Preboarding – Definition, Begründung und 4 Best Practices

Personalexperten betonen immer wieder die Bedeutung der ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen – der sogenannten Onboarding-Phase. Diese Zeit erfordert eine ordnungsgemäße Einarbeitung, eine Einarbeitung in das Team und die Aufgaben sowie die Sicherstellung, dass sich die Person am neuen Arbeitsplatz wohlfühlt. In letzter Zeit beobachten wir jedoch ein wachsendes Interesse an der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn im Unternehmen – dem sogenannten Preboarding – und deren Einfluss darauf, ob ein Mitarbeiter in den ersten Tagen eine positive Einstellung hat arbeiten. Im Folgenden erklären wir, was Preboarding genau beinhaltet und warum es so wichtig ist. Außerdem zeigen wir auf, welche Best Practices es wert sind, in diesem Bereich im Unternehmen umgesetzt zu werden.

Preboarding – was beinhaltet es?

Beim Preboarding handelt es sich um den Prozess der Vorbereitung eines Mitarbeiters auf den Einstieg in ein Unternehmen. Sie beginnt in der Regel nach der Vertragsunterzeichnung und hat zum Ziel, den Stress des Arbeitnehmers vor der Anstellung an der neuen Stelle zu minimieren und die Chance auf eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit zu erhöhen. Für die Durchführung können sowohl Personalmitarbeiter als auch Personalmanager, also die künftigen Vorgesetzten der neuen Person, verantwortlich sein. Je nach Unternehmen kann das Preboarding weitere Elemente umfassen, die am häufigsten genannten sind jedoch:

• Halten Sie den Kontakt aufrecht, um sicherzustellen, dass die formellen Prozesse reibungslos verlaufen.
• Vorstellung konkreter Verantwortlichkeiten vor Arbeitsbeginn (und deren Besprechung).
• Senden Sie Arbeitsordnungen und andere Unterlagen, die es Ihnen ermöglichen, das Unternehmen bestmöglich kennenzulernen.
• Besprechen Sie die Unternehmenskultur.

Preboarding versus Onboarding – was ist der Unterschied?

Für viele mag es so aussehen, als ob Preboarding und Onboarding dieselben Prozesse bedeuten, aber der Unterschied zwischen beiden ist erheblich, insbesondere im Hinblick darauf, was ein Mitarbeiter von beiden Phasen erwartet. Erstens bezieht sich Preboarding auf die Vorfreude auf den Arbeitsbeginn, während Onboarding alles umfasst, was vom ersten Arbeitstag bis zur Einarbeitungszeit (die je nach Unternehmen einige Tage oder Wochen dauern kann) passiert. So zielt der erste Prozess darauf ab, sich um den neu gewonnenen Mitarbeiter zu kümmern (dafür zu sorgen, dass er sich wohlfühlt), während sich der zweite Prozess darauf konzentriert, sicherzustellen, dass sich die neuen Mitarbeiter schnell und effizient über ihre Stelle, Aufgaben, Abläufe und das Unternehmen informieren Richtlinien.

Preboarding-Aktivitäten – Best Practices

Was sollten Sie also tun, um Ihre Mitarbeiter bestmöglich zu betreuen, bevor sie in Ihr Unternehmen kommen? Nachfolgend listen wir einige Praktiken auf, die es wert sind, in jedem Unternehmen implementiert zu werden, unabhängig von Branche oder Teamgröße.

1. Zur Vertragsunterzeichnung ins Büro einladen

Wann immer möglich, lohnt es sich, einen Mitarbeiter zu ermutigen, vor dem offiziellen „ersten Arbeitstag“ ins Büro zu kommen und live mit den Mitarbeitern der Personalabteilung zu sprechen oder die Gelegenheit zu haben, andere Mitarbeiter kennenzulernen. Der Vorwand für einen solchen Besuch könnte beispielsweise die Notwendigkeit sein, einen Vertrag zu unterzeichnen oder andere notwendige Dokumente auszufüllen. Dies ist eine Gelegenheit, sich in einer entspannteren Atmosphäre zu treffen als bei einem Einstellungsgespräch oder einem Telefonkontakt.

2. Bleiben Sie in ständigem Kontakt

Es kommt sehr häufig vor, dass zwischen der Annahme eines Angebots und dem Eintritt einer neuen Person am Arbeitsplatz mehrere Wochen oder sogar Monate (abhängig von der geltenden Kündigungsfrist) vergehen. Der ständige Kontakt mit dem neuen Mitarbeiter während dieser Zeit ist die beste Möglichkeit, bereits vor dem ersten Tag im Unternehmen positive Erfahrungen zu sammeln und die Begeisterung zu bewahren, die bereits bei Erhalt des Stellenangebots entstanden ist. Sie können sowohl E-Mail- als auch Telefonkontakte führen und sich sowohl zu formalen Themen (z. B. Dokumentation) als auch beispielsweise zu ihrem Wohlbefinden, ihren Entwicklungsplänen oder ihrer Einstellung zum neuen Abschnitt im Berufsleben erkundigen.


3. Senden Sie vor dem ersten Arbeitstag eine E-Mail

Es lohnt sich, einige Tage vor dem ersten Arbeitstag eine E-Mail an den Mitarbeiter zu senden, in der Sie den Zeitpunkt und den Ort des Erscheinens bestätigen und auch auf andere möglicherweise relevante Punkte eingehen (z. B. die geltende Kleiderordnung, die Möglichkeit von Bestellung einer Mahlzeit, Parkmöglichkeiten am Büro, Angaben zur Anfahrt mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln, Dokumente, die er bei sich haben sollte usw.). Eine solche Maßnahme wird sicherlich begrüßt werden – sie gibt den Mitarbeitern die Gewissheit, dass sie für den ersten Tag gut vorbereitet sind. Denken Sie jedoch daran, diese Art von E-Mail nicht in letzter Minute (z. B. am Vortag) zu versenden, da Sie die Person sonst noch mehr Stress und Unsicherheit aussetzen.

4. Halten Sie ein Vorgespräch ab

Sie haben mit einem Mitarbeiter einen Vertrag abgeschlossen und während der Wartezeit eine Teambuilding-Reise für das gesamte Unternehmen organisiert? Oder wussten Sie, dass das zukünftige Team ein Treffen in Ihrem Unternehmen geplant hatte? Geben Sie Neulingen die Möglichkeit, an dieser Art von Aktivität teilzunehmen! Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sie zukünftige Kollegen früher und in weniger formellen Umständen kennenlernen können, was sich zweifellos positiv auf ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen auswirkt und eine gute Bindung zum neuen Team aufbaut.

Preboarding – Zusammenfassung

Während das Onboarding sowohl aus Sicht des neuen Mitarbeiters als auch aus Sicht der Personalabteilung zweifellos ein äußerst wichtiger Prozess ist, sollte die Bedeutung, die die Zeit vor der Einstellung auszeichnet, ebenfalls nicht unterschätzt werden. Der erste Tag oder die erste Woche an einem neuen Ort ist für viele Menschen ein großer Stress, der vor allem auf die Angst zurückzuführen ist, sich nicht ins Team einzufügen oder die Aufgaben könnten sich als zu schwierig erweisen. Sie können diese negativen Gefühle minimieren, indem Sie auf ein ordnungsgemäß durchgeführtes Preboarding achten, beispielsweise mit den oben beschriebenen Praktiken. Sorgen Sie für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen und Sie werden schon bald positive Effekte beobachten – insbesondere im Bereich des psychischen Wohlbefindens.

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Autor: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Weiterentwicklung zu mobilisieren.

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