Prioritäten für den Frühjahrsputz im Büro setzen

Der Frühling ist am Horizont. Wir beginnen zu sehen, wie sich der Schnee auflöst, die Blumen blühen und die Bäume ihre Blätter wiedererlangen (zumindest einige von Ihnen sollten dies sehen). Einer der Bräuche, die wir übernommen haben, ist der Frühjahrsputz. Die Idee, viel Überfluss in Ihrem Leben zu beseitigen, bietet eine saubere Weste, von der aus Sie Ihr Leben führen können. Gibt es einen besseren Zeitpunkt, um die Organisation Ihres Büros zu priorisieren, als während des Frühjahrsputzes? Büro-Frühjahrsputz ist die Praxis, Ihr Büro für den Erfolg einzurichten.

Richten Sie ein Ablagesystem ein

Erstens erfordert es viel Aufmerksamkeit, Ihr Büro schön und sauber zu machen. Die Einrichtung Ihres Ablagesystems ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie die Art von Person sind, die einfach alles auf Ihrem Schreibtisch auf einen Haufen oder in einen Mülleimer wirft und sich nie daran erinnert, dass es dort ist, dann ist dies das Richtige für Sie. Richten Sie Kategorien ein, die Ihnen wichtig sind. Meine persönliche Ablage ist nach Kategorien priorisiert aufgebaut. Zuerst Rechnungen zu bezahlen. Dann Rechnungen, die bezahlt werden. Drittens nur für die Aufzeichnungen und schließlich für Dinge, die archiviert werden, aber dennoch wichtig sind (wie Steuerunterlagen und dergleichen).

Bei der Einrichtung Ihres Ablagesystems geht es mehr darum, das anzusprechen, was Sie gerade sehen. Möglicherweise haben Sie verschiedene Kategorien, die für Sie wichtig sind. Eingehende Korrespondenz zum Beispiel könnte für Sie etwas sein, das auf dem Papier steht. Das Einrichten von Dateien zum Organisieren Ihrer eingehenden Korrespondenz kann für Sie von entscheidender Bedeutung sein. Richten Sie eine Korrespondenzdatei für Kunden und Lieferanten ein, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen. Wenn Sie mit Papierverträgen arbeiten, richten Sie eine Datei mit Ausführungsdaten für Verträge ein. Dies wird Ihnen helfen, ehrlich mit Fristen umzugehen. für anstehende Projekte.

Oder organisieren Sie die Dinge nach dem Datum des Termins. Darin sind Ärzte und Anwälte hervorragend. Am Ende des Vortages haben sie ihre Terminbücher und Akten für den nächsten Tag bereitgelegt. Wenn Sie ein vielbeschäftigter Berufstätiger mit vielen Terminen sind, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Dateien für den nächsten Tag in einem kleineren Aktenschrank aufzubewahren, oder wenn Ihre Dateien elektronisch sind, legen Sie sie auf Ihrem Desktop ab, damit Sie sie bereit haben wenn Ihr Kunde hereinkommt.

Bringen Sie Frühjahrsputz in Ihr E-Mail-Postfach

Ich bin so schuldig. Wenn etwas so aussieht, als wäre es irgendwann in der Zukunft nützlich, werde ich es für immer behalten. Ich bin eine E-Mail-Paketratte. Wenn Sie wie ich daran schuld sind, nehmen Sie sich etwas Zeit, um diese E-Mails durchzugehen. Finden Sie diejenigen, die Sie ignoriert haben, und bringen Sie diese direkt in den Müll. Und leeren Sie den Müll. Dadurch erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre To-do-Liste. Wenn Sie einige E-Mails nur für Ihre Unterlagen benötigen, erstellen Sie in Ihren E-Mails einen Ordner für Archive und senden Sie diese an diese Archive. Lassen Sie nur die aktuell relevanten E-Mails herumhängen. Glaub mir, du wirst dich so viel besser fühlen. Wenn Sie wie ich sind, werde ich verrückt, wenn ich etwas länger als ein paar Tage in meiner E-Mail sehe. Also werde ich meinen Posteingang aufräumen, unnötig zu erwähnen.

Vernachlässigen Sie Ihre Social-Media-Kanäle nicht

Wenn Sie eine Menge Evergreen-Beiträge herumliegen haben, nutzen Sie diese Gelegenheit, um diejenigen zu priorisieren, die am besten abschneiden. Verwenden Sie die Analytics auf Ihren Social-Media-Kanälen, um herauszufinden, was am meisten Anklang findet. Wenn Sie Ihre besten Posts herausgefunden haben, legen Sie einen Zeitplan um diese Posts fest und füllen Sie sie mit denen aus, die möglicherweise etwas mehr Aufmerksamkeit benötigen. dlvr.it verfügt über eine großartige Suite von Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihr Evergreen-Posting auf die richtigen Spezifikationen mit den richtigen Kategorien einzustellen. Legen Sie einfach eine Kategorie mit den priorisierten Posts und dann eine andere Kategorie mit den weniger wichtigen Posts fest. Stellen Sie dann Ihren Zeitplan auf alternative Posts ein, wie Sie möchten. Mit Ihrer EverQueue können Sie vermeiden, zu häufig zu posten.

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Anbieter zu bewerten

Der Frühjahrsputz ist der perfekte Zeitpunkt, um die Werkzeuge, die Sie verwenden, neu zu bewerten. Ich neige dazu, mich an ein oder zwei Toolsets zu gewöhnen und nie von diesen Tools abzuweichen. Wenn Sie jedoch viele Tools für eine Aufgabe verwenden, die von einem Tool erledigt werden könnte, würden Sie Zeit, Mühe und Geld sparen, wenn Sie weniger Tools verwenden. Typischerweise ist ein einzelnes Tool eine viel bessere Lösung als viele. Wenn Sie beispielsweise Sound und Video mit einem Tool bearbeiten können, möchten Sie dies tun. In meinem Fall bevorzuge ich SnagIt, um Video, Audio und Screencaps aufzunehmen. Dieses Tool hilft, die Dinge zu konsolidieren und sehr einfach zu halten. Die Verwendung bestimmter Tools für bestimmte Jobs kann großartig sein, aber wenn Sie diese Jobs kombinieren können, umso besser.

Entfernen Sie unnötige Abonnements

Huffington Post hat einen ausgezeichneten Vorschlag. Sie schlagen vor, Ihre E-Mails nach Abonnements zu durchsuchen, die nicht an Bedeutung gewonnen haben. Überprüfen Sie die Abonnements, die Sie in Ihren E-Mails haben, und prüfen Sie, ob Sie sich im letzten Monat die Mühe gemacht haben, die E-Mails dieser Personen zu öffnen. Wenn nicht, lassen Sie sie fallen! Bei Bedarf können Sie später abonnieren. Zum größten Teil wird es Ihnen jedoch nur zugute kommen, das tote Gewicht loszuwerden.

Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen

Insbesondere wenn Sie für so ziemlich alles ein Standardformat verwenden, ist die Aktualisierung dieser Vorlagen für die Aufrechterhaltung Ihres Geschäfts unerlässlich. Haben Sie im letzten Jahr eine Richtlinie aktualisiert? Setzen Sie es in Ihren Vertrag. Möchten Sie jetzt hauptsächlich Geschäfte per E-Mail abschließen? Schreiben Sie elektronische Vorlagen für allgemeine Probleme. Alle diese Vorlagen sind praktisch, egal ob Sie sie auf Papier oder elektronisch verwenden.

Gehen Sie wann immer möglich digital

Müssen Sie Belege für steuerliche Zwecke aufbewahren? Lassen Sie sie in Ihren Computer eingeben. Haben Sie einen riesigen Stapel Rechnungen, die Platz auf Ihrem Schreibtisch einnehmen? Legen Sie sie in eine Tabelle und schreddern Sie die Papierkopien. Tun Sie dies weiter, während Ihre Rechnungen eingehen. Das Papier wird nicht nur weniger, sondern Sie werden viel besser organisiert sein, als wenn Sie sich an ein dummes Stück Papier erinnern müssten. Holen Sie sich auch so oft wie möglich E-Rechnungen. Elektronische Rechnungen können viel schneller in Ihren E-Mail-Posteingang gelangen und Ihre Aufmerksamkeit erregen als eine Rechnung, die in der Post verloren gehen könnte.

Alles zusammenfügen

Alles in allem geht es beim Frühjahrsputz darum, Ihr Leben mit einer sauberen Weste einfacher zu machen. Wenn Sie sich auf Papier und in Ihrem Computer organisieren, werden Sie normalerweise glücklicher sein, weil Sie keine Dinge vergessen werden. Ich habe Probleme, mich an all die Dinge zu erinnern, die ich erledigen muss, und eine To-do-Liste zusammenzustellen, indem ich den Posteingang aufräume, den Sie seit einem Jahr nicht mehr angerührt haben, wird Ihnen nur mehr Zeit in Ihrem Leben verschaffen.