Neun wesentliche Best Practices für die Ausgabenverfolgung kleiner Unternehmen

Ausgaben sind eine geschäftliche Tatsache. Wie das Sprichwort sagt: „Man muss spekulieren, um zu akkumulieren.“

Aber wie können Sie sicher sein, dass Sie zu jedem Zeitpunkt mehr verdienen, als Sie ausgeben?

Die Ausgaben für kleine Unternehmen können sich schnell summieren, und wenn Sie sie nicht sorgfältig im Auge behalten, kann es bei der Überprüfung Ihres Budgets zu einem bösen Schock kommen.

Deshalb ist es wichtig, genau im Auge zu behalten, wo und wann Sie Ihr Geld ausgeben.

Die Kostenverfolgung für kleine Unternehmen muss jedoch keine lästige Pflicht sein. Mit den richtigen Werkzeugen und Techniken ist es einfach, sie zu verfolgen, zu beurteilen und zu verwalten.

Hier sind neun bewährte Best Practices, die Ihnen helfen sollen.

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Wie kleine Unternehmen von einer effektiven Kostenverfolgung profitieren

Eine effektive Kostenverfolgung bietet viele Vorteile. Hier sind nur einige davon.

• Es hilft Ihnen , Ihren Cashflow effizienter zu verwalten .
• Es gibt einen besseren Einblick in Ihr Ausgabeverhalten.
• Es zeigt Ihnen, wo Sie Geld sparen können und wo Sie es sich leisten können, etwas mehr auszugeben.
• Es hilft Ihnen, realistische Budgets festzulegen.
• Es eignet sich hervorragend für Geschäftsprognosen.
• Es hilft bei Steuerabzügen.
• Es ist wichtig für die Compliance.
• Es vereinfacht viele Buchhaltungsprozesse erheblich.

Neun Best Practices für die Ausgabenverfolgung kleiner Unternehmen

1. Wählen Sie ein System basierend auf Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen
2. Definieren Sie klare Kategorien, die für Ihren Geschäftsbetrieb relevant sind
3. Sorgen Sie für eine konsistente und zeitnahe Erfassung der Ausgaben
4. Integrieren Sie die Kostenverfolgung in Ihre Buchhaltungssoftware
5. Bewerten Sie regelmäßig die Ausgaben, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu finden
6. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Richtlinien und Verfahren zur Kostenverfolgung
7. Richten Sie ein zentrales System für alle ausgabenbezogenen Dokumente ein
8. Stellen Sie die Zugänglichkeit und Skalierbarkeit von Lösungen zur Kostenverfolgung sicher
9. Schützen Sie sensible Spesendaten mit sicheren Zugriffsmaßnahmen

Also, zum offensichtlichen nächsten Schritt.

Jetzt wissen Sie, warum es wichtig ist. Hier sind neun der besten Möglichkeiten, Ihre Geschäftsausgaben effizient im Auge zu behalten.

1. Wählen Sie ein System basierend auf Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen

Wenn es um die Finanztrends 2024 geht, haben Sie die Qual der Wahl, wenn es um automatisierte Prozesse wie Ausgabenverfolgungs- und Prognosesysteme geht.

Es gibt viele da draußen, die alle etwas anderes bieten.

Entscheiden Sie sich also nicht einfach für das erste System, das Sie finden. Nehmen Sie sich Zeit, recherchieren Sie und besorgen Sie sich eines, das Ihren Bedürfnissen entspricht.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihre Situation und Anforderungen genau kennen.

Denken Sie insbesondere an die Größe Ihres Unternehmens und den Umfang Ihrer Ausgabenverwaltung.

Beispielsweise benötigt ein KMU wahrscheinlich kein Tool, mit dem Sie zu geringen Kosten Hunderte neuer Benutzer zum System hinzufügen können – es könnte jedoch von der Automatisierung profitieren, um den Arbeitsaufwand für eine kleine Finanzabteilung zu reduzieren, oder das lässt sich entsprechend skalieren das Geschäft wächst .

In der Zwischenzeit muss sich ein größeres Unternehmen möglicherweise nicht so viele Gedanken über die Abonnementkosten machen, könnte den Fernzugriff jedoch als vorteilhaft empfinden.

2. Definieren Sie klare Kategorien, die für Ihren Geschäftsbetrieb relevant sind

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Je organisierter Sie sind, desto einfacher fällt es Ihnen, Ihre Geschäftsausgaben zu verfolgen.

Ordnen Sie daher Ihre häufigsten Kosten in klar definierte Kategorien ein.

Um sicherzustellen, dass alle Ausgaben angemessen sind, stimmen Sie diese Kategorien auf Ihren Geschäftsbetrieb ab.

Wenn Sie beispielsweise ein Ausbildungsunternehmen leiten, können Ihre Ausgabenkategorien Folgendes umfassen:

• Schreibwaren
• Reisekosten (diese könnten in Dinge wie Treibstoff, Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, Taxifahrten usw. unterteilt werden)
• Unterkunft (für Wohnkurse)
• Erfrischungen
• Lehrtechnik
• Lehrsoftware
• Dienstprogramme
• Räumlichkeiten vermieten

…und so weiter.

Alles außerhalb dieser Kategorien könnte vernünftigerweise als unangemessene Ausgabe angesehen werden.

Wenn beispielsweise jemand versucht, einen Anspruch auf ein neues Auto zu erheben, und dieses nicht in Ihre „Reise“-Kategorie fällt, wird das Management benachrichtigt und kann sich dann an den Antragsteller wenden, um herauszufinden, ob der Anspruch gerechtfertigt ist oder nicht.

3. Sorgen Sie für eine konsistente und zeitnahe Erfassung der Ausgaben

Eine konsistente und zeitnahe Erfassung der Ausgaben ist für ein effizientes Cashflow-Management von entscheidender Bedeutung, aber nicht immer einfach.

Wenn eine Ausgabe unerwartet ist oder Sie Ausgaben in einem Notfall tätigen, sind Sie möglicherweise zu beschäftigt, um diese Kosten sofort in Ihr System einzugeben.

Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, verschiedene Automatisierungs- und Tracking-Tools zu verwenden.

Dies kann dazu beitragen, dass alle Ihre Ausgaben automatisch erfasst werden, und erleichtert die Überprüfung früherer Ausgaben und Aktivitäten.

Eine gute Auftragsverwaltungssoftware kann beispielsweise einen Großteil des Erfassungsprozesses automatisieren und es einfacher machen, den Überblick über Ihren Lagerbestand zu behalten.

Dies wiederum hilft Ihnen dabei, automatisch den Überblick über Ihre Ausgaben und Bestellungen zu behalten und bei eventuellen Unstimmigkeiten detaillierte Informationen bereitzustellen.

4. Integrieren Sie die Kostenverfolgung in die Buchhaltungssoftware

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Durch die Integration Ihrer Spesenverfolgungs- und Buchhaltungssoftware können Sie viel Zeit sparen.

Alle Ausgaben müssen irgendwann über die Buchhaltung abgewickelt werden. Warum also nicht beides von Anfang an integrieren?

Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben sofort mit Ihren Konten synchronisieren.

Dies trägt dazu bei, dass sie stets auf dem neuesten Stand bleiben, was bei der Verwaltung von Cashflows, Steuern und vielem mehr hilfreich ist.

Und das Beste: Es erspart Ihrer Finanzabteilung die manuelle Eingabe aller Geschäftsausgaben.

5. Bewerten Sie regelmäßig die Ausgaben, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu finden

Ausgaben können heimtückisch sein.

Wenn Sie hier und dort ein wenig ausgeben, kann dies Ihr Budget stark belasten und zu ernsthaften Cashflow-Problemen führen.

Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Ausgaben nicht nur genau im Auge behalten, sondern sie regelmäßig bewerten, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu finden und Geschäftsausgaben zu senken .

Sie können beispielsweise Ihre Ausgaben überprüfen und feststellen, dass Sie viel für die Treibstoffvergütung Ihrer Mitarbeiter bezahlen.

Sie könnten diese Kosten senken, indem Sie die Bildung von Fahrgemeinschaften für Mitarbeiter, die nahe beieinander wohnen, fördern, eine Initiative mit dem Fahrrad zur Arbeit umsetzen oder mehr Möglichkeiten zur Fernarbeit ermöglichen.

Auch hier sind die richtige Technologie und die richtigen Tools entscheidend.

Eine gute Cashflow-Management-Software für kleine Unternehmen zeigt nicht nur Ihre Ausgabensituation auf einen Blick, sondern kann auch hervorheben, wo Sie überdurchschnittlich viel ausgeben, und Muster in Ihrem Ausgabenzyklus aufzeigen.

6. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Richtlinien und Verfahren zur Kostenverfolgung

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Menschliches Versagen oder Missverständnisse sind eines der größten Hindernisse für eine effiziente Ausgabenverfolgung kleiner Unternehmen.

Es kann sein, dass Menschen vergessen, Ausgaben einzugeben, sie falsch eingeben oder monatelang an ihren Ansprüchen festhalten, bevor sie alle auf einmal einreichen (was Ihr sorgfältiges Cashflow-Management-System durcheinander bringt).

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jeder Ihre Richtlinien und Verfahren zur Spesenverfolgung versteht.

Erklären Sie Ihren Mitarbeitern:

• So verfolgen Sie Ausgaben
• Der Zweck Ihrer Richtlinien und Verfahren
• So geben Sie Ausgaben ein
• Die Frist für Ansprüche
• Wie Software funktioniert
• An wen Sie sich bei Ausgabenproblemen wenden können

Und so weiter.

7. Richten Sie ein zentrales System für alle ausgabenbezogenen Dokumente ein

Die Führung von Aufzeichnungen ist für die Überwachung von Ausgaben und die Zahlung von Steuern unerlässlich.

Ein zentrales System für alle Spesendokumente Ihrer Kleinunternehmen macht die Verwaltung einfacher und effizienter.

Kein Hin- und Herspringen mehr zwischen Plattformen auf der Suche nach einem bestimmten Dokument oder einer bestimmten Transaktion.

Kein manuelles Übertragen von Daten von einer Plattform auf eine andere mehr.

Stattdessen ist alles an einem Ort zu finden.

Natürlich erfüllen nicht alle Spesenplattformen alle Anforderungen.

In solchen Fällen ist es eine gute Idee, nach einer Lösung zu suchen, die sich in andere Tools und Plattformen integrieren lässt, sodass die Daten von diesen automatisch mit Ihrem zentralen System synchronisiert werden.

8. Stellen Sie die Zugänglichkeit und Skalierbarkeit von Lösungen zur Kostenverfolgung sicher

Wir haben darüber gesprochen, wie wichtig es ist, dass die Mitarbeiter Ihre Ausgabenrichtlinien und -verfahren verstehen.

Damit sie die Tools zur Spesenverfolgung jedoch richtig nutzen können, müssen sie zugänglich sein.

Wählen Sie eine Spesenverfolgungssoftware, mit der sich Ihre Mitarbeiter leicht zurechtfinden können.

Auch Barrierefreiheitsfunktionen sind wichtig.

Wenn einige Mitglieder Ihres Teams Ihre Tools zur Spesenverfolgung nicht nutzen können, weil sie nicht ausreichend zugänglich sind, liegt ein Problem vor. Machen Sie dies also zur Priorität.

Auch Skalierbarkeit ist wichtig. Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Ausgabenverfolgungssystem mit Ihrem Unternehmen wächst und bei Bedarf zusätzliche Benutzer und Arbeitslasten aufnehmen kann.

Suchen Sie also nach einem skalierbaren System, an dem Sie auch in Zukunft festhalten können.

9. Schützen Sie sensible Spesendaten durch sichere Zugriffsmaßnahmen

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Es versteht sich von selbst, dass Spesendaten äußerst sensibel sind. Daher ist es wichtig, dass Sie es schützen.

Sicherheits- und Datenschutzverletzungen können nicht nur Ihre Finanzen schädigen und Ihre Privatsphäre gefährden, sondern Sie auch auf die falsche Seite der Datenschutzbestimmungen bringen, was schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben kann.

Achten Sie bei der Auswahl von Tools und Plattformen zur Spesenverfolgung auf Lösungen, die allen Cybersicherheitsherausforderungen gewachsen sind, denen Ihr Unternehmen möglicherweise gegenübersteht.

Aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsfunktionen so oft wie möglich und scheuen Sie sich nicht, sich bei Bedenken an den Support zu wenden.

Jedes seriöse Unternehmen legt großen Wert auf Sicherheit und führt gerne Kontrollen durch, implementiert Upgrades und beantwortet alle Fragen, die Sie dazu haben.

Sorgen Sie für die richtige Ausgabenverfolgung für kleine Unternehmen

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Eine effiziente Ausgabenverfolgung für kleine Unternehmen kann einen großen Unterschied für Ihren Cashflow, Ihre Gewinne und sogar Ihre Arbeitsbelastung machen, daher ist es wichtig, es richtig zu machen.

Mit der richtigen Software, Schulung und soliden Richtlinien und Verfahren zur Kostenverfolgung können Sie die Kosten Ihres Kleinunternehmens unter Kontrolle bringen und von einem wirklich effizienten Cashflow-Management profitieren.

Gute digitale Tools können für fast jeden Aspekt Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein – und bei der Kostenverfolgung ist das nicht anders.

Recherchieren Sie und Sie sollten kein Problem damit haben, seriöse Software zu finden, die diesen Prozess einfacher, effizienter und sicherer macht.