Spielbuch | Ein Leitfaden für Gründer zum Aufbau einer internen Covid-19-Task Force

In dieser Zeit von Covid-19 sind Mitarbeiter und Familien zutiefst betroffen. Es gibt einen großen Mangel und Anfragen für:

• Krankenhausbetten, Sauerstoffbetten und Intensivbetten
• Sauerstoff
• Medikamente (Remdesivir und andere)
• RT/PCR-Kits
• Zusätzlich mit Sauerstoff ausgestattete Krankenwagen etc

In diesem Playbook habe ich versucht, wichtige Aktionspunkte sowie Schritte zusammenzustellen, die von Gründern/Arbeitgebern unternommen werden könnten, um eine interne Covid-19-Taskforce aufzubauen, um ihren Mitarbeitern in dieser zweiten Welle von Covid-19 zu helfen. Zu den Schlüsselkomponenten gehören:

1. Eine Gruppe von Leuten, die sich der Unterstützung des Teams verschrieben haben, dh eine Task Force
2. Eine WhatsApp-Gruppe, die rund um die Uhr für Kommunikation, Informationen, Hilferufe usw. verwendet wird.

Warum dieses Playbook?

• Dieses Playbook basiert auf unserer (Cleartax) Erfahrung (Organisation mit 900 Mitarbeitern) und anderen Startups und Unternehmen ähnlicher Größe
• Die Task Force und das Playbook haben einen erheblichen Wert geschaffen, indem sie Familien in Not in Zeiten der Not geholfen und die Reaktionszeiten verkürzt haben.
• Das Ziel der Task Force und der WhatsApp-Gruppe ist es, den Mitarbeitern so schnell wie möglich Stammeswissen, Best Practices für die Stadt/Region und die neuesten Informationen zur Verfügung zu stellen.

1. Wer sollte alle Teil der Covid-19 Task Force sein?

• Leiter Admin (Vollzeit)
• Personalleiter (Teilzeit)
• Leiter Finanzen (Teilzeit)
• Das gesamte Verwaltungsteam und einige Vollzeit-Freiwillige aus der Organisation, die weder direkt noch indirekt von covid19 betroffen sind
• Führungskräfte des Unternehmens sollten sich der Task Force anschließen

Wir haben festgestellt, dass der ideale Leiter der Task Force der Leiter der Verwaltung ist (Vollzeit ist ein Muss).

2. WhatsApp-Gruppe aktivieren

• Der erste Schritt besteht darin, eine WhatsApp-Gruppe aufzubauen, in der Sie Personen hinzufügen müssen, die Teil der Covid-19-Task Force sowie Mitarbeiter sind.

  Wenn Ihre Organisation sehr groß ist und eine WhatsApp-Gruppe nicht funktioniert:

1. 1. Ursprünglich dachten wir daran, eine riesige Telegrammgruppe zu erstellen. Wir haben jedoch festgestellt, dass sehr große Gruppen schwer zu verwalten sind.
   2. Das Limit von 250 ist eine gute Sache, erstellen Sie mehr Gruppen als eine riesige Telegrammgruppe
   3. Regionale Gruppen (Delhi NCR / Bengaluru / usw.) sind eine gute Idee, da die Ressourcen spezifisch für eine lokale Stadt / Region sind.

Zu der Gruppe gesellen sich Mitarbeiter, die von Covid-19 betroffen sind, sowie barmherzige Samariter in der Organisation

• Rechtzeitige Bereitstellung von Informationen und Ressourcen zu Betten und Medikamenten

• • Das Ziel der Task Force und der WhatApp-Gruppe ist es, den Mitarbeitern so schnell wie möglich Stammeswissen, Best Practices für die Stadt/Region und die neuesten Informationen zur Verfügung zu stellen.
  • Mehrere Mitarbeiter in einer Region suchen nach Ressourcen, wenn sie etwas finden, das sie der Gruppe mitteilen.
  • Wenn eine veraltete Ressource in der Gruppe geteilt wird, wird ein anderer Mitarbeiter, der kürzlich einen Lagerbestand bestätigt hat, andere Mitarbeiter schnell davon abhalten, Zeit zu verschwenden. Was meine ich mit Best Practices für die Stadt?
  • Jede Stadt hat im Mangelszenario eine lokale Dynamik. Die Playbooks ändern sich Tag für Tag, Minute für Minute, Ort für Ort. Bis jemand das Playbook dokumentieren kann, ist es veraltet.
  • Dies ist ein Spiel um Stammeswissen und schnellen Informationsaustausch.
  • Zum Beispiel: Im Fall von Bengaluru hat die Stadtverwaltung kürzlich ihre Politik geändert. 50 % aller Betten werden zentral über das Gemeinde-Callcenter vergeben. Sie benötigen positive RT/PCR- und SPO2-Werte und eine Reihe spezifischer Informationen.
    1. Wenn der Mitarbeiter all diese Daten bereitstellt, kommt er in die Warteschlange für die Betten.
    2. Für die anderen 50 % der Betten müssen sie weiterhin Krankenhäuser direkt anrufen.
    3. Die Task Force hat tiefe Klarheit darüber, welches Playbook funktioniert, welches Playbook nicht mehr funktioniert. Das spart allen Beteiligten wertvolle Zeit.
    4. Die Task Force hat Telefonnummern validiert, wo man WhatsApp und wo man anrufen kann.

Die Gruppe ist eine mächtige Einheit. Sie werden schnell zu einer Naturgewalt, die Hilfe leistet.

• • • • Überall herrscht tiefe Trauer: Ehrenamtliche in der Gruppe spenden den Betroffenen Trost, Hilfe, Zeit und Ressourcen.
      • Jeder geht über die Pflicht, um zu helfen, egal was passiert.
      • Die Gruppe macht viel Jugaad und versucht, innerhalb ihres Einflussbereichs Referenznetzwerke zu erreichen.
        • Menschen in der Gruppe treffen auf ihre Referenznetzwerke und versuchen, auf irgendeine Weise Einfluss zu nehmen, um Hilfe für die Betroffenen zu erhalten.
        • Über diesen Punkt habe ich fast Angst, darüber zu schreiben (Privilegienbedenken). Hier gibt es moralische Dilemmata, die ich nicht ansprechen kann. Aber das ist die Grundrealität.

3. Hauptaktionspunkte

• Upstream-Bemühungen (in frühen Phasen)
  • Covid-Leitfaden von Dr. Ravi Malik:
    • Englisch | Pdf
    • Hindi | Pdf
    • Kannada | Pdf
  • Wichtige Zeiteinsparungen:
    • Laborbindungen für schnelle RT/PCR-Tests
    • Telekonsultation von Ärzten
  • Essens-/ Dabba -Verbindungen, wenn primäre Bezugspersonen krank sind
• Nachgelagerte Bemühungen
  • Validierte Kontaktlisten von Apotheken
  • Validierte Kontaktlisten von Krankenhäusern
  • Validierte Kontaktlisten von O2-Lieferanten
  • Validierte Kontaktlisten von Krankenwagenanbietern

4. Vorlagen zur Pflege von Informationen

5. Fragen, die Sie haben könnten!

F: Es gibt einen großen Mangel auf Länderebene und ein Systemversagen. Was kann die Task Force Covid-19 tun?

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A: Die Task Force wird Wunder bewirken. Es hat mich positiv überrascht. Wir Menschen kommen in Krisenzeiten sehr kraftvoll zusammen und finden irgendwie Lösungen. Sie werden überrascht sein, wie viel die Task Force erreichen wird. Oft wird es keine Antworten geben, aber alle werden dran bleiben.

F: Wie viel Zeit sollte man dafür aufwenden?

A: Ein paar Vollzeit-Freiwillige sind entscheidend. Stellen Sie sicher, dass die Freiwilligen und ihre Familien gesund sind. Bieten Sie jedem, der von covid19 betroffen ist, eine Rotation an.

F: Mitarbeiter wenden sich nicht nur an ihre Familien, sondern auch an Freunde, weit entfernte Familien usw. Wie soll man darüber nachdenken?

A: Dies ist kein Problem. Helfen Sie einfach mit.

6. Gedanken aus dem Ökosystem

• Die Grundrealität ist, dass ein Mitarbeiter, wenn er sich in einem Notfall befindet und in Panik gerät, mit einer Person sprechen muss, die eine Lösung anbieten kann, und ihn nicht an eine andere Nummer, einen anderen Standort oder eine andere Gruppe umleiten muss. Wir haben eine 24×7-Hotline eingerichtet, die mit freiwilligen Mitarbeitern der Personalabteilung besetzt ist, die mit Echtzeitinformationen über die Verfügbarkeit von Ressourcen, Betten, Sauerstoff, Krankengeschichte usw. ausgestattet sind, die von Verwaltungsmitarbeitern vor Ort aktualisiert werden. Wir betrachten auch Realitäten wie finanzielle Unterstützung und das Bewusstsein für Leistungen wie Versicherungen usw., daher wurde eine Ressourcenseite erstellt. Impfaktionen, Auszeiten für Hausmeister und Selbstversorgung, Zugang zu finanzieller Nothilfe können ebenfalls mobilisiert werden, was für uns gut funktioniert hat. Wir haben auch Impfurlaub eingeführt, um die Mitarbeiter zu ermutigen, sich auszuruhen / Nebenwirkungen nicht zu ignorieren. Auch auf diese Weise können sie sich an einem Wochentag impfen lassen und nicht auf ein Wochenende verschieben.
• Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das psychische Wohlbefinden und das körperliche Wohlbefinden. Deshalb haben wir einen Wellness-Partner mobilisiert, der sich um medizinische Beratung für Menschen mit Beschwerden kümmert und Beratungsgespräche für Menschen anbietet, die Anzeichen von Stress, Anspannung oder einfach nur überfordert fühlen. Wir haben dies auch für die Familie des Mitarbeiters erweitert: 24*7-Beratungsunterstützung, Meditations-App usw.
• Wir empfehlen außerdem den Abschluss einer speziellen COVID-Versicherung. Dies ist eine gute Ergänzung für Ihre bestehende Medi-Claim-Richtlinie und hilft auch bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern + Angehörigen, die sich in häuslicher Quarantäne befinden. Suchen Sie nach einer Police, die es Ihnen ermöglicht, die Versicherungssumme sowohl für den Krankenhausaufenthalt als auch für die Deckung der häuslichen Quarantäne zu verwenden. Einige Versicherer, die solche Produkte anbieten, sind GoDigit und New India.
• Der Fokus der Freiwilligen, die in der Task Force arbeiten, sollte auf der Lösung liegen, nicht auf dem Abschluss des Problems.

Danke an Nishant Gupta (BCG), Khushboo (Zest) für die Durchsicht der Entwürfe und das Feedback.

Ich möchte unserem Admin-Leiter Jayesh dafür danken, dass er konsequent alles daran gesetzt hat, unseren Mitarbeitern zu helfen.