Die nützlichsten Projektmanagerfähigkeiten | #26 Einstieg ins Projektmanagement

Die Arbeit eines Projektmanagers (PM) erfordert Planung und Organisation, aber vor allem Flexibilität und Wachsamkeit. Es ist die Fähigkeit, frühe Anzeichen bevorstehender Veränderungen zu erkennen und gleichzeitig viele sich ändernde Umstände im Auge zu behalten, die die Bemühungen des PM erfolgreich machen können.

Nützlichste Fähigkeiten des Projektmanagers – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Universelle Fähigkeiten in der Arbeit des Projektmanagers
3. Spezialisierte Fähigkeiten des Projektmanagers
4. Mythen über die Rolle des Projektmanagers
5. Zusammenfassung

Einführung

Das optimale Set an Projektmanager-Fähigkeiten besteht aus universellen Fähigkeiten, auch übertragbare Fähigkeiten genannt, und spezialisierten Fähigkeiten. Ihr Anteil variiert je nach Thema und Größe des zu realisierenden Projekts. Eines bleibt jedoch konstant. Projektmanager nutzen täglich ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Denn ihre Arbeit ist sehr abwechslungsreich und stellt sie täglich vor unterschiedliche Herausforderungen. An einem Tag organisiert und führt es ein Meeting mit Stakeholdern durch, während am anderen Tag ein detailliertes Budget für den nächsten Meilenstein ausgearbeitet wird. Welche Fähigkeiten sind also am günstigsten?

Universelle Fähigkeiten in der Arbeit des Projektmanagers

Um sich die universellen Fähigkeiten anzusehen, die sich beim Management von Projekten als nützlich erweisen, stellen Sie sich vor, einen Umzug zu organisieren. Um dies effektiv zu tun, müssen wir unsere Fähigkeit unter Beweis stellen:

• Planung – alles in der richtigen Reihenfolge zu packen und das Datum des Auszugs einer Wohnung mit dem Einzug in eine neue Wohnung übereinzustimmen,
• Organisation – Vereinbarungen mit den Umzugsunternehmen und dem Transportteam zu treffen und alle Kisten und Kisten mit Sachen ordnungsgemäß zu kennzeichnen,
• Kostenmanagement – ​​um schon bei der Planung des Umzugs zu sehen, ob wir uns unsere Traumimmobilie leisten können, wie viel der Umzug und die Einrichtung der neuen Wohnung kosten werden,
• Zusammenarbeit mit anderen – zwischenmenschliche Fähigkeiten im Falle eines Umzugs sind besonders nützlich, um Freunde und Familie zur Hilfe zu überzeugen, und eine einfache Kommunikation wird den Umzugsprozess sicherlich einfacher und angenehmer machen.

Die obige Liste ist die grundlegendste Basis, die der Projektmanager entwickelt, indem er tägliche Aufgaben erfüllt und detaillierte Fähigkeiten hinzufügt. Zum Beispiel für die Planung – Vertrautheit mit der Software, mit der Aufgaben und Meilensteine ​​in einem beginnenden Projekt heruntergebrochen werden . Und für die Zusammenarbeit mit anderen – das Delegieren von Aufgaben und die laufende Moderation des Team-Workflows.

Spezialisierte Fähigkeiten des Projektmanagers

In der Arbeit des PM werden sich neben der universellen Planung, Organisation, Führung und Zusammenarbeit mehrere spezialisierte Fähigkeiten als nützlich erweisen. Diese beinhalten:

• Entscheidungsfindung,
• Berichterstattung,
• Flexibilität und
• Veränderungen erkennen und darauf reagieren.

Die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung dafür zu übernehmen, hängt eng mit den wichtigsten Momenten des Projektlebenszyklus sowie mit der Führungsposition zusammen, die der Projektmanager innerhalb des Teams einnimmt.

Reporting hingegen ist eine Kombination aus effizienter Kommunikation, Organisation von Aufgaben und Zusammenarbeit mit anderen . Ein erfahrener PM weiß, wie er Informationen für Stakeholder aufbereitet, was darin enthalten ist und wie und wie oft er mit ihnen kommuniziert.

Flexibilität hilft, einen Kommunikationsstil zu schaffen, der zu den Stakeholdern eines Projekts passt. Es wird dem Projektmanager auch ermöglichen, die Vorgehensweise an das Team anzupassen, mit dem er oder sie zusammenarbeitet. Zum Beispiel die Häufigkeit von Meetings und die Tiefe der Diskussion erledigter Aufgaben an den Erfahrungsstand des Teams anpassen. Die Fähigkeit, die über Erfolg oder Misserfolg des PM entscheiden kann, ist jedoch die Flexibilität bei der Ausführung von Aufgaben – einschließlich sich wiederholender. Es bedeutet, die aktuellen Umstände zu berücksichtigen und über das Schema hinausgehen zu können, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Diese Fähigkeit ist eng mit der letzten verwandt – der schwer zu trainierenden Sensibilität für Veränderungen in der Umwelt. Auf Veränderungen zu reagieren betrifft nahezu alle Bereiche eines Projekts. Ein Beispiel ist die Anpassung des Budgets an sich ändernde Preise – das bedeutet dann, Trends zu erkennen und zu nutzen sowie die Erwartungen und finanziellen Möglichkeiten der Kunden zu berücksichtigen.

Mythen über die Rolle des Projektmanagers

Es gibt mehrere Mythen, die mit der Rolle des PM verbunden sind. Schauen Sie sich nur sein nicht so angenehmes stereotypes Bild an. Für viele ist es das Bild eines selbstgefälligen jungen Mannes, der seine Karriere sehr früh begonnen hat. Er versteht jedes Detail des Projekts perfekt oder ist zumindest davon überzeugt und weist seine Kollegen gnadenlos auf Stolpersteine ​​hin.

Schauen wir uns dieses karikierte Porträt genauer an und achten auf drei zugrunde liegende Mythen.

Mythos 1. Der Projektmanager hat viel Erfahrung in der Organisation, in der er oder sie das Projekt leitet.

Mythos 2. Der Projektmanager ist mit allen Aspekten des Projekts bestens vertraut.

Mythos 3. Der Projektmanager kontrolliert und verbessert die Aufgaben aller Teammitglieder.

Mythos 1 hängt mit der Überzeugung zusammen, dass nur eine Person mit viel Erfahrung Projekte effektiv managen kann. In vielen Fällen kann jedoch sogar ein unerfahrener Mitarbeiter, der übertragbare Fähigkeiten im Projektmanagement entwickelt hat, gute Leistungen in der Rolle eines Hilfsprojektmanagers erbringen. Dies gilt auch für Personen, die Erfahrungen in anderen Organisationen gesammelt haben, sofern sie die richtigen Werkzeuge und Methoden kennen, um sich als PM einzufügen.

Mythos 2 kombiniert die Vorstellung, dass der PM alle Details eines Projekts auswendig kennen muss und über ein fundiertes Expertenwissen im Projektbereich verfügt. Projektdetails werden jedoch von der Software in wohlgeordneter Form gespeichert. Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, diese Reihenfolge zu erstellen und aufrechtzuerhalten und die Informationen zu verwenden. Expertenwissen hingegen wird von Teammitgliedern gehalten. Der PM benötigt umfangreiches Wissen, um den allgemeinen Rahmen für den Fortgang des Projekts festzulegen und die richtigen Fragen zu stellen.

Mythos 3 ist Teil des Klischees, dass der PM jedes Detail der dem Team übertragenen Aufgaben verbessert. Mikromanagement ist einer der Fehler bei der Arbeit mit einem Team. Dies gehört jedoch nicht zu den Aufgaben des PM!

Zusammenfassung

Universelle Fähigkeiten oder Agilität sind hilfreich bei der Arbeit eines Projektmanagers:

• Planung
• Organisation
• Kostenmanagement sowie
• mit Menschen arbeiten.

Nicht weniger wichtig sind jedoch Projektmanagerfähigkeiten, nämlich effiziente Entscheidungsfindung, Berichterstattungsfähigkeiten sowie Flexibilität und effektive Reaktion auf Veränderungen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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