Priorisierung von Projekten | #7 Einstieg ins Projektmanagement

Im heutigen Artikel werden wir über die Priorisierung von Projekten sprechen. Ist es wichtiger, sich auf ein riskantes Projekt einzulassen, das schnell einen großen Gewinn abwerfen kann? Oder ist es wichtiger, die Entwicklung von Lösungen abzuschließen, die potenziell geringere, aber langfristige Gewinne bringen und sich in der Endphase der Implementierung befinden? Viele Organisationen haben zahlreiche Projekte gleichzeitig am Laufen. Wie kommt man dazu, sie mit begrenzten Ressourcen zu priorisieren?

Priorisierung von Projekten – Inhaltsverzeichnis:

1. Priorisierung von Projekten – Einführung
2. Die Eisenhower-Matrix
3. Moskau
4. WÜRFEL
5. Priorisierung von Projekten – Zusammenfassung

Priorisierung von Projekten – Einführung

Im Folgenden betrachten wir die gängigsten entscheidungserleichternden Methoden zur Priorisierung von Projekten – sowohl solche, die eigenständig durchgeführt werden, als auch solche, die zu einem Programm oder Portfolio von Projekten gehören. Wir werden die Eisenhower-Matrix diskutieren, die nicht nur zur Priorisierung von Projekten, sondern auch der darin ausgeführten Aufgaben angewendet wird. Auch die häufig verwendete MoSCoW-Methode von Dai Clegg sowie das Mitte der 90er Jahre bei der Boston Consulting Group erfundene DICE-Modell werden näher betrachtet.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ermöglicht die Priorisierung von Projekten, indem sie in einem Raum platziert werden, der durch zwei Achsen definiert ist – was dringend und was wichtig ist. Es gibt ein gemeinsames Diagramm, um sie zu zeigen:

Moskau

Oracle wurde zum Pionier bei der Anwendung der MoSCoW-Technik. Es wird auch als effektives Priorisierungsschema im neuesten Project Management Body of Knowledge (PMBOK) neben der multikriteriellen Analyse erwähnt. Es unterteilt Projekte in vier Kategorien:

• Must-Haves – das heißt Projekte, die abgeschlossen werden müssen, da sie für den Betrieb des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind; diese gehören zu Projekten wie der Einrichtung von Sicherheit und der Definition von Zugriffsrechten in der Cloud des Unternehmens, der Erstellung von Jahresabschlüssen und Berichten für einen Investor oder der Implementierung von Lösungen bei einem Schlüsselkunden,
• Sollen-wollen – dh solche, die umgesetzt werden sollten, weil ihre Vernachlässigung die Leistung des Unternehmens verschlechtern könnte; Dies könnte beispielsweise die Verlegung des Hauptsitzes an einen günstigeren Standort oder der Eintritt in eine neue Verkaufsplattform sein, die immer beliebter wird.
• Hätte sein können – das heißt, Projekte, die umgesetzt werden sollen, „wenn es die Zeit erlaubt“, weil sie sich eher positiv auf das Unternehmen auswirken werden; Ein Beispiel für ein Projekt in dieser Kategorie könnte die Teilnahme an einer Branchenveranstaltung oder die Vorbereitung eines Wettbewerbs für Auftragnehmer sein.
• Will not have – also solche, die vielleicht in Zukunft umgesetzt werden, aber derzeit nicht auf der Prioritätenliste stehen.

WÜRFEL

Die DICE-Methode übersetzt in mehr als 1.000 großen Organisationen weltweit die Prioritäten von Projekten in Zahlenwerte und Merkmale. Das Akronym DICE besteht aus den folgenden Komponenten:

1. D (Duration) – die Dauer des Projekts, der die folgenden Werte zugewiesen werden:
• 1 – wenn das Projekt weniger als 2 Monate dauert
• 2 – wenn das Projekt 2-4 Monate dauert
• 3 – wenn das Projekt 4-8 Monate dauert
• 4 – wenn das Projekt länger als 8 Monate dauert
2. I (Team Performance Integrity) – die Fähigkeit des Teams, insbesondere des Projektleiters, das Projekt erfolgreich durchzuführen, was mit Wertpunkten ausgezeichnet wird:
• 1 – sehr gut
• 2 – gut
• 3 – Durchschnitt
• 4 – niedrig
3. C (Commitment) – Unterstützungsstufen, bestehend aus zwei Komponenten
• C1 – sichtbare Unterstützung des Projekts durch den Sponsor oder den Vorstand
• C2 – Unterstützung durch Personen, die von der Umsetzung des Projekts betroffen sind, wobei ihnen jeweils die folgenden Werte entsprechen:
• 1 – klar kommunizierte Unterstützung
• 2 – ziemlich klare Unterstützung
• 3 – neutrale Haltung
• 4 – klarer Widerstand
4. E (Effort) – der Aufwand, der für die Umsetzung des Projekts erforderlich ist, über die täglichen Aufgaben der Unternehmensführung hinaus, wobei die Werte wie folgt aussehen:
• 1 – weniger als 10 % zusätzliche Auflage
• 2 – 10-20 % zusätzliche Auflage
• 3 – 20-40 % zusätzliche Auflage
• 4 – mehr als 40 % zusätzliche Auflage

Der Wert von DICE wird nach folgender Formel berechnet: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Anhand der Punktzahl können Sie die Wahrscheinlichkeit ermitteln, ob das geplante Projekt erfolgreich sein wird und sich somit eine Platzierung ganz oben auf der Prioritätenliste lohnt:

• 7 – 14 – Winzone – das Projekt hat sehr gute Chancen auf Umsetzung
• 14 – 17 – Gefahrenzone – das Projekt hat Aussicht auf Erfolg
• über 17 – Zone der Verzweiflung – das Ergebnis des Projekts ist schwer vorherzusagen oder das Projekt wird wahrscheinlich nicht erfolgreich sein.

Priorisierung von Projekten – Zusammenfassung

Die skizzierten Methoden zur Projektpriorisierung stehen natürlich nicht immer für die Projektauswahl und das Ranking zur Verfügung. Viele Organisationen wenden keine formalisierten Priorisierungsmethoden wie DICE an, und in einigen ist die Meinung eines Einzelnen, der sich ausschließlich an seiner eigenen Meinung orientiert, entscheidend. Gerade wenn jedoch mehrere kritische und risikoreiche Projekte gleichzeitig gestartet oder fortgesetzt werden sollen, lohnt sich der Einsatz von Priorisierungstools.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten