Außendienst: Alles, was Ihr Unternehmen im Jahr 2023 wissen muss

Veröffentlicht: 2023-03-14

Shane Barker ist ein Berater für digitales Marketing, der sich auf Influencer-Marketing, Content-Marketing und SEO spezialisiert hat. Er ist außerdem Mitbegründer und CEO von Content Solutions, einer Agentur für digitales Marketing. Er hat sich mit Fortune-500-Unternehmen, Influencern mit digitalen Produkten und mehreren Prominenten der A-Liste beraten.

E-Mail-Tropfkampagnen, automatisierte Kommunikation, Telefonkonferenzen und Telefongespräche sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufspuzzles. Aber trotz all unserer verkaufstechnischen Fortschritte können wir einige der bewährten Verkaufsprozesse, auf die sich Unternehmen seit Jahrzehnten verlassen, nicht loslassen.

Der Außendienst kann nämlich immer noch sehr effektiv sein, um neue Interessenten zu werben und mehr Geschäfte abzuschließen. Vertriebsprofis gedeihen durch persönliche Interaktionen. Sie bieten die Möglichkeit, echte, dauerhafte Verbindungen zu Kunden aufzubauen. Diese menschliche Komponente ist für den Verkaufsprozess unerlässlich und fehlt in vielen Verkaufsgesprächen.

Aber was ist eine Außendienststrategie? Was sind die Vor- und Nachteile eines externen Vertriebsmodells für Ihr Unternehmen? Wie kann Ihr Team eine Außendienststrategie entwickeln? In diesem Artikel beantworten wir all diese Fragen und mehr.

Was ist Außendienst?

Wenn wir über Außendienst sprechen, beziehen wir uns auf eine Vertriebsstrategie, die den Vertriebsmitarbeiter außerhalb des Büros führt, um sich mit Interessenten von Angesicht zu Angesicht zu treffen. Das bedeutet, Besuche in Büros zu machen, potenzielle Kunden zum Mittagessen einzuladen, persönliche Treffen zu vereinbaren, im öffentlichen Raum nach Kunden zu suchen und jede andere Art von persönlicher Interaktion in der realen Welt.

Ein Außendienstmitarbeiter wird auch Außendienstmitarbeiter oder Handelsreisender genannt. Während sie ein Büro oder eine Heimbasis haben, verbringen sie ihre Tage normalerweise unterwegs, reisen, um neue Interessenten zu finden, stellen sich potenziellen Kunden vor und treffen sich mit bestehenden Kunden, um ihre Zufriedenheit sicherzustellen, während sie nach Upselling-Möglichkeiten suchen.

Außendienstmitarbeiter sind in der Regel Selbststarter, die die Verantwortung für autonomes Arbeiten übernehmen können. Sie planen ihre Routen, sind ausgezeichnete Gesprächspartner und erhalten in der Regel Empfehlungen von zufriedenen Kunden.

Vor- und Nachteile eines Außendienstteams

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein externes Vertriebsteam Ihrem Unternehmen zugute kommen würde, prüfen Sie die verschiedenen Vor- und Nachteile dieser Vertriebsstrategie und wägen Sie sie gegeneinander ab.

Profis im Außendienst

Schließen Sie mehr Geschäfte ab: Laut einem Bericht von HubSpot haben Außendienstteams eine um 30,2 % höhere Abschlussrate als ihre Kollegen im Innendienst.

Bauen Sie persönliche Beziehungen zu Interessenten auf: Außendienstteams können leichter bedeutungsvolle, vertrauensvolle Beziehungen zu Kunden aufbauen. Das liegt daran, dass sie draußen im Feld sind und diese Leute von Angesicht zu Angesicht treffen, ihnen die Hände schütteln und ihnen in die Augen sehen. Dies ist eine viel sinnvollere und persönlichere Verbindung als die einfache Korrespondenz per Telefon oder E-Mail.

Bieten Sie potenziellen Kunden Vergünstigungen an: Außendienstteams haben in der Regel mehr Flexibilität bei der Ansprache potenzieller Kunden und den ihnen angebotenen Vergünstigungen. Beispielsweise ist es typisch für Außendienstmitarbeiter von Pharmaunternehmen, Mittagessen für eine Arztpraxis zu kaufen oder Ärzte in Restaurants einzuladen, um ihnen eine kostenlose Mahlzeit anzubieten und ihnen die Möglichkeit zu geben, Produkte vorzustellen.

Mehr Engagement: Außendienstmitarbeiter erhalten in der Regel mehr Engagement von potenziellen Kunden, weil sie in der Welt unterwegs sind und sie persönlich treffen. Infolgedessen erhalten externe Teams 25 % mehr Anrufe und 50 % mehr E-Mail-Aktivitäten als Vertriebsmitarbeiter im Innendienst, was Interessenten leicht ignorieren können.

Mehr Freiräume für Außendienstmitarbeiter: Der Außendienst zieht eine bestimmte Persönlichkeit an. Typischerweise zeichnen sich in diesem Bereich hungrige, selbstmotivierte Draufgänger aus, die von der Freiheit von der Aufsicht des Managements leben. Sie können ihre eigenen Routen planen, für einen Kaffee oder ein Mittagessen anhalten, wann immer sie möchten, und ihre Leads nach Belieben ausführen, solange sie Ergebnisse liefern.

Außendienst Nachteile

Reisekosten: Da Außendienstmitarbeiter in der Regel täglich unterwegs sind, muss Ihr Unternehmen für deren Reisekosten aufkommen. Das bedeutet, dass sie zusätzlich zu ihrem Grundgehalt und ihren Provisionen zusätzliche Zahlungen für Benzin, Mautgebühren und Fahrzeugwartung leisten müssen.

Burnout-Prognose: Der Außendienst kann ein hartes Stück Arbeit sein. Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen motiviert sein und sich daran gewöhnen, dass ihnen Türen vor der Nase zugeschlagen werden. Es kann Tag für Tag ein entmutigendes Leben sein, und Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie eine hohe Fluktuationsrate erleben, bis Sie das richtige Team gefunden haben.

Mehr Freiheit für Vertriebsmitarbeiter: Ja, das ist sowohl ein Pro als auch ein Contra. Mit mehr Aufsichtsfreiheit schenken Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern viel Vertrauen. Wenn sie sagen, dass sie potenzielle Kunden besuchen, könnten sie in einem Café sitzen oder nach Hause gehen, um Videospiele zu spielen. Diese Probleme sprudeln schließlich an die Oberfläche, wenn die Verkaufszahlen zu sinken beginnen. Deshalb ist es entscheidend, den richtigen Selbststarter für Ihr Außendienstteam zu finden.

Wie entwickelt man eine Außendienststrategie?

Nachdem Sie nun verstanden haben, was eine Außendienststrategie ist, lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie einen Erfolgsplan entwickeln können, der Ihren Umsatz zu neuen Höhen führt.

#1. Erstellen Sie ein ideales Kundenprofil (ICP)

Bevor Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter in die Welt hinausschicken, müssen sowohl sie als auch Sie verstehen, an wen Sie vermarkten. Der Außendienst kann ein langer und zermürbender Arbeitstag sein, daher möchten Sie nicht, dass Ihr Team Zeit damit verschwendet, sich an Personen zu wenden, die Ihre Dienstleistungen nicht benötigen oder sich diese nicht leisten können.

Deshalb sollten Sie sich ein ideales Kundenprofil, auch ICP oder Buyer Persona genannt, erarbeiten.

Ein Beispiel für Buyer Persona von NetHunt

Das datengesteuerte ICP beschreibt, an wen Sie verkaufen, basierend auf Schlüsselkriterien wie:

Alter
Geschlecht
Beruf
Einkommen
Budget
Interessen
Schmerzstellen
Schließungshindernisse
Und vieles mehr

Möglicherweise haben Sie viele ideale Kundenprofile für verschiedene Zielgruppensegmente. Wenn Sie B2B verkaufen, listen Sie im Rahmen Ihres ICP auf, welche Arten von Unternehmen Sie erreichen möchten, zusammen mit den Entscheidungsträgern in diesen Unternehmen.

Diese Informationen sollten auf der Grundlage von demografischen Untersuchungen zusammengestellt werden, die von Marketingfachleuten durchgeführt wurden.

#2. Prospekt mit ICP-Daten

Sobald Sie Ihr ideales Kundenprofil haben, müssen Sie die dort beschriebenen Daten für Initiativen zur Neukundengewinnung verwenden.

Anstatt einfach zu Geschäften zu gehen, an Türen zu klopfen und zu versuchen, blind an Sekretärinnen vorbeizukommen, um sich mit Entscheidungsträgern zu treffen, sollten Ihre Vertriebsmitarbeiter jeden potenziellen Kunden recherchieren, bevor sie versuchen, sich mit ihnen zu treffen.

#3. Definieren Sie tägliche, wöchentliche und monatliche Verkaufsaktivitäten

Die Aufschlüsselung der Außenumsatzziele in tägliche, wöchentliche und monatliche Ziele kann Ihnen dabei helfen, schnell festzustellen, wenn ein Problem vorliegt, und es schnell anzugehen, um die Dinge wieder in Gang zu bringen.

Angenommen, Ihr Vertriebsmitarbeiter hat ein monatliches Verkaufskontingent von 6.000 US-Dollar .Um das zu erreichen, müssten sie sechs Verkäufe zu je 1.000 US-Dollar tätigen.

Sie sollten eine gute Vorstellung davon haben, wie viele neue Interessenten und Meetings es braucht, um so viele Deals in 30 Tagen abzuschließen. Um diese magische Zahl zu erreichen, setzen Sie sich tägliche und wöchentliche Ziele.

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter im Außendienst unterwegs sind, wissen sie normalerweise, wie viele Standorte sie besuchen müssen, um neue Kontakte zu knüpfen. Natürlich treffen Vertriebsmitarbeiter bei Außendienstmitarbeitern normalerweise auf Torwächter wie Sekretärinnen und Sicherheitskräfte, die ihnen den Zugang zu einem Entscheidungsträger verweigern. Hindernisse wie diese sollten bei der Planung realistischer Ziele berücksichtigt werden.

Angenommen, Sie möchten, dass Ihre Vertriebsmitarbeiterzwei neue solide Leads pro Tag und 10 pro Wochegenerieren .

Ihr Vertriebsmitarbeiter versteht, dass er im Durchschnitt an fünf verschiedenen Orten anrufen muss, um einen neuen Lead zu generieren.

Das heißt, um die magische Zahl zu erreichen, sollten sie danach streben, jeden Tag zu zehn neuen Orten zu reisen.

Wenn Sie einen Tag haben, an dem Ihr Vertriebsmitarbeiter ohne neue Leads zurückkommt, wissen Sie, dass Coaching stattfinden muss, um diesen Fortschritt auszugleichen und wieder auf Kurs zu kommen, um diese 10 für die Woche zu erhalten.

Wenn sie 10 neue Standorte pro Tag besuchen und diese beiden Leads immer noch nicht bekommen, dann nehmen Sie an einem Verkaufsrollenspiel mit ihnen teil. Spielen Sie die Rolle des Pförtners und versuchen Sie, Ihrem Vertreter den Zutritt zu verweigern. Sehen Sie, wie sie reagieren, und versuchen Sie, den Einwand zu überwinden. Finden Sie heraus, wo es Löcher in ihrem Ansatz gibt, und arbeiten Sie daran, sie zu stopfen.

Verwenden Sie die Aufgabenverwaltungsfunktion von NetHunt CRM, um die spezifischen täglichen, wöchentlichen und monatlichen Ziele Ihrer Vertriebsmitarbeiter zu personalisieren und sicherzustellen, dass sie pünktlich abgeschlossen werden:

#4. Vertriebsgebiete zuweisen (strategisch)

Sie möchten nicht, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter übereinander stolpern oder dieselben Interessenten ansprechen. Dies kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen in den Augen von Interessenten, die gerade drei Erstkontakte von drei Ihrer Vertriebsmitarbeiter an einem Tag erhalten haben, unprofessionell oder desorganisiert wirkt.

Sie sollten eine Karte an der Wand in Ihrem Büro haben, die in Gebiete unterteilt ist, die jedem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen sind. Teilen Sie diese Gebiete basierend auf der Anzahl der Möglichkeiten an jedem Standort strategisch auf. Geben Sie Ihren leistungsstärksten Vertriebsmitarbeitern die größeren, profitableren Gebiete, um den Erfolg sicherzustellen.

Alternativ können Sie ein CRM-System wie NetHunt CRM verwenden, um Leads automatisch automatisch an Ihre Vertriebsmitarbeiter zu verteilen, mit einer zusätzlichen „Wenn“-Bedingung, in ein bestimmtes Gebiet, beispielsweise eine Branche, zu passen.

Wie das funktionieren würde, ist …

Wenn Frank der dem Kohlebergbau zugeordnete Handelsvertreter ist, werden ihm Datensätze mit Kohlebergbau als Daten im Feld „Branche“ automatisch zugeordnet, es sei denn, er wurde zuvor einem anderen Handelsvertreter zugeordnet.

#5. Planen Sie intelligentere Verkaufsrouten

Behalten Sie die Logik im Hinterkopf, wenn Sie Vertriebsmitarbeitern helfen, ihre täglichen Routen zu planen. Sie möchten nicht, dass sie zu einem Ort gehen, um zum nächsten Termin quer durch die Stadt zu fahren und dann quer durch die Stadt zum nächsten Termin zurückfahren. Sie sollten in der Lage sein, für jedes Teammitglied einen einfachen und direkten Weg zu finden.

#6. Automatisieren Sie langwierige Verkaufsaufgaben

Sie möchten nicht, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter im Büro E-Mail-Kampagnen erstellen und die Kommunikation personalisieren. Wenn sie zu viel Zeit mit Verwaltungsarbeit verbringen, verkaufen sie nicht. Tools wie CRMs und E-Mail-Marketing-Plattformen können viele dieser Aufgaben automatisieren.

Die Personalisierung Ihrer Interessentenkommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg, aber das kann ohne Automatisierungssoftware viel Zeit in Anspruch nehmen.

Erwägen Sie den Einsatz von KI-gestützten Tools, um hochwertige Verkaufstexte zu erstellen, mit denen Sie kommunizieren und auf Leads zugreifen können. Selbst mit einem begrenzten Budget können Sie Angebote und Rabatte für verschiedene Copywriting-Tools finden, indem Sie nach Jasper-Gutscheinen, copy.ai-Gutscheinen, Writesonic-Gutscheinen und mehr suchen.

Mit der Hilfe von NetHunt CRM können Sie Aufgaben automatisieren wie…

Erstkontakt zu neu generierten Leads
E-Mail-Kampagnen
Erstellung von Kundenkarten aus bestimmten Quellen wie Social Media oder Webformularen
Lead-Verteilung
Aufgabenerstellung
Aktualisieren verwandter Datensätze

#7. Verfolgen Sie die Leistung der Verkaufsaktivitäten

Stellen Sie sicher, dass Sie sich immer auf die Teamleistung konzentrieren und sich regelmäßig mit Ihren Vertriebsmitarbeitern treffen, um ihre Zahlen anzusprechen und gegebenenfalls Kritik zu äußern. Es ist nie eine schlechte Sache, eine neue Strategie zu entwickeln, wenn etwas nicht funktioniert.

Sie können Ihr CRM verwenden, um wichtige Verkaufsmetriken für jedes Teammitglied direkt von Ihrem Dashboard aus zu verfolgen und es so einzustellen, dass es Sie benachrichtigt, wenn Vertriebsmitarbeiter Ziele verfehlen.

Einige spezifische KPIs, die Außendienstleiter in ihren Verkaufsberichten nachverfolgen sollten, sind:

Rate neuer Kontakte
Durchschnittliche Transaktionsgröße
Schlusskurs
Chancen-zu-Gewinn-Verhältnis
Anzahl neuer Möglichkeiten
Aktuelle Kundenbindung
Anzahl der Präsentationen

Steigern Sie die Produktivität Ihres Außendienstteams mit Vertriebscoaching

Selbst die besten Vertriebsmitarbeiter haben von Zeit zu Zeit Probleme. Aus diesem Grund muss Ihr Vertriebsleitungsteam zur Verfügung stehen, um die Produktivität durch Coaching-Sitzungen zu verbessern.

Sprechen Sie darüber, was funktioniert, was nicht und wie jeder Vertriebsmitarbeiter seine Zahlen im folgenden Monat verbessern kann.

Vielleicht müssen sie ihre Route oder ihr Gebiet neu kartieren, oder ihre Stellplätze haben ein Problem.

Indem Sie ihren Fortschritt untersuchen und an Verkaufsrollenspielen teilnehmen, können Sie Ihrem Team umsetzbare Ratschläge geben, um es auf Kurs zu bringen, während es unterwegs ist.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die richtigen Tools verfügt, um im Außendienst erfolgreich zu sein

Ihre Teammitglieder brauchen die richtigen Tools, um als Außendienstmitarbeiter erfolgreich zu sein. Dies umfasst sowohl Software als auch Hardware.

Da sie den ganzen Tag unterwegs sind, sollten Sie Ihren Außendienstmitarbeitern einen Laptop, ein Tablet und ein Smartphone zur Verfügung stellen. Auf diese Weise können sie unterwegs Daten eingeben und ihren Fortschritt verfolgen. Es kann auch dazu beitragen, kostspielige Verwaltungszeiten im Büro zu vermeiden.

Natürlich ist Ihr CRM der größte Vorteil für das Vertriebsteam, insbesondere wenn Ihres neben der Desktop-Version auch eine mobile App anbietet.

Mit dieser Software können sie ihre täglichen Aufgaben, Follow-ups, Upselling- oder Cross-Selling-Möglichkeiten, Kundennotizen und mehr verfolgen.

Ein Beispiel für einen Kundendatensatz in NetHunt CRM

CDPs (Kundendatenplattformen) wie Segment können eine große Bereicherung für Ihr Vertriebsteam sein, da sie ihnen ein vollständiges Profil der Leads liefern und es ihnen ermöglichen, Entscheidungen zu treffen, die mit größerer Wahrscheinlichkeit zum Abschluss von Leads führen. Wenn Segment nicht das Richtige für Sie ist, gibt es zahlreiche Alternativen zu Segment, die die Anforderungen Ihres Vertriebsteams erfüllen können.

Natürlich sollten auch die Tools Ihres Vertriebsteams und Ihrer Kunden sicher sein. Ein wichtiges Thema, auf das sich jedes Unternehmen konzentrieren sollte, ist die Cybersicherheit. Ihr Unternehmen sollte Cyber-Sicherheitsregeln für Vertriebsmitarbeiter entwickeln, wie z. B. die Verwendung eines VPN oder der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sie können auch Informationsressourcen bereitstellen, die Ihr Vertriebsteam verwenden kann, um die Ängste der Kunden auszuräumen. Beispielsweise sollten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Ihre Website und Verträge Besuchern und Benutzern ein sicheres Gefühl geben. In diesem Fall kann Ihnen ein AGB-Generator helfen, Zeit, Energie und finanzielle Ressourcen zu sparen.

Schließlich können Sie bei der Suche nach einem leistungsstarken Außendienstteam auf Herausforderungen stoßen, mit denen Sie bisher nicht rechnen mussten. Ein externes Team kann von überall auf der Welt arbeiten. HRIS-Software ist ein wesentlicher Vorteil bei der Verwaltung von Personaldaten, Gehaltsabrechnung, Einarbeitung und Schulung für ein externes Team. Die richtige Software vereinfacht die vielen Herausforderungen eines Teams, das von verschiedenen Standorten aus arbeitet.

Schlüssel zur Einstellung eines leistungsstarken Außendienstteams

Bei der Einstellung leistungsstarker Außendienstmitarbeiter gibt es einige Eigenschaften, auf die Sie besonders achten sollten, darunter:

Selbststarter
Zeiteinteilung
Verkaufserfahrung
Sympathisch
Keine Angst vor Ablehnung
Zum Erfolg getrieben
Selbstbewusstsein
Ruhe unter Druck
Sanfte Beharrlichkeit
Ein Verständnis für Ihre Branche
Literarisch mit Technik umgehen
Trainierbar
Ergebnisorientiert

Denken Sie jedoch daran! Ganz gleich, wie großartig Ihr neuer Vertriebsmitarbeiter ist, es ist wichtig, ihm ein angemessenes Onboarding zu bieten, wenn Sie möchten, dass er gute Leistungen erbringt.

Ihr Außendienstteam benötigt die richtigen Tools, Ressourcen, Richtlinien und Prozesse, um in diesem Jahr mehr Geschäfte abzuschließen

Der Außendienst kann ein echter Wendepunkt für Ihr Unternehmen sein, erfordert aber auch viel harte Arbeit und viele Teile, die sich zusammenbewegen. Um sicherzustellen, dass Ihr Außendienst erfolgreich ist, denken Sie daran, klar umrissene Richtlinien und Prozesse sowie die richtigen Ressourcen und Tools für den Erfolg zu haben.

Und denken Sie daran, dass der Außendienst nur ein Teil einer abgerundeten Omni-Channel-Marketingstrategie ist.

Sie sollten außerhalb suchen, aber auch daran arbeiten, potenzielle Kunden über Ihre Website, Ihr E-Mail-Marketing und Ihre Social-Media-Plattformen anzuziehen, die alle dieselbe Botschaft vermitteln müssen.

Um all diese Kommunikation organisiert und zentralisiert zu halten, ist es am besten, ein CRM zu wählen, das E-Mail-Marketing-Funktionen bietet, sich in soziale Medien wie Instagram und LinkedIn integriert, eine direkte Integration mit VoIP-Telefonie und Messengern bietet usw.

Dann hat Ihr Außendienstteam einen einzigen Ort, um seine Leads, Kunden und Fortschritte im Auge zu behalten.

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