschatz haben wir vielen Unternehmen mit Technologielösungen zum Erfolg verholfen.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung , damit wir Ihre Daten bereinigen und einen Prozess erstellen können, damit sie auch in Zukunft so bleiben.