So verwalten Sie die Arbeit von Heimteams effektiv

Vor ein paar Monaten war das noch ganz anders. Teil eines Teams zu sein, das die ganze Woche von zu Hause aus arbeitet, daran war noch gar nicht zu denken. Aber in dieser neuen Realität, die durch die unglückliche Verbreitung von COVID-19 geschaffen wurde, ist dies alltäglich geworden.

Die Arbeit von zu Hause aus war jedoch bereits vor Beginn des Quarantänezeitalters in vielen Unternehmen im Trend. Viele Teams haben dies effektiv praktiziert und gleichzeitig erfolgreich die vielen Herausforderungen gemildert, die mit Teams verbunden sind, die von zu Hause aus arbeiten.

In diesem Leitfaden werden wir diskutieren

• Einige dieser häufigen Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern, denen Sie möglicherweise bereits begegnet sind
• Best Practices, denen Sie folgen können, um an der Spitze Ihres Spiels zu bleiben

Herausforderungen bei der Führung eines Teams, das von zu Hause aus arbeitet

Es gibt viele Herausforderungen, wenn es darum geht, ein Team zu führen, und wenn dieses Team über den Kontinent oder die Welt verteilt ist, wird es noch schwieriger, es zu führen.

Wenn Sie zuerst ermitteln, was sich negativ auf die Leistung Ihres Remote-Teams auswirkt, kommen Sie der Suche nach der gesuchten Lösung näher.

Bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern müssen Sie selbst auf einige dieser Herausforderungen gestoßen sein,

• Mangel an persönlicher Interaktion. Während Manager befürchten, dass die Mitarbeiter möglicherweise nicht so effizient arbeiten, wie sie es unter ihrer Aufsicht getan hätten, kämpfen die Mitarbeiter selbst ohne Unterstützung durch ihren Kopf. Dies wird auch zu Schwierigkeiten beim Aufbau von Vertrauen zwischen den Teammitgliedern führen.

• Unterschiedliche Zeitzonen, die zu Terminschwierigkeiten führen. Ein Meeting, das Sie am Morgen planen möchten, kann sich auf die Mittagspause eines Ihrer Teammitglieder auswirken.

• Mangelnder Zugang zu Informationen, einschließlich Ressourcen, Dokumenten usw. Wenn Sie vom selben Standort aus arbeiten, müssen Sie sich umdrehen und Ihre Kollegen um alles bitten, was Sie brauchen. Aber wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist das ein ganz anderes Szenario.

• Ablenkung zu Hause. Wenn Sie nicht alleine wohnen, werden Sie zwangsläufig viele Male von den anderen Bewohnern Ihres Hauses unterbrochen. Dies kann sich negativ auf Ihre Produktivität auswirken. Gleichzeitig führt der Mangel an sozialer Interaktion dazu, dass sich die Mitarbeiter isoliert fühlen.

• Wenn Ihr Team aus Menschen aus der ganzen Welt besteht, können Sie auch auf kulturelle und sprachliche Barrieren stoßen.

• Auch die Pflege Ihrer Unternehmenskultur kann mit der Zeit leiden. Die Unternehmenskultur wird in einem Büro auf natürliche Weise gefördert, aber für ein Team, das von zu Hause aus arbeitet, ist dies möglicherweise nicht dasselbe.

Best Practices für die Verwaltung von Homeoffice-Teams

Werfen wir einen Blick auf einige Best Practices, die Ihnen dabei helfen, die oben besprochenen Herausforderungen effektiv zu meistern.

Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge und legen Sie Richtlinien fest

In einer Büroumgebung können Sie Ihr Team immer zusammenbringen und über Dinge sprechen und Pläne schmieden.

Mit einem Team, das von zu Hause aus arbeitet, ist das nicht so einfach. Aber durch die Integration der richtigen Tools in Ihren Workflow können Sie sicherstellen, dass das Team auf derselben Seite ist, auch wenn Sie sich nicht am selben Ort befinden.

Zu den Tools, in die Sie investieren müssen, gehören:

• Chat- und Videokonferenz-Tools für die Kommunikation. Es gibt viele Optionen, aus denen Sie wählen können; Slack, Zoom, Skype usw., um nur einige zu nennen. Und es ist wichtig, eine Vielzahl von Tools bereitzustellen, um die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern sowohl während der Arbeitszeit als auch außerhalb der Arbeitszeit zu fördern.
• Projekt-/Aufgabenmanagement-Tools zur Leistungsverfolgung.
• Tools zum Bearbeiten und Teilen von Dokumenten/Dateien wie Google Docs und OneDrive. Das Speichern aller Dateien an einem Ort macht sie für alle leicht zugänglich.
• Visuelle Kollaborationsplattformen, um Ihr Büro-Whiteboard zu replizieren. Eine Online-Canvas-Software wie Creately kann Ihnen helfen, Ihren Sprint zu planen, Brainstorming durchzuführen, an Produkt-Drahtmodellen zusammenzuarbeiten oder Prozesse in Echtzeit zu analysieren.

Hier ist eine erweiterte Liste mit weiteren Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit für WFH-Teams.

Genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Tools ist die Festlegung von Grundregeln, wie und wann sie verwendet werden. Wenn Sie sie im Voraus klären, sparen Sie Zeit und Verwirrung. Zum Beispiel,

• Seien Sie immer auf Ihrer Chat-Plattform verfügbar, wenn Sie arbeiten, und benachrichtigen Sie andere, wenn Sie sich zurückziehen.
• Schalten Sie Video ein, wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen oder ein tägliches Check-in-Meeting abhalten.
• Brechen Sie einzelne Aufgaben auf der Projektmanagement-Plattform herunter und schätzen Sie sie nach Stunden.

Kommunizieren und engagieren Sie sich ständig mit Ihrem Team

Regelmäßige Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern ist ein wirksames Mittel, um sicherzustellen, dass sie sich auf Sie verlassen und Sie beraten können. Es ist auch eine großartige Gelegenheit, sich über ihre Bedenken, Fragen und Vorschläge zu informieren.

Sie können tägliche oder wöchentliche Einzelgespräche oder Teammeetings abhalten, oder Sie können ihnen einfach eine Nachricht auf Ihrer Chat-Plattform senden und sie um ein Update zu ihrer Arbeit bitten.

Teilen Sie Ihrem Team mit, wann Sie verfügbar sind und wie Sie am besten angesprochen werden können. Wenn ein Notfall während einer frühen Stunde eintritt, hilft es, wenn Sie Ihre Mobiltelefonnummer mit Ihrem Team teilen, damit es Sie anrufen oder eine Sofortnachricht senden kann.

Ermutigen Sie die Teammitglieder außerdem, einen öffentlichen Kanal für ihre arbeitsbezogenen Gespräche zu nutzen. Auf diese Weise können Sie überwachen, was passiert, und bei Bedarf Hilfe anbieten.

Hier sind einige weitere Best Practices für die Kommunikation, die Teams, die von zu Hause aus arbeiten, befolgen sollten.

Seien Sie besorgt über unterschiedliche Zeitzonen

Wenn das gesamte Team über verschiedene Standorte verstreut ist, müssen Sie sich der unterschiedlichen Zeitzonen, in denen sie leben, besonders bewusst sein.

• Achten Sie beim Planen von Besprechungen darauf, dass Sie sich bei allen und deren Zeitplan erkundigen und eine Zeit auswählen, mit der sich alle wohlfühlen.
• Dokumentieren Sie wichtige Punkte, die während Ihrer Besprechungen besprochen wurden, damit Sie sie mit den Teammitgliedern teilen können, die während der Diskussion nicht anwesend sein konnten.

• Sie können auch noch einen Schritt weiter gehen und Ihr Meeting aufzeichnen, damit sie es sich später ansehen können, oder sie über das Besprochene in einem Einzelgespräch am nächsten Tag informieren.

Wenden Sie zusätzliche Anstrengungen auf Zusammenarbeit und Teambildung auf

Zwei Dinge, die Teams, die von zu Hause aus arbeiten, in der Regel fehlen, sind Vertrauen und Teamgeist. Ohne sie kann sich ein Team nicht aufeinander verlassen und in seinen Beziehungen gedeihen.

Während die Verwendung der richtigen Tools Ihrem Team die Plattform für die Zusammenarbeit bietet, müssen Sie noch mehr Möglichkeiten finden, um die Bindung Ihres Teams zu fördern.

• Beginnen Sie damit, die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Berichtsbeziehungen innerhalb des Teams klar zu definieren. Ein gut strukturiertes Team, das weiß, wo es hingehört und wem es unterstellt ist, kann Verwirrung vermeiden und die Zusammenarbeit fördern.

• Ermutigen Sie die Teammitglieder, außerhalb der Arbeit miteinander zu interagieren. Sie können eine Facebook-Gruppe oder einen separaten Slack-Kanal für unterhaltsame Gespräche haben, die sie beim Mittagessen oder am Wasserspender geführt hätten, wenn sie im Büro wären. Dies ist ein effektiver Weg, um entfernte Mitarbeiter dazu zu bringen, sich auf persönlicher Ebene kennenzulernen, was sich positiv auf die Teambindung auswirkt.
• Planen Sie zu Beginn eines Meetings ein paar Minuten für zwanglose Gespräche ein.
• Organisieren Sie virtuelle Teambuilding-Aktivitäten, wann immer Sie können. Sie sind der Schlüssel zur Förderung der Zufriedenheit der Mitarbeiter und zur Steigerung ihrer Produktivität. Hier sind einige kostengünstige virtuelle Teambuilding-Aktivitäten, die Sie sofort ausprobieren können.

Seien Sie sich klar über Erwartungen und Ziele

Wenn Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen möchten, machen Sie dies Ihrem Team gegenüber deutlich. Das Setzen klarer Erwartungen und das Definieren der Ziele im Voraus wird Ihnen dabei helfen, dies schneller zu erreichen.

Beginnen mit

• Setzen Sie für alle auf wöchentlicher, monatlicher oder vierteljährlicher Basis klare Ziele und besprechen Sie ihren Aktionsplan.

• Geben Sie regelmäßig Ihr Feedback zur Mitarbeiterleistung. Machen Sie es auch zu einer Gelegenheit, auf ihre Erwartungen zu hören.
• Interagieren Sie regelmäßig mit Ihrem Team und bieten Sie ihm emotionale Unterstützung an, insbesondere wenn es mit Angst und Stress zu kämpfen hat.
• Legen Sie klare Richtlinien dafür fest, was Sie von Ihrem Team erwarten (dh dass alle E-Mails innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden sollen). Dokumentieren Sie diese und bewahren Sie sie an einem zentralen, für alle leicht zugänglichen Ort auf.
• Erkennen und feiern Sie Mitarbeitererfolge, um sie motiviert zu halten.

Haben Sie weitere Tipps zum Verwalten von Remote-Mitarbeitern?

Die besprochenen Best Practices sind kostengünstig und können sofort implementiert werden, um effektive Ergebnisse zu erzielen. Möchten Sie der Liste weitere Tipps hinzufügen? Hinterlasse unten einen Kommentar.

Arbeiten Sie und Ihr Team seit Kurzem von zu Hause aus? Hier ist der praktische Leitfaden für die Arbeit von zu Hause aus als Team, der alles abdeckt, was Sie wissen müssen, um effektiv und effizient zu bleiben.