Wenn Sie ein überraschend subtiles Element Ihrer Arbeit rationalisieren, können Sie unzählige Stunden einsparen .

Dieses Element ist die Dokumentorganisation .

Dokumente machen unser Arbeitsleben so viel einfacher – wenn eine Situation eintritt, brauchen Sie sich nicht zu fragen: „Was mache ich?“ Sie haben bereits ein System eingerichtet, auf das sich Ihr gesamtes Team beziehen kann.

Keine sinnlosen Fragen mehr, die Sie Tag für Tag beantworten müssen. Keine Stunden mehr damit verbracht, an einem Problem herumzufummeln, für das es bereits eine Lösung gibt. Einfach in die Unterlagen schauen!

Aber wo bewahren Sie all Ihre To-Do-Listen, Verfahren, Styleguides, Besprechungsnotizen und andere wichtige Dokumente auf?

Manchmal haben Sie vielleicht diesen doppelten Espresso getrunken, sind voll auf Ihrem Spiel und wissen genau, wo Sie alles finden können:

Ich würde jedoch sagen, dass die Chancen gut stehen, dass das normalerweise nicht so ist.

Normalerweise starten Sie die Dokumentensuche, indem Sie sich durch mehrere Desktop-Ordner oder Google Docs-Ordner klicken und dann verwandte Schlüsselwörter in die Suchleisten eingeben.

Wenn Sie das Dokument dort nicht finden, wenden Sie sich vielleicht an Ihre Dropbox oder Evernote.

Dann, hm – haben Sie nicht einmal jemanden mit dem Dokument in Asana verlinkt? Vielleicht solltest du dort auch deine alten Aufgaben nach dem Link durchsuchen.

Wenn Sie mit einem Team arbeiten, multipliziert sich dieses Problem im Wesentlichen exponentiell und wird völlig unerträglich.

Pfui. Angenommen, dies passiert ein paar Mal am Tag für jedes Teammitglied, wie viel Zeit verschwenden Sie dann?

Die Organisation ist einer der wichtigsten – wenn nicht sogar der grundlegendste – Teil des erfolgreichen Abschlusses einer Content-Marketing-Aufgabe. Sie haben wahrscheinlich mehrere Lösungen ausprobiert, aber die meiste Zeit bleiben sie in dem einen oder anderen Aspekt zurück.

Denn es gibt kaum einen Platz, an dem man wirklich alles unterbringen kann, was mit der Arbeit zu tun hat.

Notion ist dafür konzipiert, dieser Ort zu sein. Es fungiert als „Mission Control“, um alle Informationen, die Ihre Arbeit und Ihr Team betreffen, perfekt zu organisieren und zu speichern.

Das sieht ziemlich erhaben aus, oder? Ich stimme zu, aber Notion bietet Lösungen für Dokumente, Notizen, Aufgaben, Listen, Datenbanken und fast jede andere Art von Informationen, mit denen Sie sich im Laufe Ihres Tages beschäftigen könnten.

In diesem Artikel werfen wir einen tieferen Blick auf diesen „All-in-One-Arbeitsbereich“, um zu sehen, wie er Ihre normale Informationsjagd in eine gut organisierte, perfekt orchestrierte Teamzentrale verwandeln könnte.

Notion Review: Der All-in-One-Arbeitsbereich, der alles organisieren kann

Notion kann unzählige Lücken in der Organisation Ihres Teams füllen. Wo andere Plattformen versagen, hat Notion eine Lösung gefunden. Lassen Sie uns alle Arten von Dokumenten und anderen arbeitsbezogenen Elementen durchgehen, die Notion unterstützen kann.

1. Importieren Sie Ihre Inhalte in Notion

Dies macht einen großen Teil der Schönheit von Notion aus, daher möchte ich es in die verschiedenen Arten von Dokumenten aufschlüsseln, die Sie in Notion importieren können.

Durch einfaches Klicken auf eine der vielen verschiedenen Optionen können Sie fast jede Art von Dokument importieren, das Sie bei der Arbeit mit Ihrem Team benötigen.

Die Importfunktion wird durch die Anzahl der möglichen Integrationen flexibel gestaltet. Wenn es um das Sammeln von Dokumenten auf Notion zur weiteren Verwendung geht, haben Sie fast keine Einschränkungen hinsichtlich der Art von Dokumenten, die Sie verwenden können.

Notizen und Dokumente

Für Notizen und Dokumente können Sie Dokumente aus Evernote, Word, Google Docs oder Dropbox Paper hochladen, was bedeutet, dass Sie sich nicht mehr darum kümmern müssen, diese Programme einzeln zu durchsuchen, um eine bestimmte Information zu finden.

Das ist aber noch nicht alles – Sie können unzählige Informationen aus einer Vielzahl von Apps und Programmen wie Google Maps, Twitter, Typeform und Codepen direkt in Ihre Notion-Dokumente einbetten.

Wissensdatenbank / Wiki

Zweitens können Sie Ihre Wissensdatenbank aus mehreren sehr verbreiteten Programmen wie Confluence oder GitHubWiki hochladen, was im Wesentlichen bedeutet, dass Sie nie wieder neue Registerkarten öffnen müssen, um nach diesen Informationen zu suchen – Sie können einfach in Notion suchen und sofort finden, was Sie suchen suche.

Ich denke, das ist besonders leistungsfähig, wenn Sie erwägen, ein Team-Collaboration-Tool wie Confluence zu integrieren. Seine Leistungsfähigkeit zur Verwaltung von Teamdiskussionen und Arbeitsabläufen wird verstärkt, wenn es mit der cleveren Übersichtlichkeit von Notion integriert wird.

Aufgaben und Projekte

Ihr Team dreht sich um Aufgaben und Projekte, daher hat Notion eine großartige Lösung für die Integration Ihrer anderen Projektmanagementprogramme, damit alles an einem Ort bleibt.

Sie können beispielsweise Ihre Trello-Boards oder die Teammanagement-Tools von Asana in Notion importieren, um alles von einem Ort aus zu organisieren und zu verwalten.

Durch die Integration anderer leistungsstarker Tools können Sie Notion vollständig nutzen, um Ihr Team zu verwalten, zu überwachen und mit ihm zu kommunizieren.

Wenn Sie jedoch noch kein Workflow- oder Projektmanagement-Tool verwenden, verfügt Notion über ein eigenes einzigartiges System zum Erstellen und Verwalten von Workflows. Es kann das Projektmanagement-Tool werden, von dem Sie schon immer wussten, dass Sie es brauchen.

Tabellenkalkulationen und Datenbanken

Die meisten von uns verwenden Tabellenkalkulationen und Datenbanken religiös. Sie sind zu hilfreich, um sie wegzulassen, daher unterstützt Notion auch die Integration leistungsstarker Tabellenkalkulationstools wie Google Sheets oder Airtable.

Ihre Notizen, Dokumente, Ihr Wissen und Ihre Datenbanken in einer benutzerfreundlichen Oberfläche aufzubewahren, klingt wie ein Kinderspiel, wenn Sie sich vorstellen, wie einfach Sie all dies erreichen könnten, indem Sie es an einem Ort zusammenführen.

2. Erstellen Sie neue Seiten

Das Erstellen neuer Seiten ist die grundlegendste und häufigste Aktivität, die Sie auf Notion ausführen werden, daher ist es sinnvoll, dass es ziemlich flexibel ist.

Anstatt nur eine einzige Schaltfläche zum Erstellen einer neuen Seite zu sein, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung, mit denen Sie die neue Seite anpassen und formatieren können, damit sie Ihren spezifischen Anforderungen für den Teil des Projekts entspricht.

Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie eine neue Seite erstellen, ist die Art der zu erstellenden Seite auszuwählen.

Das bedeutet, dass Sie entscheiden müssen, ob es sich um ein einfaches Dokument, eine Datenbank, eine Galerie, einen Kalender, ein Board oder um eine der Vorlagen handelt, die Notion bereits vorgefertigt hat.

Diese Vorlagen sind äußerst flexibel. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument für Designspezifikationen erstellen, können Sie dies ganz einfach tun, indem Sie die entsprechende Vorlage auswählen und Ihre Informationen eingeben.

Die Designspezifikationsvorlage enthält Bereiche für Hintergrundinformationen und Recherchen, eine Aufgabenliste und andere wichtige Teile wie einen Link zu einer Website.

Wenn es um die Wissensdatenbank geht, sind die Vorlagen gleichermaßen flexibel. Sie können einfach und schnell eine neue Seite für ein Team-Home, ein persönliches Home, Besprechungsnotizen oder Mitarbeiter-Onboarding hinzufügen.

Diese Vorlagen sind schön und praktisch – sie beschleunigen den gesamten Prozess der Erstellung von Leitfäden und führen Teammitglieder durch die Erledigung von Aufgaben.

Eine interessante Sache, die bei den Wissensdatenbankvorlagen zu beachten ist, ist, dass die Mitarbeiter-Onboarding-Vorlage einem Trello-Board sehr ähnlich ist, das entwickelt wurde, um potenzielle Einstellungen zu vergleichen und gegenüberzustellen.

Ob Sie eine Vorlage verwenden oder aus Trello importieren, hängt letztendlich von Ihnen ab, aber die unglaubliche Flexibilität dieses Tools, ähnliche Aufgaben auf verschiedene Weise zu erledigen, ist äußerst hilfreich, um das gesamte Wissen des Teams an einem Ort zu halten.

Für Aufgaben und Projekte können Sie aus Vorlagen im Listenstil wie Aufgaben, Checklisten und Workflows wählen, aber Sie können auch Vorlagen mit unterschiedlichen Formatierungen wie die Kalendervorlage oder die Roadmap-Vorlage auswählen, die beide darauf ausgelegt sind, Ihnen beim Organisieren und Visualisieren zu helfen kommende Aufgaben und Projekte.

Schließlich können Sie auch aus verschiedenen Vorlagenstilen zum Sammeln und Speichern von Daten auswählen, darunter eine Notizen- und Entwurfsvorlage, eine Rekrutierungspipeline, ein einfaches CRM, eine Leseliste und eine Fundraising-Datenbank.

Offensichtlich können Sie Daten auf nahezu unendlich viele Arten sammeln, daher sind diese Vorlagen einfach ein Kickstart, um Ihnen beim Entwerfen und Entwickeln von Seiten zu helfen, die Ihnen helfen, Daten mit Ihrem Team zu sammeln und zu analysieren.

3. Erstellen Sie neue Unterseiten

In diesem Schritt werden Ihre Arbeitsbereiche wirklich zum Leben erweckt.

Die von Ihnen hinzugefügten Seiten werden durch Unterseiten ergänzt und konkretisiert, die ebenso flexibel sind und auf Basis der gleichen Vorlagen erstellt werden können.

Wenn Sie eine Seite erstellt haben, müssen Sie zum Erstellen einer Unterseite nur auf das kleine Plus-Symbol neben der Seite im ausklappbaren Menü auf der linken Seite der Seite klicken.

Innerhalb der Unterseiten, wie auch innerhalb der Seiten und Arbeitsbereiche, können Sie vollständig anpassen, wer die darin enthaltenen Informationen anzeigen, bearbeiten oder ändern kann. Sie können sogar vertrauliche Seiten sperren, um sicherzustellen, dass keine Änderungen am Dokument vorgenommen werden.

Abschließende Gedanken zum Begriff

Es ist ganz klar, dass Notion ein außerordentlich flexibles Werkzeug ist, das jeder nutzen kann, um seine Organisation zu verbessern.

Während jeder dieses Tool verwenden kann, werden Personen, die in Teams arbeiten und sich regelmäßig mit verschiedenen Arten von Dokumenten, Programmen oder Daten befassen, feststellen, dass dieses Tool den Umfang der Suche nach den richtigen Informationen drastisch verringert. Es bietet einen schönen Rahmen für die Zusammenarbeit und produktive Beiträge zum Projekt. Notion ist auch auf Mobilgeräten für vollständige Konnektivität verfügbar.

Für größere Teams, die mit größeren Datenmengen arbeiten, oder für Unternehmer, die mehr Zugriff benötigen, gibt es kostenpflichtige Pläne, die bei 4 $ pro Monat für eine Einzelperson und 8 $ pro Monat pro Teammitglied beginnen, was nicht schlecht ist, wenn man bedenkt, dass man viele Abonnements beenden könnte von anderen kostenpflichtigen Organisations- und Projektmanagement-Tools.

Das Beste daran ist vielleicht, dass Notion völlig kostenlos von Teams verwendet werden kann, die nur eine Basisplattform zum Verwalten ihrer Dokumentation benötigen und keine großen Dateien mit erweiterten Berechtigungseinstellungen hosten müssen. Das bedeutet, dass der Einstieg in Notion besonders einfach ist – Ihnen steht im Wesentlichen eine unbegrenzte kostenlose Testversion zur Verfügung.

Wenn Notion verlockend klingt, haben Sie nichts zu verlieren, wenn Sie es versuchen.

Yassir Sahnoun ist Content-Stratege, Autor und Mitbegründer von WriteWorldwide. Er hilft SaaS-Unternehmen bei Content-Strategie und SEO. Auf YassirSahnoun.com können Sie mehr über Yassir erfahren.