Was ist Prozessdokumentation | Der einfache Leitfaden zur Prozessdokumentation mit Vorlagen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch seine Komplexität. Es sind mehr Schritte, mehr Personen und mehr Dinge involviert, die möglicherweise nicht immer auf die effizienteste Weise arrangiert werden.

Die Funktionsweise Ihres Unternehmens zu überdenken, mag entmutigend klingen, aber es wird Ihnen zwangsläufig große Effizienzgewinne bringen. Die Prozessdokumentation ist der erste Schritt dazu!

Diese einfache Anleitung zur Prozessdokumentation hilft Ihnen, es richtig zu machen.

Lesen Sie weiter, um zu finden;

• Was ist Prozessdokumentation?
• Warum tun: Die Bedeutung der Prozessdokumentation
• So dokumentieren Sie einen Prozess
• Tipps und Tricks: Best Practices für die Prozessdokumentation
• Ihre Vorteile: Vorteile der Prozessdokumentation
• Easy Starter Process Flowchart-Vorlagen

Was ist Prozessdokumentation?

Die Prozessdokumentation beschreibt detailliert, wie ein Geschäftsprozess durchgeführt wird.

Es umfasst alle Arten von Dokumenten, die einen Prozess unterstützen, wie z

• Richtlinien
• Checklisten
• Tutorials
• Formen
• Screenshots
• Verknüpfungen zu anderen Anwendungen
• Prozesskarten

Es wird als Leitfaden verwendet, um Mitarbeitern auf allen Ebenen, einschließlich Entscheidungsträgern und Stakeholdern, zu helfen, Unternehmensprozesse schnell zu verstehen.

Warum tun? : Die Bedeutung der Prozessdokumentation

Die Dokumentation eines Prozesses hilft Ihnen, 5 wichtige Dinge zu erreichen:

1) Hilft bei der Verbesserung von Prozessen. Identifizieren Sie Engpässe und Ineffizienzen, indem Sie die genauen Prozesse dokumentieren. Sie sehen schnell, welche Prozesse Sie verbessern oder abschaffen müssen.

2) Hilft bei der Schulung von Mitarbeitern. Sie können Prozessdokumente verwenden, um neuen Mitarbeitern zu helfen, ihre Aufgaben zu verstehen und sich mit den Prozessen vertraut zu machen, an denen sie beteiligt sein werden. Selbst erfahrene Mitarbeiter können immer noch auf diese Dokumente zurückgreifen, wenn sie sicherstellen möchten, dass sie den Prozess richtig ausführen.

3) Hilft, das Unternehmenswissen zu bewahren. Führen Sie Aufzeichnungen über Prozesse, die nur wenigen Personen bekannt sind, die darauf spezialisiert sind. So können die Neuankömmlinge die Arbeit auch nach der Abreise problemlos wieder aufnehmen.

4) Hilft, Risiken zu mindern und die Betriebskonsistenz aufrechtzuerhalten .

5) Eine detaillierte Prozessdokumentation ist auch ein wesentlicher Bestandteil von Patenten und Geschäftsgeheimnissen .

Wer ist an der Prozessdokumentation beteiligt?

In der Prozessdokumentation gibt es drei wichtige Eigentümerrollen. In einigen Fällen kann dieselbe Person alle drei Rollen spielen.

So dokumentieren Sie Prozesse

Die Verwendung einer schrittweisen Methode zur Dokumentation eines Prozesses hilft Ihnen dabei, ihn schnell zu erledigen.

Schritt 1: Identifizieren und benennen Sie den Prozess

Überlegen Sie, welchen Prozess Sie zuerst dokumentieren werden. Bestimmen Sie seinen Zweck (warum und wie der Prozess der Organisation zugute kommt) und geben Sie eine kurze Beschreibung des Prozesses.

Schritt 2: Definieren Sie den Prozessumfang

Beschreiben Sie kurz, was im Prozess enthalten ist und was außerhalb des Prozessumfangs liegt oder was nicht darin enthalten ist.

Schritt 3: Erläutern Sie die Prozessgrenzen

Wo beginnt und endet der Prozess? Was verursacht den Start? Und woher weißt du, wann es fertig ist? Definieren Sie diese Grenzen gut.

Schritt 4: Identifizieren Sie die Prozessausgaben

Stellen Sie fest, was durch den Prozess produziert wird oder welches Ergebnis der Prozess nach Abschluss erzielen wird.

Schritt 5: Identifizieren Sie die Prozesseingaben

Listen Sie auf, welche Ressourcen zur Durchführung der einzelnen Prozessschritte erforderlich sind.

Schritt 6: Brainstormen Sie die Prozessschritte

Sammeln Sie alle Informationen zu den Prozessschritten von Anfang bis Ende. Beginnen Sie entweder mit dem, was den Prozess auslöst, oder beginnen Sie am Ende des Prozesses und verfolgen Sie die Schritte bis zum Ausgangspunkt zurück.

Die Brainstorming-Sitzung sollte diejenigen einbeziehen, die direkt für die Prozessaufgaben verantwortlich sind, oder jemanden mit umfassendem Wissen darüber, da sie genaue Daten liefern können.

Schritt 7: Organisieren Sie die Schritte der Reihe nach

Nehmen Sie die Liste der Schritte, die Sie sich ausgedacht haben, und bringen Sie sie in eine sequenzielle Reihenfolge, um einen Prozessablauf zu erstellen.

Beschränken Sie die Anzahl der Schritte auf ein Minimum, und wenn ein Schritt mehr als eine Aufgabe umfasst, listen Sie diese unter dem Hauptschritt auf.

Schritt 8: Beschreiben Sie, wer beteiligt ist

Entscheiden Sie für jeden Einzelnen, wer für die Prozessaufgaben verantwortlich sein wird . Definieren Sie ihre Rollen. Denken Sie daran, ihre Berufsbezeichnung und nicht ihren Namen zu nennen.

Nehmen Sie auch Rücksicht auf diejenigen, die auf das Dokument verweisen . Schreiben Sie es so, dass jeder Mitarbeiter mit angemessenen Kenntnissen es lesen und verstehen kann.

Schritt 9: Visualisieren Sie den Prozess

Dies dient der Verbesserung der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit Ihrer Dokumentation. Visualisieren Sie mithilfe eines Prozessflussdiagramms die zuvor identifizierten Prozessschritte.

Schritt 10: Ausnahmen vom normalen Prozessablauf notieren

Ein Geschäftsprozess kann aus verschiedenen Gründen nicht immer dem gleichen Ablauf folgen. Erwähnen Sie diese Ausnahmen und welche Schritte unternommen werden, um sie anzugehen.

Schritt 11: Fügen Sie Kontrollpunkte und Messungen hinzu

Identifizieren Sie, wo Risiken im Prozess auftreten könnten, und fügen Sie Kontrollpunkte hinzu, um den Prozessverantwortlichen bei der Überwachung des Prozesses zu unterstützen.

Richten Sie Messungen ein, um die Effektivität des Prozesses zu bestimmen und ihn zu verbessern.

Schritt 12: Überprüfen und testen Sie den Prozess

Versammeln Sie alle Beteiligten und überprüfen Sie das Prozessflussdiagramm, das Sie abgebildet haben. Gibt es fehlende Schritte? Ist alles in Ordnung? Wenn Sie fertig sind, testen Sie den Prozess und sehen Sie, ob Sie etwas übersehen haben.

Tipps und Tricks: Best Practices für die Prozessdokumentation

• Halten Sie das Dokument einfach und prägnant . Obwohl es technisch genau sein sollte, sollte es leicht zu befolgen sein.

• Halten Sie einen geeigneten Plan bereit, um die Dokumente zu aktualisieren, wenn/falls sich der Prozess ändern würde. Stellen Sie sicher, dass Sie sie mindestens einmal im Jahr überprüfen .

• Oder weisen Sie einen Prozesseigentümer zu, der regelmäßige Überprüfungen durchführen und andere über die Änderungen informieren kann.

• Bewahren Sie für jeden Prozess eine separate Dokumentation auf, um Verwechslungen zu vermeiden.

• Vermeiden Sie bei der erstmaligen Dokumentation von Prozessen die Erfassung der gesamten Organisation auf einmal. Beginnen Sie mit einem einzelnen Prozess innerhalb einer Abteilung oder einem großen Prozess, der der gesamten Organisation gemeinsam ist.

• Bewahren Sie die Dokumente an einem Ort auf, auf den jeder, der danach sucht, leicht zugreifen kann.

• Stellen Sie sicher, dass es bei Bedarf leicht überarbeitet werden kann und die neue Version problemlos an alle Beteiligten verteilt werden kann.

• Lassen Sie Dokumente über ein Prozessdokumentationstool an einem zentralen Ort online speichern . Dies hilft automatisch bei den oben genannten zwei Best Practices.

• Verwenden Sie nach Bedarf geeignete Beispiele, Grafiken, Farbcodierungen, Screenshots, mehrere Plattformen usw.

• Stellen Sie sicher, dass die Prozessdokumentation den bestehenden Standards Ihrer Organisation entspricht.

• Wenn Sie den Prozessablauf in einem verbalen Format hervorheben, gleichen Sie ihn immer mit Grafiken aus – einem Prozessflussdiagramm.

• Fügen Sie Swimlanes zu Ihren Geschäftsprozess-Flussdiagrammen hinzu , um verschiedene Prozessrollen, Zeitachsen usw. zu unterscheiden.

• Erstellen Sie einen Leitfaden zur Prozessdokumentation , auf den sich jeder als Standardvorlage für die Dokumentation eines Prozesses beziehen kann.

• Nutzen Sie vorhandenes Dokumentationsmaterial , Aufzeichnungen, Interviews, Fallstudien, Feldtagebücher von Projektmitarbeitern und das Wissen von Mitarbeitern, um Informationen für die Prozessdokumentation zu sammeln.

Ihre Vorteile: Vorteile der Prozessdokumentation

• Helfen Sie mit, alle auf den gleichen Stand zu bringen, indem Sie eine gemeinsame Ansicht der Prozessschritte bereitstellen. Für Konsistenz ist eine gemeinsame Sicht erforderlich.

• Bei einer klaren Prozessdokumentation können Änderungen an Prozessen zeitnah und unkompliziert vorgenommen werden.

• Hilft, ideale Bedingungen für eine effektive Zusammenarbeit und Leistung zu identifizieren.

• Hilft bei der Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen in Prozessen (selbst in diesen „ausgefeilten“ Verfahren), die andernfalls möglicherweise unbemerkt bleiben.

• Ein klar dokumentierter Prozess spart Zeit und verhindert Fehler , indem er jegliche Verwirrung beseitigt und klare Anweisungen gibt.

• Reduziert Kosten und unnötigen Ressourcenverbrauch .

• Hilft , die Gesamtqualität von Prozessen und die Qualität des Ergebnisses zu verbessern .

• Hilft , die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern .

• Da klar festgehalten wird, wie Prozesse ablaufen sollen, erleichtert es die Auslagerung von Arbeiten.

• Die Prozessdokumentation hilft auch, Prozesse bei Bedarf einfach zu automatisieren .

Easy Starter Prozessdokumentationsvorlagen

Grundsätzlich hilft die Prozessabbildung dabei, die dokumentierten Informationen wie Prozessschritte, Prozessrollen, Inputs und Outputs in einem optimierten Bild darzustellen.

Im Folgenden finden Sie Prozessflussdiagrammvorlagen/Prozesszuordnungsvorlagen, die Sie schnell online mit Informationen zu Ihren organisatorischen Prozessen bearbeiten können. Klicken Sie auf die Vorlage, um sie im Creately-Editor zu öffnen.

Vorlage 1

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Vorlage 4

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Feedback zum Easy Guide to Process Documentation

Dieser Leitfaden zur Prozessdokumentation enthält alles, was Sie wissen müssen, um einen Prozess ordnungsgemäß zu dokumentieren. Befolgen Sie die oben besprochenen Schritte zur Prozessdokumentation und verwenden Sie die Prozessflussdiagrammvorlagen, um einen qualitativ hochwertigen Dokumentationsprozess sicherzustellen.

In unserer Community finden Sie weitere Vorlagen für Prozessflussdiagramme.

In unserem nächsten Leitfaden werden wir Techniken zur Prozessverbesserung erörtern, mit denen Sie Ihre Geschäftsprozesse einfach optimieren können.