Digitalisieren und verwalten Sie Mitarbeiterdaten nahtlos mit HR-Software

Personalfachleute beschäftigen sich mit zahlreichen Mitarbeiterdaten im Zusammenhang mit Rekrutierung, Einstellung, Leistung, Karriereentwicklung, Versicherungsdetails usw. Der ordnungsgemäße Umgang mit all diesen Datentypen ist keine leichte Aufgabe.

Darüber hinaus sind diese Datentypen sensibler Natur und ein unbefugter Zugriff darauf kann die Integrität Ihrer Mitarbeiter gefährden. Daher ist es wichtig, die Daten Ihrer Mitarbeiter effektiv zu verwalten, um sie zu schützen und sicherzustellen, dass sie bei Bedarf leicht verfügbar sind.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Mitarbeiterdatenbankverwaltung und die notwendigen Möglichkeiten, die Ihnen beim Umgang mit den Daten Ihrer Mitarbeiter helfen können.

Was ist Mitarbeiterdatenmanagement?

Die Mitarbeiterdatenbankverwaltung umfasst die systematische Organisation, Speicherung und Pflege von Informationen zu Mitarbeitern innerhalb einer Organisation. Dazu gehören verschiedene Aspekte wie persönliche Daten, Beschäftigungsverlauf, Leistungsnachweise, Gehaltsabrechnungsinformationen, Anmeldung zu Sozialleistungen und Schulungsbescheinigungen.

Vorteile der Mitarbeiterdatenbankverwaltung

Die Pflege einer aktuellen Datenbank Ihrer Mitarbeiter kann Ihnen zahlreiche Vorteile bieten, z. B. die Automatisierung der Dateneingabe, die Identifizierung potenzieller Probleme mit Mitarbeiterdaten, die Einhaltung von Vorschriften usw.

Schauen wir uns einige weitere Vorteile der Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank an.

• Effiziente Aufzeichnungen : Es ermöglicht die organisierte Speicherung von Mitarbeiterinformationen wie Kontaktdaten, Beschäftigungsverlauf und Leistungsbewertungen.
• Optimierte HR-Prozesse : Der Zugriff auf zentralisierte Daten vereinfacht Aufgaben wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung und Leistungsüberprüfungen und steigert so die HR-Effizienz.
• Compliance und rechtliche Anforderungen : Trägt dazu bei, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften sicherzustellen, indem genaue Aufzeichnungen über Mitarbeiterverträge, Zertifizierungen und Schulungen geführt werden.
• Verbesserte Kommunikation : Erleichtert eine effektive Kommunikation innerhalb der Organisation durch die Bereitstellung aktueller Kontaktinformationen und ermöglicht eine gezielte Kommunikation für Ankündigungen oder Richtlinienaktualisierungen.
• Erhöhte Sicherheit : Zugriffskontrollen und Verschlüsselungsmaßnahmen schützen sensible Mitarbeiterdaten und verringern das Risiko unbefugter Zugriffe oder Datenschutzverletzungen.
• Leistungsmanagement : Ermöglicht die Verfolgung von Mitarbeiterleistungskennzahlen und erleichtert Leistungsbeurteilungen, Zielsetzung und Karriereentwicklungsplanung.

10 Möglichkeiten, Mitarbeiterdatenbanken intelligent zu digitalisieren und zu verwalten

Um die Datenbank Ihrer Mitarbeiter effizient zu verwalten, können Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter kategorisieren und aus Sicherheitsgründen verschlüsseln. Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise auch Ihre Datenverarbeitungsstrategien neu formulieren, um den Datenfluss der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu verwalten.

Hier sind die besten Möglichkeiten, die Sie für die Digitalisierung und Verwaltung der Datenbank Ihrer Mitarbeiter in Betracht ziehen können:

1. Greifen Sie regelmäßig auf Ihre Daten zu und prüfen Sie diese

Gehen Sie sorgfältig auf die in Ihrer Personalabteilung gespeicherten Daten ein. Sie müssen feststellen, über welche Art von Daten Sie verfügen und wie relevant diese für Ihr Unternehmen sind. Wenn Sie die Datentypen verstehen, können Sie diese organisieren und speichern. Darüber hinaus können Sie auch die Datenbank löschen, die für Ihre Mitarbeiter und Ihre Organisation nicht so relevant ist.

2. Kategorisieren Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter

Es ist wichtig, Ihre Daten zu kategorisieren, um sie einfacher organisieren und sortieren zu können. Sie können mehrere Metriken verwenden, um Daten wie persönliche Informationen, Anwesenheitsdaten, Gehaltsabrechnungsdetails usw. zu kategorisieren. Durch die Kategorisierung verschiedener Datentypen können Sie schnell auf die Daten zugreifen und wertvolle Zeit sparen, die andernfalls mit der Suche nach verstreuten Dateien verschwendet würde.

3. Beschränken Sie den Datenzugriff Ihrer Mitarbeiter

Bestimmte Arten von Mitarbeiterdaten, wie z. B. Krankenakten, sind vertraulich und dürfen nur von einer autorisierten Person eingesehen werden. Aus diesem Grund müssen Sie eine geeignete Struktur erstellen, um zu definieren, wer auf diese Daten zugreifen kann.

In diesem Fall können Sie mithilfe der HRMS-Software die Passwörter festlegen und Multi-Faktor-Authentifizierungsmethoden zum Datenschutz implementieren.

4. Datenverarbeitungsmethoden umgestalten

Um Ihre Datenverarbeitungsmethoden oder -techniken neu zu gestalten, müssen Sie sich zunächst Klarheit über die bestehenden Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung Ihrer Mitarbeiter verschaffen. Anschließend können Sie Ihre Datenverarbeitungsmethoden bewerten und feststellen, ob sie geändert werden müssen oder nicht.

Nach der Auswertung können Sie Änderungen an Ihren Datenverarbeitungsmethoden vornehmen, z. B. rollenbasierte Berechtigungen ändern, regelmäßige Risikobewertungen für Daten durchführen, Pläne zur Reaktion auf Vorfälle implementieren usw.

5. Integrieren Sie eine Mitarbeiterdatenbank-Verwaltungssoftware

Die manuelle Pflege der Datensätze des Mitarbeiters kann zu Datenfehlern führen und das Risiko eines Datendiebstahls erhöhen. Mithilfe einer Datenmanagementsoftware können Sie die Daten aller Mitarbeiter automatisch an einem Ort erfassen und verfolgen. Dies erleichtert den Zugriff auf Daten von überall und jederzeit.

6. Verschlüsseln Sie die Mitarbeiterdaten

Aufgrund der zunehmenden Cyberkriminalität kann es jederzeit zu Datenschutzverletzungen kommen. Daher ist es wichtig, dass Sie wirksame Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen. Zu diesem Zweck können Sie die Datendateien Ihrer Mitarbeiter verschlüsseln und sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer darauf zugreifen können.

7. Schulen Sie die Mitarbeiter im sorgfältigen Umgang mit Daten

Das HR-Team und alle Mitglieder, die auf die Daten des Mitarbeiters zugreifen, sollten über geltende Gesetze, die Folgen von Datenschutzverletzungen und schlechtes Datenmanagement geschult werden. Dies hilft ihnen, sicher mit den Mitarbeiterdaten umzugehen.

Halten Sie das Team außerdem über die geltenden Arbeitsgesetze auf dem Laufenden, um die rechtliche Einhaltung Ihrer Datenspeicherung sicherzustellen.

8. Erstellen Sie einen Reaktionsplan für Datenschutzverletzungen

Es ist wichtig, einen umfassenden Plan zur Reaktion auf Vorfälle zu entwickeln, um Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfälle effizient zu bewältigen. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter wissen, welche Schritte sie im Falle einer Datenschutzverletzung befolgen müssen.

9. Implementieren Sie Cyber-Sicherheitsmaßnahmen

Um die Daten Ihrer Mitarbeiter vor Sicherheitsverletzungen zu schützen, können Sie eine Mitarbeiterdatenbank-Verwaltungssoftware verwenden. Mit dieser Software können Sie verschiedene Cybersicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Firewalls implementieren, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

10. Halten Sie die Einhaltung des Datenschutzes ein

Es ist wichtig, über Datenschutzbestimmungen wie DSGVO (General Data Protection Regulation) und CCPA (California Consumer Privacy Act) auf dem Laufenden zu bleiben, um sicherzustellen, dass Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter gemäß den erforderlichen Vorschriften verarbeiten.

Software zur Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank trägt dazu bei, dass Ihre Daten den Vorschriften entsprechen.

Arten von Daten, die in einem Mitarbeiterdatenbank-Managementsystem gespeichert werden sollen

Ein Mitarbeiterdatenbank-Managementsystem dient als zentrales Repository zur Speicherung und Verwaltung aller wichtigen Mitarbeiterinformationen. Die konkret gespeicherten Daten können je nach Größe der Organisation, Branche und gesetzlichen Anforderungen variieren.

Zu den gängigen Datentypen, die typischerweise in einem EDMS zu finden sind, gehören jedoch:

• Personalinformationen : Dabei handelt es sich um grundlegende Informationen über einen Mitarbeiter, wie Lebenslaufdetails, Hintergrundüberprüfungen, Kündigungsdokumente, Beförderungsunterlagen usw.
• Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung : Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sind vertraulich und werden nur in begrenztem Umfang weitergegeben. Dazu können W-4-Formulare, W-2-Formulare, Bankdaten, Kreditgeberanfragen zur Mitarbeiterverifizierung usw. gehören.
• Medizinische Informationen : Zu dieser Art von Informationen gehören Angaben eines Mitarbeiters zu Drogentests, Daten im Zusammenhang mit dem Family and Medical Leave Act (FMLA), Covid-19-Daten usw.
• Demografische Informationen : Unter demografischen Details werden Daten wie Geschlecht, Rasse, Alter, Behinderungsstatus, ethnische Zugehörigkeit usw. erfasst. Diese Daten sollten nur bei Bedarf erhoben werden und würden Ihnen Aufschluss darüber geben, welche Art von Person Sie in Ihrer Belegschaft haben.
• Beschäftigungsdaten : Bei diesem Datentyp führt das Unternehmen Aufzeichnungen über die bisherigen Erfahrungen eines Mitarbeiters, Einstellungsanreize, Arbeitsverträge, Rechtsdokumente usw. Zu den Beschäftigungsdaten gehören auch Urlaubsrichtlinien und Bankdaten eines Mitarbeiters.
• Leistungsdaten : Die meisten Organisationen bewerten die Leistung ihrer Mitarbeiter regelmäßig. Daher speichern sie Mitarbeiterdaten auf Basis verschiedener HR-Kennzahlen, um die Leistung zu bewerten und einen Leistungsmaßstab festzulegen.

Tipps zum Umgang mit Mitarbeiterdatensätzen

Stellen Sie beim Umgang mit den Datensätzen Ihrer Mitarbeiter sicher, dass Sie die Vorschriften einhalten und die Daten Ihrer Mitarbeiter effektiv kategorisieren. Sie sollten auch einen Vorfallreaktionsplan erstellen, um Fälle von Datenschutzverletzungen zu bewältigen.

Hier sind die Tipps, die Sie befolgen sollten, während Sie Ihre Daten richtig verwalten:

• Beachten Sie bei der Datenerhebung, -speicherung und -nutzung die einschlägigen Datenschutzbestimmungen.
• Vermeiden Sie es, übermäßig viele personenbezogene Daten zu sammeln, die für HR-Funktionen nicht unbedingt erforderlich sind.
• Führen Sie regelmäßige Audits durch, um Inkonsistenzen oder unbefugte Zugriffsversuche innerhalb des Datensatzes zu erkennen.
• Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßige Backups, um vertrauliche Mitarbeiterinformationen zu schützen.
• Entsorgen Sie Daten, indem Sie das ordnungsgemäße Datenentfernungsverfahren befolgen, um Datenlecks zu verhindern.

Abschluss

Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Durch die Implementierung einer robusten HR-Software können Sie diesen Prozess jedoch in ein nahtloses und effizientes Erlebnis verwandeln. Mit verbesserter Datensicherheit, genauer Aufzeichnung und wertvollen Dateneinblicken können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um eine erfolgreiche und engagierte Belegschaft zu fördern.

Mitarbeiterdatenbankverwaltung: Häufig gestellte Fragen