Schwerwiegende Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und wie man diese Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermeidet

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für den reibungslosen Betrieb eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert jedoch sorgfältige Aufmerksamkeit, um möglichen Fehlern bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorzubeugen. Diese Fehleinschätzungen führen nicht nur zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter oder schlechter Arbeitsmoral, sondern auch zur Nichteinhaltung von Steuer- und Arbeitsvorschriften, was hohe Strafen nach sich ziehen kann. Selbst eine geringfügige numerische Abweichung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann zu ernsthaften Problemen führen.

Darüber hinaus können diese Fehler die Gewinne des Unternehmens stark beeinträchtigen, insbesondere während wirtschaftlicher Abschwünge wie der Großen Rezession. In solchen Momenten wird es zu einer besonderen Herausforderung, Spitzentalente anzuziehen, zu halten und zu motivieren.

Der entscheidende Aspekt eines effizienten Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanagements hängt nicht nur mit der Mitarbeiterzufriedenheit zusammen, sondern hat auch großen Einfluss auf die Gesamtrentabilität und den Fortbestand eines Unternehmens.

Was sind die 8 größten Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und wie können diese Fehler vermieden werden?

• Fehlende Fristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das Versäumen von Lohn- und Gehaltsabrechnungsfristen kann schwerwiegende finanzielle Auswirkungen für ein Unternehmen haben. Aufgrund verspäteter Zahlungen kommt es häufig zu Fehlern bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, z. B. zu Säumniszuschlägen, Strafen und Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Die Nichteinhaltung einheitlicher Gehaltspläne kann auch zu einem Vertrauensverlust bei den Mitarbeitern führen und möglicherweise gegen staatlich vorgeschriebene Gehaltsrhythmusanforderungen verstoßen.

Lösung: Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme erinnern an Steuerfristen, automatisieren die Zahlungseinrichtung und helfen bei der Einhaltung eines konsistenten Zahlungsplans. Der Einsatz von Lohnbuchhaltungssoftware wie SkizzleHR, die über Kalenderfunktionen und automatisierte Zahlungsfunktionen verfügt, gewährleistet pünktliche Zahlungen und die Einhaltung von Steuerfristen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und verhindert Strafen.

• Fehlkalkulationen bei der Zahlung

Häufige Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie die falsche Berechnung von Gehältern, Prämien oder Zulagen können zu Über- oder Unterzahlungen führen, was zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen kann. Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei variablen Auszahlungen oder Zuschlägen auf der Grundlage von Leistungsbeurteilungsdaten können die Produktivität beeinträchtigen.

Lösung: Um Fehlkalkulationen zu vermeiden, verwenden Sie ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, das Steuersätze validiert, Überstundenvergütungen genau berechnet und eine präzise Berechnung der Gehaltsbestandteile gewährleistet. Allerdings rationalisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die Berechnungen, reduziert menschliche Fehler und aktualisiert automatisch die Gehaltsstrukturen, um genaue Auszahlungen zu gewährleisten und gleichzeitig Lohn- und Gehaltsabrechnungsfehler zu beheben.

• Keine sauberen Lohn- und Gehaltsabrechnungen führen

Ungenaue oder schlecht geführte Lohn- und Gehaltsabrechnungen erhöhen das Risiko von Klagen, staatlichen Strafen und organisatorischem Chaos. Die Nichteinhaltung von Unternehmensrichtlinien und das Gesetz über Gehaltsabrechnungsfehler verstärken diese Risiken.

Lösung: Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware hilft bei der Korrektur von Lohn- und Gehaltsabrechnungsfehlern in grundlegenden PAYE-Tools und führt genaue Aufzeichnungen. Dazu gehört die Integration von Zeiterfassungssoftware, Cloud-basierter Speicherung und Direkteinzahlungsfunktionen. Solche Tools gewährleisten eine genaue Aufzeichnung, gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und minimieren Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, indem sie den Gesamtprozess rationalisieren.

• Fehler bei der Steuerberechnung

Fehler bei der Steuerberechnung, insbesondere das Versäumnis, Steuersätze zu aktualisieren oder Befreiungen in Betracht zu ziehen, können gegen das Gesetz über Lohn- und Gehaltsabrechnungsfehler verstoßen. Solche Ungenauigkeiten führen zu falschen Auszahlungen und können möglicherweise Strafen nach sich ziehen.

Lösung: Sich über Steuersatzänderungen auf dem Laufenden zu halten und ein robustes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem wie SkizzleHR zu nutzen, trägt erheblich zur präzisen Steuervorbereitung bei. Diese fortschrittliche Plattform reduziert das Risiko von Ungenauigkeiten durch die Automatisierung komplexer Berechnungen. Darüber hinaus berücksichtigt es unterschiedliche Steuervorschriften an verschiedenen Standorten, um genaue Abzüge sicherzustellen, die mit den staatlichen Vorschriften im Einklang stehen.

• Falsche Klassifizierung von Mitarbeitern

Arbeitgeber machen immer wieder Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, indem sie Arbeitnehmer falsch einstufen, entweder als von Überstunden befreit oder als unabhängige Auftragnehmer. Diese Fehlklassifizierung birgt rechtliche Risiken und macht nachträgliche Anpassungen erforderlich.

Lösung: Die Beauftragung seriöser Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste oder Leasingunternehmen für Auftragnehmer hilft bei der genauen Klassifizierung der Arbeitnehmer. Dies verringert das Risiko einer Fehlklassifizierung und stellt die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicher, wodurch rechtliche Komplikationen und damit verbundene Strafen reduziert werden, die durch Fehler des Arbeitgebers bei der Klassifizierung der Gehaltsabrechnung verursacht werden.

• Verwechslung zwischen befreiten und nicht befreiten Mitarbeitern

Eine falsche Unterscheidung zwischen steuerbefreiten und nicht steuerbefreiten Mitarbeitern führt zu Problemen bei der Bezahlung und möglicherweise zu Bußgeldern im Zusammenhang mit der FLSA.

Lösung: Es ist von entscheidender Bedeutung, den Unterschied zwischen freigestellten und nicht freigestellten Mitarbeitern gemäß den FLSA-Richtlinien zu verstehen. Eine genaue Einstufung der Mitarbeiter stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher und beugt rechtlichen Komplikationen sowie Bußgeldern und Strafen vor.

• Verzögerung bei der Bereitstellung von Steuerformularen für Mitarbeiter

Wenn Steuerformulare nicht innerhalb der Fristen eingereicht werden, kann dies zu einem Verstoß gegen das Gesetz über Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung führen, was zu Strafen führt und die Einreichung von Steuererklärungen für Arbeitnehmer erschwert.

Lösung: Um Lohn- und Gehaltsabrechnungsfehler zu korrigieren, nutzen Unternehmen Self-Service-Portale und automatisierte Mailer, die wiederum die rechtzeitige Verteilung von Steuerformularen erleichtern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Formulare vor den einzelnen Fristen für die Einreichung der Steuererklärungen erhalten, was Strafen minimiert und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet.

• Schlechter Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess

Ein weiterer Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind ineffiziente Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Dies kann zu negativen Arbeitsumgebungen führen, die sich oft negativ auf die Mitarbeiterbindung und den Ruf des Unternehmens auswirken.

Lösung: Die Bewertung vorhandener Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse und die Einführung moderner Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme verbessern die Talentbindung, ziehen neue Talente an und senken die Betriebskosten. Dieser Ansatz gewährleistet eine reibungslosere Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer positiven Arbeitsplatzkultur und dem Ruf des gesamten Unternehmens.

Abschluss

Bei der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich Fehler zwar nicht immer ganz vermeiden, ihre Auswirkungen aber reduzieren. Unabhängig von der Größe eines Unternehmens können sorgfältige Planung und geeignete Tools die mit der Verwaltung der Mitarbeitergehälter verbundenen Risiken mindern. Das Verständnis häufiger Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung dient als Grundstein für die Abwehr potenzieller Pannen und sorgt so für einen reibungsloseren Ablauf der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Es ist sinnvoller, Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Voraus zu verhindern, als sie später während der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beheben. Durch die Identifizierung dieser häufigen Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung investieren Unternehmen sinnvoll in die Verfeinerung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse.

Software wie SkizzleHR reduziert Fehler bei der Gehaltsabrechnung und beinhaltet die Korrektur von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung in grundlegenden PAYE-Tools. Durch das Erkennen von Fehlern bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und das Ergreifen proaktiver Maßnahmen sorgt SkizzleHR nicht nur für einen reibungsloseren Ablauf bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern wirkt sich auch positiv auf das gesamte Organisationsspektrum aus.