Was sind Sitzungsprotokolle (MoM)? Software und Vorlagen für MoM

Veröffentlicht: 2024-01-10

Zusammenfassung: Durch die Erstellung von Besprechungsprotokollen können Sie besprochene Themen dokumentieren, wichtige Besprechungspunkte zusammenfassen und wichtige Erkenntnisse hervorheben. Erfahren Sie mehr über MOM und wie Sie eines erstellen können.

Produktive Meetings sind für die Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung, aber es kann schwierig sein, sich an alle im Meeting besprochenen Details zu erinnern. Aus diesem Grund müssen Sie ein Protokoll der Besprechung erstellen, um jedes Detail zu dokumentieren. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über MOM und wie Sie eines erstellen können. Aber zuerst wollen wir lernen, was genau MOM ist.

Inhaltsverzeichnis

Was sind Sitzungsprotokolle (MoM)?

MOM steht normalerweise für „Minutes of Meeting“. Es bezieht sich auf eine formelle schriftliche Aufzeichnung von Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkten, die während einer Besprechung stattfinden.

MOM ist wichtig, um die während eines Meetings besprochenen Punkte zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Teilnehmern eine Referenz zu bieten. Es umfasst die wichtigsten Diskussionspunkte, alle Teilnehmer und den Beschluss des Treffens.

Bedeutung von Besprechungsprotokollen

Das Sitzungsprotokoll (MOM) spielt eine wesentliche Rolle für die organisatorische Effizienz und Kommunikation. Durch die Dokumentation von Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkten dient MOM als entscheidender Bezugspunkt und sorgt für Klarheit und Verständnis unter den Teilnehmern.

MOM dient als historisches Archiv und erfasst die Entwicklung von Ideen und Strategien im Laufe der Zeit.

MOM erleichtert nicht nur die Kommunikation durch den Austausch wichtiger Informationen mit abwesenden Teammitgliedern, sondern trägt auch zu einer effektiveren Planung und Strategieentwicklung bei.

Wann sollten Sie Mutter werden?

MOM kann in folgenden Fällen eingesetzt werden:

  • Aufzeichnen der Erkenntnisse und Ziele eines Meetings
  • Erstellen der Besprechungszusammenfassung für diejenigen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben
  • Bewahren Sie es als rechtliches Dokument für formelle Treffen auf
  • Pflege eines Referenzdokuments zur Verwendung in zukünftigen Besprechungen

Schritte zur Erstellung von MOM

Beim Erstellen eines Besprechungsprotokolls müssen Sie die Besprechungsagenda, die Teilnehmerliste und das vorhandene MOM auflisten. Außerdem müssen Sie notieren, wer bei der Besprechung abwesend und anwesend ist. Sehen wir uns eine detaillierte Aufzählung aller Schritte an, die Sie zum Erstellen eines MOM ausführen müssen:

  • Vorbereitung: Sammeln Sie die notwendigen Details wie Tagesordnung, Teilnehmerliste und vorherige MOM. Richten Sie außerdem eine Vorlage für die Aufnahme ein.
  • Anwesenheit: Notieren Sie die Details der anwesenden und abwesenden Teilnehmer. Markieren Sie alle Gäste oder bemerkenswerten Teilnehmer.
  • Überprüfung der Tagesordnung: Gehen Sie die Tagesordnung der Besprechung durch und stellen Sie sicher, dass jeder Punkt behandelt wird.
  • Diskussionsdetails: Halten Sie wichtige Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte in prägnanter Sprache fest.
  • Verantwortlichkeiten zuweisen: Ordnen Sie Aktionspunkte eindeutig Personen zu, die Fristen einhalten.
  • Klarstellungen: Fügen Sie alle während des Meetings gemachten Klarstellungen für den Kontext hinzu.
  • Abschluss: Bestätigen Sie den Abschluss des Meetings und notieren Sie alle weiteren Anforderungen.
  • Überprüfung und Genehmigung: Geben Sie das MOM zur Überprüfung frei und holen Sie die erforderlichen Genehmigungen ein.
  • Verteilung: Verteilen Sie das endgültige MOM umgehend an die Teilnehmer und relevanten Stakeholder.

Vorteile einer Mutter

Sitzungsprotokolle (MOM) bieten entscheidende Vorteile. Sie bieten eine dokumentierte Aufzeichnung von Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen und sorgen so für Klarheit und Verantwortlichkeit. Hier sind einige weitere Vorteile der Gründung eines MOM:

  • Dokumentation: Sie bieten eine formelle Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte während einer Besprechung.
  • Referenz: Das Protokoll dient den Teilnehmern als Referenz, um sich daran zu erinnern, was besprochen wurde und welche Aufgaben zugewiesen wurden.
  • Rechenschaftspflicht: Sie weisen Verantwortung zu, indem sie Aktionspunkte und Fristen dokumentieren und so die Rechenschaftspflicht der Teilnehmer fördern.
  • Kommunikation: MOM erleichtert die Kommunikation, indem es wichtige Informationen mit denjenigen teilt, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.
  • Planung: Sie helfen bei der Zukunftsplanung, indem sie vergangene Diskussionen und Ergebnisse zusammenfassen und so bei der Gestaltung zukünftiger Maßnahmen und Strategien helfen.
  • Abstimmung: Protokolle stellen sicher, dass alle Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis darüber haben, was besprochen und beschlossen wurde, und reduzieren so Missverständnisse.

Was sollte in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden?

Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll verfassen, müssen Sie mehrere Elemente in das Dokument aufnehmen: Hier sind einige wesentliche Elemente von MOM:

  • Datum und Uhrzeit des Treffens
  • Teilnehmerliste und ihre Rollen
  • Ziele oder Ziele des Treffens
  • Tagesordnung und besprochene Themen
  • Zu ergreifende Maßnahmen und getroffene Entscheidungen
  • Kommende Schritte und Zeitplan für die Nachverfolgung
  • Unterschriften und Initialen der Teilnehmer zur Validierung

Besprechungsprotokolle verfassen (Best Practices)

Für ein wirksames Sitzungsprotokoll müssen Sie das Datum, die Uhrzeit und die Anzahl der Teilnehmer festhalten. Als Nächstes müssen Sie Details zum bevorstehenden Meeting hinzufügen.

  • Erstellen Sie im Voraus eine Besprechungsübersicht: Um die Besprechung fruchtbarer zu machen, ist es besser, eine Besprechungsübersicht mit allen Punkten zu erstellen, die in einer Besprechung besprochen werden. Dies trägt dazu bei, Verwirrung zu Beginn der Besprechung zu vermeiden und sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer an die gültige Tagesordnung halten.
  • Notieren Sie den Zweck des Meetings: Versuchen Sie während dieser Zeit, den Zweck des Meetings und die erwarteten Ergebnisse dieses Meetings aufzuschreiben. Diese Notizen werden für diejenigen hilfreich sein, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten
  • Legen Sie den Termin für die bevorstehende Besprechung fest: Wenn Sie Besprechungsnotizen machen, ist es ebenso wichtig, anzugeben, wann die nächste Besprechung in Bezug auf das besprochene Thema stattfinden wird. Dadurch erhalten die Teilnehmer einen Anhaltspunkt dafür, wie lange sie für die Erledigung der zugewiesenen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus hilft die Festlegung eines bevorstehenden Besprechungstermins auch bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben.
  • Verwenden Sie KI, um eine Besprechungszusammenfassung zu erstellen: Wenn Sie für die Erstellung von Notizen in der Besprechung verantwortlich sind, können Sie ein Besprechungstranskriptionstool verwenden. Mit diesem Tool werden alle Anrufaufzeichnungen, Transkriptionen und Zusammenfassungen mit der Besprechung und dem Kalender verknüpft, sodass alles an einem Ort bleibt.
  • Nutzen Sie die Tagesordnung, um die wichtigsten Punkte der Besprechung zu verfolgen: Nach der Besprechung können Sie die Tagesordnung der Besprechung verwenden, um die Ergebnisse zu verfolgen. Indem Sie eine Agenda als allgemeine Richtlinie verwenden, können Sie Ihren Fortschritt in Richtung der gesetzten Ziele messen.

Vorlagen zum Erstellen von Sitzungsprotokollen

  1. Formelle MoM-Vorlage für den Vorstand
  2. Beispiel für ein informelles MoM-Meeting
  3. MoM-Vorlage für Vorstandssitzungen
  4. MoM-Vorlage für SaaS-Vorstandssitzungen von David Sacks
  5. Monatliches Managementtreffen
  6. Sprint-Planungsvorlage
  7. Vorlage für Einzelgespräche

Um Besprechungsprotokolle schnell zu erstellen, können Sie vorkonfigurierte Vorlagen nutzen. MOM-Vorlagen können von formellen Vorstandssitzungsprotokollen bis hin zu monatlichen Managementprotokollen, informellen Sitzungsprotokollen, Sprint-Planung, SaaS-Meetings usw. reichen. Jede dieser Vorlagen wird unten bereitgestellt, um Ihr MOM-Verfahren zu optimieren.

  1. Vorlage für formelle Vorstandssitzungsprotokolle

Anrufen zum bestellen

Unterstützt durch den „Vorstandsvorsitzenden“

• [Meeting-Moderator] wurde angerufen, um das reguläre Treffen von [Organisation] um [Uhrzeit] am [Datum] in [Ort] anzuordnen.

Appell
 Der Sekretär führte einen Appell durch. Folgende Personen waren anwesend:

• Sekretär
• Senior Manager
• Meeting-Moderator

Genehmigung des Protokolls
 Bevor offizielle Geschäfte abgewickelt werden können, muss der Vorstand das Protokoll der letzten Sitzung genehmigen.
• [Sekretär] hat das Protokoll der letzten Sitzung gelesen. Das Protokoll wurde genehmigt.

Offene Punkte
 Punkte, die der Vorstand zuvor besprochen hat und die zur formellen Genehmigung bereit sind.

Neues Geschäft
 Über diese Punkte kann abgestimmt, abgeändert, eingereicht, zur Prüfung an den Ausschuss weitergeleitet oder verschoben werden.

Unterbrechung
 Nachdem alle offenen Punkte und Neugeschäfte besprochen und dokumentiert wurden, wird der Sitzungsleiter die Vorstandssitzung unterbrechen.

• [Meeting-Moderator] vertagte das Meeting um [Endzeit des Meetings].
Vorlage und Genehmigung des Protokolls
Der Protokollführer muss das Protokoll dem Vorstandsvorsitzenden oder dem Sitzungsleiter zur Genehmigung vorlegen.

• Protokoll eingereicht von: [Name]
• Protokoll genehmigt von: [Name]

  1. Beispiel für ein informelles Besprechungsprotokoll

Anrufen zum bestellen

Am [Datum] fand am [Ort] eine Sitzung der [Organisation] statt.

Teilnehmer

• Zu den anwesenden stimmberechtigten Mitgliedern gehörten:
• Zu den anwesenden Gästen gehörten:
• Zu den nicht anwesenden Mitgliedern gehörten:

Genehmigung des Protokolls
 • Ein Antrag auf Genehmigung des Protokolls der letzten [Datum]-Sitzung wurde von [Name] gestellt und von [Name] unterstützt.

Berichte
 • [Name des Berichts] wurde von [Name des Vortragenden] präsentiert.
• [Name des Berichts] wurde von [Name des Vortragenden] präsentiert.

Hauptanträge
 • Antrag: Bewegt von [Name] und unterstützt [geben Sie den Antrag hier an]. Der Antrag wurde [angenommen oder abgelehnt] mit [Anzahl] dafür und [Anzahl] dagegen.

Unterbrechung
 • [Name des Umzugsunternehmens] beantragte die Vertagung der Sitzung, und dies wurde am [Zeitpunkt der Vertagung] vereinbart.
• Sekretär:
• Datum der Genehmigung:

  1. Vorlage für Vorstandssitzungsprotokolle

Details zum Treffen

Notieren Sie sich die Art, das Datum und die Uhrzeit der Besprechung.
• Name des Treffens:
• Datum:
• Zeit:

Appell
 Beachten Sie die Teilnehmer der Besprechung.
• Vorsitzender:
• Sekretär:
• Vorsitzende:
• Abwesende Vorstandsmitglieder:
• Weitere anwesende Gäste oder Mitarbeiter:

Altes Geschäft
 Wichtige Sitzungsprotokolle und Entscheidungen der letzten Vorstandssitzung.
• Genehmigung des Protokolls der vorherigen Sitzung
• Ungelöste Aktionspunkte aus früheren Vorstandssitzungen

Neues Geschäft
 Fügen Sie Berichte von leitenden Angestellten, Ausschüssen oder anderen Vorstandsmitgliedern hinzu.
• Tagesordnungspunkt 1
• Tagesordnungspunkt 2
• Tagesordnungspunkt 3

Handlungsschritte

Schließen
Beenden Sie die Vorstandssitzung, indem Sie die folgenden Informationen dokumentieren:
• Datum und Uhrzeit der nächsten Vorstandssitzung
• Der Zeitpunkt, zu dem die Besprechung unterbrochen wird
• Zustimmung des Sekretärs:
• Zustimmung des Präsidenten/Vorsitzenden:

  1. Vorlage für SaaS-Vorstandssitzungen von David Sacks

• CEO-Update [30 Minuten]
Siege, Herausforderungen, Erkenntnisse und KPIs.

• Verkaufsupdate [30 Minuten]
ARR, Geschäfte, Abschlüsse, Einwände und Prognose

• Abteilungsaktualisierungen [20 Minuten]
Produkt-Roadmap und Updates von anderen Abteilungen.

• Finanzen [10–20 Minuten]
Bruttomarge, Finanzpläne und Betriebsausgaben.

• Team [10-20 Minuten]
In welchen Bereichen besteht der größte Bedarf an Neueinstellungen?

• Verwaltungsangelegenheiten [5-10 Minuten]
Hauswirtschafts- und Verwaltungsangelegenheiten

• Aktionselemente
Was ist bei diesem Treffen herausgekommen?

  1. Monatliche Management-Meetings

Monatliches Managementtreffen

Überprüfen Sie Metriken/KPIs
Verfolgen Sie den Fortschritt bei Kennzahlen und Zielen im Vergleich zu den tatsächlichen Ergebnissen. Wo sind wir vom Plan entfernt? Warum?

Firmen-Update
Teilen Sie wichtige Updates und stellen Sie einen „State of the Union“ bereit.

Abteilungs-/Teamleiter-Roundtable
Halten Sie alle auf dem Laufenden, achten Sie auf Effizienzsteigerungen und helfen Sie sich gegenseitig, Blockaden zu beseitigen.

Name

• Aktuelle Siege
• Aktuelle Prioritäten
• Irgendetwas, woran Sie hängen bleiben?

Berufliche Weiterentwicklung (optional)

Verbessern Sie Ihre langfristigen Geschäftsergebnisse durch ein interaktives Lern- oder Teambuilding-Erlebnis.

Problemlösungssitzung
Wählen Sie eine Herausforderung oder einen Schwerpunktbereich.
• Präsentation zur Herausforderung
• Offene Diskussion, um die Herausforderung besser zu verstehen und Lösungen zu finden
• Weisen Sie die nächsten Schritte zu

Nächste Schritte
@name Aufgabe bis DUE-DATE

  1. Sprint-Planungsvorlage

Sprintplanung

Sprintziel

Was ist der Hauptzweck dieses Sprints? Definieren Sie unten die wichtigsten Ziele.‍

Sprint-Rückstand

Welche User Stories passen zum Sprintziel? Teilen Sie dies Ihrem Team vor dem Meeting mit, damit es einen Beitrag leisten kann. Teilen Sie jede User Story in einzelne Aufgaben auf. Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe so viele Informationen wie möglich enthält. Beziehen Sie wichtige Kennzahlen ein.

‍Zu liefernde Epen

Listen Sie die Epics auf, die wir in diesem Sprint starten oder liefern möchten.‍

Klärung des Arbeitsumfangs

Überdenken Sie Ihre Definition von „erledigt“. Legen Sie die Akzeptanzkriterien fest, anhand derer bestimmt wird, wann jede Aufgabe abgeschlossen ist. Stellen Sie sicher, dass all dies realistisch mit der Kapazität Ihres Teams übereinstimmt.

Hauptrisiken und Bedenken

Welche potenziellen Probleme könnten auf der Grundlage des Ziels und des Sprint-Rückstands auftreten? Wie können wir sie lösen? Lässt der Arbeitsumfang genügend Zeit für unerwartete Probleme zu?

‍Notizen und Imbissbuden

Was waren die wichtigsten Erkenntnisse und Diskussionspunkte aus dieser Sprint-Planungssitzung?‍

Akt

Erhalten Sie von Ihrem Team eine mündliche Bestätigung über die nächsten Schritte. Klären Sie, wer sie ausfüllt und bis wann sie erledigt sein sollen. Notieren Sie sich diese Informationen hier, um sie zu teilen und zuzuordnen.

Nachverfolgen

Wie bleiben wir in Kontakt und bleiben über den Fortschritt auf dem Laufenden? Sollten wir ein Folgetreffen vereinbaren?

  1. Vorlage für Einzelgespräche

Einzelgespräch: Manager Weekly 1:1

Einführungsfrage

Beginnen Sie mit einer offenen Frage. Wie war letzte Woche? Was hat bei Ihnen in letzter Zeit gut funktioniert?

Feiern Sie Siege und gewonnene Erkenntnisse

Was haben wir seit unserem letzten Treffen erreicht? Beachten Sie den Fortschritt wichtiger Initiativen.
Wie können wir besser werden? Heben Sie die Erkenntnisse der Vorwoche hervor.

Straßensperren beseitigen

Was (wenn überhaupt) stoppt oder verlangsamt Ihren Fortschritt? Wie können wir diese Hürde beseitigen? Welche Unterstützung benötigen Sie?
Planen Sie, bestimmte Hindernisse zu beseitigen und Aktionselemente zu erstellen.

Zweiseitige Bewertung und Feedback

Wie machen wir uns? Wie können wir effektiver zusammenarbeiten?

Offene Diskussion

Geben Sie Zeit für eine offene Diskussion. Gibt es noch etwas, worüber Sie sprechen möchten?

Nachverfolgen

Sollten wir ein weiteres Einzelgespräch vereinbaren? Überprüfen Sie alle Aktionspunkte, die sich aus dem Einzelgespräch ergeben.

Aktionselemente

Top-Software zum Erstellen von Besprechungsprotokollen

Sie können zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Software zum Erstellen von MoM wählen. Hier sind einige der beliebtesten Optionen, die Sie in Betracht ziehen können:

Kostenlose MOM-Software

  • Google Notes: Es handelt sich um eine kostenlose Software, mit der Sie MOM erstellen, teilen, Notizen archivieren usw. können.
  • Evernote: Evernote kann kostenlos verwendet werden, um Notizen zu machen und zu erfassen, eine Aufgabenliste zu erstellen, gemeinsam an Notizen zu arbeiten usw.
  • EasyRetro: Damit können Sie Haftnotizen erstellen, diese mit Kollegen teilen, Aktionselemente erstellen, Projektideen aufschreiben und so weiter.

Bezahlte MOM-Software

  • NTask: Es kann zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, zum Teilen von Aufgabendetails mit anderen, zum Planen von Projektdetails, zum Abhalten von Besprechungen usw. verwendet werden.
  • Zipdo: Diese Besprechungsnotizen-App verbindet sich mit dem Kalender und erstellt gemeinsame Notizen für jede Besprechung.
  • Beenote: Es handelt sich um eine KI-basierte Software, die Sie zum Erstellen, Verwalten und Organisieren Ihrer Meetings verwenden können.

Abschluss

Mithilfe eines Besprechungsprotokolls ist es äußerst einfach, die gesamte Besprechung in einigen wichtigen Punkten zusammenzufassen.

Nachdem Sie den Artikel gelesen haben, haben Sie eine Vorstellung davon, warum Sie ein MOM erstellen sollten, und Sie können eines für sich selbst erstellen. Für einen einfacheren Ansatz können Sie je nach Anwendungsfall auch Vorlagen zum Erstellen von MOM in Betracht ziehen.

Häufig gestellte Fragen zum Sitzungsprotokoll (MoM)

  1. Wer ist für die Protokollführung verantwortlich?

    Grundsätzlich ist der Firmensekretär für die Protokollführung der Sitzungen verantwortlich.

  2. Was ist das Format eines Sitzungsprotokolls?

    Das grundlegende Format des Sitzungsprotokolls umfasst die Darstellung der wichtigsten während der Sitzung besprochenen Ideen, der getroffenen Entscheidungen sowie der Schritte, die die Teilnehmer unternehmen müssen, um die Ziele zu erreichen.

  3. Was bedeutet ein Sitzungsprotokoll?

    Bei Besprechungsprotokollen handelt es sich um Notizen, die während einer Besprechung erstellt werden und die besprochenen Themen, Angaben zu den Teilnehmern, wichtige Erkenntnisse usw. enthalten.

  4. Wofür steht MOM?

    MOM steht für „Minutes of Meeting“ im Geschäftsleben. Es wird verwendet, um alle wichtigen Details, die während einer Besprechung besprochen werden, ihren Zweck und das Ergebnis zu notieren.

  5. Was sind professionelle Sitzungsprotokollformate?

    In professionellen Sitzungsprotokollen sind Einzelheiten zu den Teilnehmern, die besprochene Tagesordnung, zukünftige Schritte und mehr enthalten.