Verwalten des virtuellen Konferenzraums: Tipps für den Erfolg

Als Account Manager einer Marketingagentur, der von meinem Heimbüro aus arbeitet, sind virtuelle Meetings zu einer unverzichtbaren, kostengünstigen und bequemen Möglichkeit geworden, mit meinen Kunden und Kollegen in Kontakt zu treten, von denen viele im ganzen Land verstreut sind. Durch die Möglichkeit der Teilnahme von jedem geografischen Standort aus (natürlich mit einer stabilen WLAN-Verbindung) ist es kein Geheimnis, dass die Durchführung von Meetings die Reisekosten für Geschäftsreisen praktisch drastisch reduziert – da die Kosten für Flüge, Unterkunft und Verpflegung vollständig entfallen.

Und wer möchte nicht unnötige Ausgaben kürzen, oder?

Aber was Sie vielleicht nicht erwarten, ist, dass virtuelle Meetings auch eine produktivere und integrativere Belegschaft fördern können! Tatsächlich zeigen Studien, dass Remote-Mitarbeiter, die virtuelle Meetings nutzen, bis zu 13 % effektiver sein können.

Allerdings ist nicht jede Bildschirmfreigabe oder Telefonkonferenz auf Erfolg ausgelegt. Ohne die richtige Struktur und Anleitung kann ein virtuelles Meeting schnell schief gehen (vielleicht so etwas wie dieses...).

Um das Erlebnis im virtuellen Konferenzraum für jeden Ihrer Meeting-Teilnehmer zu maximieren und die Gesamteffektivität der Sitzung zu verbessern, sind hier einige Best Practices, die Sie befolgen sollten:

Die Wahl der richtigen Technologie ist entscheidend.

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting und WebEx sind allesamt hervorragende virtuelle Videokonferenzplattformen für die Zusammenarbeit, die es den Teilnehmern ermöglichen, Dokumente auszutauschen, zu chatten und das Meeting aufzuzeichnen. Einige Lösungen bieten auch Anpassungsoptionen, mit denen Sie den Besprechungsraum mit dem Logo und den Farben Ihres Unternehmens versehen können. Und wenn Sie wirklich nach einer eleganten, professionellen und zuverlässigen Plattform für die Bereitstellung virtueller Veranstaltungen suchen, gibt es einige auf dem Markt, die selbstverwaltete Lösungen für Ihre internen oder externen Konferenzen, Webinare, Bildungs- und Schulungsanforderungen anbieten. Zweifellos können wir davon ausgehen, dass mit der zunehmenden Popularität des „virtuellen Arbeitsplatzes“ auch die Anzahl der verfügbaren Kommunikationstools und Software zunehmen wird.

Nützliche Hinweise:

• Wenn Sie eine neue Plattform verwenden, macht Übung den Meister! Vergessen Sie nicht, die verschiedenen Features, Funktionen und die Navigation zu überprüfen und damit herumzuspielen, bevor Sie live gehen.
• Seien Sie als Meeting-Gastgeber immer der Erste im Gespräch. Planen Sie zu Beginn jedes Meetings ein paar Minuten ein, damit neue Teilnehmer Software herunterladen können, die für die Teilnahme an Ihrem Meeting erforderlich ist, oder um technische Fehler oder Verbindungsprobleme zu beheben, auf die sie möglicherweise stoßen. Das kann den Besten von uns passieren!

Treffen Vorarbeit ist unerlässlich.

Das Erstellen und Versenden einer definierten und detaillierten Meeting-Agenda (lange im Voraus!) hilft den Teilnehmern, konzentriert und auf die Aufgabe konzentriert zu bleiben. Achten Sie darauf, die Tagesordnung anzuhängen, wenn Sie die Besprechungseinladung senden, die in den Kalender des Teilnehmers integriert wird. Wenn vor dem Meeting Vorarbeiten oder eine Überprüfung der Dokumente abgeschlossen werden müssen, machen Sie dies in Ihrer Nachricht deutlich. Nichts zerstört den Schwung eines Meetings schneller als mangelnde Beteiligung, weil niemand seine Hausaufgaben gemacht hat.

Eine weitere gute Faustregel besteht darin, die Präsentation neuer Daten während des Meetings zu vermeiden. Auch hier ist es besser, wichtige Dokumente einige Tage im Voraus zu schicken und die Teilnehmer zu bitten, alle Materialien vor dem Meeting zu überprüfen, damit sie sich voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren und sich auf die Teilnahme am Gespräch vorbereiten können.

Nützliche Hinweise:

• Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Agenda darauf, wichtige Themen zu Beginn des Meetings anzusprechen, wenn die Energie aller hoch ist.
• Beschränken Sie Besprechungen auf eine angemessene Anzahl von Teilnehmern, damit sich jeder wertgeschätzt fühlt und die Möglichkeit hat, ohne Eile einen Beitrag zu leisten.

Beginn der Sitzung.  

Achten Sie bei der Vorbereitung auf den Start Ihres virtuellen Meetings darauf, alle Umgebungsgeräusche zu eliminieren. Ich wiederhole noch einmal, dass Sie, wenn Sie zufällig Gastgeber des Meetings sind, der Erste sein sollten, der sich im Meetingraum anmeldet oder einwählt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Mitglieder bei ihrem Beitritt zu begrüßen und sich offiziell vorzustellen. Denken Sie daran, dass einige Teilnehmer möglicherweise über ihre Mobiltelefone beitreten und auf der Benutzeroberfläche Ihrer Plattform nur als Anrufer Nr. 1 oder ihre Telefonnummer selbst identifiziert werden können.

Nützliche Hinweise:

• Bitten Sie die Mitglieder, ihren Namen zu nennen, bevor sie sprechen, auch wenn sie bereits früher im Meeting gesprochen haben. Besonders wenn viele Teilnehmer an der Konferenz teilnehmen oder Sie sich zum ersten Mal mit anderen unterhalten, kann es leicht passieren, dass ein Sprecher mit einem anderen verwechselt wird.
• Um die Teilnehmer am Telefon zu beschäftigen (und zu bekräftigen, dass ihr Beitrag wichtig ist), fragen Sie zuerst nach ihrer Meinung oder Antwort, wenn Sie der Gruppe eine Frage stellen. Außerdem lassen Sie sie nicht versehentlich aus der Schleife!

Erleichterung des Treffens.

Eine der häufigsten Herausforderungen bei virtuellen Meetings besteht darin, die Mitglieder aktiv einzubeziehen. Ja, wir sind alle manchmal sehr beschäftigt, und ein stagnierendes virtuelles Meeting kann die Teilnehmer dazu verleiten, sich selbst „stumm“ zu schalten und andere Aufgaben während des Meetings zu erledigen – ihre E-Mails, Textnachrichten, die neuesten Sportergebnisse, Instagram usw. abrufen.

Sie können diesem passiven Zuhören entgegenwirken, indem Sie die Mitglieder bitten, sich NICHT stumm zu schalten (vorausgesetzt, sie befinden sich ebenfalls in einem ruhigen Raum) und die Mitglieder sogar dazu ermutigen, per Video teilzunehmen.

Nützliche Hinweise:

• Eine weitere Möglichkeit, die Meeting-Teilnehmer bei der Stange zu halten, besteht darin, die Tools und Funktionen der Plattform zu nutzen. Bitten Sie die Teilnehmer nicht nur zum mündlichen Ideenaustausch, sondern bitten Sie sie, Fragen oder Antworten in das Chat-Fenster einzugeben, Mitgliedern Aufgaben zuzuweisen oder interaktive Umfragen zu nutzen. Ein angemessenes Ziel ist es, dass 80 % Ihres Meetings interaktiv sind und 20 % davon eine passive Teilnahme erfordern.

Das ist ein Wickel!

Bevor Sie ein Meeting beenden, nehmen Sie sich immer ein paar Minuten Zeit, um das Besprochene zusammenzufassen. Jeder wird sich bei der Zeit, die er mit einem Anruf verbringt, besser fühlen, wenn es ein gemeinsames Erfolgserlebnis gibt.

Vielleicht noch wichtiger ist es, die nächsten Schritte zuzuweisen – oder Aktionspunkte, um die sich die Mitglieder des Anrufs kümmern müssen. Wenn möglich, legen Sie das Datum und die Uhrzeit für das nächste Meeting fest, während alle noch anwesend sind. Und schließlich, stellen Sie sicher, dass Sie nach dem Meeting Notizen an alle Teilnehmer versenden, in denen Sie dieselben Aktionspunkte zusammenfassen und weitere Anweisungen geben.

Hilfreiche Ressource:

• Weitere praktische Tipps, mit denen Sie die Leistung Ihrer virtuellen Teams steigern können, finden Sie in diesem Buch: Leading Effective Virtual Teams: Overcoming Time and Distance to Achieve Exceptional Results , geschrieben von Nancy Settle-Murphy, Leiterin von Guided Insights. Es ist großartig!

Haben Sie weitere Vorschläge, wie Sie Ihre virtuellen Meetings optimal nutzen können? Lass es uns gerne in den Kommentaren unten wissen.