Manche Content-Marketing-Projekte sind Monster.

Sie können dich und dein Team bei lebendigem Leibe auffressen, wenn du sie nicht in kleinere, besser handhabbare Minibestien zerlegst!

Als ich Ende 2009 C-Programmierung an der Universität studierte, sagte mein Professor, ein riesiges Problem sei unmöglich zu lösen, es sei denn, wir teilen dieses Problem wie eine Stammesgruppe, die versucht, einen großen Elefanten zu essen, in kleine, leicht verdauliche Stücke auf, und nur dann können wir es Fangen Sie an, Hand an den Code zu legen.

Wieso den? Nachdem wir das Problem in kleinere Aufgaben aufgeteilt haben, wissen wir genau, wie man jeden Teil der Software programmiert und das größere Problem löst!

Das Gleiche gilt für große Content-Marketing-Projekte.

Als Team können Sie ein Projekt nur dann zum Abschluss (und zum Erfolg) führen, wenn Sie die Arbeitslast in umsetzbare Aufgaben aufteilen und dann an Ihre Teammitglieder delegieren.

Leichter gesagt als getan, oder? Kein Wunder, die Anzahl der zu bewältigenden Aufgaben, Daten und Nachverfolgungen kann exponentiell wachsen!

Aus diesem Grund benötigen Sie eine Task-Manager-Plattform – vorzugsweise eine webbasierte, damit sich Ihr Team jederzeit anmelden kann, egal wo es sich befindet.

7 Online-Aufgabenmanager, die Monsterprojekte in umsetzbare Teamaufgaben aufteilen

Als planungsbesessener Mensch (vertrauen Sie mir, es ist eine gesunde Besessenheit, wenn Sie unter Angstzuständen und Depressionen leiden) gehe ich gerne auf die Suche nach Online-Aufgabenmanagern, die mir das Leben erleichtern, insbesondere wenn ich mit anderen an Inhalten zusammenarbeiten möchte Marketingprojekte.

Die sieben unten aufgeführten Tools haben drei Eigenschaften gemeinsam, die ich als Pluspunkte in einem guten Online-Task-Manager betrachte:

• Sie sind intuitiv und in verschiedenen Graden leicht zu meistern, aber bei keinem brauchte ich länger als eine Stunde, um loszulegen.

• Sie sind größtenteils umfassend und umfassen praktische Funktionen wie Aufgabenkategorien oder -bezeichnungen und -prioritäten, Diagramme, Produktivitätstracker und Teamdiskussionen.

• Sie werden Ihr Marketingleben mit Aufgabenbenachrichtigungen und Erinnerungen retten!

• Sie sind alle online, in Ihrem Webbrowser oder über Apps zugänglich, was ideal für Remote-Teams, internationale Teams und Teams ist, die häufig reisen.

Sehen wir sie uns im Detail an, einschließlich der Vor- und Nachteile , Pläne und Preise der einzelnen Tools.

D ropTask

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Das Schöne an DropTask?

Visuelle Kraft.

Ich habe in weniger als zehn Minuten mit DropTask angefangen, sprechen Sie also von einer schnellen Lernkurve!

Die Benutzeroberfläche ist sauber und farbenfroh und funktioniert mit Drag-and-Drop-Diagrammen (Kreise und Pfeile). DropTask macht es einfach, sich einen allgemeinen Überblick über das Projekt und jede kleine Aufgabe zu verschaffen, an der Ihr Team arbeitet. Sie können den Arbeitsablauf auf einen Blick visualisieren.

Hier ist eine Beispielaufgabe in meiner Kategorie „Kundenartikel“:

Sie können sehen, wie einfach es ist, Fortschritt, Wichtigkeit, Aufwand und andere Daten für eine Aufgabe festzulegen!

DropTask kommt auch mit einem Messaging-System (also keine Notwendigkeit, E-Mail zu verwenden) und Integrationen (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Kalender, Google Drive, Office 365 und mehr).

Sie erhalten zwei Pläne:

• Kostenlos: Der kostenlose Plan funktioniert für bis zu fünf Mitglieder. Sie erhalten viele Funktionen kostenlos, wie z. B. Aufgabenpriorität, einen internen Posteingang, Fortschrittsverfolgung, Team-Updates, Benachrichtigungen, Meilensteine ​​und Fristen, tägliche Zusammenfassungen, die Integration mit Google und Outlook und mehr. Das ist viel in meinem Buch!

• Business: (Ab 3,49 $/Benutzer/Monat für ein Team von mindestens fünf Personen) Dies ist das Komplettpaket für unbegrenzte Mitglieder, einschließlich Aufgabenplanung, Mitgliedereinladungen und -rollen, Zugriffskontrolle, alle Integrationen (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Kalender, Google Drive, Office 365 usw.) und vieles mehr.

Der Dreijahresrabatt ist etwas, das Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie DropTask mögen und langfristig mit Ihrem Team zusammenarbeiten möchten.

• Vorteile: Es enthält Apps für alle wichtigen Betriebssysteme und wird auf Computern, Tablets und Smartphones wunderbar angezeigt. Außerdem kann der Preis für Business bis auf 1,87 $/Benutzer/Monat sinken, wenn Ihr Team 100 Mitglieder erreicht – eine sehr budgetfreundliche „Je größer Ihr Team, desto weniger zahlen Sie“-Philosophie!

• Nachteile: Es wäre schön, wenn der kostenlose Plan zwei Projekte statt nur einem erlauben würde.
  

T Odoist

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Todoist ist eine der ersten Task-Manager-Apps, die ich für meine eigene Arbeitsverwaltung verwendet habe, und ich brauchte weniger als fünf Minuten, um loszulegen.

Todoist kann als Einzelbenutzer oder als Team verwendet werden. Die beiden Lösungen haben ähnliche Funktionen gemeinsam: einen Posteingang für Kommentare und Benachrichtigungen, eine Registerkarte „Heute“ (heute zu erledigen, überfällige Aufgaben, zu planen usw.) und eine Registerkarte „Nächste 7 Tage“ für Aufgaben, die diese Woche fällig sind.

Sie können Projekte über Labels, Projekt hinzufügen (oder das „+“ in der oberen Menüleiste) und Filter verwalten (um Prioritäten und Fristen festzulegen und Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen).

Dies ist ein Beispiel aus meinem eigenen (Einzelbenutzer-) Todoist-Dashboard:

Der einzige Plan für Teams, Todoist Business (weil Free und Premium für Einzelbenutzer gelten), beginnt mit einer kostenlosen 30-Tage-Testversion, danach kostet er 28,99 $/Benutzer/Jahr oder 3 $/Benutzer/Monat.

Dazu gehören Projektplanung und Verantwortungsebenen, Dateifreigabe, Fortschrittsverfolgung, Produktivitätsdiagramme, Datensynchronisierung rund um die Uhr und automatisierte Backups.

Was Vor- und Nachteile angeht:

• Vorteile: Verfügbar als App und über das Web. Außerdem ist der Einstieg dank einer intuitiven Benutzeroberfläche und kompakten Funktionen superschnell.

• Nachteile: Schade, dass die kostenlose Version nur für einzelne Benutzer ist. Eine einfache, kostenlose Lösung für Teams wäre ein besserer Anfang gewesen, obwohl eine kostenlose 30-Tage-Testversion auch keine schlechte Idee ist.
  

Schreiben

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Keine Suite, die ich bisher bereist habe, ist so umfassend wie Wrike! Ich bekam Schauer vor Aufregung, als ich mehr darüber erfuhr.

Aber wissen Sie, das ist genau die Art von umfassendem Framework, das Sie suchen, wenn Sie ein großes Team und mehr Projekte auf mehr als einer oder zwei Ebenen verwalten müssen.

Neben der Projekt- und Aufgabenerstellung verfügt Wrike über bemerkenswerte Features wie Anfrageformulare und automatisierte Aufgabenzuweisung, Live-Bearbeitung von Dokumenten, eine visuelle Zeitleiste für den Projektfortschritt und Ressourcenmanagement auf Basis des Workload-Flows. Außerdem Zeit- und Budgetverfolgung, Vorlagen, vereinfachte Feedback- und Genehmigungszyklen.

So erstellen Sie ein Projekt über das Wrike-Dashboard:

Denken Sie daran, ein Projekt und keinen Ordner zu erstellen, wenn Sie den Fortschritt von Aufgaben und Unteraufgaben verfolgen möchten, da alles, was als Ordner erstellt wurde, nicht verfolgt wird!

Eine Aufgabe kann zu mehr als einem Projekt gehören. Zum Beispiel:

Die Preise von Wrike reichen von kostenlos bis individuell, aber Sie melden sich immer kostenlos an und können dann eine 14-tägige Testversion starten, um kostenpflichtige Lösungen zu testen:

• Kostenlos: Kleine Teams mit bis zu fünf Benutzern können ganz einfach Aufgabenlisten teilen.

• Professional: (9,80 $/Benutzer/Monat) Bis zu 15 Benutzer können Projekte erstellen und Ihre Teammitglieder zusammenarbeiten lassen. Beinhaltet Gantt-Diagramme und Integrationen mit MS Project, Excel und RSS.

• Business: (24,80/Benutzer/Monat) Bis zu 200 Benutzer, Sie können Ihre gesamte Organisation verwalten, Anpassungen und Echtzeitberichte, Benutzergruppen und Integration mit Salesforce erhalten.

• Vermarkter: (34,60 USD/Benutzer/Monat) Für Marketing- und Kreativteams mit fünf bis unbegrenzten Benutzern, mit Adobe Creative Cloud-Erweiterung, Kreativ-Briefings und Proofing.

• Enterprise: (benutzerdefinierter Preis) Eine fortschrittliche und umfassende Suite mit zusätzlicher Sicherheit (Zwei-Faktor-Authentifizierung, SAML Single Sign-On und Kennwortrichtlinien).

Gesamt:

• Vorteile: Eine der umfassendsten Aufgabenverwaltungssuiten, die ich bisher überprüft habe, aber nicht so komplex, dass es unmöglich wäre, sie in ein paar Stunden zu lernen.

• Nachteile: Der Professional-Plan ist wahrscheinlich etwas zu teuer für seine Funktionen.

CoSpot

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CoSpot hilft Content-Marketing-Teams bei der Abwicklung von Schreibprojekten, daher ist es sehr speziell auf sein eigenes Publikum zugeschnitten – und ist das nicht eine schöne Sache?

Sie denken vielleicht, dass ich voreingenommen bin, weil ich derjenige bin, der hier schreibt, aber als ich eingestellt wurde, fand ich CoSpot so angenehm und einfach zu bedienen, dass ich sofort loslegen konnte. Die Benutzeroberfläche ist sauber und intuitiv, und es ist für Teammitglieder einfach, miteinander zu kommunizieren, dank des kommentarbasierten Nachrichtensystems für jedes Inhaltselement (oder jede Aufgabe).

Autoren im Team können Schlüsselwörter aus vorab genehmigten Listen auswählen und sich selbst Beiträge zuweisen, die sie schreiben können, sobald ihre Ideen von ihren Redakteuren genehmigt wurden.

Manager und Redakteure können sich anhand von Diagrammen historischer Daten einen Gesamtüberblick über die Produktivität und Leistung ihres Teams verschaffen. CoSpot ist auch in WordPress integriert, wodurch Entwürfe schneller hochgeladen und bearbeitet werden können. Der Prozess ist rationalisiert und problemlos.

CoSpot wird mit nur einem Plan für 9 $/Benutzer/Monat geliefert, und Sie beginnen mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion.

• Vorteile: Content-Marketing-Teams erhalten alles, was sie brauchen, in einer Lösung, ohne zusätzlichen Schnickschnack, der einem Team, das sich auf das Schreiben konzentriert, nicht hilft.

• Nachteile: Nur für Schreibprojekte, also keine gute Wahl, wenn Sie auch E-Mail- und Social-Media-Marketing-Projekte zu verwalten haben.
  

Asana

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Asana ist ein Projektmanagement-Tool für kleine und große Teams und eine umfassende Suite, die alles von Projekt- und Aufgabenmanagement bis hin zu Sicherheit und Berichterstellung umfasst.

Asana ist flexibel und kann von vielseitigen Teams verwendet werden, die an mehreren Projekten unterschiedlicher Art arbeiten.

Dies ist die Listenansicht für Aufgaben in Asana, aber Sie können auch die Kalenderansicht und die Dateiliste auswählen. Wie Sie sehen können, ist das Tool sehr intuitiv und sieht sauber aus.

Die Preisgestaltung erfolgt in drei Lösungen:

• Kostenlos: Wenn Ihr Team gerade erst anfängt und 15 oder weniger Mitglieder hat, hilft Ihnen der kostenlose Plan bei der Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Kommunikation und enthält grundlegende Dashboards und Suchfunktionen.

• Premium: (9,99 $/Mitglied/Monat) Dieser Plan fügt erweiterte Suche und Berichterstellung, private Projekte, Aufgabenabhängigkeiten, Single Sign-On und hilfreiche Ressourcen wie vorrangigen Support und Webinare hinzu.

• Enterprise: (benutzerdefinierter Preis) Dieser Plan fügt SAML, dedizierten Support, Sicherheitsfunktionen und benutzerdefiniertes Branding hinzu.

Also für Asana:

• Vorteile: Es ist eine Freude, es zu verwenden, Sie wissen genau, wo Sie das finden, was Sie brauchen, und es gibt keine zusätzlichen ausgefallenen Funktionen, die Sie nie brauchen werden.

• Nachteile: Nach meiner eigenen Erfahrung macht die webbasierte App Firefox langsamer und verzögert, bis es nicht mehr zu handhaben ist, aber das hängt möglicherweise von den Ressourcen meines eigenen Computers ab. Außerdem würde ich gerne eine Art grundlegende Berichterstattung auch für kostenlose Konten sehen.
  

Lesen Sie hier die vollständige Bewertung von Asana .

Hi Aufgabe

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Aufgabenverwaltung einfach und kostengünstig gemacht, würde ich sagen!

Diese Software ist speziell für Agenturen, Startups und Marketingteams, komplett mit SSL-Verschlüsselung und automatischen Rabatten für Teams unter 20 Personen.

Hitask kommt mit einer netten Liste von Funktionen, einschließlich Speicherplatz, einem gemeinsamen Kalender, Zeiterfassung, Integrationen (Outlook und Google Kalender), einer mobilen App, der Möglichkeit, Aufgaben per E-Mail zu senden, Push-Benachrichtigungen und Erinnerungen für Aufgaben, einem Team-Chat, Unteraufgaben und Aufgabenhierarchie, Terminverfolgung und vieles mehr.

Hitask hat Pläne für alle Bedürfnisse:

• Team Free: Die Registrierung ist für Teams mit bis zu fünf Benutzern kostenlos. Dazu gehören Aufgaben und Projekte ohne Grenzen, Teilen für Aufgaben, Projekte und Kalender, ein kleiner Speicherplatz pro Team, Kalender mit Google und Outlook synchronisieren, kein Teilen, nur Online-Support.

• Team Business: Der Plan für größere Teams kostet 4,98 $/Benutzer/Monat und beinhaltet Echtzeit-Synchronisierung, unbegrenzten Speicherplatz, selektive Freigabe, Zugriffsrechte und vorrangigen Support.

• Enterprise: (14,98 USD/Benutzer/Monat) Dieser Plan umfasst personalisierten Support, 24/7-Kundenservice und Single Sign-On.

Ziemlich günstig, nicht schlecht!

• Vorteile: Eine umfassende Suite, die sogar in der kostenlosen Version gut ausgestattet ist.

• Nachteile: Die Benutzeroberfläche ist nicht so sauber und intuitiv wie die anderen hier besprochenen Plattformen, und es erfordert einiges Umschauen und Testen, um loszulegen (es gibt jedoch eine geführte Tour, um es ein wenig einfacher zu machen).
  

TaskQue

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Ein einzigartiges Feature von TaskQue ist die automatische Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder auf der Grundlage der Arbeitsbelastung – was intelligent ist!

Das bedeutet, dass kein Teammitglied jemals zu viele Aufgaben zu erledigen hat, während andere einen Tag frei bekommen, weil es nichts anderes zu tun gibt.

TaskQue macht den gesamten Projektmanagementprozess sowohl für das Unternehmen oder die Agentur (Gesamtproduktivität) als auch für die Teammitglieder (z. B. Verfolgung ihres eigenen Fortschritts) transparent.

Das Tool erleichtert Teammitgliedern die Zusammenarbeit mit einem internen Nachrichtensystem, Projektlisten, der Möglichkeit, geschlossene Aufgaben wieder zu öffnen, Diskussionen (sogar über Aufgaben), Workflow-Verfolgung und Benachrichtigungen.

Manager können den Status eines Projekts überprüfen, Aufgaben weiterleiten, Berechtigungen für Aufgaben und Projekte prüfen und Zugriffsebenen zuweisen (Admin, Normal, Eingeschränkt). TaskQue kann auch in Slack integriert werden.

So erstellen Sie ein Projekt in TaskQue:

Unter dem Projektbereich in der linken Seitenleiste können Sie ein Projekt bearbeiten, schließen oder archivieren und die Zusammenfassung dazu (Statistik) anzeigen.

Pläne:

• Basic: Bis zu 10 Benutzer kostenlos (keine Gruppen in Warteschlangen erstellen, keine externen Benutzer einladen, maximal 5 MB Speicherplatz für Anhänge).

• Business: ($5/Benutzer/Monat) Weisen Sie Privilegien zu, erstellen Sie private Projekte, Gruppen und erweiterte Diskussionen.

TaskQue kommt mit:

• Vorteile: Supereinfacher sofortiger Einstieg mit allen grundlegenden Projektmanagementfunktionen.

• Nachteile: Die Arbeitsbelastungszuweisung kann zunächst etwas schwierig zu verstehen sein. Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, können Sie eine Arbeitsbelastung zuweisen, d. h. die maximale Anzahl von Aufgaben, die Sie übernehmen können. Das bedeutet, dass Sie keine neuen Aufgaben übernehmen können, solange Ihr „Teller“ voll ist.
  

Abschließende Gedanken: Der richtige Task-Manager ist das, was für Ihr Team funktioniert

Jeder Taskmanager entspricht einer Philosophie, auf der die Entwickler das Tool aufgebaut haben.

Das bedeutet, dass jeder Task-Manager die optimale Wahl für diejenigen mit spezifischen Anforderungen ist.

Wenn Sie sich beispielsweise auf das Schreiben konzentrieren, ist CoSpot Ihre erste Wahl. Wenn Sie ein vielseitiges Tool benötigen, um verschiedene Projekte (Software, E-Mail, soziale Medien usw.) zu verwalten, sind Asana, Todoist oder DropTask die bessere Wahl.

Auch wenn Ihr Team klein ist (weniger als fünf bis zehn Mitglieder), können Sie mit Tools wie Hitask, Asana und TaskQue kostenlos arbeiten.

Die richtigen Fragen lauten also:

• Wie geht Ihr Team große (und kleine) Projekte an?

• Arbeiten Sie in jeder Phase des Projekts zusammen oder machen Sie es eigenständig und fügen am Ende alles zusammen?

• Wie viele und welche Funktionen brauchen Sie wirklich?

Wenn Sie diese drei Fragen beantworten, erhalten Sie eine Anleitung zur Auswahl des richtigen Task-Managers.

Ein Online-Task-Manager hilft Ihnen und Ihrem Team, große Projekte in kleine Stücke zu unterteilen, wie das elefantengroße Programmierproblem, über das mein Professor in seinem Vortrag gesprochen hat.

Dies ist Ihr ultimatives Ziel, das der Task-Manager Ihrem Team hilft, es voranzubringen, bis Sie den Abschluss des Projekts erreichen, Sie und Ihr Team zusammen.

Es gibt keine Zeit – und kein Budget – für die ausgefallene Zusatzfunktion, von der Sie wissen, dass Ihr Team sie nicht nutzen wird.

Sie müssen dieses Monsterprojekt für sich gewinnen und die kleineren Bestien (Aufgaben oder Teilprojekte) zähmen.

Viel Glück!