Die 7 besten Beispiele für Office-Automatisierungstools für kleine Unternehmen

Zusammenfassung: Office-Automatisierungstools haben es Unternehmen durch Integration einfacher gemacht, Daten mit anderen Anwendungen auszutauschen. Erfahren Sie weiter unten mehr über diese Tools!

Vor einigen Jahren waren die meisten Unternehmen auf die manuelle Datenverwaltung angewiesen. Von der Erstellung der Gehaltsabrechnung über die Eingabe der Mitarbeiterdaten bis hin zur Rechnungserstellung wurde alles manuell erledigt. Solche langwierigen manuellen Prozesse führten zu ungenauen Dateneingaben, die zu enormen finanziellen Verlusten und Reputationsschäden führten. Heutzutage kann jede Büroaufgabe mit Automatisierungstools rationalisiert und in kürzerer Zeit erledigt werden.

Von der Finanzverwaltung über die Bearbeitung von Bestellungen bis hin zur Automatisierung des Kunden-Onboardings und der Erstellung elektronischer Signaturen können verschiedene Aufgaben mit Büroautomatisierungstools verwaltet werden. In diesem Artikel vergleichen wir einige der besten Tools für die Büroautomatisierung.

Was sind Office-Automatisierungstools?

Ein Büroautomatisierungstool ist eine Kombination aus Software und Hardware, die dabei hilft, Daten automatisch von einem System in ein anderes zu verschieben, ohne dass menschliches Eingreifen und Ungenauigkeiten erforderlich sind. Die Software hilft Unternehmen dabei, Daten für den täglichen Geschäftsbetrieb sicher zu sammeln, zu verwalten und zu analysieren.

Der Hauptzweck von Büroautomatisierungstools besteht darin, manuelle Arbeit zu reduzieren und Daten genau zu speichern. Die vom Büroautomatisierungssystem verwalteten Daten können aus verschiedenen Abteilungen wie Buchhaltung, Finanzen, Personalwesen, Rezeption, Cloud-Infrastruktur, Projektmanagement usw. stammen.

Liste der 7 besten Office-Automatisierungstools für Geschäftsbeispiele

• Expensify: Am besten für die Spesenverwaltung geeignet
• Keka HRMS: Am besten für die Verwaltung des Onboardings und der Gehaltsabrechnung geeignet
• Okta: Am besten für das Identitätsmanagement geeignet
• Kisi: Am besten für die Verwaltung der Zugangskontrolle geeignet
• Envoy: Am besten für die Verwaltung des Arbeitsbereichs geeignet
• Idee: Am besten für Projektmanagement geeignet
• DocuSign: Am besten für die Verwaltung elektronischer Signaturen geeignet

Es stehen verschiedene Büroautomatisierungstools zur Verfügung, um verschiedene Geschäftsabläufe wie Gehaltsabrechnung, Onboarding, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung usw. zu automatisieren. Hier sind einige Beispiele dieser Tools für verschiedene Anwendungsfälle:

1. Expensify: Am besten für die Spesenverwaltung geeignet

Expensify ist ein Büroautomatisierungstool, das speziell für die Verfolgung und Verwaltung persönlicher und geschäftlicher Ausgaben entwickelt wurde.

Dieses Tool wird zum Verfolgen, Analysieren, Genehmigen, Abgleichen und Erstatten von Ausgaben verwendet. Es bietet außerdem Funktionen zur Automatisierung der Rechnungszahlung, zur Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Reisekosten usw.

Funktionen von Expensify

• Unterstützt das Scannen von Belegen mit einem einzigen Klick
• Importiert persönliche und Visitenkarten-Transaktionsdetails
• Passt Arbeitsabläufe zur Verwaltung von Ausgaben an
• Importiert Hauptbuchcodes in Ihr System
• Verwaltet und analysiert die Ausgaben des Unternehmens

Vor- und Nachteile von Expensify

Kostenlose Testversion: Nicht verfügbar

Expensify-Preise: Kostenloser Plan verfügbar | Die Preise sind für verschiedene Funktionen unterschiedlich

2. Keka HRMS: Am besten für die Verwaltung des Onboardings und der Gehaltsabrechnung geeignet

Keka HRMS hilft Ihnen bei der Automatisierung verschiedener HR-Workflows, um Personalprozesse einfach zu verwalten. Von der Einstellung und Einarbeitung der Kandidaten bis hin zu ihrem Austritt aus dem Unternehmen kann jede Aufgabe mit dieser Software verwaltet werden. Darüber hinaus können Sie mit HR Analytics die Personaldaten einsehen und daraus wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Keka HRMS-Funktionen

• Mitarbeiter-Onboarding-Management
• Bietet erweiterte Urlaubsverwaltung
• Verwaltet Gehaltsabrechnungen und Ausgaben
• Bietet ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter
• Unterstützt GPS-basierte Zeiterfassung
• Digitalisieren Sie alle Dokumente

Vor- und Nachteile von Keka HR

Kostenlose Testversion: Verfügbar

Preise für Keka HRMS: Kein kostenloser Plan verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei INR 6999/Monat

3. Okta: Am besten für das Identitätsmanagement geeignet

Okta ist eine Identitäts- und Zugriffsverwaltungslösung, die Benutzern hilft, die Berechtigungen für den Zugriff auf Geräte und Anwendungen zu verwalten. Es wurde in erster Linie für die Zugriffsverwaltung von Cloud-Anwendungen entwickelt, Sie können es aber auch für die Zugriffsverwaltung für lokale Geräte verwenden.

Zu den Funktionen, die Sie mit Okta erhalten, gehören Identity Governance, User Lifecycle Management, Workflow-Automatisierung, API und Privileged Access Management.

Okta-Funktionen

• Authentifiziert und autorisiert den Zugriff auf Anwendungen und Geräte
• Verwaltet Berechtigungskontrollen
• Bietet Single-Sign-On für Kunden und Mitarbeiter
• Schützt die Daten vor böswilligen Angriffen
• Keine Code-Anpassungsoptionen, um Assets entsprechend der Markenidentität anzupassen
• Verwaltet die Bereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung von Identitäten

Vor- und Nachteile von Okta

Kostenlose Testversion: 30 Tage

Preise für Okta: Es bietet unterschiedliche Preise für die Verwaltung von Kunden- und Personalidentitäten.

4. Kisi: Am besten für die Verwaltung der Zugangskontrolle geeignet

Kisi ist eine Komplettplattform, die sowohl Software als auch Hardware bietet, um den Zugriff auf die Türen, Anwendungen, Geräte und IoT-Geräte Ihres Gebäudes einzuschränken und zu verwalten.

Damit können Sie den Zugang zur Einrichtung verwalten, andere Software zur Verwaltung der Zugangskontrolle integrieren, Schwachstellen in den vorhandenen Sicherheitssystemen identifizieren usw. Diese Büroautomatisierungsanwendung kann auch zur Beschränkung des Zugangs zu einer bestimmten Etage mit Elevator Access verwendet werden.

Merkmale von Kisi

• Ermöglicht Ihnen, Besuchern über Schlüsselkarten temporären Zugang zu gewähren
• Bietet 2FA-Methoden zur Verifizierung
• Unterstützt die automatisierte Bereitstellung von Identitäten
• Verwaltet den Fernzugriff auf Ihre Geräte und Anwendungen
• Sperrt und entsperrt ganz einfach den Zugang zu bestimmten Stellen in Ihrer Organisation

Vor- und Nachteile von Kisi

Kisi-Preise: Der Preis ist auf Anfrage auf der offiziellen Website erhältlich.

5. Envoy: Am besten für die Verwaltung des Arbeitsbereichs geeignet

Envoy ist eine Arbeitsplatzplattform, mit der Sie über eine einzige Lösung mit Teams arbeiten und zusammenarbeiten können. Damit können Sie Ihre Besucher, Mitarbeiter, Ihren Arbeitsplatz usw. verwalten.

Mit dieser Plattform können Sie das Verzeichnis Ihrer Mitarbeiter verwalten, alle Besucher verwalten, rechtsgültig unterzeichnete Dokumente speichern, Ausweise für Besucher erstellen, Ihre Gäste vorregistrieren und so weiter.

Merkmale von Envoy

• Sortiert und filtert Besucherdaten
• Passt Rechtsdokumente je nach Besuchertyp an
• Hilft bei der Verwaltung mehrerer Bürostandorte
• Führt eine Aufzeichnung der früheren und gegenwärtigen Mitarbeiter
• Hilft bei der Erstellung eines Verwaltungsteam-Panels zur Verwaltung von Besuchern

Vor- und Nachteile von Envoy

Kostenlose Testversion: Verfügbar

Envoy-Preise: Kostenloser Plan verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 8.956,04 INR/Monat

6. Idee: Am besten für Projektmanagement geeignet

Notion ist ein Softwareprogramm, mit dem Sie einen verbundenen Workflow erstellen können, um alle Projekte zu verfolgen und zu verwalten. Damit können Sie Ihre gesamte Wissensdatenbank, Projekte und Dokumente in einer zentralen Datenbank speichern. Notion kann auch zum Sortieren und Filtern verschiedener Aufgaben, zum Anpassen von Beschriftungen und Tags, zum Generieren von Kalendern, zum Verwalten von Berechtigungen und vielem mehr verwendet werden.

Vorstellungsfunktionen

• Erstellt private Teamräume
• Bietet erweiterte Seitenanalysen
• Bereitstellungs- und Debereitstellungsberechtigungen
• Ermöglicht Ihnen, andere zur Arbeit an Projekten einzuladen
• Unterstützt unbegrenzte Datei-Uploads
• Passt Ihre Site-Domain an

Vor- und Nachteile von Notion

Kostenlose Testversion: Verfügbar

Notion-Preise: Kostenloser Plan verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei INR 6999/Monat

7. DocuSign: Am besten für die Verwaltung elektronischer Signaturen geeignet

DocuSign eSignature wird verwendet, um Dokumente rechtsgültig und sicher zu signieren. Sie können diese Software für alle Dokumente verwenden, die eine elektronische Signatur erfordern.

Darüber hinaus können auch alle an den Postsignaturen des Dokuments vorgenommenen Änderungen aufgezeichnet und nachverfolgt werden. Zu den weiteren Funktionen von DocuSign gehören die Identifizierung und Authentifizierung des Unterzeichners, die Archivierung von Dokumenten, die Datenvalidierung, die Korrektur von Dokumenten usw.

Funktionen von DocuSign

• Sendet Dokumente zur elektronischen Signatur an Kunden
• Unterstützt Echtzeit-Audit-Trail zur Überprüfung des Signaturvorgangs
• Ermöglicht Signaturen in mehr als 44 Sprachen
• Unterstützt mobiles responsives Signieren
• Anpassbares Branding für E-Mails und Benachrichtigungen
• Verwaltet Benutzerberechtigungen für den Zugriff auf Verträge und Dokumente
• Integriert sich in verschiedene Produktivitäts-Apps

Vor- und Nachteile von DocuSign

Kostenlose Testversion: 30 Tage lang verfügbar

DocuSign-Preise: Kein kostenloser Plan verfügbar | Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 1.231,68 INR/Monat

Wie nutzt man Tools zur Büroautomatisierung?

Um Office-Automatisierungstools zu verwenden, befolgen Sie die angegebenen Schritte:

Schritt 1: Wählen Sie die Art des Büroautomatisierungstools aus, das Sie verwenden möchten, z. B. Buchhaltung, HRMS, Backend usw.

Schritt 2: Anschließend installieren Sie die Software und melden sich mit Ihren Anmeldedaten an

Schritt 3: Geben Sie als Nächstes Ihre Firmendaten ein, je nach Typ Ihres Büroautomatisierungstools.

Schritt 4: Wählen Sie anschließend die Aufgaben aus, die Sie automatisieren möchten. Wenn Sie beispielsweise HRMS-Software verwenden, können Sie Onboarding, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement usw. auswählen.

Schritt 5: Die ausgewählten Aufgaben werden automatisch erledigt und Sie können sie entsprechend Ihren Anforderungen ändern.

Vorteile von Office-Automatisierungstools

• Erleichtert das Speichern und Verwalten von Daten
• Sie können problemlos Daten zwischen verschiedenen Anwendungen austauschen
• Hilft bei der Automatisierung komplexer Aufgaben, um Zeit und Geld zu sparen
• Bietet durch Analyse wertvolle Einblicke in vorhandene Daten
• Ermöglicht Ihnen, den Zugriff auf lokale und Cloud-Anwendungen einzuschränken
• Erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit und Zusammenarbeit in Echtzeit

Einschränkungen von Office-Automatisierungstools

• Viele Mitarbeiter verfügen möglicherweise nicht unbedingt über die erforderlichen Fähigkeiten zur Verwaltung der Büroautomatisierung und benötigen zusätzliche Schulungen.
• Die anfänglichen Kosten für die Implementierung dieser Tools werden für Unternehmen zu zusätzlichen Kosten.
• Wenn Sicherheitsprotokolle beeinträchtigt werden, kann es zu Datenschutzverletzungen kommen.
• Kompatibilitätsprobleme können auftreten, wenn alte Systeme nicht in die neue Software integriert werden können.

Abschluss

Büroautomatisierungssysteme können wesentlich dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Durch die Automatisierung verschiedener Büroaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Spesenverwaltung oder Projektmanagement können Unternehmen langfristig viele Ressourcen und Geld einsparen.

FAQs zu Office-Automatisierungstools