Verwaltung von Remote-Mitarbeitern: Herausforderungen, Tools und Best Practices für die Produktivität

Stehen Sie vor Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern?

Unabhängig davon, ob Sie jahrelang Remote-Mitarbeiter beschäftigt haben oder sich auf COVID-19-Lockdowns einstellen mussten – die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern ist mit Herausforderungen verbunden.

Wenn Sie gezwungen waren, Ihre Unternehmensstruktur schnell umzustellen und Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, stehen Sie vor unvorhergesehenen Herausforderungen. Aber ein Remote-Team birgt auch große Möglichkeiten und Potenziale.

Experten argumentieren, dass Fernarbeit eine unvermeidliche Zukunft ist. Da immer mehr Unternehmen online gehen, werden Remote-Jobs leichter erreichbar.

Von 2003 bis 2018 ist die Remote-Arbeit um 140 % gewachsen – fast 10-mal schneller als der Rest der Belegschaft. Und das, bevor aktuelle Trends berücksichtigt werden. Nach den Lockdowns werden noch mehr Menschen remote arbeiten.

Da die Nachfrage nach Remote-Mitarbeitern bereits steigt, warum nicht gleich die Möglichkeiten prüfen? Wenn Sie früh in den Trend einsteigen, haben Sie einen Vorteil.

Darüber hinaus ist ein Remote-Team pandemiesicher. Dan Lok betreibt sein Geschäft fast ausschließlich online. Aus diesem Grund konnte sein Geschäft reibungslos laufen, als die Staaten Lockdowns einleiteten.

Während andere Unternehmen Probleme hatten, konnte das Team von Dan Lok weitermachen. Lernen Sie von seinem Beispiel und beginnen Sie noch heute mit der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern, um die Sicherheit zu gewährleisten, falls so etwas jemals wieder passieren sollte.

Nachfolgend finden Sie unsere Top-Tipps zur Verwaltung von Remote-Mitarbeitern.

Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern

Zwei der häufigsten Herausforderungen für die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern sind Kommunikation und falsche Erwartungen.

Die Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern ist ein Balanceakt. Sie möchten, dass sie trotz fehlender physischer Nähe mit Ihnen und dem Team kommunizieren können.

In einem Büro ist es einfach, sich zu treffen oder einen Moment mit einem Wasserspender zu plaudern. Fernarbeiter sind jedoch auf sich allein gestellt. Es kann also eine Herausforderung sein, sich mit dem gesamten Team verbunden zu fühlen.

Gleichzeitig möchten Sie sie auch nicht mit E-Mails und täglichen Besprechungen überlasten. Eine zu starke Betonung der Kommunikation kann die Produktivität Ihrer Remote-Mitarbeiter tatsächlich beeinträchtigen. E-Mails haben leicht Vorrang vor Aufgaben und Video-Chats unterbrechen den Arbeitsablauf.

Das ist die Schwierigkeit, die Kommunikation in Einklang zu bringen und gleichzeitig ein Remote-Team zu leiten: Sie möchten nicht, dass sie sich verschlossen fühlen, aber Sie möchten auch nicht ihre Produktivität gefährden.

Falsche Erwartungen gegenüber Remote-Mitarbeitern

Die zweite Herausforderung, der Sie möglicherweise gegenüberstehen, sind unangebrachte Erwartungen. Zu viel oder das Falsche zu erwarten, kann die Produktivität Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen.

Zum einen möchten Sie nicht erwarten, dass Ihr Remote-Team genauso arbeitet wie ein physisches Team. Erwarten Sie nicht, dass sie streng von 9 bis 5 arbeiten.

Remote Work ist so toll, weil es Ihre Mitarbeiter zu ihrer gewünschten Zeit arbeiten lässt. Wenn sie wissen, dass sie nachts am produktivsten sind, lassen Sie sie nachts arbeiten. Solange sie die von Ihnen vereinbarten Fälligkeitstermine und Kriterien erfüllen, ist dies kein Problem.

Die zweite herausfordernde Erwartung vieler Remote-Mitarbeiter ist die Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit. Flexible Arbeitszeiten werden leicht mit ständiger Verfügbarkeit verwechselt. Aber Remote-Mitarbeiter brauchen Ruhe, genau wie die regulären Mitarbeiter.

Vermeiden Sie das Mikromanagement Ihrer Remote-Teams. Durch Mikromanagement fühlen sich die Mitarbeiter beobachtet und können ihre Produktivität senken.

Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter, die sich bei Systemen anmelden müssen, die ihre Arbeitszeit verfolgen. Die Arbeitszeit ist nicht der beste Indikator für Produktivität.

Wenn Sie können, halten Sie sich überhaupt von der Zeiterfassung fern. Vertrauen Sie Ihrem Team, dass es die notwendige Arbeit leistet. Erstellen Sie stattdessen KPIs, mit denen Sie ihre Leistung verfolgen können. KPIs können unabhängig von der Zeit sein, die sie investieren.

Tatsächlich sind die meisten Remote-Mitarbeiter vertrauenswürdig und arbeiten im Vergleich zur regulären Belegschaft durchschnittlich vier Stunden mehr pro Woche.

Leistungskennzahlen

Key Performance Indicators (KPIs) ermöglichen Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Erfolgskontrolle. Die KPIs werden entweder von Ihnen oder vom Team gemeinsam festgelegt. In jedem Fall stellen sie sicher, dass jeder weiß, was er zu tun hat.

KPIs sollten messbar sein und Ihren Mitarbeitern zeigen, ob sie mit ihrer Arbeit auf Kurs sind. Es macht die Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter besser nachvollziehbar.

Wenn eine Person ihre KPIs wiederholt nicht erfüllen kann, kann es sich lohnen, mit ihr zu sprechen. Wenn eine Person in Bezug auf KPIs oft erfolgreich ist, denken Sie darüber nach, sie zu fördern.

Einstellungsprozess und Zahlungsverfahren

Sie können potenzielle Herausforderungen vermeiden, wenn Sie über einen effektiven Einstellungsprozess verfügen. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, ist es eine gute Idee zu prüfen, ob sie sich für Remote-Arbeit qualifizieren.

Diese Begabung hängt von ihren natürlichen Talenten und Stärken ab. Großartige Remote-Mitarbeiter sind normalerweise etwas introvertierter. Sie sind außerdem detailorientiert und in der Lage, selbstständig zu handeln.

Natürlich können auch Extrovertierte aus der Ferne arbeiten, aber Sie müssen für ihr soziales Wohlergehen sorgen . Wenn sie die Menschen um sich herum brauchen, um glücklich zu sein, kann sie die Fernarbeit unzufrieden machen.

Achten Sie also bei der Einstellung auf diese Faktoren. Manchmal ist es eine gute Idee, zunächst eine Teilzeitstelle einzustellen und die Mitarbeiter in eine Testphase zu versetzen. Auf diese Weise können Sie beide testen, ob Ihre Arbeitsbeziehung fruchtbar ist.

Ein weiterer Faktor, der viele Herausforderungen frühzeitig beseitigen kann, ist die Bezahlung. Viele Geschäftsinhaber würden denken, dass Remote-Mitarbeiter billiger sind, und sie haben normalerweise Recht.

Was Sie jedoch tun möchten, ist, ihnen mehr als den Industriestandard zu zahlen. Wenn Sie das tun, werden sie produktiver, weil ihre Motivation und Zufriedenheit steigen. Zufriedene Mitarbeiter arbeiten härter.

Ablenkungen zu Hause

Ein letztes Hindernis bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern kann eine ablenkende Umgebung sein. Dies ist besonders wichtig, wenn diese Person zum ersten Mal von zu Hause aus arbeitet.

Ihre Mitarbeiter sollten einen ausgewiesenen Büroraum haben. Auf diese Weise halten sie ihre Produktivität aufrecht, während sie von zu Hause aus arbeiten. Dieser Raum sollte frei von Ablenkungen sein (z. B. kein Fernseher im Zimmer).

Wenn sie andere Personen in ihrem Haushalt haben, sollte dies ebenfalls berücksichtigt werden. Verstehen ihre Mitbewohner, dass Heimarbeit immer noch Arbeit ist? Neigen sie dazu, Ihren Mitarbeiter zu unterbrechen?

Fragen Sie frühzeitig nach ihrem Umfeld und sehen Sie, ob Sie ähnlichen Hindernissen ausweichen.

Manche Mitarbeiter mögen es, in einem Café oder draußen zu arbeiten. Das ist in Ordnung, aber sie sollten einen Arbeitsplatz ohne Ablenkungen haben.

Kommunikationswerkzeuge

Nachdem Sie nun einige der häufigsten Hindernisse für die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern kennen, wollen wir uns mit Kommunikationstools befassen. Dazu gehören Apps und Verwaltungssysteme, mit denen Sie Remote-Teams effizienter verwalten können.

Kommunikationstools helfen dabei, die Kommunikation zu straffen oder Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier sind einige, die Sie kennen sollten.

Die beliebtesten Tools für die Videokommunikation sind Zoom oder Skype. Skype ist völlig kostenlos. Wenn Sie etwas Budget zum Investieren haben, bevorzugen Sie vielleicht Zoom, da es eine umfassendere Lösung für Unternehmen ist.

Mit Zoom können Sie Meetings aufzeichnen, Ihren Bildschirm freigeben und vieles mehr. Es ist das perfekte Tool, um persönliche Kommunikation in Ihr Team zu bringen.

Für Textnachrichten ist Slack bei Unternehmen äußerst beliebt. Mit Slack können Sie einen Kanal für Ihr Unternehmen sowie mehrere Unterkanäle erstellen.

Wenn Ihr Team groß ist, können Sie diese Unterkanäle für jedes Unterteam erstellen. Verhindern Sie, dass das gesamte Team mit unnötigen Nachrichten überhäuft wird.

Textnachrichten sind in der Regel schneller als E-Mails; E-Mail-Kommunikation allein kann den gesamten Arbeitsablauf verlangsamen.

Projektmanagement-Tools

Während die meisten Geschäftsinhaber Kommunikationstools kennen, werden Projektmanagement-Software und Extras oft übersehen.

Ohne die Tools, die den Workflow unterstützen, sinkt die Produktivität. Die Leute wissen nicht, was sie tun sollen oder wo das Projekt steht.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie würden ein Video- und Filmemachergeschäft betreiben. Sie brauchen Leute, die sich auf Film, Grafikdesign, Texterstellung und vieles mehr spezialisiert haben.

Wenn es keinen Workflow oder Prozess gibt, weiß der Editor nicht, wann er das nächste Video bearbeiten muss; Die Person, die filmt, hat möglicherweise keine Ahnung, wo sie das Video hochladen soll und was als nächstes passieren soll.

Tools wie Asana, Basecamp, ClickUp oder Float helfen Ihnen, einen klaren und optimierten Prozess aufrechtzuerhalten. Alles geschieht an einem Ort und Ihre Mitarbeiter wissen, wo sie nach ihren nächsten Aufgaben suchen können.

Ein einfaches Tool wie dieses kann einen immensen Einfluss auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter haben.

Tools für die Zusammenarbeit

Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen verwendeten Tools Ihren Mitarbeitern die Zusammenarbeit ermöglichen. Die Schaffung von Teamzusammenarbeit kann bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern eine Herausforderung darstellen. Am Ende könnten sie alle unabhängig voneinander arbeiten.

Aber wenn Mitarbeiter kooperieren, kann das zu neuen kreativen Ideen führen. Für ein Remote-Team können Tools wie Google Documents hilfreich sein, die es mehreren Personen ermöglichen, an einem Dokument oder Blatt zu arbeiten.

Was auch immer Sie wählen, stellen Sie sicher, dass es sich um ein Tool handelt, das eine Live-Bearbeitung ermöglicht, damit echte Teamarbeit stattfinden kann.

Empfohlene Vorgehensweise

Jetzt haben Sie einen Einblick in häufige Herausforderungen und nützliche Tools für die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern erhalten. Aber was sind einige der Best Practices, von denen Sie und Ihr Remote-Team lernen können?

Befolgen Sie diese Praktiken, um Herausforderungen und Rückschläge auf natürliche Weise zu vermeiden und gleichzeitig das produktive Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter sicherzustellen.

Unzufriedene Remote-Teams sind schnell ausgepowert, arbeiten unproduktiv und kosten Geld. Deshalb ist es eine gute Idee, sich bewährte Systeme und Ideen anzusehen.

Unternehmenskultur und Vision

Die Wurzel eines erfolgreichen Remote-Teams ist Ihre Unternehmenskultur. Jedes Unternehmen oder Geschäft hat eine bestimmte Kultur. Aber Kultur ist kein Zufall: Sie wird von Ihnen als Führungskraft und jedem Teammitglied geprägt.

Um Remote-Mitarbeiter erfolgreich zu verwalten, benötigen Sie eine Kultur der Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit. Wenn sich jedes Teammitglied seiner Verantwortung bewusst ist und sich selbst zur Rechenschaft zieht, müssen Sie kein Mikromanagement betreiben.

Das schafft Vertrauen. Wenn das Management zu kontrollierend ist, fühlen sich die Mitarbeiter entmutigt und weniger kreativ.

Erfolgreiche Unternehmen behandeln ihre Mitarbeiter mit Vertrauen und Sorgfalt und nicht wie eine Ware.

Wie bereits erwähnt, geben Sie Ihren Remote-Mitarbeitern die Möglichkeit, zu ihren Bedingungen zu arbeiten. Erzwingen Sie keinen bestimmten Zeitrahmen, in dem sie während dieser Zeiten nicht produktiv sein können.

Eine positive und nährende Kultur mit Remote-Mitarbeitern zu schaffen, ist normalerweise einfach. Das liegt daran, dass Remote-Teams oft glücklicher und zufriedener sind und lieben, was sie tun.

Darüber hinaus möchten Sie auch Ihre Geschäftsvision klar kommunizieren. Ihre Mitarbeiter sollten wissen, warum sie das tun, worum sie gebeten werden. Best-Case-Szenario – Ihre persönlichen Ziele stimmen mit Ihrem Gesamtziel für das Unternehmen überein.

Wiederkehrende und strukturierte Meetings

Wir haben bereits die Herausforderungen der Fernkommunikation angesprochen. Eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation zu optimieren, sind wiederkehrende Videokonferenzen.

Einige Unternehmen treffen sich wöchentlich oder zweiwöchentlich; manche entscheiden sich sogar für tägliche Meetings. Wenn Sie sich jedoch für tägliche Besprechungen entscheiden, halten Sie diese kurz, um die Zeit Ihrer Mitarbeiter zu schonen.

Wöchentliche oder zweiwöchentliche Treffen funktionieren in der Regel am besten. Einige Unternehmen entscheiden sich auch für monatliche Anrufe, aber dieser Zeitraum könnte zu lang sein und sich negativ auf die Produktivität auswirken.

Sie möchten auch, dass Ihre Videokonferenzen einer Struktur folgen. Chaotische Besprechungen verringern die Produktivität. Wenn Sie selbst keine Struktur finden, verwenden Sie bewährte Formeln: Level 10-Meeting zum Beispiel.

Neben Teammeetings ist es eine gute Idee, vierteljährliche Einzelgespräche zu führen. Diese Meetings sind großartig, da sie die Kommunikation mit jedem Mitarbeiter vertiefen und es Ihnen ermöglichen, zu überprüfen, ob sie gute Leistungen erbringen.

Erfüllen sie Ihre Erwartungen und ihre eigenen Ziele? Treten Probleme auf, können diese auch in den vierteljährlichen Sitzungen besprochen werden.

Kommunikationszeitrahmen

Wir haben gesagt, dass es sinnvoll ist, Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst gestalten zu lassen. Was man aber haben möchte, sind gewisse Touchpoints, die alle treffen müssen.

Beispielsweise müssen alle an einem wöchentlichen Meeting teilnehmen. Oder jeder muss innerhalb von 24 Stunden auf Textnachrichten antworten.

Kommunizieren Sie Ihren Remote-Mitarbeitern, was für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll ist, und machen Sie Ihre Erwartungen deutlich.

Es ist auch eine gute Idee, sie darüber zu informieren, welchen Kommunikationskanal sie wofür nutzen sollen. In welchen Fällen erwarten Sie, dass sie Textnachrichten verwenden? Für welche Fälle sollten sie E-Mail verwenden? Dürfen sie dir eine private Nachricht schicken?

Es gibt keine formalen Regeln; Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern im Voraus mitteilen, wie die Dinge laufen sollen.

Ziele und Karrierechancen

Es ist eine gängige Falle, Telearbeiter wie Freiberufler zu behandeln. Wenn sie Teil Ihres Teams sind, behandeln Sie sie wie Mitarbeiter. Geben Sie ihnen Chancen, ihre Karriere voranzutreiben und ihre persönlichen Ziele zu verfolgen.

Geben Sie ihnen nicht das Gefühl, dass sie für immer an ihrer Position festhalten. Führen Sie jedes Jahr oder jedes halbe Jahr Einzelgespräche und besprechen Sie, wie es ihnen geht. Was sind ihre Ziele für ihr nächstes Jahr und wie kann das Team helfen?

Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter mit Respekt und machen Sie sie glücklich. So haben Sie ein treues Team. Loyale Mitarbeiter sind von unschätzbarem Wert, denn Fluktuationen in Ihrem Team kosten Sie viel Geld.

Sie verlieren Zeit und Geld, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen und diese schulen müssen. Sie möchten bei Bedarf immer noch neue Mitarbeiter einstellen; Auch neue Mitarbeiter bringen frische Ideen ein. Vermeiden Sie jedoch eine Kultur, die Menschen dazu drängt, häufig zu gehen.

Teambildung

Der Aufbau eines starken Teams ist besonders schwierig für Unternehmen, die remote arbeiten. Wie wir bereits erwähnt haben, treffen sich die Menschen in einem physischen Büroraum ganz natürlich und kommunizieren.

Aus diesem Grund bieten einige Arbeitsplätze ihren Remote-Mitarbeitern gerne einen offenen Chat an. In diesem Chat können sie über alles reden, was sie wollen, abgesehen von der Arbeit. Es ist eine großartige Möglichkeit, den üblichen Smalltalk zu ersetzen, der in einem Büro stattfinden würde.

Wenn Sie langfristig ein Remote-Team planen, sollten Sie jährliche Teammeetings in Betracht ziehen. Bereits zwei oder drei gemeinsame Tage im Jahr können für das gesamte Team von Vorteil sein.

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Nun, es gibt viel zu beachten, wenn es um die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern geht. Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es eine Möglichkeit gibt, die Führung Ihres Teams klarer und transparenter zu gestalten?

Über seinen Beirat Dragon 100 coacht Dan Lok andere Geschäftsinhaber bei der Skalierung. Auch wenn Sie kein Mitglied von Dragon 100 sind, können Sie auf die Checkliste für Dragon 100-Gewohnheiten zugreifen.

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