Onboarding in 4 Schritten

Viele Personalvermittler erledigen nach dem Rekrutierungsprozess die Formalitäten mit dem ausgewählten Kandidaten und legen den ersten Arbeitstag fest, um den Rekrutierungsprozess zu beenden. Das ist ein Fehler, denn an diesem Punkt beginnt eine wesentliche Phase der Rekrutierung – der Onboarding-Prozess.

Mitarbeiter-Onboarding – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Onboarding?
2. Während des Interviews
3. Vor dem ersten Arbeitstag
4. Am ersten Tag
5. Am nächsten Tag, Woche, Monat…

Was ist Onboarding?

Das Onboarding eines Mitarbeiters ist ein Programm, das den neu eingestellten Mitarbeiter bei der Umsetzung der Aufgaben, dem Kennenlernen des Teams, der Organisationskultur und der Regeln im Unternehmen unterstützt. Der Mitarbeiter soll sich richtig angenommen fühlen und alle relevanten Informationen über das Unternehmen erhalten, die Menschen kennen lernen, mit denen er direkt zusammenarbeiten wird, und sich in das Team integrieren.

Richtig durchgeführtes Onboarding baut Engagement beim Mitarbeiter auf, ein Zugehörigkeitsgefühl. Es ermöglicht auch Neuankömmlingen, sich schneller mit dem Ort vertraut zu machen und alle zugewiesenen Aufgaben zuverlässiger zu übernehmen. Sie werden sich auch schneller in das Team integrieren, was sich bekanntlich direkt in den Ergebnissen und der finanziellen Leistung des gesamten Unternehmens niederschlägt. Der Onboarding-Prozess verringert auch das Risiko einer schnellen Kündigung eines Mitarbeiters, der sich bei der Arbeit oder im Team unsicher oder verlassen fühlt.

Während des Interviews

Ein gutes Onboarding beginnt bereits während des Vorstellungsgesprächs, in dem der Personalvermittler dem Kandidaten die Vision, die Mission sowie die Hauptziele des Unternehmens vorstellen sollte. Sie können auch etwas über die Struktur der Organisation, ihre Kultur, das Team, in dem der Kandidat möglicherweise arbeiten wird, oder den Vorgesetzten erzählen. Sie können dem Kandidaten auch das Büro zeigen.

Vor dem ersten Arbeitstag

Wenn Sie sich entschieden haben, einen Kandidaten einzustellen, bleiben Sie vor seinem ersten Tag mit ihm in Kontakt. Teilen Sie ihm Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer mit und versichern Sie ihm, dass er Sie bei Fragen oder Bedenken kontaktieren kann. Bevor die neuen Mitarbeiter ihre Arbeit aufnehmen, stellen Sie ihnen oder wichtige Informationen zur Verfügung. Es enthält Details wie Parkmöglichkeiten, wo Sie sich am ersten Tag melden müssen, welche Kleiderordnung das Unternehmen hat und welche Dokumente zur Erledigung der Einstellungsformalitäten mitzubringen sind. Stellen Sie außerdem kurz den Plan des ersten Tages vor – informieren Sie, was sie erwartet: Welche Formalitäten, welche Ausbildung, was ihre ersten Aufgaben in der neuen Position sein werden. Dadurch kommen die frischen Mitarbeiter gut vorbereitet und wissen, was sie erwartet.

Stellen Sie außerdem sicher, dass der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters bereit ist; Computer, erforderliche Hardware, Softwareinstallation und Bereitstellung der erforderlichen Tools. Bereiten Sie auch die zu unterzeichnenden Dokumente vor, die Eintrittskarte des Mitarbeiters zum Unternehmen. Denken Sie daran, das Team darüber zu informieren, dass an diesem Tag eine neue Person hinzukommt. Immer mehr Organisationen entscheiden sich dafür, Neuankömmlingen ein Willkommenspaket zur Verfügung zu stellen. Das kann eine Broschüre mit Wissenswertem über das Unternehmen sein, praktische Gadgets wie Kopfhörer oder Memory Stick, ein süßer Snack, ein kleines Geschenk in Form einer Tasse oder ein T-Shirt mit Firmenlogo.

Am ersten Tag

Sorgen Sie für den ersten Eindruck des Unternehmens, indem Sie den Kandidaten an seinem ersten Tag begrüßen. Stellen Sie ihn Ihrem Team, Ihrem Vorgesetzten und anderen wichtigen Mitarbeitern vor. Stellen Sie sie vor, sagen Sie ihnen, wer was macht, und sagen Sie ihnen, an wen sie sich bei Problemen wenden können. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Mitarbeiter so schnell wie möglich in HSE, Cybersicherheit und DSGVO sowie der verwendeten Software und Tools geschult wird. Machen Sie sie mit den internen Vorschriften und Richtlinien der Organisation vertraut.

Am nächsten Tag, Woche, Monat…

Denken Sie daran, dass das Onboarding nicht nur eine Einführung am ersten Tag ist, sondern eine regelmäßige Überprüfung des Fortschritts, Unterstützung sowie eine kontinuierliche Umsetzung der Aufgaben des Mitarbeiters. Sie kann Wochen oder Monate dauern – je nach Position. Es ist ein langer und komplexer Prozess, der entscheidend dafür ist, einen Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Wichtig ist, dass sich das Onboarding im Laufe der Zeit ändern sollte – hören Sie auf Ihre Mitarbeiter, ihre Kommentare und Ideen zu Änderungen und Verbesserungen, um sicherzustellen, dass der Prozess so reibungslos wie möglich verläuft.

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Autorin: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Entwicklung zu mobilisieren.

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