Eine einfache Möglichkeit, Ablenkungen in einer Vorstandssitzung zu beseitigen
Veröffentlicht: 2019-08-24Die besten Vorstandssitzungen sind Diskussionen und Debatten über das Geschäft, aber viele Führungsteams verbrachten ihre Zeit damit, stundenlang durch Folien zu gehen, um zu zeigen, wie gut sie es machen.
Menschen schneiden viel besser ab, wenn sie teilnehmen, als wenn sie belehrt werden.
Der größte Wert, den Sie aus Ihrem Board ziehen, ist, wenn sie sprechen und Ihnen Feedback und Erfahrungen von anderen Unternehmen anbieten, an denen sie beteiligt sind.
Mehrere Mitglieder Ihrer Führungskraft haben Stunden damit verbracht, Vorstandsmaterialien vorzubereiten, damit Sie Ihren Vorstand darüber informieren können, wie die Dinge seit Ihrem letzten Treffen vor 3 Monaten gelaufen sind, und Sie haben 3 Stunden zusammen, um sicherzustellen, dass sie sich ein genaues Bild machen und sich vergewissern, dass Sie es haben ihren Beitrag zum weiteren Vorgehen in den kommenden Monaten. Angesichts der Seltenheit, in der Sie zusammenkommen, könnte man meinen, Sie hätten in dieser Zeit die volle Aufmerksamkeit der Gremien. Höchstwahrscheinlich liegst du falsch. Sie können dies lösen, wenn Sie dazu bereit sind.
Umgang mit elektronischen Ablenkungen
Die größte Konkurrenz, die Sie um die Aufmerksamkeit Ihrer Vorstandsmitglieder haben, sind natürlich deren Mobiltelefone. Die meisten Vorstandsmitglieder haben nicht die Absicht, E-Mails zu checken, die Nachrichten zu lesen oder eine kurze Textnachricht zu verschicken, aber genau wie die meisten Raucher keine Zigarette herausziehen wollen, kann die moderne Führungskraft nicht anders.
Das ist viel einfacher zu handhaben, als Sie denken.
- Kündigen Sie zu Beginn der Sitzung an, dass Sie möchten, dass die Vorstandssitzung „ohne Elektronik“ stattfindet, einschließlich Mobiltelefone, Laptops oder Tablets. Halten Sie Papier und Stifte für Notizen bereit. Seien Sie super höflich und nicht aggressiv und machen Sie einfach deutlich, dass Sie wirklich die produktivste Zeit von Ihren Vorstandsmitgliedern wollen.
- Erlauben Sie Ihrem Team nicht, Laptops zu verwenden. Ich weiß, dass viele Führungskräfte „produktiv bleiben“ wollen, während sie in der Besprechung sind und nicht aufgerufen werden, aber wenn sie nicht anwesend sind und teilnehmen, können Sie sie genauso gut aus dem Raum lassen. Es ist sehr ablenkend, wenn Ihre Führungskräfte E-Mails schreiben, während der Rest des Vorstands mit einer Diskussion beschäftigt ist.
- Viele externe Anwälte nehmen gerne an Vorstandssitzungen teil. Sie alle bringen Laptops mit und verbringen einen Großteil der Zeit in der Vorstandssitzung mit anderen E-Mails. Hör auf damit. Bitten Sie sie entweder, sich einzuwählen, oder bitten Sie sie, wirklich anwesend zu sein, wenn sie kommen. Wenn dies keine gute Nutzung ihrer Zeit ist, bitten Sie sie einfach, nicht teilzunehmen.
- Planen Sie eine Pause in der Besprechung ein. Wenn Sie ein 3-stündiges Meeting haben, setzen Sie es auf 1,5 Stunden und halten Sie es für 15 Minuten. Kündigen Sie es zu Beginn des Treffens an und sagen Sie jedem Mitglied, dass dies die beste Zeit ist, um E-Mails zu checken oder ein kurzes Telefonat zu führen, aber dass Sie es sehr schätzen würden, wenn sie es zu keinem anderen Zeitpunkt tun würden.
- Wenn jemand auf meinem (Laptop, iPad, Handy) sagt „Ich arbeite wirklich am besten, wenn ich elektronische Notizen machen kann“, dann sagen Sie: „Ich bin mir sicher, dass das stimmt. Aber wenn ich Sie bitten dürfte, tun Sie das heute bitte nicht. Mein Ziel ist es sicherzustellen, dass alle Mitglieder anwesend sind.“ Beim besten Willen der Welt Die diszipliniertesten Menschen der Welt haben es schwer, sich zu widersetzen, wenn sie an Bord sind, ihre Texte, E-Mails, Nachrichten „nur schnell zu überprüfen“. Dann hast du sie verloren.
- Wenn Sie wirklich eine Show daraus machen wollen, könnten Sie die Mobiltelefone der Führungskraft in ein Tablett an der Seite des Raums legen und jedes Vorstandsmitglied bitten, dasselbe zu tun, wenn sie ankommen. Ich weiß, es ist ein bisschen aggressiv, aber wenn Sie es mit einem breiten Lächeln im Gesicht und einer großen Bitte um Höflichkeit tun, wette ich, dass Sie das durchziehen können. Es ist wirklich eine Möglichkeit zu betonen, wie ernst Sie es meinen. Die Wahrheit ist, dass Menschen, die zum Abendessen, zu Konzerten oder Sportveranstaltungen ausgehen und ihr Handy im Auto lassen, tatsächlich präsenter für die Veranstaltung sind und sich mehr amüsieren. Gleiches gilt für Vorstandssitzungen.
Ich weiß, dass das alles drakonisch klingt, und viele würden sagen, dass dies in der modernen Welt kontraproduktiv ist. Aber als eine Person, die jahrelang im Raum saß, während Führungskräfte anwesend waren, habe ich wohlmeinende Vorstandsmitglieder gesehen, die E-Mails checkten, Facebook lasen, Twitter scannten, Filme für ihre Heimflüge herunterluden, SMS an Freunde schickten, die Nachrichten lasen oder irgendetwas anderes andere Dinge, die von einer produktiven Gruppendiskussion ablenken.
Sie werden vielen vernünftigen Menschen begegnen, die Versionen davon sagen:
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Natürlich verstehe ich, dass Laptops die Produktivität steigern können, aber leider sind sie ein rutschiger Abhang und die negativen Auswirkungen auf Ihr Meeting und sogar auf Ihre Wahrnehmung im Meeting sind keinen Gewinn wert, wenn Sie die Dinge nachschlagen. Es dient nicht nur als Ablenkung für die Laptop-Benutzer, sondern auch für alle um sie herum.
Wie man Vorstandsmitglieder engagiert hält
Ein weiteres Problem mit dem Engagement von Vorstandsmitgliedern sind Sie . Wenn Sie Folie für Folie präsentieren und dies zu einem Download von zu vielen Informationen und zu wenig Diskussion wird, dann schwindet die Aufmerksamkeit der Leute.
Die besten Vorstandssitzungen sind Diskussionen und Debatten über das Geschäft, aber viele Führungsteams verbrachten ihre Zeit damit, stundenlang durch Folien zu gehen, um zu zeigen, wie gut sie es machen. Menschen schneiden viel besser ab, wenn sie teilnehmen, als wenn sie belehrt werden. Der größte Wert, den Sie aus Ihrem Board ziehen, ist, wenn sie sprechen und Ihnen Feedback und Erfahrungen von anderen Unternehmen anbieten, an denen sie beteiligt sind.
Ich empfehle, dass Führungsteams Materialien 72 Stunden im Voraus versenden. Ich empfehle, dass CEOs vor der Sitzung 1-1-Telefonate mit Vorstandsmitgliedern führen, um die hochrangigen Finanzdaten durchzugehen. Und ich empfehle, dass Vorstände 2–3 strategische Themen haben, die sie während des persönlichen Treffens erörtern. Wenn Sie Ihren Vorstand auf diese Weise führen, maximieren Sie die Zeit, die Sie als Gruppe zusammen haben, und halten Ihren Vorstand beschäftigt.
Wie man Vorstandsmitglieder davon abhält, vorwärts zu scrollen
Letzter Ratschlag. Einige Teams drucken Materialien aus und verteilen während der Vorstandssitzung einen gedruckten Ordner. Sei nicht dieses Team. Während es verlockend ist, eine Bibel für Ihre Vorstandsmitglieder zu haben, ermöglichen Sie ihnen einfach, „vorwärts zu scrollen“ und sich zukünftige Folien anzusehen, wenn sie sich langweilen. Wenn Sie ihre Ablenkung servieren, dann sind Sie nur selbst schuld, wenn sie nicht aufpassen.
Manchmal drucken Vorstandsmitglieder Ihre Decks oder Finanzen im Voraus aus und bringen ihre eigenen Ausdrucke mit. Es ist ganz einfach, höflich zu sagen: „Wenn es Ihnen nichts ausmacht, würde ich mich freuen, wenn Sie Ihre Notizen in Ihrer Tasche lassen würden. Ich möchte nicht kontrovers sein, aber ich würde gerne versuchen, alle voll und ganz in die Diskussion einzubeziehen, und um dies zu tun, möchte ich sicherstellen, dass alle zur gleichen Zeit auf derselben Seite sind.“
Hinweis: Dieser Beitrag ist Teil einer Serie über die Verwaltung von Startup-Boards. Wenn Sie die vollständige Liste der Beiträge sehen möchten, können Sie auf den obigen Link klicken.