Der einfache Leitfaden zur Prozessabbildung

Planen Sie eine neue Strategie? Möchten Sie die Kundenzufriedenheit verbessern? Möchten Sie wissen, warum einige Ihrer Projekte scheitern?

Process Mapping ist der erste Schritt, um herauszufinden, wie und warum diese Fragen oben beantwortet werden.

In diesem Prozess-Mapping-Leitfaden zeigen wir Ihnen;

• Was ist eine Prozesslandkarte?
• Prozesszuordnungssymbole
• Arten von Prozesslandkarten
• So erstellen Sie eine Prozesslandkarte
• Best Practices für die Prozesszuordnung
• Vorteile der Prozessabbildung
• Prozesszuordnungsvorlagen
• Prozesszuordnungssymbole (Fortsetzung)

Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte zeigt visuell die Schritte einer Arbeitstätigkeit und die Personen, die an der Durchführung jedes Schritts beteiligt sind.

Wenn Sie einen Prozess abbilden, zeichnen Sie einfach ein Kästchen für jeden Schritt und verbinden sie mit Pfeilen, um einen Fluss anzuzeigen. Sie können ein Online-Tool verwenden, um ganz einfach eine Prozesslandkarte zu erstellen. Eine grundlegende Prozesslandkarte würde wie folgt aussehen;

Prozesszuordnungssymbole

Jeder Schritt in einem Prozess wird durch eine Form in einer Prozesslandkarte dargestellt. Diese Formen werden auch Flussdiagrammformen genannt.

Es gibt fast 30 Standardformen, die Sie bei der Prozessabbildung verwenden können . Wir glauben jedoch, dass es für die meisten Menschen einfacher ist, eine Handvoll der gängigsten Formen zu verwenden.

Form	Name	Verwenden
	Aktivität/Prozess	Um einen Schritt/eine Aktivität eines Prozesses darzustellen
	Entscheidung	Um eine Entscheidung darzustellen, die getroffen werden muss
	Start Ende	Um den Beginn und das Ende eines Prozesses darzustellen
	Pfeil	Um die Verbindung zwischen zwei Schritten darzustellen und die Fließrichtung
	Dokumentieren	Um Daten oder Informationen darzustellen, die sein können von Menschen gelesen

Der vollständige Satz von Prozesslandkarten-/Flussdiagrammformen befindet sich am Ende dieses Handbuchs.

Arten von Prozesslandkarten

Im Folgenden finden Sie eine Liste verschiedener Arten von Prozesslandkarten zusammen mit einer kurzen Beschreibung und wann Sie sie verwenden können. Wählen Sie die Art der Prozesslandkarte, die für Ihr Ziel am besten geeignet ist.

Grundlegendes Flussdiagramm

Ein einfaches Flussdiagramm ist eine einfache Karte, die die Schritte eines Prozesses einschließlich seiner Eingaben und Ausgaben visualisiert.

Wann verwenden:

• neue Projekte zu planen
• einen Prozess modellieren und dokumentieren
• Probleme lösen
• um Teams dabei zu helfen, Ideen besser zu kommunizieren
• Workflows analysieren und verwalten

Wie man zeichnet:

Hier ist die ultimative Flussdiagramm-Anleitung, die Sie brauchen, um zu lernen, wie man sie zeichnet.

Prozesslandkarte auf hoher Ebene

Dies wird auch als Wertschöpfungskettenkarte oder Top-Down-Karte bezeichnet. Es zeigt die Kernaktivitäten eines Prozesses. Es geht nicht sehr detailliert auf Entscheidungspunkte, Nacharbeitsschleifen, beteiligte Rollen usw. ein.

Wann verwenden:

• Geschäftsprozesse zu entwerfen und zu definieren
• um die wichtigsten Schritte und wichtigsten Details eines Prozesses zu identifizieren

Wie man zeichnet:

1. Listen Sie die grundlegendsten Schritte im Prozess auf (nicht mehr als 5-6 Schritte)
2. Ordnen Sie sie horizontal der Reihe nach an
3. Listen Sie jeden Unterschritt (wiederum nicht mehr als 5-6 Schritte) unter den Hauptschritten auf

Detaillierte Prozesslandkarte

Ein Flussdiagramm, das eine Drilldown-Version eines Prozesses zeigt. Das bedeutet, dass alle Details der Teilprozesse in dieser Art von Landkarte enthalten sind.

Wann verwenden:

• alle Details (Inputs und Outputs) zu einem Prozessschritt anzugeben
• um die Entscheidungspunkte innerhalb eines Prozesses zu dokumentieren

Wie man zeichnet:

1. Prozessgrenzen festlegen
2. Was löst den Prozess aus? Verwenden Sie einen SIPOC, um Prozesseingaben zu identifizieren
3. Identifizieren Sie, was unmittelbar nach jeder Eingabe passiert (fragen Sie wiederholt „Was passiert als nächstes?“, bis Sie zur Ausgabe kommen)

Funktionsübergreifendes Flussdiagramm

Ein Flussdiagramm, das die Beziehungen zwischen Prozessschritten und den dafür zuständigen Funktionseinheiten (Teams/Abteilungen) mit Verantwortlichkeiten aufzeigt. Es wird auch als Bereitstellungsflussdiagramm bezeichnet.

Wann verwenden:

• die Schlüsselrollen zu identifizieren, die für den Prozess verantwortlich sind, und wie sie zueinander in Beziehung stehen
• um aufzuzeigen, wie ein Prozess über Unternehmensgrenzen hinweg abläuft
• um potenzielle Prozessfehler, Redundanzen, Verzögerungen, Nacharbeiten, übermäßige Inspektionen usw. zu identifizieren.

Wie man zeichnet:

1. Stellen Sie ein kompetentes und relevantes funktionsübergreifendes Team zusammen
2. Beteiligte identifizieren
3. Führen Sie die Prozessbeteiligten auf (basierend darauf, wie nahe sie dem Prozesskunden sind), beginnend mit dem Prozesskunden
4. Fügen Sie Swimlanes hinzu, um die Spalten zwischen den einzelnen Stakeholdern zu trennen
5. fügen Sie Schritte hinzu, die von jedem Stakeholder in seiner jeweiligen Schwimmbahn ausgeführt werden
6. Verbinden Sie die Stufen mit Pfeilen, um den Fluss anzuzeigen

SIPOC

SIPOC zeigt die Schlüsselelemente eines Prozesses wie Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden.

Wann verwenden:

• um die Schlüsselelemente eines Prozesses zu identifizieren, bevor eine detaillierte Karte erstellt wird
• um den Umfang komplexer Prozesse zu definieren
• kann in der Messphase der DMAIC-Methodik verwendet werden

Wie man zeichnet:

1. Zeichnen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten für Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden
2. Beginnen Sie damit, den Prozess in 5-6 übergeordneten Schritten abzubilden
3. Identifizieren Sie die Ausgänge
4. Identifizieren Sie die Kunden
5. Identifizieren Sie die Eingaben des Prozesses
6. Identifizieren Sie die Lieferanten der einzelnen Inputs
7. Überprüfen Sie das SIPOC-Diagramm mit dem Projektleiter und anderen Beteiligten

Wertstromkarte

Wertstromkarten visualisieren den Material- und Informationsfluss, der benötigt wird, um Ihr Produkt zum Kunden zu bringen.

Wann verwenden:

• um Messungen der Ein- und Ausgänge von Prozessschritten aufzuzeichnen
• Verschwendung innerhalb und zwischen Prozessen zu identifizieren
• den Informations- und Materialfluss zu dokumentieren, zu analysieren und zu verbessern
• um Einblick in die Entscheidungsfindung und den Prozessablauf zu erhalten
• um zu identifizieren, wo zukünftige Projekte oder Teilprojekte zu fokussieren sind

Wie man zeichnet:

Hier ist ein umfassender Leitfaden zur Wertstromanalyse, um zu lernen, wie man sie zeichnet. Beachten Sie, dass Wertstromkarten unterschiedliche Formen haben, die Prinzipien der Prozessabbildung jedoch dieselben bleiben.

So erstellen Sie eine Prozesslandkarte| Schritte zur Prozesszuordnung

Jetzt, da Sie wissen, was Prozessabbildungssymbole sind und welche Arten von Prozessabbildungen es gibt, sind Sie bereit, eine Prozessabbildung zu erstellen? Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen,

Schritt 1: Identifizieren Sie den Prozess, den Sie abbilden müssen

Entscheiden Sie, wo Sie anfangen möchten. Ist es mit dem Prozess, der unterdurchschnittlich ist? Ist es der Prozess, der für Ihre neue Strategie wichtig ist? Oder ist es der Prozess, der sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt?

Und ihm dann einen Namen geben.

Schritt 2: Stellen Sie das richtige Team zusammen

Der Input aller am Prozess Beteiligten ist notwendig, um sicherzustellen, dass Sie jeden Aspekt des Prozesses abdecken, wenn Sie ihn abbilden. Das richtige Team sollte diejenigen umfassen, die den Prozess durchführen und verwalten und den Input liefern .

Schritt 3: Sammeln Sie alle notwendigen Informationen

• Wo beginnt und endet der Prozess?
• Was sind die Schritte zwischen diesen beiden Punkten?
• Was sind die Inputs und Outputs des Prozesses?
• Wer macht was? Wann, wo und wie?

Schritt 4: Organisieren Sie die Schritte in einer sequentiellen Reihenfolge

Lassen Sie Ihr Team jeden Schritt in einer sequentiellen Reihenfolge von Anfang bis Ende anordnen.

Schritt 5: Zeichnen Sie die Baseline-Prozesslandkarte

Zeichnen Sie eine Prozesslandkarte, die die aktuelle Landkarte zeigt. Beachten Sie die <Best Practices für die Prozesszuordnung.>

Schritt 5: Analysieren Sie die Karte, um verbesserungswürdige Bereiche zu finden

Identifizieren Sie Ineffizienzen und Engpässe innerhalb der Prozesse. Welche Schritte sollten eliminiert werden? Wo können Sie Verbesserungen vornehmen?

Schritt 6: Implementieren Sie Verbesserungen und überwachen Sie sie

Setzen Sie die Verbesserungen zunächst in kleinerem Rahmen um. Wenn sie besser funktionieren, können Sie sie in größerem Maßstab anwenden. Überwachen Sie den neuen und verbesserten Prozess, um zu sehen, wie er funktioniert und ob er weiter optimiert werden muss.

Best Practices für die Prozesszuordnung

• Bevor Sie die Prozessschritte identifizieren, beginnen Sie mit der Identifizierung der Start- und Endpunkte des Prozesses. Das hilft beim Setzen von Grenzen

• Gestalten Sie Ihre Prozesslandkarten so einfach und einfach wie möglich, damit sie von jedem in Ihrem Unternehmen gelesen und verstanden werden können

• Behalten Sie nur die notwendigen Details auf Ihrer Karte bei. Nicht weniger oder mehr als nötig, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren

• Stellen Sie sicher, dass Sie beim Zeichnen die richtigen Prozesslandkartensymbole verwenden, um Verwechslungen zu vermeiden

• Beziehen Sie bei der Abbildung des Prozesses alle wichtigen Beteiligten mit ein, damit Sie keine wichtigen Informationen oder Schritte verpassen

• Verwenden Sie eine Geschäftsprozess-Mapping-Software, mit der Sie schnell zeichnen und mit Ihrem Team in Echtzeit zusammenarbeiten können, um die Effizienz zu steigern

Weitere Best Practices für die Prozessabbildung?

Vorteile der Prozessabbildung

Da Sie bereits über Prozess-Mapping lesen, gehen wir davon aus, dass Sie zumindest einige Vorteile kennen. Lesen Sie diesen Abschnitt jedoch sorgfältig durch, da er Ihnen helfen wird, andere zu überzeugen!

• Erleichtert das Verständnis und die Kommunikation des Prozesses zwischen Teams, Stakeholdern oder Kunden erheblich

• Dient als nützliches Werkzeug für Szenariotests und Was-wäre-wenn-Bewertungen

• Kann als Marketinginstrument eingesetzt werden, um Ihren Investoren oder Industriekunden die Zuverlässigkeit Ihrer Geschäftsprozesse zu beweisen

• Ist eine Anforderung vieler Arten von Standards und Zertifizierungen wie ISO 9000

• Macht die Prozessdokumentation leserfreundlicher

• Verbreiten Sie das Bewusstsein für die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten

• Hilft Fehler im Prozess zu identifizieren und wo Verbesserungen vorgenommen werden sollten

• Aids-Teams sammeln Ideen für Verbesserungen oder neue Änderungen, die dabei helfen, Herausforderungen wie die Bindung von Mitarbeitern, sinkende Einnahmen usw. zu bewältigen.

• Hilft, die mit der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen verbundenen Kosten zu senken

• Verbessern Sie die Teamleistung und die Mitarbeiterzufriedenheit

• Kann als Lernmaterial zur Schulung neuer Mitarbeiter verwendet werden

• Hilft bei der Messung der Effizienz von Arbeitsprozessen

Vorlagen für Prozesszuordnungen

Im Folgenden finden Sie einige Prozesslandkartenvorlagen, die Sie online mit dem Creately-Editor bearbeiten können.

Vorlage 1

Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten

Vorlage 2

Vorlage 3

Möchten Sie weitere kostenlos bearbeitbare Prozesslandkartenvorlagen?

Prozesszuordnungssymbole (Fortsetzung)

Zusätzlich zu den zuvor besprochenen Grundsymbolen verwendet das Prozess-Mapping auch die folgenden Symbole.

Prozess-/Betriebssymbole

Form	Name	Verwenden
	Vordefinierter Prozess / Unterprogramm	Zur Darstellung eines bereits vordefinierten Prozesses
	Alternativer Prozess	Um einen Prozessschritt darzustellen, der eine Alternative zum normalen Prozessschritt darstellt
	Verzögerung	Zur Darstellung einer Verzögerung oder Pause, bevor der Prozessablauf fortgesetzt wird
	Manuelle Schleife	Um automatisierte Schritte darzustellen, die manuell gestoppt werden müssen
	Vorbereitung	Etwas darstellen, das im Prozess geändert oder angepasst werden muss, bevor fortgefahren werden kann

Verzweigung und Steuerung von Flusssymbolen

Form	Name	Verwenden
	On-Page-Konnektor	Um einen Inspektionspunkt im Prozessablauf darzustellen
	Off-Page-Konnektor	Um Querverweise und Links zum Prozess von einem anderen Prozess auf einer anderen Seite darzustellen
	Verschmelzen	Um einen Schritt darzustellen, der mehrere Schritte zu einem zusammenführt
	Extrakt	Zur Darstellung eines Prozesses, der in parallele Pfade unterteilt ist
	Oder	Zur Darstellung der „Oder“-Logik
	Und	Zur Darstellung der „und“-Logik

Eingabe- und Ausgabesymbole

Form	Name	Verwenden
	Daten	Eingaben und Ausgaben des Prozesses darstellen
	Mehrere Dokumente	Zur Darstellung mehrerer Dokumente
	Anzeige	Zur Darstellung von Daten, die zum Lesen auf einem Bildschirm oder einer Anzeige angezeigt werden
	Manuelle Eingabe	Zur Darstellung von Prozessschritten, die manuell von einer Person ausgeführt werden

Datei- und Informationsspeichersymbole

Form	Name	Verwenden
	Gespeicherte Daten	Um gespeicherte Daten darzustellen
	Datenbank	Um eine Datenbank darzustellen
	Direktzugriffsspeicher	Zur Darstellung einer Festplatte
	Interne Speicher	Um ein internes Speichergerät darzustellen

Datenverarbeitungssymbole

Form	Name	Verwenden
	Sortieren	Um einen Schritt darzustellen, in dem Daten standardmäßig organisiert sind
	Sortieren	Zur Darstellung der Sortierung von Artikeln in einer bestimmten Reihenfolge

Was denken Sie über den Prozess-Mapping-Leitfaden?

Prozesskarten sind nicht nur ein wesentlicher Bestandteil der Prozessdokumentation, sondern auch eine beliebte Methode zur Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Befolgen Sie den Leitfaden, um effiziente Geschäftsprozessabbildungen zu erstellen, und teilen Sie uns alle Bedenken mit, die Sie möglicherweise haben, auch wenn es sich um eine andere Prozessabbildungstechnik handelt, die Sie persönlich verwenden.

In unserem nächsten Leitfaden werden wir Diagramme besprechen, die verwendet werden können, um das Personalmanagement effizienter zu gestalten.