Best Practices für Organigramme für aussagekräftige Organigramme

Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Beziehungen zwischen den Abteilungen, Funktionen und Personen einer Organisation. Es kann auch den Datenfluss, die Verantwortung und die Berichterstattung von unten nach oben oder von oben nach unten anzeigen. Seine Verwendung auf der ganzen Welt ist ein Beweis für seine Wirksamkeit. Im Folgenden finden Sie einige Regeln zum Zeichnen von Organigrammen und Best Practices für Organigramme, um Ihr Organigramm aussagekräftiger und nützlicher zu machen.

Teile und herrsche

Wenn Sie kein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sind, werden Organigramme definitiv komplex sein, mit möglicherweise vielen Wechselbeziehungen zwischen Abteilungen oder Funktionen.

Beispielsweise kann ein multinationales Unternehmen seine Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern/Märkten haben, die eine Vielzahl von Organisationsstrukturen haben (abhängig von der Marktsituation und den Arbeitsfunktionen), und das Unternehmen wird eine riesige und komplexe Organisationsstruktur haben.

Wenn Ihr Organigramm wie das obige zu groß und komplex wird, kann es in kleinere Diagramme aufgeteilt werden. Sie können es nach Abteilung, Projekt, Standort, Region usw. aufteilen.

Was auch immer es ist, das für andere in Ihrer Organisation Sinn macht. Dies erleichtert es dem Betrachter, die Verantwortlichkeiten oder die Erwartungen der einzelnen Abteilungen zu verstehen.

Durch die Aufteilung des Organigramms in kleine Diagramme wird es viel einfacher, den Fortschritt oder die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu überwachen. Damit die Arbeit leichter auf Arbeiter mit geringerer Belastung verteilt werden kann. Es macht es auch sehr einfacher, eine vergleichende Analyse einer Situation durchzuführen, so dass die Ressourcenzuweisung rationalisiert werden kann, um den Anforderungen verschiedener Situationen gerecht zu werden.

Organigramm-Software

Es gibt viele Organigramm-Software sowohl online als auch offline, die die Erstellung verschiedener Arten von Organigrammen erleichtern.

Wenn große Organisationen mehrere Organigramme haben, die ihre Untereinheiten abdecken, ist es wahrscheinlich schwierig, sie auf einen Blick zusammen zu studieren.

Bei einem Diagramm, das mehrere Seiten umfasst, kann es auch verwirrend sein, die Verbindungen zwischen den einzelnen im Diagramm angezeigten Entitäten auszuarbeiten. Mit Creately als Tool zum Erstellen von Organigrammen können Sie dieses Problem mithilfe der Funktion zum Verknüpfen von Diagrammen vermeiden. Dadurch können Betrachter des Diagramms die Verbindungen zwischen Diagrammen sehen, zwischen den verschiedenen Diagrammen navigieren und möglicherweise zu einzelnen Mitarbeiterprofilen wechseln.

Werfen Sie zum Beispiel einen Blick auf das folgende Organigramm. Es zeigt die oberste Hierarchie des Unternehmens. Klicken Sie nun auf das markierte Feld (das blaue CEO-Feld rechts) und Sie gelangen zu einem weiteren Organigramm, das diese Abteilung weiter aufschlüsselt. Sie können schnell zum ursprünglichen Diagramm zurückkehren, indem Sie auf die Pfeilschaltflächen in der unteren Symbolleiste klicken. Gehen Sie voran und versuchen Sie es selbst.

Creately bietet mehrere Organigramm-Rechtecke/-Formen, die Sie verwenden können, um Organisationsstrukturen effektiv zu zeichnen; Namens- und Positionsformen, die nur die grundlegenden Informationen wie den Namen und die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters enthalten, Nur-Namen-Formen, die nur den Namen des Mitarbeiters enthalten, Formen, in die Sie das Profilbild des Mitarbeiters einfügen können, usw. sind unter vielen andere Optionen.

Machen Sie sinnvolle Gruppierungen

Bei der Aufgliederung von Organigrammen in Unterdiagramme ist eine sinnvolle Gruppierung und Verknüpfung ein Muss, da der Zusammenhang der einzelnen Diagramme und der Ablauf für den Betrachter leicht verständlich sein sollten.

Eine sinnvolle Gruppierung erfolgt basierend darauf, wie Personen, Jobs, Funktionen oder Aktivitäten differenziert und aggregiert werden. Auch der Informationsfluss muss innerhalb jeder Gruppe optimiert, aber gleichzeitig klar von den anderen Gruppen abgegrenzt werden.

Strukturelle Verknüpfung

Die strukturelle Verknüpfung der Gruppen sollte mit einem Integrationsmechanismus erfolgen (z. B. Verbindungsrollen, abteilungsübergreifende Gruppen, Integratorenrollen oder Projekte und gepunktete Linien), um die Koordinierung und den Austausch von Informationen zwischen den Gruppen zu unterstützen, die es der Organisationsleitung ermöglichen, Anleitung zu geben und Leitung in der gesamten Organisation.

5 Arten von Organisationsstrukturen

1. Funktionale Organisationsstruktur

Die gebräuchlichste Struktur, die nach Funktionen oder Abteilungen organisiert ist. Zum Beispiel Finanzen, Marketing, Vertrieb usw. Geeignet für kleine oder einzelne programmatische Organisationen, die kein großes geografisches Gebiet verwalten müssen.

Vorteile dieses Modells sind;

• Entwickelt tiefgreifende Fähigkeiten in einer bestimmten Funktion oder Abteilung (die meisten Jobs sind funktionaler Natur)
• Fördert funktionale Innovation, Skalierung und niedrigere Kosten
• Ist einfach durchzuführen und für jede Abteilung leicht, ihre Kernaufgaben zu verstehen und sie zur Rechenschaft zu ziehen

2. Geografische Organisationsstruktur

Diese Struktur ist um die wichtigsten Regionen herum organisiert. Geeignet für große Unternehmen mit mehreren Programmen, die sich oft von Land zu Land unterscheiden, wo lokale Unterschiede entscheidend für den Erfolg sind (z. B. Regulierung, Mittelbeschaffung, Wirtschaft).

Vorteile dieses Modells sind;

• Stellt die Ressourcen zur Verfügung, die benötigt werden, um innerhalb einer Geographie erfolgreich zu sein
• Ermöglicht eine stärkere Anpassung von Programmen oder Diensten nach Region
• Ermöglicht einen klaren Fokus mit Rechenschaftspflicht für Ergebnisse nach Geographie
• Ermöglicht den Fokus auf geografische Finanzierungsquellen

3. Organisationsstruktur des Programms

Diese Struktur ist um Großprojekte herum organisiert. Geeignet für Multi-Service-Organisationen und Stiftungen, die Programme haben, die sehr unterschiedlich sind (z. B. verschiedene Kunden, Wirtschaft usw.) und bei denen die Ressourcen und Fähigkeiten, die für den Erfolg eines Programms erforderlich sind, ebenfalls sehr unterschiedlich sind. Die Faktoren für jedes Programm sind jedoch in allen Regionen ähnlich.

Vorteile dieses Modells sind;

• Fördert ein tiefes Verständnis innerhalb eines bestimmten Programmbereichs und kann Programminnovationen fördern
• Stellt die Ressourcen zur Verfügung, die für den Erfolg innerhalb eines Programms erforderlich sind
• Ermöglicht einen klaren Fokus mit Verantwortlichkeit für die Programmergebnisse
• Ermöglicht die Fokussierung auf oft programmorientierte Finanzierungsquellen

4. Kunden- /Marktorganisationsstruktur

Diese Struktur ist um Kunden/Klienten herum organisiert, die von der Organisation bedient werden. Es eignet sich für Unternehmen mit sehr unterschiedlichen Kunden, die unterschiedliche Serviceanforderungen haben (was zu unterschiedlichen angebotenen Programmen führt).

Vorteile dieses Modells sind;

• Konzentriert sich auf den Kunden und ermöglicht daher die Entwicklung von Programmen, die auf die Bedürfnisse einer Bevölkerung zugeschnitten sind, und die Fähigkeit, „Ergebnisse“ zu erzielen.
• Ermöglicht einen klaren Fokus mit Verantwortlichkeit für die Ergebnisse nach Kundengruppe
• Ermöglicht eine klare Fokussierung auf die wichtigsten Kunden und/oder Märkte

5. Matrix-Organisationsstruktur

Dies ist eine Struktur, die organisiert ist, um mehrere Dimensionen zu verwalten, z. B. Programm und Geografie. Aufgrund der schwierigen Handhabung wird die Verwendung dieses Modells NICHT empfohlen.

Vorteile dieses Modells sind;

• Befähigt die Organisation, (zumindest theoretisch) mehrere Organisationsdimensionen gleichzeitig zu verwalten

Einige dieser Typen finden Sie in unseren Beispielen für Organigramme.

Strukturreferenzen: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Meldepfad/Hierarchie löschen

Beim Zeichnen eines Organigramms, das die Organisationshierarchie angibt, müssen klare Berichtspfade hervorgehoben werden, damit der Betrachter/Mitarbeiter ein klares Verständnis der Berichtsstruktur bekommt, der er/sie folgen sollte. Eine zu verwendende Methode wäre die Verwendung einer Farbcodierung oder visueller Warteschlangen, um den Berichtspfad anzuzeigen. Wenn es um Matrix-Organigramme geht, bei denen die Berichtsbeziehungen als Raster oder Matrix und nicht in der traditionellen Hierarchie eingerichtet sind, ist die Angabe eines klaren Berichtspfads entscheidend für den Erfolg des Betriebs der Organisation.

Unten sehen Sie ein gutes Beispiel für ein unkonventionelles Organigramm einer flachen (team-/funktionsbasierten) Organisation.

Was sind Ihre Best Practices für Organigramme?

Ich hoffe, Sie fanden diesen Artikel über Best Practices für Organisationsstrukturen hilfreich und haben Ihnen geholfen, viel effektivere Organigramme zu erstellen. Dies sind einige der Best Practices für Organigramme, denen wir in Cinergix folgen. Was sind deine? Lass es uns unbedingt in den Kommentaren wissen.