Digitale Teams managen | Digitalisierung Ihres Unternehmens #6

In letzter Zeit gewinnt der Aufbau digitaler Teams immer mehr an Bedeutung, was zu einer deutlichen Steigerung der Arbeitseffizienz und einer einfacheren Kommunikation zwischen den Mitarbeitern beiträgt. Dank der Digitalisierung wird die Führung von Teams unkomplizierter, schneller und präziser. Es ermöglicht Unternehmen, den Fortschritt der Mitarbeiter besser zu überwachen, was der Schlüssel zum Treffen fundierter Entscheidungen ist. Weiter lesen.

Digitale Teams managen – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Warum digitale Teams aufbauen?
3. Wie wählt man Tools für die Verwaltung digitaler Teams aus?
4. Praktische Teammanagement-Tools
5. Digitale Teams aufbauen
6. Messung der Leistung digitaler Teams
7. Zusammenfassung

Einführung

Im Zeitalter der digitalen Evolution durchläuft das Teammanagement einen enormen Wandel . Traditionelle Managementmethoden, die ausschließlich auf persönlichen Treffen und Gesprächen basieren, werden durch fortschrittlichere und flexiblere technologische Lösungen ersetzt. In diesem Artikel diskutieren wir zentrale Aspekte des digitalen Teammanagements und praktische Tools, die diese Transformation unterstützen können.

Warum digitale Teams aufbauen?

Die Digitalisierung bringt viele Vorteile für die Organisation. Erstens verbessert es die Arbeitseffizienz durch Rationalisierung von Kommunikations-, Planungs- und Kontrollprozessen. Darüber hinaus helfen digitale Tools dabei, die Arbeitsleistung besser zu überwachen und liefern wertvolle Daten für die Analyse. Schließlich ermöglichen sie es Unternehmen, auf dem Markt wettbewerbsfähiger zu werden.

Viele Geschäftsinhaber assoziieren Tools zur Verwaltung digitaler Teams nur mit Remote- und computerbasierter Arbeit . Es gibt jedoch eine Reihe von Plattformen, die dazu beitragen, die Effizienz der Teamarbeit zu verbessern, sowohl im Büro als auch zu Hause und im Außendienst.

Wie wählt man Tools für die Verwaltung digitaler Teams aus?

Bei der Führung digitaler Teams ist es wichtig, sich auf die Bedürfnisse des realen Unternehmens und die entsprechenden Softwarefunktionen zu konzentrieren. Beginnen Sie am besten mit einer Bedarfsanalyse, also der Beantwortung folgender Fragen:

• Benötigen wir die Zeiterfassungsfunktion?
• Werden wir gemeinsam genutzte Dateien verwenden?
• Soll die Software auf Mobilgeräten oder Computern laufen?
• Benötigen wir ein Verwaltungspanel für den Geschäftsinhaber oder Manager oder reicht ein gemeinsamer Arbeitsbereich aus?

Anhand der Antworten können wir das richtige Programm oder die richtige Reihe kooperierender Anwendungen auswählen. Es ist wichtig, die Digitalisierung des Teammanagements in den folgenden Bereichen zu berücksichtigen:

• Kommunikation – Moderne Kommunikationstools wie Gruppenchats und Videokonferenz-Apps ermöglichen eine schnelle und effektive Teamkommunikation. Laut einem Bericht von TechRepublic (2021) nutzen 95 % der Unternehmen sie bereits,
• Gemeinsame Nutzung von Dateien – Cloud-Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Remote-Zusammenarbeit werden heute von 76 % der Unternehmen verwendet. Selbst wenn alle im selben Gebäude arbeiten, ist es viel schneller und einfacher, eine Nachricht zu senden oder auf einem gemeinsamen Miro- (https://miro.com/) oder Mural- (www.mural.co) Board zusammenzuarbeiten, anstatt an einem zu stehen Whiteboard in einem Konferenzraum,
• Sicherheit – Die Verwendung eines VPN ermöglicht es Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, Dateien sicher zu teilen und vertrauliche Informationen auszutauschen, weshalb 54 % der Unternehmen diese Lösung nutzen,
• Planung – digitale Kalender und Aufgabenplaner erleichtern die Arbeitsorganisation und verfolgen Fortschritte und Termine, beispielsweise auf Kanban-Boards oder den Meilenstein- und Roadmap-Ansichten,
• Aufgaben delegieren – mit Projektmanagement-Software ist es einfacher, Aufgaben einzelnen Mitgliedern zuzuweisen und deren Fortschritt zu überwachen.
• Kontrolle – Dank digitaler Tools können Manager die Leistung des Teams in Echtzeit überwachen und Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten treffen.

Praktische Teammanagement-Tools

Es gibt eine Reihe von Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Schauen wir uns die beliebtesten genauer an, zumal sie kostenlose Pläne anbieten:

• Trello – es ist eine Projektmanagement-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Aufgabentafeln zu erstellen, sie einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen, verfügbar auf Computern und mobilen Geräten,
• Asana – es ist ein fortschrittlicheres Aufgaben- und Projektmanagementsystem, das eine Reihe von Funktionen bietet, um die Planung, Nachverfolgung und Teamzusammenarbeit zu vereinfachen, verfügbar auf Computern und Mobilgeräten,
• Slack – Es ist eine trendige Instant-Messaging-App zum Austausch von Informationen innerhalb eines Teams, die sich in andere Tools wie Trello und Asana integrieren lässt, die auf Computern und Mobilgeräten verfügbar sind.
• Firmbee – Es ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das auf PCs verfügbar ist und es Ihnen ermöglicht, Zeiterfassung zu verwenden, Projekte auf Kanban-Boards anzuzeigen und mit Ihrem Team und Freiberuflern zusammenzuarbeiten.

Manchmal kann es jedoch schwierig sein, eine Teammanagement-Software zu finden, die den Anforderungen eines Unternehmens entspricht. Dann lohnt es sich, eine der weniger beliebten Optionen in Betracht zu ziehen:

• Treffen mit einem Berater – viele Menschen helfen heute bei der Auswahl und Implementierung von Software für Unternehmen. Ein erfahrener und unabhängiger Berater hilft bei der Auswahl von Lösungen nach dem „Best-of-Breed“-Prinzip, dh am besten geeignet, um ein bestimmtes Problem zu lösen, anstatt persönliche Vorlieben zu erfüllen. So ausgewählte Lösungen können über eine API (Application Programming Interface) zu einem einzigartigen, auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnittenen Ganzen verknüpft werden,
• Zusammenarbeit mit einem Softwarehaus – es ist eine teure Lösung, die Ihnen die Möglichkeit gibt, einzigartige Software zu erstellen, die vollständig den Anforderungen eines bestimmten Unternehmens entspricht, ohne ein Team oder Freiberufler einstellen zu müssen, sowie die Bedürfnisse des Unternehmens zu identifizieren und zu definieren dein eigenes.

Digitale Teams aufbauen

Auf dem Markt erhältliche Projektmanagement-Tools sind sehr gut konzipiert. Daher sollte der Aufbau digitaler Teams keinen großen Aufwand von den Mitarbeitern erfordern. Sobald wir mit der Bedarfsanalyse und der Auswahl der Tools fertig sind, geht es an die Implementierung.

Es ist eine gute Idee, mit der Schulung der Teammitglieder zu beginnen, um sie mit den ausgewählten Tools vertraut zu machen und ihnen beizubringen, wie man sie verwendet. Normalerweise reicht es aus, eine App auf einem mobilen Gerät zu installieren oder sich in einen Browser einzuloggen. Im nächsten Schritt wird das weitere Vorgehen besprochen und Fragen beantwortet wie:

• Wer delegiert Aufgaben und wann?
• Wo werden die Benachrichtigungen über neue Aufgaben angezeigt?

In diesem Stadium lohnt es sich jedoch, die Tools spontan zu nutzen . Auf diese Weise ist es am einfachsten, mögliche Probleme zu identifizieren, ohne Zeit damit zu verschwenden, das Offensichtliche zu diskutieren.

Messung der Leistung digitaler Teams

Die Überwachung des Fortschritts und das Sammeln von Feedback vom Team ist ebenso wichtig wie die Implementierung digitaler Kommunikationstools . Dies kann geschehen, indem die Ergebnisse vor der Digitalisierung mit den aktuellen verglichen werden, wobei auf solche Leistungsindikatoren geachtet wird wie:

• Aufgabenerledigungszeit – die sich enorm verbessern kann, beispielsweise indem Telefonanrufe an mobile Mitarbeiter, die beim Kunden arbeiten, in Nachrichten umgewandelt werden, die die Adresse und den GPS-Standort sowie eine Beschreibung einer zu erledigenden Aufgabe enthalten,
• Interaktionshäufigkeit in einem Team – es kann sich herausstellen, dass der Informationsaustausch intensiviert wird, weniger Zeit in Anspruch nimmt und nur diejenigen einbezieht, die einen wirklichen Einfluss auf die Lösung eines bestimmten Problems haben,
• Grad der Kundenzufriedenheit – Wenn ein Team beispielsweise den Kundenservice übernimmt, kann sich die Verfügbarkeit von Informationen über die Prozesse im Zusammenhang mit der Auftragserfüllung einer Person in einem digitalen Tool sehr positiv auf die Kundenbeziehungen auswirken.

Zusammenfassung

Durch die Investition in die richtigen Tools und deren Implementierung können Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger werden und die Teamzusammenarbeit verbessern. Die Schlüsselelemente des Managements digitaler Teams sind Kommunikation, Planung, Aufgabendelegierung und Kontrolle. Es lohnt sich, der Analyse der Bedürfnisse, der Auswahl der richtigen Tools, der Schulung des Teams und der Messung der Effektivität der implementierten Lösungen etwas Zeit zu widmen.

Die Zukunft der Projektmanagement-Tools besteht darin, nicht nur die Effizienz der Mitarbeiter, sondern auch ihr Wohlbefinden und ihre Zufriedenheit zu unterstützen. Die Entwicklung von Technologien wie künstliche Intelligenz und Automatisierung sowie die Einführung von Gamification-Lösungen können dazu beitragen, die Qualität des Arbeitslebens zu verbessern.

Digitale Tools helfen Führungskräften, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu überwachen und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Mit modernen Lösungen wie flexiblen Arbeitszeiten, Remote-Büros und Plattformen zur Unterstützung der beruflichen Entwicklung wird sich das Management stärker an den Bedürfnissen und Erwartungen jedes Mitarbeiters orientieren. Die Personalisierung moderner Tools kann dazu führen, dass das Wohlbefinden der Mitarbeiter eine Schlüsselrolle in der Zukunft des Teammanagements spielt und zu mehr Effizienz, Arbeitszufriedenheit und Talentbindung beiträgt.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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Digitalisierung Ihres Unternehmens:

1. Was ist Unternehmensdigitalisierung?
2. Wie lassen sich die Fallstricke der digitalen Transformation vermeiden?
3. Balance zwischen digitaler Transformation und Datensicherheit
4. Digitales Marketing
5. Digitales Finanzmanagement und Online-Buchhaltung
6. Führung digitaler Teams