Best Practices für die Automatisierung von HR-Prozessen in allen Branchen

Ihre Mitarbeiter kümmern sich um Ihre Organisation, während sich Ihr HR-Team um Ihre Mitarbeiter kümmert.

Für den reibungslosen Ablauf einer Organisation investiert Ihr HR-Team viel Mühe, manuelle Arbeit, Zeit und andere Ressourcen. Was wäre, wenn Sie ihnen ein wenig Last abnehmen und bestimmte HR-Prozesse automatisieren könnten, um Zeit und Mühe zu sparen?

Ja, mit Automatisierung im Personalwesen können Sie erfolgreich eine höhere Mitarbeiterproduktivität und ein höheres Engagement sicherstellen.

Lassen Sie uns verstehen, was in der HR-Automatisierung passiert, ihre Vorteile und einige der Best Practices, die Sie befolgen sollten.

Was ist HR-Automatisierung?

Bei der HR-Automatisierung geht es darum, Softwarelösungen zu verwenden, um HR-Prozesse zu rationalisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren, die sich wiederholen und viel Zeit und manuellen Aufwand verbrauchen. Diese HR-Prozesse umfassen Gehaltsabrechnungen, Mitarbeiter-Onboarding, Zeiterfassung und andere administrative Aufgaben.

Die Automatisierung von HR-Prozessen hilft Ihrem HR-Team, sich auf Strategien statt auf sich wiederholende Aufgaben zu konzentrieren. HR-Automatisierung minimiert menschliche Fehler und sorgt für Effizienz und Sicherheit.

Um die HR-Automatisierung in Ihrem Unternehmen zu erleichtern, sollten Ihre Mitarbeiter jedoch bereit sein, sich an innovative Technologien anzupassen. Darüber hinaus benötigen sie möglicherweise eine bestimmte Schulung, um die Nuancen der HR-Automatisierungssoftware zu erlernen. Aber letztendlich wird es sich lohnen, Ihre Zeit und Mühe zu investieren.

Was ist in der HR-Prozessautomatisierung enthalten?

Lassen Sie uns verstehen, welche HR-Aufgaben automatisiert werden können.

• Rekrutierungsprozess

  Sie können Ihren Rekrutierungsprozess automatisieren, indem Sie automatisierte E-Mails versenden, Vorstellungsgespräche planen, Fragen zur automatischen Ablehnung hinzufügen usw. Dies hilft Ihnen bei der Automatisierung der anfänglichen Überprüfung von Kandidaten, und Sie können Ihre Zeit weiter in die Bewertung, Auswahl und Einarbeitung von Kandidaten investieren.

• Arbeitszeiterfassung

  Das Führen von Anwesenheitslisten ist eine lästige Aufgabe, wenn sie manuell durchgeführt wird. Sie können jedoch HR-Software verwenden, um die Zeit und Anwesenheit für jeden Mitarbeiter automatisch und genau zu verfolgen. Mit automatisierten Arbeitszeittabellen können Sie Arbeitstage, Feiertage, Abwesenheitsanträge, Arbeitsschichten, Freizeiten usw. berechnen.

• Lohn-und Gehaltsabrechnung

  Wenn Sie alle Informationen zu den Arbeitszeiten und der Vergütung Ihrer Mitarbeiter haben, können Sie die Gehaltsabrechnung einfach durchführen. Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung unterstützt auch die automatische Abbuchung von Abzügen, Kosten für Zusatzleistungen, die automatische Gutschrift von Boni usw.

• Steuererklärung

  Mithilfe der cloudbasierten HR-Automatisierung können Sie eine rechtzeitige Steuerberechnung und -anmeldung sicherstellen, um Compliance-Probleme zu vermeiden. Sie können es sogar an Ihre spezifischen staatlichen Steuervorschriften anpassen. Dies entlastet Ihr HR-Team, Steuern manuell zu erledigen.

• Ausgaben erfassen

  Abgesehen von den Gehältern der Mitarbeiter gibt es andere Bürokosten, die Ihr HR-Team verwaltet. Diese zusätzlichen Ausgaben werden manuell erfasst, eingegeben und genehmigt, was für alle zu einem langwierigen und mühsamen Prozess wird. Die Automatisierung dieser Prozesse ermöglicht es jedoch jedem Mitarbeiter oder jeder Abteilung, seine eigenen Ausgaben im Self-Service-Portal hinzuzufügen, wodurch Genehmigungen schneller erfolgen.

• Datensatzverwaltung

  Die Automatisierung der Datensatzverwaltung eliminiert die Last, die Details eines Mitarbeiters manuell in einem Stapel von Dokumenten zu finden. Es gewährleistet Transparenz, Verantwortlichkeit und Effizienz über Abteilungsgrenzen hinweg. Die gesamten Informationen über den Lebenszyklus eines Mitarbeiters können sofort über die HR-Management-Software abgerufen werden.

• Onboarding & Offboarding von Mitarbeitern

  Es umfasst HR-Aufgaben vom Onboarding eines Mitarbeiters bis zum endgültigen Offboarding-Prozess. Während dieser Prozesse kann es zu Verzerrungen oder Ineffizienzen kommen, aber die Automatisierung dieser Aufgaben sorgt für Transparenz. Darüber hinaus werden Sie in Zukunft vor möglichen rechtlichen Problemen bewahrt.

• Benachrichtigungen und Erinnerungen

  Mit HR-Software können Sie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen für besondere Tage oder Ereignisse senden. Dazu gehören Arbeitsjubiläen, Mitarbeitergespräche, Feiertage und andere wichtige Termine.

  Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine wichtigen Termine verpassen, und Sie müssen die Leute nicht mehr verfolgen, um ihre Aufgaben zu erledigen, oder ihnen Erinnerungen geben. Neben der Verbesserung der Kommunikation wird es auch rechtzeitige Maßnahmen sicherstellen.

Vorteile der HR-Prozessautomatisierung

Hier sind einige der Vorteile der HR-Prozessautomatisierung.

• Kostengünstig: Die Personalautomatisierung hilft Ihnen, die Bearbeitungs- und Bestandskosten erheblich zu senken. Es umfasst die Reduzierung von Papierkosten, Schreibwarenkosten sowie Zeit und Ressourcen, die für manuelle Arbeit aufgewendet werden.

• Bessere Entscheidungsfindung: Die HR-Automatisierung ermöglicht es Ihnen, Erkenntnisse zu gewinnen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Diese Daten können verwendet werden, um Prozesse zu verbessern, Fehler zu beheben und Lücken zu identifizieren.

• Transparenz schaffen: Durch die HR-Automatisierung erreichen Sie Transparenz in den Prozessen, indem die Rollen und Verantwortlichkeiten aller klar definiert werden. Dies ist besonders vorteilhaft für Organisationen, die von mehreren Standorten aus arbeiten.

• Erhöhte Produktivität: Durch die Automatisierung mühsamer, manueller Aufgaben kann das HR-Team seine Zeit und Mühe in strategischere Arbeit investieren. Gleichzeitig fühlen sich die Mitarbeiter durch Schulungen, Feedback, Belohnungen und Anerkennung stärker eingebunden.

• Optimale Sicherheit gewährleisten: Durch die Automatisierung von HR-Prozessen wird sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf Informationen haben. Die Wahrscheinlichkeit eines Informationslecks oder -diebstahls wird geringer.

• Erleichterung der Zusammenarbeit und Kommunikation: Die HR-Automatisierung definiert klar die Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Mitarbeiter und gewährleistet eine genaue Berichterstattung. Es hilft bei nahtloser Zusammenarbeit und Arbeitsabläufen.

Best Practices für die Personalautomatisierung

Wir haben einige der Best Practices für die Automatisierung von HR-Prozessen in verschiedenen Branchen aufgelistet.

• Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter: Die Hauptaufgabe eines HR-Teams besteht darin, die Mitarbeiter des Unternehmens zu motivieren und Strategien zur Verbesserung ihrer Leistung vorzubereiten. Aber die meisten HR-Mitarbeiter verbringen ihre maximale Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben wie Anwesenheitsverfolgung, manueller Gehaltsabrechnung usw., die hätten automatisiert werden können. Wenn Sie Ihrem HR-Team erlauben, an strategischen Aufgaben zu arbeiten, werden sie ermutigt, ihr Bestes zu geben.

• Arbeitsabläufe vereinfachen: Einer der Hauptgründe für den Wechsel zur HR-Automatisierung ist die Vereinfachung und Definition von Arbeitsabläufen in der Organisation. Mithilfe von Automatisierungstechnologien werden Aufgaben wie das Führen von Aufzeichnungen über Arbeitstage, Feiertage und andere HR-Anfragen vereinfacht und optimiert.

• Mitarbeiterbedürfnisse im Fokus: Die Automatisierung von HR-Prozessen kann dazu beitragen, eine mitarbeiterzentrierte Unternehmenskultur zu schaffen. KI-Tools in HR-Automatisierungssoftware können Ihnen helfen, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu verstehen, indem sie ihre Verhaltensmuster erkennen. Es wird Ihnen dabei helfen, Probleme zu identifizieren, die eventuell zu Problemen führen können.

• Gewährleistet Konsistenz: Jeder Mitarbeiter hat einen einzigartigen Arbeitsstil, der an Ihren Unternehmenszielen ausgerichtet sein muss. Mit HR-Automatisierung können Sie jedoch Arbeitsprofile definieren, den richtigen Kandidaten für jede Rolle ausrichten und ihm die erforderlichen Schulungs- und Entwicklungssitzungen bieten, um zu wachsen.

• Fangen Sie klein an: Die Anpassung an moderne Technologien braucht Zeit, Sie können nicht erwarten, dass Ihr HR-Team neue Automatisierungsprozesse an einem einzigen Tag versteht und implementiert. Versuchen Sie stattdessen, mit kleinen Änderungen im gesamten Prozess zu beginnen. Beginnen Sie mit einer Testversion dieser HR-Automatisierungssoftware und sehen Sie, wie sie sich für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen auswirkt.

• Bauen Sie eine „Selbsthilfe“-Haltung auf: Um eine neue HR-Automatisierungssoftware zu verstehen, wenden sich Ihre Mitarbeiter möglicherweise ständig an die IT- oder Personalabteilung, um verschiedene Fragen zu stellen. In diesem Fall wäre die Bereitstellung einer Selbsthilfeoption wie ein paar grundlegende Tutorials oder ein Handbuch mit bestimmten FAQs eine große Hilfe.

• Entfernen Sie unnötige Genehmigungen: Ein Mitarbeiter muss mehrere Genehmigungsprozesse durchlaufen, z. B. Urlaubsanträge, Reiseanträge, Spesenabrechnungen usw. Mit HR-Automatisierung können Sie den Genehmigungsprozess rationalisieren und eine schnellere Lösung sicherstellen.

• Erstellen Sie eine widerstandsfähige Organisation: Ihre Branche entwickelt sich kontinuierlich weiter, und der Arbeitsplatz wird anfälliger für Widrigkeiten, kontinuierliche Veränderungen und Störungen. HR-Teams müssen ein Umfeld schaffen, in dem die Mitarbeiter genügend Unterstützung und Engagement erhalten, um Leistung zu erbringen und die sich ändernden Erwartungen zu erfüllen. Mit HR-Automatisierungssoftware können Sie kontinuierliches Feedback und Schulungen sicherstellen, um Ihre Mitarbeiter weiterzuentwickeln.

Wie verwaltet man einzigartige HR-Prozessautomatisierungsszenarien mit OpportuneHR?

Der Großteil der HR-Automatisierungssoftware behebt die üblichen 85 % der Probleme, während die anderen 15 % der Probleme unangetastet bleiben. OpportuneHR bietet kreative und maßgeschneiderte Lösungen für einzigartige HR-Szenarien von Organisationen. Die Software konzentriert sich auf die einzigartigen Anforderungen der HR-Automatisierung innerhalb einer Organisation, sodass Sie keine Kompromisse mit ineffizienten Prozessen eingehen müssen.

Lassen Sie uns verstehen, wie OpportuneHR die beste HR-Automatisierungsumgebung für Ihr Unternehmen schaffen kann.

• Szenariobasiertes Design: Es folgt einem szenariobasierten Ansatz zusammen mit Fachwissen im HR-Bereich, um ein ganzheitliches Erlebnis zu schaffen. Gamifizierte Anwesenheitssysteme, Bots für die Verwaltung von Mitarbeiteranfragen, maschinelle Lernsysteme usw. helfen dabei, ein einzigartiges HR-Erlebnis zu schaffen.

• 15 % HR-Automatisierungsprinzip: Die Lösung hilft bei der einzigartigen Abbildung von HR-Szenarien auf der Grundlage von Branchenkenntnissen. Sie erhalten Schichten von Mikrofunktionen, die Ihren individuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.

• Branchenspezifische Lösungen: Die Opportune HR-Lösung stellt sicher, dass Sie Zugriff auf maßgeschneiderte Module haben, um Ihre vielfältige Belegschaft gemäß Ihren branchenspezifischen Anforderungen zu verwalten.

• Tiefe der Automatisierung: OpportuneHR wurde mit einem tiefgreifenden Automatisierungsansatz entwickelt. Es verfügt über eine Schicht von Mikrofunktionen, die den Kernfunktionen zusätzliche Flexibilität und Leistung verleiht. Aus diesem Grund kann es für die einzigartigen Szenarien in allen Branchen konfiguriert werden. Es kann den Anpassungsstufen von HRMS-Lösungen vor Ort entsprechen, während es in der Cloud bereitgestellt wird!

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Häufig gestellte Fragen

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