Wichtigste Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektleiters | #25 Einstieg ins Projektmanagement

Projektmanager (PMs) sind wie CEOs im kleineren Maßstab, die strategisch über das laufende Projekt nachdenken und es in die Perspektive der Aktivitäten der gesamten Organisation stellen. Ihre Aufgaben sind interdisziplinär. Obwohl sie kein Experte für die Führung des Unternehmens oder auf dem Gebiet sein müssen, das das Projekt betrifft, sollten sie über allgemeine Kenntnisse verfügen. Während es um den Spezialisten geht, der Mitglied des Projektteams ist und die beste Lösung vorschlägt, muss der Projektmanager verstehen, warum diese Lösung die beste ist. Was sind also die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektmanagers?

Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektleiters – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Planung und Organisation
3. Budgeterstellung
4. Projektüberwachung
5. Unterstützung des Teams
6. Kommunikation mit Stakeholdern
7. Zusammenfassung
8. Testen Sie unsere Software für Projektmanagement

Einführung

Der Projektmanager verwaltet nicht Menschen, sondern das Projekt. Daher sollte er oder sie immer bedenken, dass das Team aus Spezialisten besteht, die ihre Arbeit nach bestem Wissen und Gewissen erledigen. Die Aufgabe des PM besteht darin, die Umsetzung dieser Aktivitäten zu erleichtern und ihnen eine Richtung zu geben. Der PM sollte daher:

• Mikromanagement vermeiden – Teammitglieder anweisen, wie sie ihre Aufgaben ausführen sollen,
• Lassen Sie die Freiheit zu wählen, wie Sie Probleme lösen,
• Verantwortung managen – den Umfang der Aufgaben an die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder anpassen.

Welche Aufgaben gehören jedoch zu den Verantwortlichkeiten des Projektmanagers?

Planung und Organisation

Das Zeitmanagement in einem Projekt besteht aus Aufgaben, einschließlich der Planung und Organisation der Ausführung von Aufgaben. Die Planung ist ein Teil des Projektlebenszyklus, der, obwohl in unterschiedlichen Anteilen, ein integraler Bestandteil jeder Phase des Projekts ist. Aber wie sieht die Planung als täglicher Bestandteil der Aufgaben des Projektleiters, also von der praktischen Seite, aus?

Entscheidend bei der Planung ist der effiziente Einsatz von Projektmanagement-Software. Dazu gehört zunächst das Erstellen einer Liste der auszuführenden Aufgaben und deren Priorisierung. Im Zusammenhang mit der letztgenannten Aufgabe steht die zweite Hauptaufgabe des PM – die Organisation der Arbeit.

Dabei geht es nicht nur darum, die dringendsten Aufgaben auszuwählen, sondern auch sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erledigt werden und alle Teammitglieder eine möglichst gleichmäßige Arbeitsbelastung haben. Dadurch werden Engpässe vermieden. Diese unsachgemäße Organisation der Teamarbeit führt dazu, dass eine Person für eine übermäßige Anzahl von Aufgaben verantwortlich ist. Die Anhäufung von Verantwortlichkeiten führt dazu, dass die Arbeit anderer Teammitglieder ins Stocken gerät und der Fortschritt des Projekts verlangsamt oder sogar gestoppt wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Komplexität des von Ihnen verwendeten Programms anpassen oder die Anwendungen seiner Funktionen entsprechend den Besonderheiten des jeweiligen Projekts variieren. Denn die Zahl der Möglichkeiten bedeutet nicht immer auch ein besseres Management. Wir empfehlen, sich an die Lean-Prinzipien zu halten und nur solche Funktionen zu übernehmen, die die Fähigkeiten des Teams verbessern oder die Daten liefern, die zur Beurteilung des Projektfortschritts erforderlich sind. Auch wenn schön präsentierte Daten Stakeholder verführen können, lohnt es sich nicht, zu viel Zeit damit zu verbringen, sie zu sammeln, wenn sie nur diesem Zweck dienen.

Budgeterstellung

Der Projektmanager legt das Budget während der Planungsphase des Projekts fest. Es wird im PMBOK wie folgt bezeichnet:

„Der genehmigte Kostenvoranschlag für das Projekt oder eine Komponente des Projektstrukturplans oder eine geplante Aktivität.“ (Die genehmigte Schätzung für das Projekt oder eine Komponente des Projektstrukturplans (PSP) oder eine geplante Aktivität.)

Die Erstellung eines Budgets und die Kontrolle der Ausgaben in einem Projekt ist keine leichte Aufgabe. Trotz minutiös geplanter Ausgaben sind bei fast jedem umgesetzten Projekt Änderungen notwendig. Daher geht ein gut geplantes Projektbudget von mindestens 10-15 % für unvorhergesehene Ausgaben aus. 20 % aller Kosten gelten als sichere Schwelle, aber es gibt Projekte, bei denen Budgetänderungen noch höher ausfallen.

Um übermäßige Abweichungen von geplanten Ausgaben zu vermeiden, ist es daher notwendig, nicht nur unter Berücksichtigung der wahrscheinlichsten Ausgaben geschickt zu planen. Auch der Überwachung der Ausgaben in einem laufenden Projekt muss der PM große Aufmerksamkeit widmen, um z. B. auf Preisänderungen rechtzeitig reagieren zu können .

Projektüberwachung

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich des Projektmanagers ist die Projektüberwachung. Es ermöglicht uns, Risiken klug anzugehen, Veränderungen zu antizipieren und proaktiv darauf zu reagieren.

Bei der Überwachung geht es jedoch nicht nur darum, aufkommende Risiken zu verfolgen. Zu den Aufgaben des Projektmanagers für die Überwachung des Projekts gehören auch:

• Führen von Statistiken über den Fortschritt von Aufgaben,
• Die Ausführungsrate des Haushaltsplans,
• Workflow-Steuerung und -Optimierung.

Das Ziel aller Überwachungsaufgaben des Projektmanagers ist es, die Aktivitäten so zu optimieren , dass das Projekt wie beabsichtigt ausgeführt wird, sowie zu erfahren, wie sich wiederholende Prozesse in vielen Projekten ablaufen und sich ändern.

Unterstützung des Teams

Zu den Aufgaben der Projektmanager gehören die Bildung eines Teams, die Organisation und Koordinierung seiner Arbeit, aber auch die Beendigung der Zusammenarbeit mit denen, die ihre Aufgaben nicht zufriedenstellend erfüllen.

Bei der Bildung eines Teams muss der PM darauf achten, dass seine Mitglieder gemeinsam über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um das Projektziel zu erreichen. Achten Sie aber auch auf eine klare Aufgabenverteilung und Transparenz innerhalb des Teams.

Denken Sie daran, dass Projektmanager kein Experte auf dem Gebiet sein müssen und können, das von jedem Projektteilnehmer repräsentiert wird. Sie sind dafür verantwortlich, die Experten bei ihrer Arbeit zu unterstützen und sicherzustellen, dass die Umsetzungsmethode des Projekts verstanden und effektiv ist und der Arbeitsablauf des Teams optimiert wird.

Kommunikation mit Stakeholdern

Ein weiterer Aufgabenbereich des Projektmanagers ist die Kommunikation mit Stakeholdern. Eine zentrale Aufgabe besteht darin, die Informationen auszuwählen, die zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen weitergegeben werden, dh die Kommunikationskanäle zu optimieren, sowie sicherzustellen, dass alle Beteiligten die ihnen übermittelten Botschaften zum Projekt verstehen. Dies kann sich insbesondere bei technisch komplexen oder hochspezialisierten Aufgabenstellungen mit Relevanz für das Gesamtprojekt als wichtig erweisen.

Es ist der PM, der regelmäßige Treffen mit Interessenvertretern abhält und Berichte vorbereitet. Manchmal handelt es sich dabei um kurze E-Mails, manchmal um mehrseitige Dokumente mit detaillierten Daten und Analysen.

Denken Sie daran, dass die repräsentative Rolle des PM nicht immer angenehm ist. Vor allem in dem Moment, in dem sie den Stakeholdern negative Informationen über das Projekt mitteilen müssen. Dann erweisen sich gut entwickelte Soft Skills als sehr praktisch.

Zusammenfassung

Der Projektmanager ist die Person, die für die Planung, Koordination und Überwachung der Durchführung von Projekten verantwortlich ist. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

• Erstellen eines Projektimplementierungsplans und Organisieren der Ausführung von Aufgaben,
• Festlegung des Projektbudgets,
• Überwachung – von Ausgaben, Risiken und potenziellen Problemen,
• Organisation der Arbeit des Projektteams
• Stakeholder-Kommunikation und Berichterstattung

Der Projektmanager muss daher über vielfältige Kompetenzen verfügen – sowohl fachlich als auch zwischenmenschlich. Er oder sie sollte sich auch mit Projektmanagementmethoden wie Wasserfall, Agile und Scrum vertraut machen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
9. Erfolgsdefinition im Projektmanagement
10. Warum Projektmanagement-Software verwenden?
11. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?
12. Überblick über Projektmanagement-Software
13. Projektlebenszyklus
14. Wozu dient die Projektvision?
15. Projektziel. Was ist das und wie kann man es gut definieren?
16. Projektinitiierungsphase – worauf ist zu achten?
17. Die Domäne der Planung im Projektmanagement
18. Was ist ein Projektplan und wozu dient er?
19. Wie verwende ich Meilensteine ​​in einem Projekt?
20. Projektabwicklung
21. Wie bereitet man einen erfolgreichen Projektnotfallplan vor?
22. Bedeutung des Projektabschlusses
23. Projekt scheitern. 5 Gründe, warum Projekte scheitern
24. 4P des Managements: Projekt, Produkt, Programm und Portfolio
25. Wichtigste Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektleiters
26. Die nützlichsten Fähigkeiten des Projektmanagers
27. Wie wird man Projektmanager?
28. 5 Bücher, die jeder Projektmanager lesen sollte
29. Wie baut man ein Projektteam auf?
30. Projektstrukturplan – wie kann man Arbeit in einem Projekt delegieren?
31. Wie führt man ein Team bei hybrider Arbeit?
32. Herausforderungen, denen Projektmanager bei der Arbeit mit einem Team gegenüberstehen
33. Arten von Projektmeetings
34. Projektüberwachung. Welche Parameter sind zu beachten?
35. Wie schreibt man überzeugend
36. Wie definiert man den Umfang eines Projekts und vermeidet Umfangsschleichen?
37. Machbarkeitsstudie – können wir dieses Projekt umsetzen?
38. Risikoanalyse in Projekten und Tools, um sie zu erleichtern
39. Wie erstelle ich einen Projektauftrag?
40. Was ist ein Stakeholder-Register?
41. Gantt-Diagramm in der Projektmanagementplanung
42. Wie erstelle ich ein Projektbudget?
43. Zeitmanagement im Projekt
44. Wie erstelle ich ein Projektrisikoregister?
45. Strategien des Projektrisikomanagements
46. Projektmarketing
47. Quellen und Änderungsbereiche im Projekt
48. Veränderungsmodelle im Projektmanagement
49. Was kommt nach Agile? Methoden im Projektmanagement