Bedeutung des Projektabschlusses | #22 Einstieg ins Projektmanagement

Der formelle Abschluss des Projekts mag wenig wichtig erscheinen. Wenn alle Aufgaben erledigt und das Ziel des Projekts erreicht ist, wie wäre es mit einem kurzen Treffen in freundlicher Atmosphäre und gegenseitigen Glückwünschen? Auch hierfür lohnt es sich, ein entsprechend langes Meeting mit Team und Stakeholdern einzuplanen. Bedenken Sie aber, dass der Projektabschluss nicht nur wegen der Einbindung der Projektbeteiligten der Schlüsselmoment ist.

Projektabschluss – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Wie wäre es schließlich mit dem Fallenlassen des Verschlusses?
3. Wie man ein Projekt gut abschließt
4. Liste der Aufgaben beim Schließen des Projekts
5. Zusammenfassung

Einführung

Projektmanagement kann als fünf Gruppen von Prozessen dargestellt werden, darunter:

• Initiation – Definition ihres Umfangs und ihrer Bedeutung,
• Planung – Festlegung des Umfangs des Projekts und der zu erreichenden spezifischen Ziele,
• Ausführung – die Ausführung der geplanten Arbeiten,
• Überwachung und Kontrolle – laufende Überprüfung, ob die Arbeiten planmäßig verlaufen,
• Abschluss – der formelle Abschluss des Projekts.

Heute konzentrieren wir uns auf die letzte Gruppe von Prozessen, nämlich den Projektabschluss. Dies ist eine kleine Gruppe von Aufgaben. Es hat jedoch einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung des gesamten Projekts, ähnlicher Projekte, die innerhalb desselben Portfolios oder Portfolios durchgeführt werden, sowie auf zukünftige Projekte, die für denselben Kunden durchgeführt werden. Wir werden vorschlagen, was zu beachten ist, um das Projekt erfolgreich abzuschließen, den Vertrag abzuschließen und die interessantesten Lehren für die Zukunft zu ziehen.

Wie wäre es, wenn Sie den Projektabschluss überhaupt nicht machen?

Die Aufgabe des Projektabschlusses aufzugeben, erscheint verlockend. Ist das Ziel erreicht, erscheint ein fließender Übergang zur Initiierung des nächsten Projekts besser. Die Anwendung des Wissens und der Fähigkeiten, die durch kürzlich durchgeführte Aufgaben erworben wurden, scheint jetzt einfach und intuitiv zu sein. Das Überspringen des formellen Projektabschlusses birgt jedoch auch gewisse Risiken. Hier ist der Grund.

Verschlechterung des Bildes

Die Verschlechterung des Images des Teams und des Projektmanagers ist die erste und akut zu spürende Folge der Vernachlässigung der Projektabschlussprozesse. Ein unvollendeter Auftrag oder ein unvollendetes Projekt, das im System des Unternehmens aufgeführt ist, sieht nicht gut aus. Noch wichtiger ist, dass es die Glaubwürdigkeit der Auftragnehmer verringert, selbst wenn der Auftraggeber mit den Ergebnissen des Projekts zufrieden ist. Dies kann zu Meinungsverschiedenheiten bezüglich zukünftiger Projekte oder ungünstigeren Bedingungen der Zusammenarbeit führen.

Doppelarbeit

Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Dokumentation des abgeschlossenen Projektziels bedeutet, dass andere Mitglieder der Organisation nichts davon erfahren. Mit anderen Worten, sie werden die in unserem Projekt entwickelten Lösungen nicht kennen. Und sie könnten irgendwann mit der Umsetzung eines sehr ähnlichen Projekts beginnen, anstatt auf dem aufzubauen, was sie bereits haben.

Verpasste Gelegenheiten

Zu den Aufgaben des Projektmanagers in der Projektabschlussphase gehört die Erstellung einer Dokumentation, die den erwarteten Nutzen des Projekts beschreibt. Dazu können sowohl kommerzielle Anwendungen als auch interne oder Kundenimplementierungen gehören.

Ohne diese Formalität kann sogar ein sehr erfolgreiches Projektergebnis „verwaisen“ (das verwaiste Produkt). Dies kann passieren, wenn es nicht richtig an die Spezialisten kommuniziert wird, die mit der Kundenansprache, dem Verkauf und dem Marketing befasst sind. Dadurch wird es trotz aller Erfolgsaussichten einfach nicht auf den Markt kommen.

Formale Risiken

Der Abschluss eines für einen Kunden durchgeführten Projekts beinhaltet den Vertragsabschluss, bei dem alle erforderlichen Dokumente erstellt und termingerecht unterzeichnet werden müssen. Unvollendete Prozesse bergen daher ein echtes Risiko formaler Mängel, die für das Unternehmen kostspielig sind.

Aus diesen Gründen ist es ratsam, die Endphase des Projekts zu nutzen, um alle Dinge abzuschließen. Damit Sie mit den Aktivitäten prahlen können, die bis zum letzten Knopf zugeknöpft wurden.

Wie man ein Projekt gut abschließt

Ein guter Projektabschluss sollte drei Bereiche umfassen:

• Technischer Abschluss des Projekts – um sicherzustellen, dass das Ziel des Projekts erreicht und alle Aufgaben erledigt wurden,
• Lernen – eine Bestandsaufnahme dessen machen, was gut gemacht wurde, und reflektieren, was schief gelaufen ist, sowohl bei den durchgeführten Aufgaben als auch im Projektmanagement,
• Zusammenarbeit und Motivation – um den Beitrag jedes Teammitglieds zur geleisteten Arbeit anzuerkennen und den Erfolg des Projekts zu feiern.

Liste der Aufgaben beim Schließen des Projekts

Um möglichst reibungslos mit dem Feiern von Erfolgen zu beginnen, erstellen Sie am besten eine Liste mit Abschlussaufgaben und planen deren Umsetzung entsprechend der gewählten Methodik. Obwohl jedes Projekt seine Besonderheiten hat, sollten die folgenden Aufgaben auf der Liste stehen:

1. Stellen Sie sicher , dass das Projektergebnis die strategisch wichtigsten und möglichst alle im Projektdokument aufgeführten Kriterien erfüllt.
2. Prüfen Sie , ob das Projektergebnis den Umfang der Umsetzung ausschöpft.
3. Bereiten Sie die Projektdokumentation vor und stellen Sie sie allen Beteiligten zur Verfügung.
4. Überprüfen Sie , ob alle Benutzer des Projektergebnisses es anwenden können und Zugriff auf die Dokumentation haben.
5. Überprüfen Sie Verträge mit Kunden und Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind.
6. Stellen Sie sicher , dass Sie über eine Dokumentation der Abnahme aller Ergebnisse durch den Kunden oder andere autorisierte Stakeholder verfügen.
7. Halten Sie ein Meeting oder Meetings ab, um Verträge abzuschließen.
8. Bereiten Sie ein Dokument mit Feedback für die Zukunft zum Projektmanagement vor.
9. Erstellen Sie gemeinsam mit dem Team ein Dokument über die Regeln der Zusammenarbeit im Team und die zu lösenden Probleme, bevor Sie das nächste Projekt starten.
10. Archivieren Sie alle Projektmaterialien.
11. Halten Sie ein Meeting ab, um das Projekt zu beenden.

Jede Aufgabe auf der obigen Liste muss gemäß den Anforderungen unseres Projekts und unserer Stakeholder verfeinert werden. Um die Schritte zum Abschluss des Projekts erfolgreich zu durchlaufen, ist es jedoch gut, sich an die allgemeine Liste zu halten und sie bei jedem Projekt zu ändern.

Zusammenfassung

Ein abgeschlossenes Projekt braucht einen formellen Abschluss, aber auch Lessons Learned und Zeit, um Erfolge mit dem Team zu feiern . Sicherzustellen, dass sowohl das Ziel als auch die Ziele erreicht wurden und dass der Kunde mit den Ergebnissen zufrieden ist, sind die wichtigsten Schritte, die ein Projektmanager unternehmen muss. Es sollte jedoch nicht vernachlässigt werden, barrierefreie Dokumentationen aufzubereiten und den richtigen Personen zur Verfügung zu stellen. Letzteres kann über das weitere Schicksal unseres Projekts entscheiden – auch wenn jetzt alles klar scheint.

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Autorin: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Entwicklung zu mobilisieren.

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Einstieg ins Projektmanagement:

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